Te revelamos los 5 pasos para crear un dashboard perfecto para la gestión de tu proyecto

Elemento fundamental en la gestión de proyectos, el dashboard es una herramienta que presenta información de manera sintética a través de indicadores. Su objetivo es hacer un seguimiento y analizar el progreso de un proyecto, así como el cumplimiento de objetivos.

Marca la dirección a seguir basándose en elementos de control y previsiones, y permite, mediante conclusiones claras, tomar decisiones correctivas rápidas, racionales y adecuadas tan pronto se detecte una desviación en relación con los objetivos establecidos.

Pero ¿cómo construir un dashboard de mando de proyecto? Elige tus indicadores y sigue los pasos uno a uno ¡para comenzar!

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¿Qué es un dashboard en la gestión de proyectos?

Volvamos a la definición

El dashboard en la gestión de proyectos ayuda a visualizar los elementos clave de un proyecto y a gestionar su avance de manera proactiva. Ofrece un resumen clave accesible para toda la organización.

Se puede compartir tanto internamente como externamente, y puede aplicarse a:

• La gestión: para facilitar la organización de tareas, recursos (especialmente financieros) y procesos de trabajo.
• El equipo de proyecto: para identificar las áreas de mejora más importantes, compartir datos clave y participar en una estrategia de mejora continua del rendimiento.
• Los terceros (clientes, subcontratistas, auditores...): para medir el progreso del proyecto y demostrar transparencia en la comunicación.

¿Cuál es la utilidad de un dashboard de proyectos?

Como has podido entender, el dashboard de proyecto es un informe muy condensado de la actividad de una organización en un periodo de tiempo determinado, gracias a la comparación entre previsiones y resultados operativos.

Es absolutamente necesario para cualquier proyecto que se quiera gestionar correctamente. ☝️

🎬 Además, el siguiente vídeo explica todo lo que necesitas saber sobre los dashboard en la gestión de proyectos.

Dashboard e indicadores: ¿qué KPI elegir para el seguimiento de tu proyecto?

Los indicadores clave de rendimiento (o KPI, Key Performance Indicators) son esenciales para cualquier dashboard, ya que resumen información compleja en una cifra o tendencia simple. Su función es permitir el seguimiento y análisis del progreso del proyecto.

Podemos clasificar los KPI en varias categorías.

Indicadores de costes

Estos aseguran que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto asignado. Algunos ejemplos son:

• seguimiento de los costes reales,
• costes imprevistos,
• desviación de costes del proyecto.

Indicadores de plazos

Permiten hacer un seguimiento de los plazos y evitar posibles retrasos, o reajustar la planificación de tareas si es necesario. Ejemplos:

• índice de retraso,
• desviación de plazos.

Indicadores de calidad

Evalúan la calidad del proyecto y del trabajo realizado. Algunos ejemplos son:

• tasa de satisfacción del cliente,
• número de incidencias resueltas vs abiertas.

Indicadores de avance del proyecto

Permiten evaluar si la gestión del proyecto es eficiente y si optimiza los recursos necesarios, así como si el proyecto avanza correctamente. Ejemplos:

• porcentaje de avance,
• número de tareas completadas,
• número de ideas tachadas de tu lista de tareas.

👉 Consejo: utiliza la metodología GTD (Getting Things Done) para avanzar en la ejecución de las tareas.

Indicadores de funcionamiento

Ayudan a gestionar los riesgos y a detectar rápidamente problemas antes de que afecten a otros indicadores. Ejemplos:

• cálculo previsto del plan de carga,
• evaluación del absentismo,
• asignación de recursos humanos,
• tasa de disponibilidad,
• tasa de ejecución.

👉 Consejo: selecciona una decena de indicadores que sean coherentes con tus objetivos, para que tu dashboard sea fácil de interpretar de un vistazo.

¿Cómo crear un dashboard de proyecto? 5 pasos clave

Paso 1: Definir los objetivos del dashboard

Crear un dashboard de proyecto sin una planificación previa puede ser una pérdida de tiempo y esfuerzo. Debe responder a necesidades identificadas y permitir medir el cumplimiento de los objetivos.

Como en cualquier proyecto, es importante establecer un marco que te ayude a definir claramente a dónde vas, cómo lo vas a lograr y qué decisiones tomar. Debes definir:

• las necesidades que debe cubrir,
• a quién va dirigido,
• los objetivos a alcanzar,
• cómo debe ser el diseño,
• el plazo de ejecución,
• el presupuesto asignado, etc.

💡 Para mayor precisión, es recomendable redactar un pliego de condiciones para definir bien el proyecto.

Paso 2: Elegir el tipo de dashboard de proyecto

Según los objetivos de tu dashboard, puedes optar por:

• un dashboard orientado a la gestión operativa, que supervise la ejecución de tareas y el plan de acción. 💡 Objetivo: implementar acciones correctivas rápidamente si es necesario.
• un dashboard estratégico, que ofrezca una visión global de las actividades de la empresa. 💡 Objetivo: facilitar la toma de decisiones.
• un dashboard de análisis de datos, que permita entender mejor los resultados y mejorar los procesos. 💡 Objetivo: optimizar la toma de decisiones.

Paso 3: Recopilar y estructurar los datos

Una vez seleccionados los indicadores relevantes, haz una lista de los datos necesarios para calcularlos.

Si los datos ya existen en un archivo Excel o en otro software, deberás identificar su ubicación y organizar su integración automática en el dashboard de proyecto.

Consejo: recuerda a quién está dirigido tu dashboard. Tal vez necesites crear varios dasboard o, como mínimo, varias vistas en un solo dashboard.

Etapa 4: crear tu tabla con Excel o un software de gestión de proyectos

La verdad es que todo depende de la complejidad de los proyectos y del número de personas involucradas.

🔝 En algunos casos, un simple panel de control en Excel o un equivalente en línea puede ser suficiente, sobre todo si eres autónomo o autónoma y tienes un presupuesto limitado.

✅ Si tus proyectos implican a muchas personas, son cruciales para tu empresa y tienen una duración prolongada, el uso de un software de gestión de proyectos parece indispensable para:

• ahorrar tiempo,
• automatizar el mayor número de tareas posible,
• presentar la información de forma visual (gráficos, diagramas de Gantt, etc.) para seguir los indicadores de manera rápida,
• monitorizar los datos en tiempo real,
• compartir informes claros y precisos, adaptados a las partes interesadas.

Algunos consejos para crear un panel de control fácil de utilizar por todos:

1. Utiliza el orden de lectura: coloca la información más importante en la parte superior izquierda.
2. Juega con los colores: el rojo indica peligro o riesgo, mientras que el verde significa que un objetivo ha sido alcanzado. ¡No dudes en añadir una leyenda para facilitar la interpretación de los colores utilizados!
3. Los símbolos (flechas, hitos, etc.), los números o incluso los emojis (✅❗↗️↘️) son herramientas útiles para hacer más fácil la lectura.

Etapa 5: compartir el panel de control y difundir la información

Tu panel de control está listo: ¡compártelo con las partes interesadas!

Si bien es tu mejor aliado para gestionar un proyecto, recuerda que los datos que contiene son valiosos para dar visibilidad a quienes están sumergidos en el día a día operativo o, por el contrario, a aquellos que están muy alejados, como la dirección de tu empresa.

Un panel de control de proyectos en línea para ir más allá

¿Has descargado un modelo de Excel gratuito porque buscas una herramienta sencilla para gestionar tus proyectos? Da un paso más y automatiza tus tareas adoptando un software de gestión de proyectos o de gestión de portafolios de proyectos. Entre sus ventajas:

• Vistas variadas (vista de presupuesto, riesgos, planificación o en gráficos, hojas de cálculo, etc.) que ofrecen más visibilidad según la información que busques,
• Personalización de los paneles para mostrar solo la información relevante para cada parte interesada,
• Gestión colaborativa de tareas, documentos y datos de todo tipo,
• Visualización de datos adicionales, como la planificación del proyecto, lo que facilita la toma de decisiones de manera informada.

✅ ¿Qué herramienta mejorará la gestión de tus proyectos con un panel de control?

Software de gestión de proyectos

• Beesbusy, para visualizar los tipos de tareas (prioritarias, en curso, retrasadas, etc.) en un panel de control personalizable, fácil de crear y mantener, con los indicadores más relevantes para ti.
• monday.com, para múltiples opciones de personalización de paneles de control (gráficos, seguimiento de tiempos, contadores, panel privado o público, etc.), adaptándose a las necesidades de cada empresa.
• Teamleader, para impulsar la productividad de tus empleados con una interfaz moderna y fácil de usar. Todo en uno, la solución se adapta a tus necesidades y facilita la colaboración mediante tareas automatizadas y un calendario compartido.
• Wimi, para un panel de control ergonómico y sencillo que permite seguir el avance de tus proyectos y gestionar el rendimiento de los equipos.
• Zoho Projects, para un seguimiento eficiente de tus proyectos con funcionalidades de automatización, en un entorno de trabajo seguro e integrado con otras aplicaciones.

Software de gestión de portafolios de proyectos, o PPM

💡 A diferencia de un software de gestión de proyectos, un PPM permite gestionar y priorizar de manera inteligente todos los proyectos de una organización, centralizando la información en una sola herramienta. Está dirigido principalmente a empresas grandes que manejan un gran número de proyectos.

• Clarizen, para una gestión avanzada con múltiples vistas y ediciones personalizadas de tu panel de control según el público destinatario.
• z0 Gravity, para crear paneles de control gráficos y totalmente personalizables, configurados para adaptarse a los procesos de cada departamento y las necesidades de todas las partes interesadas en todos los proyectos de la organización.

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¿Listo para alcanzar tus objetivos con tu panel de control?

El panel de control de gestión de proyectos es tanto una herramienta de gestión proactiva como de seguimiento de proyectos. Te garantiza la máxima visibilidad sobre los riesgos, los recursos y el cronograma de trabajo, además de enviarte alertas claras ante cualquier desviación.

Utilizar un software SaaS para crearlo y compartirlo te permite una personalización total de los indicadores del proyecto y su formato. Esto también refuerza tu capacidad de respuesta y mejora fácilmente tus resultados operativos.