Anteproyecto: las 3 etapas clave para lanzar tu proyecto... ¡y asegurar su éxito!

El anteproyecto es una etapa imprescindible en la gestión de proyectos.

Si tuviéramos que resumir la importancia de esta fase en una expresión, sería "no poner el carro antes que los bueyes".

Para asegurar la pertinencia de tu proyecto y avanzar a la etapa de definición, esta fase permite recordar cómo surgió la idea, su utilidad y objetivo en relación con tus necesidades, pero sobre todo, si es viable.

Anteproyecto: resumen ⤵️

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¿Qué es un anteproyecto?

En cualquier gestión de proyectos que se precie, el anteproyecto es la fase preparatoria, su estudio preliminar.

Entre sus objetivos se encuentra el estudio de viabilidad del proyecto antes de decidir si iniciarlo o abandonarlo, analizando toda la información relevante, tanto:

• Técnica: ¿La empresa dispone de las competencias y los medios técnicos necesarios? ¿Se pueden conseguir externamente?
• Económica: ¿Los beneficios económicos esperados (retorno de inversión) superan potencialmente el costo del proyecto? ¿El mercado es favorable?

Si el equipo de proyecto gestiona una cartera de proyectos, esta fase también permite priorizarlos.

El proyecto más rentable será favorecido según:

• El beneficio esperado.
• Las restricciones detectadas (económicas y/o técnicas).

☝️ No confundir este concepto de gestión de proyectos con el anteproyecto sumario (APS) y el anteproyecto detallado (APD) utilizados en arquitectura o ingeniería para determinar los aspectos esenciales de un proyecto, como dimensiones mediante planos, cortes y fachadas.

Las etapas del anteproyecto

Antes de proceder a la definición y planificación del proyecto, es necesario pasar por las siguientes etapas:

La expresión de necesidades

También llamada evaluación de necesidades o estudio de necesidades, esta etapa subraya los objetivos del proyecto y su origen.

Una ficha o un recopilatorio de expresión de necesidades contiene de forma sintética:

• El objeto, la razón de ser del proyecto.
• El contexto.
• El alcance, incluyendo el inicio y fin del proyecto.
• Los interesados.
• Los objetivos y necesidades de los usuarios.
• Los plazos y hitos clave.
• Las oportunidades a aprovechar.
• Los beneficios esperados.
• Las restricciones y riesgos potenciales.
• Los posibles impactos, como en la empresa.

El estudio de oportunidades

Para proyectos complejos con grandes implicaciones, puede ser prudente realizar un estudio de oportunidades para confirmar su viabilidad.

La expresión de necesidades es una de sus componentes. A esto se añaden:

• El análisis de la situación, incluyendo la estrategia de la empresa, factores clave de éxito, y criterios de evaluación.
• Los resultados esperados, con indicadores SMART (Específicos, Medibles, Ambiciosos, Realistas, Temporales).
• Las opciones y escenarios posibles.
• La recomendación surgida del estudio.
• Los criterios de evaluación, entre otros.

El estudio de viabilidad

Finalmente, el estudio de viabilidad consolida el estudio de oportunidades.

Su objetivo es verificar el equilibrio entre los 3 factores importantes de cualquier proyecto:

• La calidad a alcanzar.
• Los plazos a respetar.
• Los costos a soportar.

Para ello, describe en detalle los recursos y restricciones:

• Técnicas.
• De calidad.
• Financieras.
• De tiempo.

del proyecto para que todas las partes implicadas comprendan los objetivos y desafíos del proyecto antes de aprobarlo y pasar a la fase de definición.

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¿Y después del anteproyecto?

Si el proyecto sigue adelante, todas las etapas del anteproyecto permiten elaborar el pliego de condiciones y/o la nota de definición, necesarios para la planificación y posterior ejecución del proyecto.

Y, al final del proceso, igual de importante que el anteproyecto, no olvides el informe final del proyecto: este permite analizar tus éxitos y fracasos, ya sea gracias a una buena preparación o, por el contrario, a un mal anteproyecto.