¿Qué herramientas usar para los partes de trabajo digitales?
Los partes de trabajo son documentos que recogen información sobre un trabajo o servicio realizado. Está compuesto por el día en que se realiza, las horas que requiere y la actividad que se lleva a cabo. Es utilizado tanto por empresas como por clientes para conocer lo que ha realizado el trabajador.
Los partes de trabajo solían ser documentos en papel, pero se han modernizado y, actualmente, se realizan de forma digital. Pero, con tantas aplicaciones disponibles en la actualidad, ¿cuál es la mejor para realizarlo? En este artículo mostramos diversas opciones para realizar partes de trabajo digitales.
Partes de trabajo Online
Como hemos mencionado, el parte de trabajo es el registro de las actividades realizadas por los miembros del equipo. Es tanto una forma de control de las horas como el informe donde se recoge lo que se ha realizado en un servicio concreto. También sirve para conseguir la automatización del flujo de trabajo.
En la actualidad, las organizaciones tienden a tenerlo totalmente digitalizado, pero algunas empresas más pequeñas, como las de servicio técnico, todavía lo hacen a mano.
Sin embargo, ¿por qué es tan importante digitalizar estos partes?
Nueva regulación de horarios
La regulación del horario del personal de tu equipo está regulado por Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo y el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. Estas normativas obligan a la empresa a llevar un registro de las horas realizadas por los trabajadores. Con la modificación de 2019, los registros deben ser conservados durante, mínimo, cuatro años.
Si tu empresa u organización utiliza partes de trabajo, estos han de ser conservados. Para eso, nada mejor que las aplicaciones y programas que mostramos.
Opciones digitales para gestionar tus partes de trabajo
1. Partes de trabajo gratis
Hay muchas formas de encontrar servicios on-line para hacer partes digitales gratuitos. Luego los podemos gestionar de la manera que más nos convenga. Es una forma fácil, sencilla y económica.
- Partes de trabajo en PDF. En cualquier buscador encontraremos varios modelos en PDF que después podemos rellenar o convertir en Word.
- Formularios en la nube. Muchas aplicaciones te permiten crear formularios. Guardandolas en un servicio de almacenamiento on-line, puedes tener partes de trabajo en la nube para compartir con el equipo. La más famosa es Google Forms.
- Calendario. Con los servicios de correo electrónico profesional, es común incluir un calendario digital. Por lo tanto, el personal podrá incluir todas sus actividades ahí y completar lo que ha hecho en la opción de comentarios.
Los datos que deberían recoger estos documentos tienen que estar parametrizados por tu empresa, pero siempre se debe indicar:
- identificación del miembro del equipo,
- datos del cliente,
- tiempo en el que se realizó el trabajo,
- y firma.
2. Plantilla parte de trabajo
Excel siempre es una buena opción para crear cualquier documento de gestión del trabajo. Encontramos muchas páginas con plantillas para partes de trabajo con opción de descargar y rellenarla por medio de Microsoft Excel.
Plantilla para hacer partes de trabajo en Excel
DescargarSin embargo, los Excel, pese a su versatilidad pueden resultar insuficientes cuando gestiones mucho tráfico de información. Al final, no es fácil guardar toda la información en un fichero y no permite añadir otras categorías como geolocalización o imágenes.
3. Software partes de trabajo
Hemos recogido algunas app móviles o web que pueden ser de gran utilidad para automatizar y mejorar los partes de trabajo.
Freshbooks es un CRM software que te permite llevar un seguimiento de tiempo. Cada compañero/a puede trackear su tiempo para calcular cuánto les suelen llevar las tareas. Al mismo tiempo, permite integrar los datos en un calendario común que permite analizar cómo está funcionando el equipo. También está basado en la nube por lo que se puede utilizar en cualquier lugar.
Tiene otras funciones como añadir detalles en las tareas y generar las facturas automáticamente al cliente al que se le realice trabajo o servicio. Además, puedes obtener una demostración gratuita.
FreshBooks
GanttPRO es un programa de gestión de proyectos basado en los diagramas de Gantt. Permite planificar las horas de trabajo de una forma muy visual, con forma de barras que van creciendo en horizontal dependiendo del tiempo.
Lo bueno de esta aplicación es que permite ver las horas de trabajo del equipo a primera vista. Se puede personalizar y compartir con quién quieras. Muy recomendable para llevar un registro de tiempo por tarea.
GanttPRO
Kizeo Forms es una herramienta SaaS de bajo costo, ideal para digitalizar la gestión de partes de trabajo. ¡Programa y registra el trabajo, crea informes automáticos y envíalos a tus clientes al instante!
Permite la creación de formularios dinámicos desde el ordenador y la programación y asignación de tareas al personal en movilidad. Además, facilita el registro del trabajo realizado con la aplicación móvil (iOS y Android). Lo más destacado de esta solución es que su tecnología te permite personalizarla al 100%, sin necesidad de saber de programación.
Kizeo Forms
Bonus: firma digital
La firma digital es un dato electrónico que, asociado a un documento oficial, da la seguridad de que el/la firmante es la persona que dice ser. Su uso es bastante útil en cualquier gestión on-line, por lo que es conveniente tenerla actualizada.
Tiene que ser emitido por una Autoridad de Certificación que se puede consultar aquí: Prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados. Y se firma descargando el programa AutoFirma, y siguiendo las indicaciones dadas en la Autoridad pertinente.
¿Por qué hacer partes de trabajo en la nube?
Los partes de trabajo digitales no sólo te permiten cumplir mejor la regulación sobre horarios laborales, sino que son una buena manera de mejorar los procesos de tu empresa.
- Primero, porque evita un exceso de burocracia, al no tener que estar creando informes a mano, sino dándole a un botón.
- Segundo, porque es una forma fácil de monitorear las actividades de tu empresa y ver los tiempos.
Las herramientas digitales te ayudan a ahorrar muchas horas. ¡Dedica tu tiempo a realizar actividades de valor agregado y automatiza los partes de trabajo con una solución adaptada!