La guía completa para entender y definir el alcance de un proyecto en 5 pasos y con un ejemplo

En la gestión de proyectos se requiere establecer marcos que permitan determinar el perímetro dentro del cual el trabajo se va a desarrollar. En este sentido, el alcance de un proyecto determina de manera muy específica hasta dónde llegará el mismo.

Su definición, por tanto, reviste una importancia fundamental, pues debe tener en cuenta los requisitos del cliente, tus capacidades de ejecución y los plazos establecidos. Del hecho de proyectar correctamente tu alcance dependen los esfuerzos que tendrás que desplegar para alcanzar tus objetivos.

Veamos detalladamente cómo definir el alcance de un proyecto, de manera que exprese en su totalidad los trabajos que se van a realizar.

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¿Qué es el alcance del proyecto?

En tu gestión de proyectos, el alcance de un proyecto representa el objetivo final a donde se espera llegar. Dicho de otra forma, describe una meta por alcanzar e indica hasta dónde va el proyecto.

Aunque en la práctica el alcance del proyecto se expresa en un corto párrafo, detrás de este está todo un análisis respecto a:

• las necesidades del cliente,
• el trabajo que se requerirá proyectar,
• el contexto dentro del cual se desarrolla el proyecto,
• los riesgos a los cuales puede tener que hacer frente,
• las recursos con los que se cuenta (capacidad de ejecución),
• los costes en los que se incurrirá,
• y el tiempo o plazo establecido, etc.

Importancia y 7 beneficios de proyectar correctamente el alcance

Frente a un proyecto que se va acordar entre tu empresa y uno de tus clientes, es muy probable que haya cabida a la celebración de un contrato.

La importancia de definir correctamente el alcance radica en que habrá que asegurar el cumplimiento del mismo.

Lo anterior no quiere decir que el alcance de un proyecto no se pueda cambiar o deba redactarse uno nuevo. Simplemente que los cambios a los que puede haber lugar, deben procurar considerarse desde un principio, con el objetivo de no impactar de manera muy drástica el avance del proyecto.

En el caso de proyectos enmarcados dentro de un contrato, la modificación del alcance podrá ser motivo para la redacción de un otrosí.

1. Asegurar la comprensión común

Definir el alcance ayuda a establecer una visión compartida entre todos los miembros del equipo y las partes interesadas. 🤝

Todos entienden exactamente lo que se espera, lo que reduce malentendidos y conflictos durante la ejecución del proyecto.

2. Controlar las expectativas

Con un alcance bien definido, se pueden establecer expectativas realistas y alcanzables para los interesados. Esto es crucial para obtener su apoyo continuo y mantener la moral del equipo alta.

Los interesados están más dispuestos a respaldar el proyecto cuando saben exactamente qué esperar y cómo se cumplirá.

3. Reducir los riesgos

Una definición clara del alcance permite identificar posibles riesgos desde el principio y planificar estrategias para mitigarlos.

Esto incluye la identificación de posibles desvíos y la preparación de planes de contingencia para abordar cualquier problema que pueda surgir. 💥

4. Establecer un presupuesto y planificación adecuada

Definir el alcance facilita la creación de un presupuesto preciso y la planificación de los recursos necesarios. Esto ayuda a evitar sobrecostos y asegura que se disponga de los recursos necesarios en el momento adecuado, optimizando la eficiencia del proyecto.

5. Alinear con los objetivos principales

Al definir el alcance, se pueden alinear las actividades del proyecto con los objetivos estratégicos de la organización. 🎯

Esto asegura que todos los esfuerzos contribuyan directamente a los objetivos principales, aumentando el valor del proyecto para la organización.

6. Evitar la desviación del alcance

La definición clara del alcance ayuda a mantener el proyecto enfocado y evita la inclusión de tareas no planificadas, lo que se conoce como "creep del alcance".

Esto es crucial para mantener el proyecto en el camino y dentro de los plazos y presupuestos establecidos.

7. Establecer un proceso formal para cambios

En proyectos complejos, es inevitable que surjan cambios. Definir el alcance incluye establecer un proceso formal para gestionar estas solicitudes de cambio, asegurando que se evalúen y aprueben de manera estructurada. Esto permite manejar los cambios sin desestabilizar el proyecto.

5 pasos para definir el alcance de un proyecto

1. Definir las necesidades

Existen dos tipos de necesidades diferentes:

• las necesidades de un cliente externo,
• las necesidades de un proyecto interno a la empresa.

Frente a estos dos posibles escenarios, si se trata de un proyecto que te ha encargado un cliente, le corresponde a él la definición del alcance del proyecto. Tu misión, por otro lado, consistiría en asegurar el despliegue de las capacidades necesarias para ajustarte a lo que se espera de tu oferta de servicios.

Por otro lado, cuando se trata de un proyecto que tu empresa encargará a un contratante o de un proyecto que ella desarrollará internamente, tu deber es analizar el contexto dentro del cual el mismo se ejecutará, para así determinar:

• por qué es necesario llevar a cabo este proyecto (tus necesidades generales y específicas),
• cuáles son los resultados entregables,
• bajo el respeto de qué condiciones se debe desarrollar el proyecto.

Los anteriores requerimientos pueden estar dados por un documento que recopile las especificaciones y encargos puntuales que se hayan hecho.

2. Proyectar los objetivos

El proyecto que vas a desarrollar debe estar soportado sobre una base concebida de manera estratégica e inteligente. En este sentido, proyectar objetivos para tu proyecto, los cuales puedan constituir el punto de partida para definir tu alcance, debe seguir la lógica S.M.A.R.T., un importante elemento para la declaración del alcance de tus proyectos.

Esto quiere decir, contar con objetivos:

• specific (específicos),
• measurable (medibles),
• attainable (alcanzables),
• relevant (relevantes),
• time-based (temporales).

3. Describir las actividades

A partir de una serie de requerimientos, debes proyectar cuáles son las acciones a completar para cumplir a cabalidad con los mismos. Los requerimientos pueden hacer referencia a:

• las funcionalidades a desarrollar para un producto,
• las fases que compondrán la prestación de un servicio,
• las etapas de construcción de un proyecto web o un proyecto físico,
• y las partes con las que contará un estudio, etc.

Las actividades globales del proyecto, tendrán acciones y tareas asociadas las cuales, en su conjunto, constituyen el alcance global del proyecto.

4. Analizar las capacidades

La realización de un proyecto muchas veces requiere de diferentes tipos de experticia.

Para proyectos que contemplan diferentes etapas, es común definir un alcance para cada una de estas e, incluso, que las mismas sean encargadas a actores diferentes.

De ti depende proyectar qué actor, según sus capacidades de ejecución y conocimiento, desarrolla qué. ¿El proyecto requiere de una análisis de viabilidad previo o de un seguimiento posterior a la finalización del mismo?

Posiblemente debas celebrar contratos separados para las fases de viabilidad, ejecución y control.

5. Entender las limitaciones

Si no tienes completamente claro hasta dónde llega tu capacidad de ejecución, es muy probable que termines comprometiéndote con trabajos que no puedas realizar. Las limitaciones, además, también hacen referencia a:

• las restricciones propias del proyecto,
• los factores externos que puedan tener algún impacto sobre la planificación de las tareas (legislación, dependencia de otros actores, etc.),
• y los plazos de tiempo muy reducidos.

Ser consciente de las limitaciones que pueden afectar la calidad del proyecto te ayuda, por demás, a tener una mejor gestión de riesgos que asegure el cumplimiento de los objetivos.

Alcance de un proyecto: ejemplo de una obra

La Gestión de Obras es un ámbito dentro del cual los proyectos están enmarcados dentro unos pliegos de condiciones o modelo de contrato, los cuales contemplan, entre otros aspectos:

• un objetivo,
• un alcance,
• un plazo,
• unas actividades,
• unas garantías,
• y unos anexos.

A menudo, en los proyectos de obras civiles, el objeto y el alcance del proyecto van de la mano. Mientras el primero expresa de manera general en qué consiste el proyecto, el segundo contempla todas las etapas que será necesario desarrollar para cumplir con el objeto.

Tomemos como ejemplo la construcción de una planta de tratamiento para un ayuntamiento. El objeto del contrato podrá expresarse de la siguiente manera:

Objeto: Contratación de servicios para la construcción y explotación de una planta de tratamiento y vertedero de residuos de construcción.

Por su parte, el alcance del proyecto va a incluir las siguiente especificaciones:

El presente proyecto contempla la redacción de los pliegos, construcción,
explotación, conservación y mantenimiento de una Planta de Tratamiento y Vertedero de
Residuos de la Construcción en el ayuntamiento de Jumilla.

A partir de la definición de lo anterior, los responsables del proyecto pueden comenzar a gestionar otros aspectos aplicables al proyecto como el régimen jurídico, el valor y el plazo estimado.

Apóyate en herramientas de gestión de proyectos y diferentes métodos e instrumentos para equipar a tu empresa y asegurar el éxito en la planificación de tu proyecto.

Ahora que sabes definir el alcance de tu proyecto, no esperes más para ejecutarlo.

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Definir el alcance de un proyecto en breve

Definir claramente el alcance de un proyecto es crucial para su éxito. Esta tarea inicial:

• establece expectativas realistas,
• minimiza riesgos,
• y alinea los esfuerzos con los objetivos estratégicos.

Siguiendo los pasos adecuados, desde identificar necesidades hasta entender limitaciones, se asegura:

• una comprensión común entre todos los involucrados,
• una correcta asignación de recursos,
• y la prevención de desviaciones del alcance.

Como se demuestra en ejemplos prácticos, una definición precisa del alcance guía todas las fases y actividades del proyecto, garantizando que se cumplan dentro de los plazos y presupuestos establecidos. Utilizar herramientas y metodologías de gestión de proyectos complementa este proceso, asegurando una planificación y ejecución eficientes.

Ahora que comprendes cómo definir el alcance de un proyecto, estás mejor equipado para llevar tus ideas a la realidad con confianza y eficiencia. ¡No esperes más para poner en marcha tus proyectos con éxito! 🔥