¿Cómo puede calcular un plan de carga de trabajo para gestionar mejor sus recursos?
El plan de carga de trabajo ayuda a gestionar los recursos y a asignar el tiempo, dos factores clave para el éxito de un proyecto.
Optimizar la gestión del tiempo es especialmente importante para las empresas que facturan en función del tiempo empleado, como las empresas de servicios y las agencias. Aumentar el tiempo facturable y mejorar la productividad de los equipos están en el centro de su eficacia y, por tanto, de su rentabilidad.
El doble reto consiste en anticipar las necesidades de los proyectos y gestionar la tasa de ocupación de los equipos.
¿Cómo contribuye el plan de carga de trabajo a facilitar esta planificación? ¿Cuáles son sus ventajas? ¿Y cómo utilizarlo en la práctica para optimizar el uso de sus recursos y la gestión del tiempo? ¡Appvizer tiene las respuestas! 💡
¿Qué es un plan de carga de trabajo?
Un plan de carga de trabajo, también conocido como calendario de carga de trabajo, es una herramienta utilizada para gestionar los recursos de un proyecto:
- recursos humanos
- recursos materiales
- recursos de tiempo.
Facilita la planificación y optimiza la asignación de recursos; proporciona un resumen de los tiempos pasados y previstos. Este resumen de tiempos puede obtenerse :
- por empleado
- por equipo
- por proyecto o actividad.
Su objetivo es distribuir la carga de trabajo de la forma más equitativa posible.
Retos y ventajas de la planificación de la carga de trabajo
Retos: entre seguimiento y anticipación
Para cualquier gestor de proyectos, es esencial gestionar eficazmente los recursos humanos para garantizar el éxito de un proyecto.
El reto clave para las organizaciones es anticipar y optimizar la asignación de recursos, basándose sobre todo en el tiempo empleado.
Para ello, deben supervisar y anticipar la carga de trabajo de los proyectos con la mayor precisión posible, a fin de optimizar las asignaciones y reajustar las prioridades en caso necesario.
Tanto los gestores como los equipos deben poder acceder en todo momento a información esencial sobre :
- el uso de los recursos y el ancho de banda restante
- los proyectos en curso o futuros, y las nuevas solicitudes,
- la capacidad de los equipos para trabajar en nuevos proyectos,
- la previsión de las necesidades de recursos externos o de contratación, según el caso, etc.
Una herramienta es esencial para centralizar toda esta información y actualizarla en tiempo real.
Ventajas: una visión operativa
El plan de carga de trabajo proporciona una visión operativa y genera indicadores clave para optimizar los proyectos futuros.
El plan de carga de trabajo le ofrece las ventajas de
- Conocimiento preciso de la disponibilidad de los equipos, con información en tiempo real sobre las cargas de trabajo del personal. De un vistazo, puede detectar cualquier sobrecarga y saber si puede o no aceptar nuevos proyectos en los plazos requeridos;
- identificar cualquier discrepancia o incoherencia entre la carga de trabajo prevista y el trabajo realmente realizado, y así identificar cualquier cuello de botella si se observa un retraso, para aumentar la eficacia de sus equipos;
- Elaborar calendarios realistas: al analizar mejor los tiempos, comprenderá mejor la relación entre el tiempo necesario y el tiempo disponible, y podrá mejorar su planificación para futuros proyectos;
- optimizar la gestión del talento: podrá ver fácilmente si dispone de los recursos necesarios y, en caso contrario, podrá identificar rápidamente qué perfil contratar y cuándo, evaluando las necesidades futuras por competencias;
- demuestre transparencia a sus empleados: tranquilice y motive a sus equipos.
👉 Los riesgos en términos de plazos, calidad y costes están mejor equilibrados.
¿Cómo crear un plan de carga de trabajo en Excel?
Requisitos para elaborar un plan de carga de trabajo
En la práctica, para crear un plan de carga de trabajo, es necesario :
- definir la duración de cada tarea
- encontrar los recursos adecuados (número, disponibilidad, competencias necesarias)
- indicar las vacaciones y otras limitaciones específicas del proyecto.
Las 6 etapas clave
Puede crear en Excel un gráfico de capacidad planificada o de planificación de la carga. Se utiliza para representar la relación entre el tiempo previsto y el tiempo disponible de sus recursos y para informar sobre si se respeta el equilibrio de la carga de trabajo.
Utilizaremos el siguiente escenario típico: averiguar si un departamento (o equipo) puede aceptar nuevos proyectos.
-
Calcule la capacidad prevista, es decir, la relación entre el número de horas previstas para este departamento y el número total de horas disponibles para este mismo departamento, mediante la fórmula :
(Total de horas previstas / Total de horas disponibles) x 100 - Cree una hoja de cálculo Excel en la que introduzca los distintos departamentos de su empresa y la capacidad prevista para cada uno de ellos durante un periodo determinado;
- Resalte la tabla, haga clic en Insertar (barra de herramientas) y elija el formato de gráfico deseado;
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el gráfico resultante y, a continuación, en "Seleccionar datos";
- En "Entrada de leyenda (serie)", invierta las columnas y filas, manteniendo sólo el equipo y la capacidad total;
- Por último, haga clic en OK para obtener sus datos para el análisis en el gráfico de planificación de la capacidad.
Aquí tienes una idea de lo que deberías obtener. 👇
💡 S in embargo, los archivos Excel tienen sus limitaciones:
- no se actualizan en tiempo real,
- pueden contener errores,
- no son una base fiable para la toma de decisiones.
¿Y el software?
La solución de software de planificación
Los programas informáticos de planificación simple o los calendarios compartidos también son muy utilizados. Son más prácticos que Excel por el aspecto colaborativo que ofrecen y sus diferentes vistas en función del calendario elegido.
Sin embargo, también tienen sus limitaciones:
- no permiten hacer un seguimiento del presupuesto
- no sirven para hacer previsiones,
- no ofrecen apoyo a la toma de decisiones con indicadores de rendimiento relevantes.
Herramientas para el sector de la construcción
La planificación de la carga de trabajo también es un elemento clave en la gestión de obras, por lo que muy a menudo se incluye entre las funcionalidades de los programas informáticos diseñados para los profesionales de la construcción y la ingeniería civil.
La ventaja de utilizar el software BTP para la planificación de su carga de trabajo es que puede gestionar todas sus operaciones desde una única plataforma, incluyendo :
- la gestión de sus recursos humanos y financieros
- planificación de proyectos
- gestión del calendario
- seguimiento del progreso de la obra
- facturación
- análisis de datos, etc.
Nuestra selección de herramientas
Si es una empresa de construcción, le encantarán estas herramientas, que optimizarán toda su actividad.
🛠 ANAV
ANAV es una solución de planificación de obras diseñada específicamente para las PYMES del sector de la construcción y la ingeniería civil, tanto en obras secundarias como estructurales, que buscanidentificar y activar palancas de reducción de costes.
Adecuada para empresas de entre 10 y 100 empleados, esta solución le ayuda a anticipar las cargas de trabajo, simplificar las tareas cotidianas y optimizar la rentabilidad de su obra. ANAV también ofrece una solución de planificación de la carga de trabajo.
Anav es una herramienta verdaderamente colaborativa, con sofisticadas funciones fáciles de aprender y utilizar. Entre ellas se incluyen
- planes de carga de trabajo intuitivos, que proporcionan una visión general de los indicadores clave mostrando la capacidad de carga de trabajo de sus distintas divisiones, para que pueda planificar su actividad de forma óptima para el día, la semana o el mes;
- actualice su planificación de la carga de trabajo en función de la distribución de las tareas y de la evolución de sus equipos, manteniéndola al día y haciendo que la organización de su actividad sea sencilla, fácil de usar y fiable;
- multiplanificación ágil y flexible, mediante la cual es posible planificar las tareas por profesión y habilidad utilizando el sistema, garantizando una distribución equilibrada y eficiente de las tareas;
- gestión empresarial basada en datos reales, en la que ANAV consolida la planificación con la información obtenida sobre el terreno, proporcionando una gestión precisa basada en datos concretos, lo que permite un seguimiento riguroso del progreso de la obra;
- La facilidad de uso y el ahorro de tiempo también se cuentan entre las importantes ventajas obtenidas, gracias a una interfaz fácil de usar que simplifica el día a día de los usuarios, reLa interfaz de fácil manejo simplifica el trabajo diario de los usuarios, reduciendo la necesidad de tareas de escaso valor añadido gracias a la asignación de tareas, la planificación en equipo, el uso compartido de notas y documentos y el registro del tiempo.
Como herramienta de planificación ante todo, ANAV es un aliado inestimable a la hora de establecer un plan de carga de trabajo óptimo para controlar los recursos disponibles de la forma más eficaz posible.
🛠 Planificación de Personal
Staff Planning es un paquete de software de planificación de personal y control de presencia. Intuitivo y colaborativo, está dirigido principalmente a VSE, PYMES y grupos de los sectores de la construcción y obras públicas, industrial y nuclear.
Así que es natural que Staff Planning incluya entre sus funciones la planificación de la carga de trabajo.
Más concretamente, la Planificación de Personal le ayuda realmente a ganar visibilidad sobre la asignación de sus recursos, y obtendrá muchos beneficios de la utilización de esta solución
- la creación, en unos pocos clics, de planes de previsión de la carga de trabajo teniendo en cuenta todos los elementos (duración, ciclo de trabajo, competencias y autorizaciones, etc.) ;
- análisis de las posibles diferencias entre la carga de trabajo prevista y la capacidad, para anticiparse lo mejor posible a cualquier déficit de recursos;
- una mayor visibilidad sobre el personal asignado, gracias a varios calendarios: la Cartera, el Calendario de Proyectos, el Calendario de Ausencias y Formación y el Calendario de Personal;
- planificación multi-agencia, para que pueda gestionar sus recursos a través de varias agencias o departamentos;
- funcionalidades de fichaje de entrada y salida (por equipo y proyecto) y de gestión de ausencias y formación, que completan la herramienta y automatizan los procesos de RR.HH;
- el apoyo específico de los equipos de Staff Planning en cada etapa (lanzamiento, talleres, formación, etc.).
Todo ello con la ayuda de un software intuitivo que fomenta la colaboración entre empleados, directivos, RR.HH. y la dirección, y ayuda a todos a ser más eficientes.
Nuestra selección de software de planificación de la carga de trabajo en línea
Principales ventajas del software de planificación de la carga de trabajo
La planificación de la carga de trabajo es una verdadera ciencia de la asignación del tiempo, y debe ser rigurosa.
Para garantizar la eficacia y la rentabilidad de un proyecto, el software de planificación de la carga de trabajo en línea le permite optimizar todos los factores clave para el éxito de sus proyectos:
- Planificación de los recursos en función de la disponibilidad y las competencias,
- seguimiento del tiempo para una gestión eficaz de los recursos,
- a nálisis de datos de proyectos finalizados o en curso para mejorar la asignación de recursos en función del tiempo empleado,
- anticipar riesgos o limitaciones en un entorno en el que las exigencias cambian rápidamente.
Nuestra selección de herramientas
Hemos seleccionado varias herramientas en modo SaaS para ayudarle a elaborar un plan de carga de trabajo en línea y aportar más inteligencia a la planificación y gestión de la carga de trabajo de sus proyectos.
🛠 Beesbusy
Beesbusy es un software de planificación y gestión de proyectos intuitivo y fácil de usar que te permite gestionar tus proyectos y tareas con facilidad. Adecuado tanto para expertos como para principiantes, esta solución totalmente personalizable facilita la gestión de tus recursos y optimiza tu carga de trabajo.
Beesbusy es una herramienta verdaderamente colaborativa, con sofisticadas funciones fáciles de aprender y utilizar, como :
- una planificación avanzada de los recursos, que le permite planificar y controlar detalladamente el tiempo dedicado por sus empleados (tiempo programado, tiempo realizado, tiempo restante) ;
- una visión global de sus planificaciones y tareas, para que pueda gestionar varios proyectos al mismo tiempo, con 3 vistas multiproyecto personalizables que proporcionan datos útiles para la gestión de sus proyectos (planificación, Gantt y calendario);
- Planes de carga de trabajo intuitivos que le ofrecen una visión general de la duración de cada tarea y de la carga de trabajo asociada, así como de los recursos necesarios en términos de disponibilidad y competencias, teniendo en cuenta sus vacaciones y otras limitaciones;
- 3 tipos de cuadros de mando, que le permiten crear indicadores personalizados que facilitan el seguimiento de sus tareas y proyectos (cuadro de mando individual para el seguimiento de sus tareas según su estado, cuadro de mando personalizado para el seguimiento de las tareas de sus equipos o empleados, cuadro de mando global para una visión de conjunto de las carteras de proyectos);
- una aplicación para teléfonos inteligentes (Android e iOS), para que pueda trabajar eficazmente en cualquier momento y lugar.
Además, el software ofrece una excelente relación calidad-precio, con una versión gratuita ideal para empresas muy pequeñas y pequeñas organizaciones, y una escala móvil de tarifas gracias a los packs de equipo.
En conclusión, Beesbusy es una verdadera herramienta todo en uno que le ofrece una visión de 360° de su empresa, al tiempo que agiliza la comunicación dentro de sus equipos .
🛠 Fitnet Manager
Fitnet Manager es una solución de gestión ergonómica y fácil de usar para organizaciones orientadas a proyectos, como consultorías y empresas de servicios. Su herramienta Capacity Planning optimiza la gestión de la carga de trabajo.
Altamente funcional y totalmente personalizable, le permite :
- obtener una visión general de los empleados asignados a cada trabajo o proyecto, y ajustar el calendario según diferentes vistas (por empleado o por trabajo) ;
- modificar y actualizar automáticamente los datos directamente en el calendario;
- filtrar por mes o semana, y proporcionar información sobre las actividades finalizadas introducidas por los empleados y el calendario previsto;
- codificar por colores las tasas de disponibilidad de los recursos y las anomalías de la planificación, y clasificar a los empleados por orden ascendente o descendente;
- optimizar la tasa de personal, correspondiente a la tasa de facturación, que puede analizarse en un informe mensual o anual específico.
Además, el programa integra cuatro completas herramientas de elaboración de informes para resumir el tiempo empleado y planificado por empleado y por proyecto/empresa.
🛠 Furious Squad
Furious Squad, la solución de gestión global para agencias, consultoras y ESN, te ayuda a mejorar la rentabilidad de tus proyectos. Su herramienta de planificación de la carga de trabajo te permite centrarte en la producción, el personal y la satisfacción del cliente al mismo tiempo.
Diseñado como piloto automático, ofrece :
- Seguimiento de la tasa de ocupación real del personal, para detectar cualquier exceso sobre la carga de trabajo actual y ayudar a maximizar el tiempo facturable;
- Una planificación inteligente de la carga de trabajo, con sugerencias automáticas de mejoras a largo plazo;
- una auténtica herramienta de toma de decisiones, que centraliza todos los flujos de decisión de la empresa;
- funciones predictivas, como las probabilidades de preventa para determinados tipos de competencias;
- una interfaz gráfica clara para visualizar las tareas según criterios de importancia, de modo que pueda identificar rápidamente dónde debe hacerse hincapié.
Esta herramienta utiliza datos e inteligencia artificial para calcular el camino más corto hacia la productividad y facilitarle la toma de decisiones.
🛠 monday.com
monday.com es una herramienta de gestión de proyectos con una serie de funciones que te ayudarán a crear y gestionar tus proyectos de principio a fin. Personalizable y fácil de usar, facilita su visión de conjunto gracias a una interfaz fácil de usar.
Esto es lo que monday.com puede ayudarte a conseguir
- una visión general de sus proyectos gracias a varias plantillas de calendario y a una interfaz colorida y fácil de entender;
- una herramienta ágil y flexible, con la posibilidad de modular su interfaz con las funciones de su elección;
- información sobre el avance de sus proyectos en curso de un vistazo, gracias a un c uadro de mandosfuncional y personalizable;
- rapidez en la toma de decisiones gracias a las herramientas de seguimiento del tiempo y automatización de tareas;
- gestión más sencilla de sus equipos con disponibilidad en tiempo real;
- acceso a todas sus actualizaciones avanzadas y aprobaciones presupuestarias para una productividad máxima.
🛠 Project Monitor
Project Monitor es un completo paquete de software de gestión de la cartera de proyectos. Como resultado, se puede utilizar para gestionar la asignación de recursos de manera más eficaz y elaborar planes de carga de trabajo, incluso para las empresas que ejecutan un gran número de proyectos al mismo tiempo.
Repleta de funciones y automatización, la solución ofrece un sinfín de ventajas:
- un sencillo sistema de planificación que permite a los gestores anticipar las cargas de trabajo en función de los recursos disponibles;
- la capacidad de planificar los recursos de forma progresiva, empezando por una vista macro y refinando después para obtener una vista más detallada;
- actualizaciones en tiempo real para mantener el plan de carga de trabajo en línea con la realidad sobre el terreno (por ejemplo, bajas por enfermedad), y un sistema de alerta en caso de falta o exceso de personal;
- una herramienta de registro y control del tiempo, con posibilidad de automatización, para facilitar la gestión de los horarios y garantizar la exactitud del plan de carga de trabajo;
- informes y análisis para garantizar el ROI de los proyectos en curso y anticipar mejor las necesidades y proyectos futuros.
En resumen, gracias a Project Monitor, podrá gestionar de forma inteligente sus recursos, incluso cuando esté trabajando en un gran número de proyectos y/o proyectos complejos, y podrá utilizar su feedback para planificar mejor los proyectos futuros.
🛠 Stafiz
Stafiz es un ERP destinado a los equipos de las empresas de servicios que operan en modo proyecto, y más concretamente a las ESN, consultorías, agencias, editores e integradores de software y organismos de formación.
Va más allá de un software de gestión de proyectos, ya que soporta la gestión de todas las actividades de la organización, desde la preventa hasta la facturación.
Esta completa herramienta incluye funciones de gestión de personal, integradas con la planificación de recursos y el seguimiento de proyectos, para ayudarle a gestionar sus cargas de trabajo de la forma más eficaz posible. Sus principales características son
- la función Smart Staffing, que le muestra automáticamente los perfiles más adecuados en función de los distintos criterios introducidos de antemano (disponibilidad, competencias, funciones, etc.)
- visibilidad en tiempo real de los riesgos de capacidad, para evitar la sobrecarga o la infracarga de trabajo;
- indicadores que muestran qué competencias escasearán en el futuro;
- seguimiento de las cargas de trabajo previstas para los proyectos de los clientes, los proyectos internos y las ausencias, con el fin de poder planificar con la mayor antelación posible;
- la posibilidad de crear un pool de subcontratistas y autónomos, para poder mantener la colaboración con ellos y dotarlos de personal en sus proyectos;
- funciones avanzadas de seguimiento y validación del tiempo de trabajo, incluida la gestión de las vacaciones, disponibles a través de una aplicación móvil (Android e iOS);
- informes de seguimiento de las asignaciones (consolidados, por proyecto, cliente, empleado, etc.) para ayudarle a planificar mejor sus futuras cargas de trabajo y respetar los márgenes;
- sincronización con todos sus calendarios, para que tenga una mejor visibilidad de sus horarios.
Stafiz le garantiza una visibilidad completa para mejorar sus cargas de trabajo y la rentabilidad de sus proyectos, así como un importante ahorro de tiempo gracias a la automatización de extremo a extremo de todas sus operaciones.
🛠 Teamleader
Teamleader es un completo paquete de software de gestión empresarial que te permite gestionar todas las actividades de tu empresa en una única herramienta.
Diseñado para empresas muy pequeñas, pymes y agencias que trabajan en el sector digital, los medios de comunicación o la publicidad, esta solución llave en mano te ofrece todas las funciones que necesitas para organizar tu negocio y los proyectos de tus clientes. Además de planificar, te permite gestionar y hacer un seguimiento de las ventas, e incluso facturar.
Teamleader cuenta con más de 10 años de experiencia y más de 15.000 clientes satisfechos.
El seguimiento exacto de las horas trabajadas y la disponibilidad de recursos son cuestiones importantes de eficiencia y rentabilidad para su empresa. Mejore su rendimiento con :
- la función de registro de horas para cronometrar con precisión el tiempo dedicado a un proyecto, de forma automática o manual, y exportar informes de tiempo con un solo clic para facilitar la facturación a sus clientes;
- estimación de la capacidad , que determina si el personal adecuado está disponible para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas y sea un éxito;
- optimizar su organización analizando el tiempo empleado mediante distintos filtros (por proyecto, por cliente, por usuario, etc.) y generando informes para gestionar mejor los proyectos futuros;
- Gestión inteligente de la asignación de recursos humanos a cada proyecto, para garantizar que la carga de trabajo se distribuye uniformemente y que los procesos se desarrollan con fluidez;
- Teamleader puede sincronizarse con otros programas a través de la API para ahorrar tiempo y optimizar la organización (calendario compartido, herramientas administrativas, generación de contactos, etc.);
- expertos que le ayudarán a implantar el software en su empresa y a supervisar su uso, y un equipo de atención al cliente disponible para responder a sus preguntas a diario.
Teamleader es un software fácil de usar que le permite gestionar toda su empresa desde una única interfaz por sólo 15 euros al mes por usuario, con nuevas funciones añadidas regularmente.
🛠 Triskell
Triskell también es un software de gestión de carteras de proyectos. ¿Qué lo hace especial? Apoya la planificación estratégica y la gobernanza global de la organización, abordando toda la cadena de valor de la gestión.
Por lo tanto, es especialmente adecuado para las PYME y las grandes cuentas.
En términos de gestión de recursos y, por tanto, de planificación de la carga de trabajo, Triskell es especialmente potente:
- un sistema de asignación de recursos descendente, que permite planificar recursos genéricos (por línea de negocio, por ejemplo), y no sólo por nombre. De este modo, se obtiene una primera visión de conjunto sin perder tiempo en entrar directamente en grandes detalles;
- gestión simultánea de los recursos a nivel macro y micro, para ofrecerle la imagen más precisa posible de la capacidad de su empresa;
- seguimiento preciso de las cargas de trabajo dentro de la empresa, en todas las actividades, para ver qué recursos pueden asignarse a cada proyecto;
- Escenarios para identificar la mejor configuración a adoptar;
- fichas horarias para realizar un seguimiento preciso del tiempo dedicado por los empleados a cada proyecto;
- una herramienta ágil, flexible y modular: añada al software los elementos que desee y adáptelo a sus necesidades.
🛠 Whoz
Whoz digitaliza la contratación de recursos para empresas de servicios y consultorías, mediante potentes herramientas de análisis y gestión de recursos. Esta solución SaaS ofrece un mayor control de la actividad para aumentar el rendimiento.
¿El objetivo? Menos fugas de beneficios y más oportunidades gracias a :
- una visión global, precisa y en tiempo real de la carga de trabajo, para que pueda identificar rápidamente a los consultores en asignación, en intercontratación y cualquier anomalía en la programación;
- un cuadro de mandos inteligente que consolida los datos en tiempo real y previstos (tasa de ocupación real, TACE global, días disponibles, etc.) para ayudarle a anticipar mejor la actividad;
- simulación de varios escenarios de dotación de personal con diferentes perfiles, analizando el impacto de cada elección en los márgenes y la rentabilidad;
- identificación rápida y multicriterio de los mejores perfiles para una misión determinada (competencias, localización geográfica, disponibilidad, rentabilidad);
- visibilidad interna y externa de los recursos de la empresa entre sus unidades de negocio y socios de confianza (empresas, autónomos, etc.).
Tome decisiones más rápidas y fundamentadas, basadas en un procesamiento de datos inteligente y predictivo para mejorar sus resultados a largo plazo.
🛠 Wrike
Wrike destaca por ser un software colaborativo basado en la nube que ofrece una gestión de proyectos simplificada. Su compatibilidad con otras aplicaciones, sus opciones avanzadas de sincronización, su potente automatización y su interfaz intuitiva lo convierten en una herramienta esencial para optimizar tu carga de trabajo. Maximice la eficiencia de su equipo y garantice una mayor productividad con una colaboración óptima dentro de sus equipos.
Objetivos: eficacia y rentabilidad
Diga adiós al Excel y a los retrasos debidos a la falta de anticipación, y utilice los tiempos pasados para predecir mejor sus proyectos futuros.
Los grandes retos de su organización consisten en maximizar sus actividades generadoras de ingresos, la asignación de sus recursos con el mayor número posible de contratos facturados y la satisfacción de sus clientes. Todo ello con la mayor eficacia posible.
La planificación automatizada de la carga de trabajo en una herramienta específica le ayuda a ello, a aumentar la visibilidad de estos criterios clave y, en última instancia, a optimizar la rentabilidad de la empresa.
¿Está convencido de las ventajas de utilizar una herramienta en línea para sacar el máximo partido a su plan de carga de trabajo?