Transitario: definición, papel, funciones y herramientas para el transporte de mercancías
Un transitario es una empresa encargada de gestionar el transporte sucesivo de mercancías importadas o exportadas por cuenta de su cliente. Desempeñan un papel esencial en el comercio internacional. Sus competencias van más allá de la simple gestión comercial: un transitario internacional debe dominar los aspectos logísticos, jurídicos y aduaneros, y redactar todos los documentos obligatorios. Este transitario también dispone de herramientas específicas para ayudarle y garantizar la confianza de sus clientes. Veamos con más detalle los deberes, obligaciones, tareas y herramientas del transitario:
¿Qué es un transitario?
En esta primera parte, definiremos al transitario, explicaremos su papel y detallaremos sus funciones.
Definición
Un transitario es una empresa o persona que :
- recibe el encargo del destinatario o del expedidor de la mercancía,
- organiza y coordina los sucesivos modos de transporte: marítimo, terrestre y aéreo,
- gestiona todo lo relativo a la logística y el tránsito necesarios,
- se encarga de las formalidades administrativas,
- se encarga del despacho aduanero de las mercancías,
- vela por el cumplimiento de la normativa vigente en cada país,
- desempeña un papel crucial en las actividades de importación y exportación.
Un transitario opera a nivel nacional, como Francia, o presta apoyo a empresas de comercio internacional en todos los países, incluidos África, Suiza y Estados Unidos.
El término " freight forwarding" se utiliza para designar las actividades de un transitario en inglés, el idioma utilizado en el mundo de los negocios para comunicarse entre profesionales de distintos países.
Tareas y papel de un transitario
El papel de un transitario es garantizar que las mercancías que se le confían lleguen a su destino en las mismas condiciones en las que las recibió.
El transitario internacional desempeña un papel clave en el éxito comercial de una actividad de comercio internacional: el buen funcionamiento de sus importaciones y exportaciones de mercancías que transitan por suelo francés o territorios extranjeros depende de sus múltiples competencias.
El trabajo de un transitario consiste en :
- organizar, almacenar, embalar y enviar las mercancías de acuerdo con normas precisas,
- contactar y coordinar a todas las partes implicadas, como transportistas, compañías de seguros, aduanas, etc,
- garantizar la trazabilidad de las mercancías en todo momento para poder informar a los clientes y garantizar la llegada de las mercancías a su destino,
- realizar todos los trámites administrativos de acuerdo con la legislación internacional y abonar las tasas debidas.
⚠️ Habida cuenta de los numerosos condicionantes del transporte de mercancías, el papel del transitario internacional es esencial: coordina toda la logística del transporte, garantizando que los documentos obligatorios (como el despacho de aduanas) se expidan en todos los países en tiempo y forma.
El término "agente de aduanas " se utiliza para designar a un operador económico autorizado por el Estado para llevar a cabo los procedimientos administrativos asociados a las declaraciones de importación y exportación y para liquidar las formalidades aduaneras.El declarante en aduana es, por tanto, el transitario designado por el cliente para transportar las mercancías.
El declarante de aduanas es, por tanto, el transitario designado por el cliente para transportar las mercancías.
Diferencia entre transitario y transportista
Estos dos términos se utilizan para designar a un transitario o agente de tránsito internacional. La diferencia entre ambos radica en el modo de remuneración vinculado a la condición de transitario.
El transitario actúa como ejecutor con obligaciones de medios.
Los agentes de tránsito están vinculados a sus clientes por un contrato de agencia. El cliente encarga al transitario el cumplimiento de instrucciones, como la obligación de trabajar con determinados operadores y transportistas. Las responsabilidades del transitario son, por tanto, limitadas. Algunos transitarios trabajan dentro de la propia empresa.
El transitario: un papel importante con obligaciones de rendimiento.
El transitario está vinculado a su cliente por un contrato de comisión. El cliente elige a un transitario cualificado para liberarse del mayor número posible de obligaciones y responsabilidades. Por lo tanto, el transitario carga con muchas responsabilidades sobre sus hombros. Por ello, el transitario internacional es el profesional recomendado.
Las 7 funciones de un transitario
Estos son los servicios específicos que presta un transitario internacional:
- Función nº 1: Garantizar el seguimiento entre los diferentes modos de transporte. El transitario es el garante del correcto encaminamiento de las mercancías. Organiza y coordina los envíos mediante transporte multimodal: transporte por carretera en particular, transporte marítimo o aéreo;
- Tarea nº 2: encontrar los lugares de tránsito de las mercancías. El transitario internacional realiza esta tarea poseyendo instalaciones de almacenamiento o alquilando almacenes para este fin;
- Tarea nº 3: optimizar los costes de envío. El transitario agrupará distintas mercancías en un mismo envío, del mismo modo que una empresa de mudanzas hace con las pertenencias de distintos clientes. Esto permite recuperar los costes incurridos con un transportista al comprar un gran volumen de carga.
- Tarea nº 4: contactar con las personas adecuadas para reservar espacio de carga y descarga. Los transitarios tienen una agenda de contactos bien surtida y seleccionan a los mejores operadores. Esto es una ventaja para las actividades de comercio internacional: las entregas y los envíos se benefician de las mejores condiciones;
- Trabajo nº 5: negociar los costes de transporte. Esta es una ventaja adicional de un transitario internacional: al gestionar un gran volumen de transporte de mercancías, están en condiciones de bajar los precios con los transportistas;
- Tarea nº 6: asegurar la mercancía. Los transitarios están familiarizados con las condiciones de los seguros en función del medio de transporte y del tipo de mercancía que se envía. Deben presentar reclamaciones de seguros, una obligación que les cubre no sólo en caso de daños o retraso en la entrega, sino también ante su cliente;
- Tarea nº 7: preparar la documentación de envío y exportación. Un transitario marítimo internacional con experiencia garantiza, por ejemplo, que todos los documentos necesarios se expidan y presenten en el momento oportuno.
Formalidades y obligaciones del transitario
Los agentes de aduanas deben cumplir el nuevo Código Aduanero de la Unión Europea 5CDU, que entró en vigor el 1 de mayo de 2016. Este Código moderniza los procedimientos aduaneros y refuerza las medidas de seguridad: las tecnologías actuales permiten armonizar las normas y simplificar una serie de declaraciones. Antes de pasar a la cuestión de las herramientas, repasemos las formalidades y obligaciones que debe cumplir un transitario.
El conocimiento de embarque
El conocimiento de embarque es un documento que hace las veces de carta de porte y de prueba: es el contrato de transporte entre el transitario y el transportista.
Este contrato estipula la naturaleza de las mercancías y la responsabilidad del transportista. Una vez en posesión de este contrato, el transportista puede exigir la entrega de la mercancía: este documento es un título oficial transmitido por endoso.
La lista de empaque
La lista de empaque enumera todas las mercancías que se van a transportar. Enumera y especifica el número de bultos, palés, cajas, peso, volumen, cilindrada, dimensiones, marcas y tipo de embalaje.
Sirve para garantizar la trazabilidad exacta de las mercancías en cualquier etapa del tránsito y, sobre todo, en el momento de la recepción final del pedido por el destinatario, con el fin de comprobar que todas las mercancías han llegado a su destino y se ajustan a las expectativas.
El certificado de origen de cada artículo
Se trata también de un documento oficial que certifica el lugar y el país donde se han fabricado o transformado las mercancías. El certificado de origen de cada artículo lo expide una Cámara de Comercio e Industria.
⚠️ El certificado de origen debe presentarse a los funcionarios de aduanas para que puedan autenticar el origen de las mercancías y aplicar las normas vigentes. El comprador también puede solicitarlo para verificar el origen de las mercancías.
El transitario deberá abonar los gastos correspondientes al tipo de derecho de aduana correspondiente.
Los 7 campos obligatorios que deben figurar en un certificado de origen :
- el destinatario
- el remitente
- el país de origen
- los distintos medios de transporte sucesivos,
- la descripción aduanera,
- el peso de la mercancía,
- cualquier característica especial.
La factura comercial
La factura comercial es la prueba de la transacción entre el comprador y el vendedor, es decir, entre la empresa exportadora y la empresa importadora. Es habitual que se envíe al comprador una copia de la factura en inglés.
Para ser válida y aceptable, la factura comercial no debe estar alterada (manchada, ilegible, etc.) y debe incluir la siguiente información
- datos completos del vendedor y del comprador (dirección, razón social, etc.),
- la fecha de emisión de la factura
- el número de factura
- la moneda utilizada para el pago
- las unidades de medida utilizadas para evaluar el valor de las mercancías,
- la identificación y descripción precisas de los artículos
- la cantidad de mercancías entregadas
- el valor unitario de las mercancías
- el valor total de los artículos,
- el precio total de la factura, impuestos incluidos,
- las condiciones de pago (30 días, a la recepción de la factura, etc.),
- el descuento o reducción concedido por el vendedor, si lo hubiera,
- las condiciones de entrega utilizando el Incoterm requerido,
- los sucesivos medios de transporte utilizados.
Lista de obligaciones de un agente de aduanas autorizado
A continuación figura una lista no exhaustiva de las obligaciones de un agente de aduanas:
- Vigilancia documental,
- Vigilancia reglamentaria internacional,
- Control y aplicación de la normativa,
- Integración del procedimiento DELTA G,
- Inversión del sujeto pasivo del IVA,
- Gestión de cartas de crédito o créditos documentarios,
- Declaraciones de exportación e importación,
- Declaración mensual de intercambio de bienes o servicios,
- Transmisión de declaraciones,
- Tenencia de cuadernos ATA para facilitar el despacho de aduanas,
- Aprobación de la Cámara de Comercio,
- Visados y certificados de origen,
- Cálculo de derechos e impuestos de importación,
- Gestión multimodal de mercancías,
- Gestión de documentos de transporte,
- Gestión DEB/DES,
- Gestión de documentos de tránsito comunitario,
- Gestión de documentos de seguros,
- Gestión administrativa: certificados, visados y licencias,
- Declaración con posibilidad de despacho previo
- Despacho de aduana simplificado en los lugares autorizados,
- Operaciones de tránsito y de depósito aduanero,
- Representación aduanera,
- Gestión aduanera y pago de derechos, impuestos e IVA.
⚠️ El aspecto logístico no es la única responsabilidad que asume el transitario: también debe reunir todos los documentos y trámites de exportación de carácter administrativo, jurídico o financiero.
Para no cometer errores y ofrecer servicios de calidad, los transitarios utilizan herramientas específicas que les ayudan a diario. Averigüemos más.
Las herramientas del transitario internacional
Para gestionar todos los aspectos de la actividad transitaria, los transitarios utilizan programas informáticos de comercio internacional: estas herramientas están especializadas para responder a los retos de las actividades de importación-exportación y a las especificidades de su profesión.
TRADE.EASY: software de comercio internacional de importación y exportación
TRADE.EASY Import Export es una de las referencias más eficaces del mercado de herramientas dedicadas a los transitarios.
Esta completa solución ofrece una impresionante lista de funciones que permiten a los profesionales del transporte internacional de mercancías controlar todos los aspectos en tiempo real:
- gestión integrada de pedidos
- seguimiento logístico automatizado
- centralización de los datos y de todos los documentos
- portal de clientes y proveedores
- seguimiento de la tesorería,
- un cuadro de mandos con los principales KPI de la empresa.
TRADE.EASY ofrece una serie de ventajas que simplifican la gestión de la logística y los trámites, entre ellas
- integración de incoterms
- gestión de documentos (PFI, factura comercial y packing list, importación de todos los demás documentos para su centralización por operación)
- registro de la información del conocimiento de embarque
- establecimiento de flujos de trabajo automáticos en función de las formalidades obligatorias para cada país y/o referencia,
- seguimiento en tiempo real de los fletes y servicios en curso, con actualizaciones automáticas (ETD, ETA, tiempo de tránsito, impacto del carbono), etc.
La imagen de arriba muestra las ventajas de una función esencial: el seguimiento de los envíos.
El agente de tránsito ve al instante la información esencial de cada envío.
Thalia Gescom: gestión comercial con módulo Tránsito
Thalia Gescom es una solución ERP modular con una base central de gestión comercial a la que se pueden añadir módulos en función de su actividad: oficina de proyectos, taller y tienda de recambios, central de compras, actividad de importación-exportación, etc.
A pesar de su interfaz bastante austera, la herramienta responde a las necesidades de todas las actividades comerciales, incluida la gestión de existencias, las compras, los presupuestos y la facturación. Imagen de la interfaz del programa:
Céntrese en el módulo Tránsito:
- puede añadir este módulo para gestionar los tránsitos de mercancías;
- Esto facilita a los transitarios la gestión de los pedidos y suministros relativos a las exportaciones e importaciones;
- Su ventaja: una vez introducidas las facturas de las cargas, se puede calcular el "coeficiente de aproximación al almacén" por nomenclatura aduanera;
- En cuanto a la importación-exportación, el programa permite gestionar los pedidos y las licitaciones.
Cosmos: una herramienta para gestionar los trámites
El software Cosmos también se basa en un "núcleo" de gestión comercial, pero orientado a la importación-exportación.
Los agentes de tránsito pueden gestionar sus compras, presupuestos, facturas y pedidos, y supervisar sus acciones en un cuadro de mandos específico.
La función integrada de gestión del transporte multimodal permite a los transitarios organizar y gestionar sus costes.
La interfaz del software no es muy fácil de usar. A pesar de ello, la herramienta puede utilizarse para gestionar documentos reglamentarios:
- certificado de origen
- lista de empaque
- certificado de seguro
- certificado de conformidad
- etc.
La imagen siguiente muestra la lista de documentos reglamentarios centralizados en la herramienta:
Nota: un cuadro de mandos le permite supervisar las operaciones en curso en tiempo real, para que pueda gestionar su actividad de ventas con mayor eficacia.
Artículo traducido del francés