Método DMAIC: mejora tu productividad en 5 etapas

DMAIC: cinco letras con las cuales el liderazgo de la Dirección busca el equilibrio perfecto entre la gestión del equipo y el logro de los objetivos de la empresa, a través de la optimización de los procesos existentes.

En este artículo, descubre lo que esta técnica de la familia de Metodologías Lean implica y cómo te ayuda a abordar cuestiones empresariales tales como:

► mejorar la calidad y el rendimiento,

► anticipar, detectar y resolver problemas,

► satisfacer al cliente,

► implementar gestiones de proyectos ágiles.

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DMAIC: ¿en qué consiste el método?

DMAIC español

DMAIC, del inglés Define, Measure, Analyze, Improve and Control (en español Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), consiste en un método de gestión ágil, destinado a mejorar la calidad y la eficiencia de los procesos de producción industrial.

También se ha aplicado a los procesos del sector de los servicios, la logística, el comercio y la administración.

© MSys Training

¿Quién creó la metodología DMAIC?

El método DMAIC se deriva de la metodología Six Sigma, creada y patentada por el ingeniero Bill Smith de Motorola, a finales de los años 80.

A través del análisis estructurado y la resolución de problemas complejos, DMAIC comparte los objetivos de Lean Six Sigma:

• ganar productividad y rentabilidad,
• satisfacer al cliente,
• ahorrar recursos
• reducir el desperdicio,
• aumentar la calidad de vida y la seguridad de los empleados.

El propósito de DMAIC nos remite a Kaizen, método que también defiende la gestión de los procesos y la mejora continua, aunque de manera aún más progresiva.

DMAIC vs PDCA:

En cuanto a la cuestión DMAIC vs. PDCA, puesto que ambos son instrumentos de la Gestión de Proyectos en pro de la planificación, cabe señalar que este último es un método que:

• contempla solo cuatro etapas (Plan, Do, Check and Action),
• busca resolver problemas menos complejos,
• su puesta en práctica resulta más sencilla pero, por lo mismo, no es aplicable a procesos a largo plazo.

DMAIC método: 5 etapas para aplicarlo

1. Definir DMAIC: ejemplo

🎯  Objetivo: identificar problemas, riesgos y obstáculos potenciales. Es la etapa en la que se definen necesidades y objetivos del cliente, así como los recursos y los plazos de gestión del proyecto.

🤔  Pregunta: ¿cuál es el problema detectado? ¿Cuál es el objetivo del proyecto?

🚀  Acción: generar un mapa de procesos para identificar los cuellos de botella y/o los riesgos.

💡  Consejos:

• Prioriza los problemas, según su urgencia, importancia e impacto sobre otros procesos.
• Utiliza un instrumento como el Diagrama de Espina de Pescado (o Método Ishikawa de los 5M) para diagramar las relaciones causa-raíz.

🤓  Respuesta: El tiempo entre el pedido del cliente y la entrega final es muy largo y hay que reducirlo.

2. Medir

🎯  Objetivo: cuantificar el problema y la productividad actual, utilizando indicadores y métricas que permitan identificar el margen de progreso y las variaciones del ciclo.

🤔  Preguntas: ¿cómo medir el problema concretamente? ¿Qué indicadores implementar?

🚀  Acción: determina métricas que sean importantes para ti (máximo 10), a las cuales puedas hacerles seguimiento fácilmente.

💡  Consejo: los indicadores deben cumplir con los objetivos y resultados esperados.

La efectividad del proceso es la medida de la capacidad del mismo para generar resultados a lo largo del tiempo, de acuerdo con las especificaciones técnicas.

piloter.org

Los expertos en entrenamiento Six Sigma recomiendan métricas que cumplan con 4 criterios:

• precisión,
• repetibilidad,
• reproducibilidad,
• exactitud.

Puedes recurrir a la asesoría de estos expertos y completar un curso de certificación (cinturón negro Six Sigma, cinturón verde, etc).

🤓  Algunas sugerencias de métricas:

• número de órdenes y su evolución en comparación con el N-1,
• tiempo promedio de procesamiento en cada etapa (recepción de pedidos, producción, preparación de pedidos, envío),
• tasa de reclutamiento de cada fase en relación con la curva de pedidos,
• tasa de quejas del servicio de atención al cliente,
• tasa de compras recurrentes.

3. Analizar

🎯  Objetivo: investigar las causas del problema y posibles riesgos, analizando los procesos y datos recogidos en la etapa anterior.

🤔  Pregunta: ¿cuándo, a qué nivel y cómo surge el problema?

🚀  Acciones:

• sintetizar las cifras recogidas en un tablero de mando;
• analizar su evolución, así como las diferencias entre resultados esperados y reales.

💡  Consejos:

• Ten en cuenta la variabilidad de los datos (estacionalidad, por ejemplo).
• Emplea el método 5W incluyendo las distintas partes interesadas para tener en cuenta todos los parámetros y poder proponer o descartar posibilidades de mejora.

🤓  Respuestas:

• Al consultar a los empleados implicados, se constata que existe una falta de comunicación entre los equipos que preparan las órdenes y los que las despachan, los cuales no están siendo informados en tiempo real sobre la disponibilidad.
• Cifras: el mayor retraso se produce en la sección de "despacho" de los almacenes, que por sí sola representa el 20% del tiempo medio de procesamiento de pedidos, donde parece haber una falta de mano de obra y equipo.
• Las quejas por retraso en las entregas aumentaron un 15% en comparación con el mismo mes en N-1, cuando había un 20% menos de pedidos que gestionar para la misma nómina.

4. Mejorar

🎯  Objetivo: determinar e implementar la solución capaz de eliminar la causa del problema.

🤔  Pregunta: ¿Qué áreas de mejora deberían ensayarse primero?

🚀  Acciones:

• Definir un plan de acción con la participación de todos los interesados para garantizar su compromiso y eficacia.
• Planificar todas las tareas después de dividirlas y programarlas, según su interdependencia.

💡 Consejos:

• Define un umbral de tolerancia aceptable y criterios de éxito para juzgar si una mejora es suficiente en relación con los objetivos.
• Permite que los resultados aparezcan con el tiempo.

🤓  Respuestas:

• prever reclutamientos, principalmente en el departamento de "despacho",
• buscar una herramienta de colaboración para que los equipos se comuniquen en tiempo real y compartan su nivel de progreso en cada etapa de la cadena de producción.

5. Controlar: herramientas DMAIC

🎯  Objetivo: verificar que la solución es satisfactoria a largo plazo. Consiste en observar, medir con los KPIs y analizar los nuevos procesos para constatar el progreso y adaptar las acciones en función de los resultados observados.

🤔  Pregunta: ¿hacia dónde se pueden dirigir las acciones, teniendo en cuenta las métricas y variables definidas?

🚀  Acciones:

• asegura la correcta aplicación de las acciones definidas;
• anticipa los riesgos y equípate con herramientas de apoyo a la toma de decisiones;
• documenta los procesos y actualízalos;
• genera recomendaciones para obtener resultados sostenibles.

💡  Consejo: acude a especialistas en la materia y, sobre todo, comunícate con tus equipos.

🤓  Respuestas: equípate con herramientas de análisis como:

QIMacros: un software asequible e intuitivo, cuyos recursos como árboles de decisión facilitan el análisis de datos y estadísticas. Cuenta con un menú de gráficos que automatiza tareas comunes como añadir datos, recalcular límites de control, recordar y aplicar formatos personalizados. La herramienta tiene la capacidad de interpretar por ti los resultados.

© QIMacros

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Gestión de la calidad: métodos y herramientas

Dentro del marco de la mejora continua y la calidad, la medición está a la orden del día. Pero no basta con medir: hay que tener en cuenta los objetivos, la opinión de los clientes, y la comprensión de los procesos para cuestionarlos y hacerlos evolucionar.

La rentabilidad y la competitividad de tu empresa dependen de ello.

¿Cómo lograr la excelencia operacional y gestionar todos los flujos de información? Teniendo en cuenta el volumen de datos, las exigencias de tus clientes y haciéndote a una herramienta eficiente.