Cómo definir un plan de mantenimiento para optimizar tu actividad

Tu infraestructura, es decir, tus instalaciones y tus equipos, requieren de un mantenimiento costante y, por lo tanto, de la redacción de un plan de mantenimiento completo y riguroso con el fin de evitar fallas e imprevistos.

Da igual si tienes un equipo interno dedicado o si subcontratas, el mantenimiento es esencial para cualquier empresa: preservar la producción o la prestación de servicios, aumentar la vida útil de los activos, reducir los costos, mejorar las condiciones de trabajo... el mantenimiento y la prevención son claves para la competitividad de la organización.

Para el subcontratista, el desafío es proporcionar servicios que cumplan con las exigencias de sus clientes. ¡De ello depende su reputación! Lo mismo ocurre con el equipo interno: debe garantizar el cumplimiento de los estándares y del presupuesto asignado, al mismo tiempo que garantiza la continuidad de la actividad en las mejores condiciones.

Por lo tanto, el mantenimiento es una actividad que, dependiendo del enfoque, puede alterar negativamente el flujo de trabajo y el presupuesto, o por el contrario, ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero. Entonces, ¿cuáles son los desafíos del plan de mantenimiento?, ¿cuáles son los objetivos y cuáles son las herramientas de gestión a implementar?

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¿Qué es el mantenimiento?

Definición de mantenimiento

Según la RAE (Real Academia Española), el mantenimiento es el “Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente”.

El mantenimiento se refiere a todo tipo de equipos y materiales: telecomunicaciones, IT (hardware y software), electrodomésticos, automóviles, robótica, etc.

Desafíos del mantenimiento

El mantenimiento representa un gasto importante en ciertos sectores que requieren equipos específicos para la producción (mantenimiento industrial: productos farmacéuticos, agroalimentarios, petroquímicos, aeronáuticos, hidráulicos, construcción, etc.) o para la prestación de servicios.

Sin el equipo en buen estado de funcionamiento, las actividades se ven seriamente perjudicadas y la satisfacción del cliente se pone a prueba. 

También debemos tener en cuenta la motivación y el compromiso de los empleados: si los equipos de la empresa y las herramientas de uso diario de los empleados no funcionan adecuadamente, las condiciones de trabajo y el ambiente de trabajo se degradan significativamente.

Diferentes tipos de mantenimiento

Existen diferentes tipos de mantenimiento según las máquinas, el software, el propósito, los resultados y los medios técnicos de la intervención:

• el resultado: las unidades de uso del bien (frecuencia de uso durante un período determinado), disponibilidad (y la tasa de indisponibilidad debido a averías), durabilidad, estado de referencia, etc.

• los medios técnicos de intervención: intervención automatizada, a distancia con la ayuda de un soporte técnico telefónico (por ejemplo: mantenimiento remoto), intervención física, intervención asistida de un software de gestión, etc.

• el propósito: mantenimiento preventivo, mantenimiento curativo, mantenimiento correctivo, mantenimiento evolutivo, mantenimiento predictivo, etc.

[Enfoque] ¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo es el conjunto de operaciones técnicas programadas para anticipar fallas de funcionamiento de acuerdo con ciertos criterios:

• Disposiciones reglamentarias que requieren controles periódicos de ciertos equipos o infraestructuras para cumplir con las normas;

• Recomendaciones de los fabricantes, muy importantes para poder aplicar la garantía o el seguro de calidad en caso de fallas;

• Observaciones posteriores al uso: comportamiento técnico de los materiales (informes) y la retroalimentación de los usuarios (experiencia del usuario).

La anticipación es necesaria, el plan de mantenimiento es una parte esencial del mantenimiento preventivo. Esto se conoce como plan de mantenimiento preventivo.

Dos subtipos de mantenimiento preventivo:

• Mantenimiento sistemático (según horario pre-establecido o periodicidad de uso),

• Mantenimiento condicional (dependiendo de la condición, el estado del equipo).

Se pueden utilizar varios métodos para proporcionar un mantenimiento preventivo, siendo los más conocidos:

• FMEA o Failure Mode and Effect Analysis (Análisis de Modos de Fallas y Efectos), para identificar las debilidades de los equipos y priorizar los riesgos de acuerdo con la gravedad de los eventos pasados, aparición y detección;

• RCM o Reliability Centred Maintenance (Mantenimiento Centrado en Fiabilidad) para priorizar de acuerdo a la importancia de las consecuencias de fallas potenciales.

El mantenimiento preventivo requiere de recursos humanos y técnicos superiores a los requeridos por el mantenimiento correctivo o curativo, pero permite una mejor gestión de los equipos, lo que puede representar un ahorro importante para la empresa.

Mantenimiento predictivo

Si quieres ir mucho más lejos, existe el mantenimiento predictivo: las intervenciones se reducen porque se programan automáticamente después de un análisis preciso de los datos del material, transmitidos por sensores (se habla del IoT, Internet of Things o Internet de las Cosas, en español, es decir, recopilación, almacenamiento y análisis de datos a través de objetos conectados).

Otros tipos de mantenimiento

Mantenimiento correctivo o curativo

Se trata del método clásico, pero por falta de tiempo y de presupuesto, a menudo sucede que las empresas se enfrentan a un colapso para remediarlo.

El mantenimiento correctivo tiene lugar después de la falla. El objetivo es reparar las averías, mientras que el mantenimiento curativo tiene como objetivo reparar las fuentes al origen de las fallas, los defectos, para neutralizar el problema.

Mantenimiento evolutivo o escalable 

El propósito es realizar cambios en el equipo para mejorar su funcionamiento o rendimiento.

¿Cómo asegurar un buen mantenimiento?

¿Establecer un mantenimiento interno o subcontratar?

Hace treinta años, era difícil encontrar proveedores especializados.

Las industrias preferían gestionar el mantenimiento internamente con el objetivo de mantener el control sobre los procesos y la maquinaria; y los proveedores de equipos ofrecían servicios de mantenimiento en sus productos con la finalidad de aumentar el volumen de negocios.

Actualmente, la subcontratación es interesante en el contexto de la obligación de resultados, el objetivo es evitar conflictos entre la producción y el mantenimiento. Gestionado por un tercero, la subcontratación es la garantía de un estricto mantenimiento. Sin embargo, se requiere de una buena coordinación y de una una buena comunicación entre las partes interesadas.

Resumen de los requisitos previos para un mantenimiento eficaz:

• recursos humanos competentes,

• recursos materiales y técnicos (monitoreo, software, etc.),

• buena comunicación entre los proveedores de servicios y los clientes, o entre el equipo de mantenimiento y el equipo de producción,

• una buena organización interna:

  • nombramiento de un gerente de mantenimiento,

  • definición de una política de mantenimiento,

  • elaboración de un plan de mantenimiento, etc.

¿Qué es un plan de mantenimiento y para qué sirve?

Plan de mantenimiento: definición

Un plan de mantenimiento es un documento que resume los procedimientos, los recursos y la planificación de las tareas de mantenimiento de un bien. La definición del plan es parte de un enfoque de estrategia de mantenimiento, una vez terminada la fase de análisis (auditoría) del equipo, de la política de mantenimiento de la compañía y de los objetivos de producción o de servicio.

Actualizada regularmente, se integra en un contrato de mantenimiento en caso de una subcontratación.

Objetivos del plan de mantenimiento

Ya sea que se trate de un mantenimiento preventivo o correctivo, de un servicio programado o de una reparación de emergencia, una intervención puede convertirse en un verdadero desafío, ya sea gestionada de manera interna o externa.

El plan de mantenimiento ayuda a establecer una base sólida y a:

• mejorar la fiabilidad y el rendimiento de los equipos,

• reducir las averías,

• reducir los costos de mantenimiento,

• evitar cualquier pérdida de producción, tiempo y dinero,

• mantener una calidad de servicio, contractual o reglamentaria,

• garantizar la seguridad del personal,

• optimizar la gestión de inventario y la compra de repuestos,

• permitir la coordinación de las obras y el buen acuerdo entre el cliente y el proveedor de servicios,

• garantizar la satisfacción del cliente,

• seguir la evolución del equipo y sintetizar las instrucciones.

[Lista] ¿Qué elementos deben incluirse en el plan de mantenimiento?

La configuración del mantenimiento requiere de mucho rigor.

Las regulaciones para establecer un plan de mantenimiento en España puden conseguirse en:

• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).

• El Real Decreto 1215/1997 de Equipos de trabajo.

• El Real Decreto 486/1997 de Lugares de Trabajo (los lugares de trabajo, instalaciones y equipos deberán ser objeto de mantenimientos preventivos).

• El Real Decreto 1627/1997 de Obras de Construcción.

El plan de mantenimiento no escapa a la Ley, por lo que debería incluir:

• la fecha de establecimiento;

• el lugar;

• los responsables de la redacción, verificación y aprobación;

• el equipo en cuestión y en particular:

  • horas funcionamiento máquinas,

  • rendimiento,

  • el estado que se desea mantener,

  • el historial,

  • la tasa de fallas,

  • la existencia de un seguro o garantía.

• las habilidades y la disponibilidad de personal técnico;

• el contexto de redacción del plan de mantenimiento: recepción de repuestos, avería, etc.

• el propósito del plan de mantenimiento;

• el inventario de intervenciones: la lista de tareas a realizar con designaciones, periodicidad (de acuerdo con las instrucciones y el historial del fabricante) y recursos;

• el calendario de intervenciones de mantenimiento con:

  • carácter: inspecciones, controles, visitas, reparaciones, etc.

  • modo de operación;

  • medios necesarios;

  • esquemas si es necesario;

  • instrucciones de instalación y preparación del sitio;

  • recomendaciones de seguimiento, incluido el informe y la información de la herramienta (GMAO u otro).

Cada intervención prevista en el plan de mantenimiento dará como resultado el establecimiento de una orden de trabajo.

Ejemplo de un plan de mantenimiento

Herramientas para el seguimiento del plan de mantenimiento

Olvídate de las hojas de cálculo Excel y de los formularios en papel, las políticas de mantenimiento tienden a digitalizarse mediante el uso de herramientas móviles y soluciones basadas en la nube.

Estas herramientas facilitan enormemente el ahorro de tiempo, la trazabilidad, el análisis de datos, el monitoreo en tiempo real, la gestión de las intervenciones y el cumplimiento del plan de mantenimiento.

Existen varias opciones, te proponemos 2 ejemplos: un software de gestión de intervenciones y un software GMAO.

Kizeo Forms: software para la gestión de intervenciones y visitas

El software de gestión de intervenciones permite a los proveedores de servicios, especialmente en mantenimiento, optimizar la organización y la planificación de las intervenciones de mantenimiento. También facilitan el monitoreo y la comunicación entre las diversas partes interesadas: líderes empresariales, equipos de campo y clientes. Los vales de intervención desmaterializados, la posibilidad de adjuntar fotos y archivos, la transmisión de los informes de intervención y la gestión de la documentación relacionada con la intervención simplifican el mantenimiento.

Kizeo Forms es una de las soluciones presentes en el mercado

• crea formularios (informes de intervención, notas de entrega, monitoreo del sitio, etc.),

• transmite información en tiempo real a tus equipos, 

• genera informes automáticamente en formato Word o Excel y compártelos con tus clientes.

La solución también ofrece características como la geolocalización automática, la firma electrónica y la identificación de la foto (momento en que fue tomada).

SIstema personalizable: Kizeo Forms también permite integrar las bases de datos de los clientes o productos en la plataforma, para una administración más completa.

Ver este software

InUse: software GMAO

El software o GMAO (gestión de mantenimiento asistido por ordenador) se especializa en el mantenimiento predictivo y curativo de los equipos. Destinado al mantenimiento inteligente, InUse transforma los datos de los equipos industriales conectados en recomendaciones concretas.

InUse se posiciona como la solución capaz de comunicar con las máquinas. Efectivamente, InUse permite acceder directamente a los datos y conectarse a las máquinas a través de una plataforma IoT o de cualquier otro sistema de recolección de datos. La solución permite obtener información clave y de primera mano con el objetivo de anticipar posibles fallas o averías.

Al igual que el software de gestión de intervención, ofrece características como:

• la gestión del perfil cliente,

• gestión de tickets,

• solicitudes de intervención y seguimiento.

También ofrece la organización de intervenciones preventivas y reguladoras, ayuda para realización de diagnósticos, informes de intervenciones y recomendaciones.

Los equipos en el campo están equipados con la aplicación móvil, la cual se actualiza en tiempo real con la plataforma.

InUse ofrece la visualización de análiticas industriales, instrucciones de trabajo digitalizadas, ubicación del equipo, tableros avanzados, modelos de inteligencia artificial y sistemas de alerta.

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Mantenimiento: gestión estratégica de la productividad

Ya sea en la producción o en la prestación de servicios, tu equipo debe contar con un mantenimiento cualitativo. Una avería constituye un retraso y, al final, toda la empresa sufre.

El plan de mantenimiento tiene un papel decisivo para anticipar posibles problemas y mantener tus activos en buen estado. Más que ser receptivo, te ayuda a ser proactivo.

Sí, requiere un poco de presupuesto y de tiempo, pero descuidar el mantenimiento de tus bienes puede resultar mucho más costoso para tu marca, tu competitividad y la motivación de tus equipos.

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