VSE y PYME: Optimice sus ventas y su gestión de existencias para recuperarse en tiempos de crisis

¿Cómo puede replantearse sus procesos de venta, métodos de aprovisionamiento y gestión de existencias para garantizar su supervivencia a largo plazo?

Las consecuencias económicas de esta crisis sanitaria mundial son de gran alcance, y sin duda provocarán importantes trastornos en nuestros patrones de consumo y distribución.

Ante esta crisis, las pequeñas empresas se encuentran a menudo en primera línea. Pérdida de negocio, dificultades de suministro, problemas de tesorería... los empresarios se enfrentan a un sinfín de obstáculos.

Sin embargo, la fuerza de una PYME reside en su capacidad de adaptación. Si los próximos meses van a ser difíciles, la agilidad, la profesionalidad, la organización y la creatividad les harán más resistentes ante la crisis. Es también en tiempos de crisis cuando se crean nuevas oportunidades.

Algunas empresas se ven duramente afectadas, otras no tanto, en función de su sector de actividad y de su modelo de distribución. El Gobierno ha puesto en marcha medidas, y todos deberían poder beneficiarse de ellas para paliar la emergencia.

En la segunda etapa, debemos ser capaces de cuestionar nuestra organización y nuestros métodos, mediante un análisis global. Para las empresas que venden mercancías, ciertas acciones pueden ayudar a mejorar su modelo de negocio, racionalizar su ciclo cliente/facturación y la gestión de sus existencias, y también explotar nuevas oportunidades. Le sugerimos que identifique algunas buenas prácticas que maximizarán sus posibilidades de capear el temporal y recuperarse más rápidamente.

Ver todos los software Gestión de stock

Convierta las existencias en su mejor aliado

La gestión de las existencias es aún más delicada en tiempos de crisis, y es un elemento crucial en el que usted puede influir. Sea cual sea el tamaño de su empresa y su sector de actividad, no pase por alto el impacto de una buena gestión y optimización de las existencias.

He aquí algunas recomendaciones para poner en práctica rápidamente durante este periodo:

▶️Analysez sus existencias actuales: ante todo, debe saber exactamente en qué consisten sus existencias: referencias y categorías de productos, cantidades de cada uno, lugar de almacenamiento. Un inventario detallado le dará una idea clara de lo que tiene.

▶️Déterminez Valoración del inventario: esta segunda etapa es esencial porque el inventario es un activo de capital. Aumenta el capital circulante necesario y afecta directamente a la tesorería. Un buen análisis le ayudará a tomar las decisiones correctas.

▶️Calculez sus costes de producción e identifique los artículos de alto o bajo margen: dado que la rentabilidad de su negocio es fundamental, debe ser plenamente capaz de identificar los productos que generan dinero. Tu estrategia de ventas dependerá de ello.

▶️Réduisez Stock inactivo : los artículos sin vender son una carga para su negocio y representan costes adicionales innecesarios. Es posible desarrollar acciones promocionales o incluso plantearse soluciones de reducción de existencias a muy corto plazo.

▶️Révisez su cartera de productos: al igual que ha identificado los artículos sin vender, identifique los artículos de rápida rotación y los más vendidos. Esta es una oportunidad para reducir la amplitud de su gama de productos, simplificar su oferta y centrarse en determinados productos.

▶️Assurez trazabilidad de sus productos : determinadas actividades requieren un seguimiento legal de sus mercancías. En el caso de los productos peligrosos, perecederos o medicinales, la introducción de números de lote o de serie le permite tenerlos localizados en todo momento para poder reaccionar con mayor rapidez.

▶️Organisez y aclare la gestión de sus productos : su organización durante una crisis debe ser impecable. Cuando tome el relevo, su gestión marcará la diferencia.

Si aún no ha creado sus SKU para garantizar un mejor seguimiento, ¡es hora de pensárselo! Establecer categorías de productos también puede resultar útil para un mejor análisis (por ejemplo, accesorios, ropa, orgánicos, etc.). ¿Ha pensado también en adoptar códigos de barras junto con un escáner para acelerar los pedidos y su tratamiento? Y, por último, si dispone de un almacén o una zona de almacenamiento bastante grande, piense en crear espacios que faciliten la recogida de los productos antes de su expedición.

Optimice y automatice su gestión de ventas

Ahora más que nunca, cuando la economía se recupere, la forma en que gestione sus ventas será crucial para volver a la senda correcta de forma rápida y eficaz.

Revisar sus procesos de ventas significa

• Reducir el riesgo de errores y preservar la relación con el cliente,
• Mejorar la rentabilidad y la productividad,
• Ahorrar tiempo y centrarse en su actividad principal,
• Acelerar el flujo de caja.

¿Cómo hacerlo? He aquí algunos pasos sencillos que puede dar:

▶️Faites Ordena tu catálogo de productos: Como ya hemos dicho, revisa tu base de datos de productos, clasifica y analiza los más vendidos, ¡y no tengas miedo de hacer limpieza! Pero puede ir aún más lejos creando kits de productos u ofertas promocionales. También puedes intentar acelerar la disponibilidad de tus productos anticipándote a ciertas etapas, lo que se conoce como diferenciación diferida.

▶️Automatisez la cadena de ventas: ¡deshazte de esas inmanejables hojas de cálculo! Optimice sus operaciones y su ciclo de ventas automatizando y centralizando todos sus datos y pedidos en un único sistema. Podrá convertir sus presupuestos en órdenes de pedido y luego en facturas en un abrir y cerrar de ojos y sin errores.

▶️Restez cerca de los clientes existentes: son el corazón de su negocio. Mantenerlos al día les ayudará a pensar en usted cuando estén preparados. Para mantener el vínculo, no dude en revisar su fichero de clientes, actualizando datos, direcciones, correos electrónicos, etc. Centraliza su información, clasifícala y establece diferentes condiciones comerciales para premiar a tus mejores clientes y fomentar una mayor fidelidad.

▶️Créez oportunidades de venta: piensa en las diferentes alternativas que puedes poner en marcha para potenciar tu actividad comercial. He aquí algunas:

• Ofrezca ventas en consignación: este sistema le permite exponer sus productos con un minorista que sólo le paga cuando se vende la mercancía. Esto da mayor visibilidad a sus productos y reduce el riesgo de que su cliente los ofrezca.
• Ponga en marcha campañas de marketing: añada pedrería y lentejuelas a sus productos para hacerlos más atractivos y competitivos. Piense también en proponer ofertas comerciales y paquetes atractivos, por ejemplo un set con regalo o un kit con punto de venta gratuito para facilitar las ventas.
• Adopte nuevos canales de distribución: la estrategia omnicanal es especialmente beneficiosa en tiempos de crisis porque le permite diversificar sus canales de venta. Considere nuevas formas de venta: comercio electrónico, ferias, agentes comerciales, centros de liquidación, boutiques, pop-ups, marketplaces, etc.
• Elabore informes de ventas detallados: identifique los mejores canales de distribución, lugares de venta, representantes comerciales, clientes, productos, etc. En resumen, realice un seguimiento de sus indicadores clave y saque conclusiones de ellos para poder centrar sus esfuerzos en el momento y el lugar adecuados.

▶️Favorisez colaboración con sus equipos: un equipo motivado y bien equipado es un activo esencial para su empresa:

• Adopte herramientas fáciles de usar que ayuden a sus empleados a ser más eficientes y a servir mejor a sus clientes.
• Forme a sus equipos en mejores prácticas empresariales poniendo a su disposición herramientas móviles.
• Cree entornos de trabajo centralizados para cada empleado, con acceso personalizado a sus datos.

Reconsidere sus métodos de suministro

Las existencias desempeñan un papel fundamental en el futuro a largo plazo de su empresa. Como hemos explicado, inmovilizan su tesorería y aumentan su WCR. Por tanto, es esencial gestionar los suministros para optimizar los niveles de existencias y su coste. Pero cuidado, no se trata de dejar en suspenso todas tus compras, ya que un stock insuficiente podría provocar pérdidas de ventas y clientes insatisfechos cuando vuelvas a arrancar.

He aquí 7 recomendaciones para mejorar el suministro de mercancías durante este periodo de crisis y postcrisis:

▶️Gérez sus pedidos actuales a proveedores: haga balance de sus pedidos actuales a proveedores, ya sean prepedidos, pedidos recibidos parcialmente o pedidos recibidos pero aún no liquidados. Trabaje con sus proveedores para modificar o cancelar ciertos pedidos y escalonar las entregas. Esta es también una oportunidad para negociar las condiciones de sus pagos.

▶️Analysez su producción actual: en el caso de diseñadores y fabricantes, piense en revisar su producción. Puede ser conveniente cancelar o aplazar algunas producciones previstas y, en consecuencia, ajustar la compra de materias primas. En la medida de lo posible, también debería intentar reducir el tiempo de producción para reducir su trabajo en curso.

▶️Cherchez evolucionar hacia una gestión de existencias justo a tiempo: el objetivo de este método es acelerar la rotación de las existencias. Esto significa que hay que reducir al máximo el tiempo que transcurre entre la recepción de los productos y su envío a los clientes. Esto reduce el coste de almacenamiento de las mercancías. Cuidado, sin embargo, con los costes de entrega adicionales que puede generar este método.

▶️Évitez agote las existencias de sus productos estrella y de alto margen: estos productos son esenciales para el futuro a largo plazo de su empresa.

• Calcule su punto de pedido : utilizado a menudo con el modelo "justo a tiempo", el método del punto de pedido o umbral de reaprovisionamiento consiste en definir un nivel de existencias para cada producto que, una vez alcanzado, desencadena un pedido de reaprovisionamiento a su proveedor.
• Crear notificaciones cuando las existencias sean demasiado bajas: si utiliza un software de gestión de existencias, puede configurar alertas para que le avisen cuando sus niveles de existencias sean bajos. De este modo, podrás realizar un nuevo pedido a tus proveedores.

▶️Optez para dropshipping : los productos se envían directamente de sus proveedores a sus clientes. Esto significa que no tienes que almacenar los productos que vendes.

▶️Évaluez tu base de proveedores: en tiempos de crisis, depender demasiado de unos pocos proveedores puede ser arriesgado si algunos ya no pueden realizar entregas o se ven obligados a cerrar. También puede ser una buena idea encontrar distribuidores locales. Así evitarás problemas de entrega y apoyarás a las empresas de tu región. La solidaridad local suele ser muy apreciada en tiempos difíciles y puede convertirse en una ventaja competitiva. También es vital asegurarse de que se entregan sus productos estrella y de alto margen.

▶️Optimisez sus compras: en definitiva, le recomendamos que intente minimizar el coste total anual de sus mercancías en stock. Por tanto, debe definir el punto óptimo entre los costes de adquisición de pedidos y los costes de mantenimiento de existencias. Para ello, puede utilizar el cálculo EOQ (Economic Order Quantity).

Ver todos los software Gestión de stock

Actúe ahora para recuperarse

No tarde en tomar medidas para garantizar su supervivencia durante la crisis y facilitar la recuperación posterior.

Más que nunca, el flujo de caja es la savia de su negocio, y por eso es vital controlar sus necesidades de capital circulante. Asegúrese de no inmovilizar demasiados recursos en sus existencias, que es la principal amenaza para el capital circulante de las empresas comerciales. Un software de gestión de existencias y pedidos le permitirá gestionar y controlar sus existencias de forma eficaz y sin errores.

La gestión de los créditos y débitos comerciales también es esencial para optimizar el capital circulante. Elija cuidadosamente a sus proveedores y organice sus compras. En cuanto a los clientes, la automatización de las operaciones de procesamiento y cobro de pedidos le permitirá mejorar el proceso "Order to Cash" y cobrar más rápidamente. Un factor crucial para una tesorería saneada.

Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.