Las herramientas informáticas del empresario

¿Es usted jefe de una empresa muy pequeña (menos de diez empleados)? ¿O un empresario que acaba de poner en marcha su propio negocio? ¿Qué necesita en su día a día y qué software empresarial puede ayudarle a gestionar su negocio? Lea todos nuestros consejos sobre las relaciones con los clientes.

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Sus necesidades cotidianas

Necesidades relacionadas con su actividad principal

¿Qué tiene en su lista de tareas? Tiene objetivos que alcanzar, un plan de acción que poner en práctica. ¿Cuáles son los puntos principales?

• Prospección: como sabes, son tus clientes los que mantienen tu negocio en marcha. Así que encontrarlos es una prioridad.
• Fidelización del cliente: una vez que se tiene un cliente, hay que conservarlo. Es una condición sine qua non para el crecimiento. Las ventas de una sola vez son efímeras e incapaces de sostener su negocio.
• comunicación:
  • En primer lugar, operativa: una cuenta de correo electrónico profesional es un requisito básico,
  • después, promocional, para desarrollar sus relaciones con los clientes, comunicar más ampliamente sus novedades, su imagen... y ganar visibilidad y legitimidad tanto con sus clientes potenciales como con sus clientes actuales o socios potenciales.
• Facturación y cobro: puede que tenga clientes, pero ¿le pagan como se espera? Hay que llevar un registro de los pagos y hacer un seguimiento si es necesario: eso es lo mínimo en contabilidad.

Los cuatro puntos anteriores están directamente relacionados con su actividad principal. Pero les siguen acciones indirectamente relacionadas que no son menos importantes.

Necesidades indirectas

Más relacionados con el entorno en el que opera su empresa, también están los riesgos asociados. La estructura puede ser pequeña, pero su impacto no será menos grande.

• Copia de seguridad de los datos: una pérdida repentina de información, como archivos de clientes, bases de datos o cuentas, sería dramática. Supondría una pérdida de tiempo y energía, pero también dañaría tu imagen y afectaría a tu credibilidad ante clientes y socios.
• Proteger sus datos: la piratería informática no sólo afecta a los demás. El malware (virus) abunda. ¿Qué debe hacer si un hacker corrompe su sistema o exige un rescate astronómico? Lo mejor es protegerse de antemano.

Herramientas de gestión que responden

Con este chequeo en la mano, echemos un vistazo a las soluciones de gestión SaaS que pueden facilitarle el día a día.

Zimbra para su buzón de correo

Disponer de una cuenta de correo electrónico profesional es, por supuesto, esencial. Pero, ¿qué servidor de correo elegir? Hay varios, a diferentes precios. Zimbra es uno de los más populares, tanto para empresas como para organizaciones y asociaciones. De código abierto, está personalizado por Ovea y alojado en Francia. Su disponibilidad y la calidad de sus servicios asociados marcan la diferencia. Sincronizado en todos los dispositivos, permite trabajar en cualquier lugar y llevar siempre consigo el buzón de correo, los contactos, el calendario e incluso los documentos de trabajo. Y como Zimbra es algo más que un sistema de mensajería, también es un conjunto de programas de colaboración para que seas más eficiente, productivo y receptivo.

TigerPro para prospección, fidelización e incluso facturación

CRM es su herramienta de prospección, fidelización y gestión de las relaciones con los clientes. También puede ampliarse a la gestión administrativa de su fuerza de ventas, como con el software de gestión de ventas en línea. Como TigerPro: software que le permite :

• crear sus propias tablas de precios diferenciados,
• enviar sus presupuestos a clientes potenciales de la misma forma que con un software de presupuestos,
• transformar automáticamente estos presupuestos en facturas,
• controlar los pagos y establecer recordatorios para mantener un buen flujo de caja.

Con estos flujos de trabajo dentro de la misma herramienta, TigerPro amplía la noción de CRM y ofrece los inicios de una valiosa solución ERP (planificación de recursos empresariales) para empresas de nueva creación y pequeñas estructuras destinadas a crecer (un ERP dedicado podría cubrir diferentes necesidades y procesos como la gestión de compras y existencias, por ejemplo). Para una gestión contable más avanzada (contabilidad general, introducción de asientos contables, declaraciones fiscales, etc.), es aconsejable recurrir a un software de contabilidad en línea dedicado como EBP Compta.

Enviar para comunicar

Ahora, ¿cómo comunicarse? Con un software CRM (Customer Relationship Management) como Send up. Esta solución de comunicación multicanal le permite realizar campañas de marketing

• por correo electrónico: mediante una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede elegir entre plantillas responsivas, escenarios y páginas de destino. Una vez enviada la campaña, se puede utilizar un informe detallado con análisis de ventas y cuadros de mando para evaluar el impacto en tiempo real y dirigir las acciones para optimizar las campañas,
• por SMS: puede enviar mensajes SMS push a sus clientes actuales o potenciales con un mensaje específico,
• por fax: ¡todavía útil en los sectores más anticuados! Su campaña se exporta en formato pdf y luego se envía.

Send up también puede utilizarse para realizar encuestas de mercado o de satisfacción mediante el envío de formularios o sondeos.

Oxibox para hacer copias de seguridad de sus datos

Los datos son preciosos para todas las empresas (VSE, PYMES, grandes empresas): la base de datos, la agenda de contactos, pero también el historial asociado a los intercambios y a los trabajos realizados. La cuestión de cómo hacer copias de seguridad no debe pasarse por alto. Sería inconcebible exponerse a la posibilidad de perderlo todo en caso de accidente. ¿Qué es lo mejor que se puede hacer? ¿Una copia de seguridad local? ¿En la nube? Para mayor seguridad, la solución Oxibox te ofrece las dos cosas, con la garantía de una restauración sencilla y el soporte que la acompaña. Los datos se alojan en Francia y están asegurados por un valor de ocho millones de euros... ¡Qué tranquilidad!

Bitdefender para proteger sus datos

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Una cosa es la copia de seguridad y otra la protección. Usted utiliza dispositivos profesionales: ordenadores, tabletas, smartphones; aplicaciones específicas: correo electrónico, portales, software... Todos ellos son entradas a su sistema de información que deben protegerse de ataques maliciosos. Eso es lo que ofrece BitDefender con su consola de administración Cloud para configurar y desplegar un completo sistema de ciberseguridad que te protege tanto en la Nube como en local.


Una empresa, por pequeña que sea, tiene necesidades incompresibles. Las vinculadas a su actividad, por supuesto, pero también las vinculadas a los riesgos asociados. Existen varios paquetes de software de gestión, todos ellos diseñados para ser accesibles y adecuados, por lo que depende de ti elegir lo que buscas para simplificar y controlar tus actividades diarias.