La empresa colaborativa, o su proyecto impulsado por la inteligencia colectiva
¿Es la empresa colaborativa el nuevo Eldorado para las empresas? Es imposible ignorar el trabajo colaborativo y la comunicación interna en 2020.
Pero, ¿qué es exactamente una empresa colaborativa? ¿Cuáles son los retos? ¿Cómo puede aprovechar la inteligencia colectiva para impulsar sus proyectos y sus equipos?
Organización del trabajo, flujo de información, gestión del cambio, productividad... este artículo explica el término "empresa colaborativa " y destila consejos para una empresa 2.0.
Inteligencia colaborativa: definición de este motor de competitividad empresarial
¿Qué entendemos por " inteligencia colaborativa"? También llamada "inteligencia colectiva", se refiere a la movilización y explotación de todas las competencias y conocimientos de los empleados para aplicarlos a un proyecto común.
Permite :
- la emulación
- la innovación
- la aparición y puesta en común de nuevas ideas
- la gestión participativa,
- sacar lo mejor de cada uno implicando a los empleados.
👉 Por último, la inteligencia colaborativa te ayuda a salir de la caja y llegar más lejos con tus proyectos.
Inteligencia colaborativa: un ejemplo para ayudarte a comprender
Empresa colaborativa: definición
¿Qué es una empresa colaborativa?
Una empresa colaborativa es una organización que se basa en el trabajo colaborativo para avanzar. En otras palabras, valora
- el trabajo en equipo, tanto dentro de un departamento como entre distintos departamentos,
- la comunicación y el intercambio de información
- escuchar y tener en cuenta a todos los empleados, para no descartar ninguna idea
- el uso de herramientas digitales,
- la racionalización de los procesos y flujos de trabajo para optimizar la gestión de los proyectos y obtener más valor de cada persona.
En resumen, una empresa colaborativa aprovecha la transformación digital para acabar con los silos empresariales y adoptar una organización del trabajo más interfuncional en la que la información fluye con mayor libertad.
¿Por qué convertirse en una empresa colaborativa?
La colaboración en la empresa tiene muchas ventajas:
- la información fluye (mejor) y sus proyectos avanzan más rápido gracias a una mejor comunicación;
- compartir las mejores prácticas entre departamentos le ayuda a adoptar los mejores métodos de trabajo y mejorar la productividad;
- Ahorras tiempo: la información está centralizada y disponible en todo momento;
- das más poder a tu personal: cada uno tiene un papel que desempeñar y una misión que cumplir, de la que depende el trabajo de los demás;
- la empresa se descompartimenta: se acabó el trabajar cada uno por su cuenta, ahora el trabajo en equipo es la norma;
- creas una cultura de empresa basada en la comunicación, la benevolencia, la empatía y el rendimiento.
Los retos del trabajo en colaboración en las empresas
Repensar la gestión y el papel de los directivos
Es difícil que una empresa colabora tiva se organice según un modelo piramidal, que por definición estructura la empresa en capas relativamente herméticas. Como consecuencia, la comunicación se ve obstaculizada, la información no siempre fluye con fluidez, hay poco espacio para la interacción humana, etc.
✅ Avanzar hacia una gestión más horizontal, incluso colaborativa. También hay que revisar el papel del directivo: de ser el que da las órdenes, pasa a ser el líder y a apoyar al equipo en un proceso de empoderamiento.
Beneficios :
- Escucha de los empleados y empatía,
- anticipación de los riesgos y planes de acción para evitarlos,
- organización del trabajo más ajustada a las necesidades de los equipos y de la empresa,
- mejor comunicación, lo que favorece el avance de los proyectos.
Favorecer el flujo de información
Compartir la información y gestionar el conocimiento en tiempo real :
- facilitan la coordinación
- mejorar la capacidad de reacción
- favorecer la toma de decisiones,
- permitir la anticipación entre empleados, pero también con clientes o socios,
- fomentar la ideación y la innovación.
Proporcionar un entorno de trabajo propicio a la colaboración
¿Cómo puede fomentar la colaboración en su empresa si cada miembro del personal está aislado en una oficina, sin herramientas de comunicación para intercambiar con el resto del equipo? Difícilmente.
✅ He aquí algunos consejos para hacer de su entorno de trabajo un caldo de cultivo para la colaboración:
- Organiza tu lugar de trabajo de modo que favorezca todo tipo de intercambios: despachos cercanos para las personas que trabajan en el mismo proyecto, por ejemplo ;
- si trabajas en un equipo a distancia, o teletrabajas (o estás confinado en tu escritorio): piensa en puntos de intercambio virtuales (mensajería, videoconferencia, herramientas de colaboración, etc.) para que la colaboración no se detenga una vez que hayas salido de la oficina;
- Disponga de espacios dedicados a la innovación y al intercambio de ideas: mobiliario modular, pizarras blancas, pantallas interactivas... En resumen, todo lo necesario para impulsar la inteligencia colectiva y la cocreación;
- explore la opción de oficina flexible;
- paradójicamente, democratizar el teletrabajo: uno o varios días a la semana, los empleados pueden aprovechar la tranquilidad de su hogar para concebir nuevas ideas sin ser interrumpidos.
Proyectar una imagen positiva para atraer talento
¿Le cuesta contratar a los mejores talentos? Otro aspecto positivo de la empresa colaborativa es que puede cambiar su imagen de marca.
Las famosas generaciones Y y Z son muy sensibles al aspecto colaborativo de una empresa (procesos, modo de proyecto, herramientas) a la hora de elegir la organización que se beneficiará de sus competencias. ¡Piense en ello!
Apoyar el cambio vinculado a la transformación digital
La era digital no es ajena a la aparición de empresas colaborativas. La propia organización de las empresas se está poniendo patas arriba para dejar más espacio a las prácticas digitales:
- nuevas organizaciones
- nuevas profesiones y nuevas misiones,
- nuevas herramientas digitales que dominar,
- nuevos procesos de trabajo, etc.
Todo ello puede resultar confuso para sus empleados. Desde la alta dirección hasta los equipos operativos, toda la empresa está implicada. Anticipe y apoye el cambio para que la colaboración vaya de la mano de la aceleración (de su crecimiento).
Herramientas esenciales para la empresa colaborativa
Existe una plétora de herramientas para hacer que una organización sea colaborativa... sin pasarse todo el tiempo lidiando con correos electrónicos. He aquí una selección para empezar con buen pie:
- Herramientas de gestión de proyectos para tener una visión macro de la planificación y el progreso. Por ejemplo: Planisware Orchestra o Wrike;
- herramientas de gestión de tareas para ver las tareas y asignaciones de cada persona y hacer listas de tareas en colaboración. Ejemplo: monday.com;
- plataformas de colaboración en la empresa para centralizar todos los intercambios de información en una única herramienta;
- Programas de gestión electrónica de documentos (GED) para editar, almacenar, archivar o compartir documentos en línea;
- herramientas de comunicación para acceder al correo electrónico o a videoconferencias, por ejemplo.
👉 Una empresa no se vuelve colaborativa de la noche a la mañana. Tómate tu tiempo para entender tus necesidades y prioridades, de modo que puedas avanzar a tu ritmo, tomar las decisiones adecuadas y conseguir que se adopte el cambio.
No hace falta multiplicar las herramientas: ¡elige las que más te convengan!
Artículo actualizado, publicado originalmente por Grégory Coste en abril de 2017.
Artículo traducido del francés