El comité de pilotaje: ¿la clave para el éxito de todos tus proyectos?

El comité de pilotaje (COPIL), al reunir a responsables y gestores de diferentes departamentos, contribuye al éxito de los proyectos. Esta reunión es una oportunidad para revisar el progreso de las operaciones, resolver puntos de bloqueo y discutir las decisiones a tomar.

Pero para que el COPIL sea un éxito, es fundamental conocer sus objetivos y su ámbito de acción.

¿Quiénes forman parte del COPIL? ¿Para qué sirve? ¿Cómo funciona? Aquí te revelamos todos sus secretos.

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Definición del comité de pilotaje

El comité de pilotaje, también conocido como COPIL, se define como un órgano encargado de supervisar el buen desarrollo de un proyecto.

Al reunir a miembros de la empresa y a representantes del cliente que solicitó el proyecto, las decisiones se toman en conjunto y las responsabilidades en la realización de las tareas se comparten. De este modo, el COPIL se integra en las operaciones de gobernanza de proyectos.

💡 Nota: Esta reunión generalmente se lleva a cabo en el contexto de proyectos de gran importancia, que involucran a muchos interlocutores y dependencias entre ellos.

¿Cuál es el rol del COPIL?

El objetivo principal del comité de pilotaje es, simplemente, garantizar la correcta gestión del proyecto. Facilita la colaboración entre el cliente y la empresa, asegurando que todos avancen en la misma dirección y alcancen, finalmente, los objetivos dentro de los plazos establecidos.

El COPIL desempeña diferentes roles en diversas etapas de la vida del proyecto:

• Definir los objetivos del proyecto y los medios para alcanzarlos,
• Designar a los equipos,
• Planificar las etapas, hitos y plazos,
• Validar las decisiones del jefe de proyecto y las elecciones estratégicas (alcance del proyecto, asignación del presupuesto y de los recursos, etc.),
• Analizar el progreso y los resultados mediante métricas,
• Mantener el alineamiento entre el proyecto en curso y los objetivos iniciales, entre otros.

💡 Nota: En ocasiones, cuando las organizaciones tienen muchos proyectos o proyectos complejos, el comité de pilotaje se enfoca más en lo operativo. La visión estratégica se convierte entonces en responsabilidad del comité de dirección (CODIR).

¿Quién participa en el comité de pilotaje? Composición y roles

Dada la importancia y el impacto de este órgano, ¿quiénes componen el COPIL?

👉 El comité de pilotaje está compuesto por miembros con capacidad de tomar decisiones y que tienen responsabilidades en el proyecto.

El patrocinador o sponsor del proyecto

El sponsor actúa como un enlace entre el cliente y la empresa proveedora. Su principal misión es apoyar y supervisar al jefe de proyecto.

Primero, el patrocinador explica las necesidades del cliente para guiar la ejecución del proyecto. Luego, se encarga de las principales decisiones y toma las decisiones finales.

☝️ El comité de pilotaje del proyecto se lleva a cabo bajo su autoridad.

El jefe de proyecto

El jefe de proyecto lidera el proyecto. Acompaña a los equipos en su realización y les proporciona las directrices necesarias.

Además, en el COPIL, informa sobre el progreso del proyecto mediante informes.

☝️ El jefe de proyecto es responsable de dirigir el comité y de implementar las decisiones tomadas.

Otros miembros del comité

El comité de pilotaje también incluye un equipo transversal, formado por representantes de diferentes áreas involucradas en el proyecto, seleccionados según las necesidades:

• Responsable técnico,
• Responsable de marketing,
• Responsable comercial,
• Responsable de producción,
• Responsable financiero, etc.

Gracias a sus variadas experiencias, tanto en aspectos técnicos como funcionales, estos miembros contribuyen a obtener una visión más global y precisa del proyecto. Sus aportes también se tienen en cuenta para tomar decisiones informadas.

¿Cómo funciona el comité de pilotaje del proyecto?

Todo comienza con la programación del COPIL. No hay reglas definidas al respecto, depende del tamaño y la complejidad del proyecto. Pero, en general, el comité de pilotaje se reúne cada mes, o con menor frecuencia si no es necesario.

💡 Antes de la reunión, es recomendable que el jefe de proyecto y el patrocinador se reúnan. Dado que el patrocinador toma las decisiones finales, es mejor que no descubra temas importantes, como puntos críticos, durante el COPIL. Por su parte, el jefe de proyecto debe preparar el terreno para asegurar que la reunión del comité de pilotaje se desarrolle sin problemas.

Luego, se lleva a cabo la reunión, que idealmente dura entre 1:30 y 2 horas. El jefe de proyecto dirige el COPIL. Informa sobre el progreso del proyecto utilizando tableros de control. Luego, aborda los diferentes puntos de la agenda para abrir la discusión y avanzar en las operaciones en la dirección correcta.

☝️ Debe tener suficiente habilidad pedagógica para negociar y obtener la aprobación de los participantes sobre las decisiones tomadas por el patrocinador.

Finalmente, después del comité de pilotaje, el jefe de proyecto redacta un informe, que debe enviarse a los otros participantes idealmente en las 24 horas siguientes. Este documento registra todas las decisiones tomadas durante el COPIL.

Los documentos del comité de pilotaje del proyecto

El comité de pilotaje del proyecto se basa en ciertos documentos para estructurar las discusiones y proporcionar una información clara:

• La agenda: los participantes deben revisarla antes del COPIL. Este documento recoge el objetivo principal y los temas a tratar durante la reunión. Ayuda a evitar desvíos, que pueden causar confusión y exceder el tiempo previsto.
  
  
• Los tableros de control e informes: el jefe de proyecto utiliza tableros de control e informes para presentar las principales métricas relacionadas con el proyecto. Deben ser lo más concisos y visuales posible para facilitar la comprensión de todas las partes involucradas.

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Factores de éxito del proyecto

A pesar de las habilidades y la buena disposición de todos los miembros de un equipo de proyecto, el éxito de un proyecto depende en gran medida de una buena coordinación y de un sólido trabajo de comunicación.

Por lo tanto, los comités de pilotaje son excelentes factores de cohesión. Las discusiones que se llevan a cabo en ellos arrojan luz sobre muchos aspectos, desactivan conflictos y puntos críticos, y permiten que surjan nuevas ideas.

Sin embargo, el COPIL solo es eficaz si su poder es real, y si las decisiones tomadas se traducen en acciones operativas. En resumen, debe impulsar una verdadera dinámica entre todos los actores involucrados para garantizar, en última instancia, el éxito del proyecto.