6 pasos para crear un diagrama de PERT y ahorrar tiempo en tus proyectos
El diagrama de PERT, al igual que el de Gantt, es una herramienta clave en el control de proyectos.
El PERT se habría desarrollado a finales de los años 50 para el proyecto del submarino nuclear Polaris de la marina estadounidense. Se dice que permitió ahorrar dos años de desarrollo. ¿Te interesa esta herramienta? 🤔
¿Qué es el diagrama de PERT? ¿Cómo se construye? ¿Cuál es su importancia para el proyecto? ¿Qué lo diferencia del diagrama de Gantt?
No te preocupes, en esta guía te explicamos cómo evitar perder tiempo con el PERT.
¿Qué es un diagrama de PERT?
El significado de PERT
El diagrama PERT (Program Evaluation and Review Techniques) es una herramienta de planificación y gestión de proyectos, diseñada para facilitar la vida de los jefes de proyectos y sus equipos. Su forma gráfica muestra un programa (aquí sinónimo de proyecto) representado por nodos y flechas que se conectan para:
- determinar las etapas clave de un proyecto,
- mejorar el calendario si es necesario,
- y seguir los avances una vez que el proyecto ha comenzado.
¿Cuál es el papel del diagrama de PERT?
El diagrama de PERT permite identificar las posibles conexiones entre todas las tareas de un proyecto. Es especialmente útil cuando las actividades pueden realizarse en paralelo en lugar de en secuencia.
💡 Es fácil confundir el PERT con el Gantt. Aunque ambos contribuyen al desarrollo del proyecto, son diferentes:
- El diagrama de PERT se utiliza generalmente al inicio de un proyecto ambicioso para dividir las tareas menos importantes. Es un trabajo previo dentro de la planificación y optimización de tareas.
- El diagrama de Gantt se utiliza durante el proyecto para organizar las tareas por orden temporal y hacer seguimiento de su progreso.
¿Por qué hacer un PERT? 3 principales ventajas
El diagrama de PERT ofrece varias ventajas para facilitar la gestión del proyecto y ahorrar tiempo. Permite:
- Simplificar proyectos complejos, ayudando a los responsables de proyectos a gestionar mejor las iniciativas más ambiciosas.
- Involucrar a varios departamentos y expertos al mismo tiempo, ya que es una herramienta organizativa que extrae datos de todos los equipos involucrados.
- Explorar distintas posibilidades creando escenarios de simulación, definiendo tiempos y recursos necesarios para cada uno.
¿Cómo calcular el PERT?
Aunque la palabra "calcular" puede asustar, no te preocupes, el proceso es más sencillo de lo que parece. 😌
Para calcular el PERT, sigue estos pasos:
- Primero, identifica todas las tareas necesarias para completar el proyecto, así como sus dependencias.
- Luego, estima tres duraciones para cada tarea:
- Optimista (O), el tiempo mínimo si todo sale perfecto.
- Pesimista (P), el tiempo máximo si surgen problemas.
- Y la más probable (M), basada en la experiencia.
👉 La duración estimada (TE) para cada tarea se calcula con la fórmula: TE = (O + 4M + P) / 6, que te dará un promedio ponderado considerando la incertidumbre.
Una vez que tengas estas duraciones:
- Construye una red de tareas, indicando secuencias y dependencias entre ellas.
- Utiliza esta red para determinar el camino crítico, que es la secuencia más larga de tareas necesarias para completar el proyecto, sumando las duraciones estimadas.
👉 Este camino crítico te da la duración total estimada del proyecto.
- Finalmente, analiza los márgenes de cada tarea para entender la flexibilidad en la ejecución sin retrasar el proyecto.
El cálculo del PERT ayuda a gestionar los proyectos eficientemente, teniendo en cuenta las incertidumbres y optimizando los plazos.
¿Cómo construir un diagrama de PERT? 6 pasos clave
¿Tienes un nuevo proyecto importante? ¿Te gustaría probar el diagrama de PERT?
Te explicamos los pasos a seguir 📣
1 - Preparar las tareas
El primer paso es listar todas las tareas necesarias para el proyecto. Al igual que una lista de tareas, esta lista ayuda a organizar las ideas y no olvidar nada.
💡 Es importante estimar la duración de cada tarea e identificar si están relacionadas. Si algunas tienen dependencias, deben ejecutarse en conjunto.
Por último, es crucial mostrar la prioridad de cada tarea para que el equipo sepa en qué orden empezar.
2 - Establecer una red
Con la lista de tareas lista, es hora de construir la red que las conecte utilizando flechas y círculos.
Las flechas ➡️ representan las tareas a realizar, que conectan los círculos ⭕ que representan las etapas. Estos círculos se dividen en tres partes:
- Arriba a la izquierda: la fecha de inicio de la tarea lo antes posible.
- Arriba a la derecha: la fecha de inicio lo más tarde posible.
- Parte inferior: el identificador de la etapa.
3 - Determinar las fechas más tempranas
El paso 3 y el 4 son los más técnicos en la creación de un diagrama de PERT.
Determinar las fechas de inicio más tempranas significa elegir el momento más pronto posible en el que se puede comenzar una tarea en tu proyecto.
👉 Consejo: debes tener en cuenta las dependencias entre tareas para determinar la fecha o la hora de inicio más temprana. Por ejemplo, no puedes empezar una tarea que depende de otra que aún no ha terminado.
Este paso consiste simplemente en establecer un plazo para cada etapa, lo que introduce una temporalidad en el proyecto.
4 - Determinar las fechas más tardías
Si el paso 3 te permite saber cuándo empezar una tarea, el paso 4 te ayudará a definir la fecha y hora en la que esperas finalizarla.
Estas fechas se determinan sumando las duraciones de las etapas dependientes anteriores, considerando la duración de la tarea que estás midiendo.
5 - Determinar el margen libre de una tarea
El margen libre indica el grado de flexibilidad de una tarea, es decir, si puede retrasarse sin afectar al proyecto en su totalidad.
El cálculo del margen es sencillo: basta con restar la fecha más tardía a la más temprana.
☝️ Algunas tareas no tienen margen de maniobra, por lo que retrasar su entrega podría tener un impacto negativo en todo el proyecto.
6 - Elaborar el camino crítico
Una vez que hayas completado tu diagrama de PERT, es hora de definir el camino crítico del proyecto.
El camino crítico es la identificación de las etapas más importantes y necesarias, lo que te ayudará a determinar la duración mínima del proyecto. Las tareas de estas etapas están interconectadas y dependen unas de otras.
El diagrama de PERT: la puerta hacia el Gantt
El diagrama de PERT es una excelente herramienta para mejorar la gestión del tiempo en proyectos. Como en muchos procesos, es fundamental reevaluar constantemente tu diagrama de PERT y adaptarlo según los cambios y evoluciones (retrasos, problemas técnicos).
¡No más pérdidas de tiempo, elige PERT!
Daniela Lorenzo Correa es una dinámica administradora de empresas con un Máster en Marketing Digital y Estrategia Omnicanal de Montpellier Business School. Actualmente, trabaja como Editorial and Social Media Manager en Appvizer, donde continúa desarrollando su experiencia en la gestión de contenidos y estrategias en redes sociales. Su experiencia abarca Google Ads, Photoshop, Canva, Illustrator, SAP, redes sociales y herramientas de inteligencia artificial. Daniela ha liderado campañas de marketing, colaborado con influencers y contribuido significativamente a los esfuerzos de marketing en el mercado estadounidense. Además, tiene experiencia en la gestión de la identidad corporativa, la organización de eventos y la mejora de la eficiencia operativa. Nativa en español, con un nivel avanzado de inglés y francés intermedio, Daniela está lista para aportar sus conocimientos estratégicos e innovadoras estrategias de marketing para el éxito empresarial.