¿Cómo se realiza un inventario de calidad?

Todos nuestros consejos sobre la gestión de inventarios: ¡Hacer inventario es una operación compleja y, sobre todo, laboriosa! He aquí un resumen de las mejores prácticas para realizar su inventario anual en las mejores condiciones posibles.

Hacer inventario es un acto obligatorio, pero también es valioso para las empresas desde un punto de vista práctico.

La legislación francesa obliga a las empresas a realizar un inventario sistemático al final de cada ejercicio, pero más allá de este aspecto jurídico, es también un acto de reorganización empresarial. Las existencias tienen un valor considerable para la empresa, por lo que tener una visión precisa de las mismas es importante para saber cuándo hay que reponerlas y si es posible venderlas en buenas condiciones.

Los artículos agotados pueden dañar su imagen, mientras que el exceso de existencias puede perjudicar sus finanzas.

Aspectos jurídicos

El balance es un documento contable obligatorio en Francia. Establece el estado de salud de la empresa al final de su ejercicio. La realización de un inventario físico completo es una de las obligaciones de la empresa. Sirve para establecer el valor real del inventario físico, compensando posibles carencias o errores, y para elaborar el balance anual.

Artículo L123-12 del Código de Comercio francés (Fuente: Legifrance) :

"Toda persona física o jurídica que sea comerciante [...] debe comprobar la existencia y el valor del activo y del pasivo de la empresa mediante un inventario al menos una vez cada doce meses. Debe establecer las cuentas anuales al final del ejercicio a la vista de los registros contables y del inventario. Estas cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el anexo, que forman un todo indivisible.

Aspectos prácticos

Desde el punto de vista jurídico, la elaboración de un inventario es bastante permisiva. Lo único que especifica el artículo de la ley es que es obligatorio que cada entidad comercial lo haga al menos una vez al año. Sin embargo, el inventario en su sentido global abarca dos conceptos definidos en el Código del Trabajo, a saber, la contabilización de la existencia y el valor de las existencias.

Métodos de recuento

• Inventario completo

El inventario completo es la práctica consistente en realizar un inventario de una sola vez, lo que da lugar casi inevitablemente a períodos en los que la empresa no dispone de existencias. Por lo tanto, este método de inventario es el más adecuado para las pequeñas y medianas empresas.

• Inventario rotativo

El inventario rotativo es la práctica de realizar un inventario completo en varias etapas, haciendo que sólo algunas partes de las mercancías no estén disponibles en lugar de todas ellas. Este método de inventario se recomienda a las empresas que no pueden permitirse una indisponibilidad total, como los supermercados, etc. Este método requiere una gestión más pesada, ya que la tarea de inventario debe realizarse poco a poco a lo largo del ejercicio.Sin embargo, permite abordar esta obligación contable con mayor tranquilidad, lo que reduce la probabilidad de errores.

Métodos de valoración

Los métodos de valoración de existencias proporcionan una visión global del valor de sus existencias, al tiempo que tienen en cuenta factores específicos. Todos los métodos son aceptables, aunque cada uno se adapta a un contexto empresarial específico.

• Método contable: el método del coste medio ponderado

Es el método más utilizado y también el más "neutro", ya que utiliza una fórmula de cálculo medio del valor de las existencias.Independientemente del contexto económico, se suaviza la representación de un stock compuesto por artículos del mismo tipo pero con precios diferentes.

He aquí la fórmula para calcular el Coste Medio Ponderado:
Coste Medio Ponderado = Cantidades totales (Existencias iniciales + adiciones) / Valores totales (después de las adiciones)

• Método contable: FIFO / LIFO

Estos métodos implican aplicar una valoración diferente a los distintos productos, ya que un mismo producto puede tener varios precios de compra en stock, lo que hace compleja la gestión de las ventas. También pueden producirse discrepancias importantes, lo que hace que el cálculo del valor de las existencias sea inexacto. Por tanto, estos métodos han quedado obsoletos.

• Último precio de compra

Este método de valoración da prioridad a la salida de existencias de los artículos comprados en último lugar. Esto tiene como efecto reflejar en las existencias el valor de mercado más reciente para ese producto.

• Precio de mercado

El método del precio de mercado para valorar las existencias consiste en valorar las existencias en relación con el precio de mercado actual del producto. Este método puede elegirse arbitrariamente, pero es más pertinente para determinados negocios básicos basados en la venta de productos cuyo precio fluctúa enormemente, como el petróleo o los metales, por ejemplo.

• Valoración personal

Este método consiste en hacer más personal la valoración de las existencias, al permitir registrar los deterioros o pérdidas sufridos por las mismas, que inevitablemente reducen su valor.

Todos los métodos de valoración son correctos siempre que reflejen un valor justo e imparcial de las existencias.

Equipos de inventario

Las aplicaciones informáticas pueden facilitar enormemente el proceso de inventario.

Por ejemplo, los técnicos que escanean las existencias físicas con lectores de códigos de barras aceleran el proceso y lo hacen más fiable.

También se pueden introducir mejoras en el sistema de inventario. El técnico encargado del inventario ya no tiene que comparar los artículos uno por uno, sino que puede escanear todos los artículos secuencialmente y, a continuación, colocar el escáner de mano en un soporte que puede utilizarse para leer los códigos de barras.Esto transferirá los datos a una unidad que comprobará las posibles diferencias con el stock virtual de la aplicación.

Además, para superar el problema de la indisponibilidad de existencias durante el procedimiento de inventario, es posible, en un escáner de mano con memoria, almacenar la fecha y la hora del escaneado de un artículo de las existencias físicas. De este modo, durante la comparación final entre las existencias contenidas en el escáner de mano y las de la base de datos de la aplicación, será posible destacar las reducciones de existencias debidas a las reducciones de existencias debidas a la falta de existencias físicas o a la falta de existencias debidas simplemente a ventas durante el procedimiento de inventario, extrayendo la hora de las ventas y la hora del escaneado del artículo en existencias.