Cuadro de mando logístico: la herramienta para mejorar su productividad
¿Es usted un responsable de logística o alguien directamente implicado en la cadena de suministro de su empresa que desea actuar rápidamente en caso de desvío, o incluso prevenir el riesgo de errores?
Un cuadro de mando log ístico es la herramienta que necesita para gestionar eficazmente la actividad de su empresa, seguir sus objetivos y mejorar su flujo y rendimiento logísticos.
Cuadro de mando logístico: definición
¿Qué es un cuadro de mando logístico?
En el sector logístico, los datos suelen ser dispares y proceder de varios canales de comunicación (correo electrónico, software, ERP, etc.).
El cuadro de mando es una herramienta que permite centralizar los datos y darles sentido.
Para utilizar su información de forma eficaz y mejorar el rendimiento, puede desarrollar su propio cuadro de mando, donde sus datos estarán estructurados y a disposición de todo el personal de su empresa.
¿Por qué utilizar un cuadro de mando?
Gracias a esta herramienta, puede tomar decisiones rápidamente y analizar sus distintos indicadores de rendimiento para orientarse y alcanzar sus objetivos.
La elaboración de su cuadro de mando le permite fijar objetivos y supervisar sus progresos. Así que, a largo plazo, es una herramienta esencial para hacer crecer tu negocio, mejorar la satisfacción de tus clientes y los resultados de tu empresa.
💡 Atención: Un cuadro de mando compara el estado actual con los objetivos fijados al principio. ¡En ningún caso puede evitar que las disfunciones continúen! Dados los cambios actuales, asegúrate de dar un paso atrás en tus datos.
¿Qué aspecto tiene?
El cuadro de mandos logístico se compone principalmente de indicadores de rendimiento, que debes elegir cuidadosamente.
Estudiar la evolución de estos datos a lo largo del tiempo te será útil para fijar nuevos objetivos o modificar tus estrategias logísticas y operativas.
6 pasos para crear un cuadro de mando logístico
Paso 1: Reúna la información necesaria para crear su cuadro de mando logístico
Antes de empezar a crear tu cuadro de mando logístico, primero es necesario analizar tus necesidades y los recursos que vas a utilizar.
- enumerar las diferentes personas que utilizarán el cuadro de mando logístico,
- formalizar el uso previsto (servicio, entrega, pedidos, organización del almacén, etc.),
- presente la frecuencia de visualización y las alertas que desea,
- indicar la fuente de datos deseada.
Etapa 2: Identificar y movilizar a las personas implicadas
Una vez elaborada la lista de las personas implicadas, piense en colaborar en el cuadro de mandos logístico. Es importante que las personas implicadas reciban una formación previa para que puedan utilizar correctamente su cuadro de mando logístico.
Paso 3: Elegir los indicadores de rendimiento (KPI)
Existen 3 categorías de indicadores de rendimiento:
- Indicadores de alerta, que señalan la presencia de un mal funcionamiento o de una situación anormal que requiere medidas correctoras (por ejemplo, falta de existencias);
- Indicadores de eficacia y equilibrio, que miden la situación actual en relación con los objetivos fijados de antemano (tasa de disponibilidad, fiabilidad del suministro, rotación de existencias, plazos de entrega, etc.);
- Los indicadores de anticipación proporcionan información sobre las necesidades futuras. Basándose en los acontecimientos futuros, le dan una indicación de los futuros niveles de existencias. De este modo, sus equipos pueden anticipar y aplicar estrategias de variación de existencias.
Pueden adoptar diversas formas: ratios, listas, gráficos, tablas, diagramas, etc.
Etapa 4: Construir el cuadro de mandos en función de sus objetivos
Aunque haya analizado previamente sus recursos, es esencial que fije sus objetivos. Discútalos previamente con sus colaboradores y equipos para ser más eficaz y no pasar por alto ningún punto:
- Identifique sus objetivos cuantificables y realizables,
- seleccione sus fuentes de datos utilizables
- Elija el tipo de indicador de resultados adecuado para cada objetivo,
- defina la frecuencia con la que actualizará cada indicador,
- ponga en marcha el proceso de verificación de su cuadro de mando,
- compruebe la aplicabilidad de los cuadros de mando.
Paso 5: actualice los datos de su cuadro de mando según los plazos previstos
Si quiere coordinar a sus equipos y, sobre todo, mejorar la satisfacción de sus clientes, no descuide los plazos y las actualizaciones de su cuadro de mando logístico:
- recopile los datos de sus componentes
- utilice sus cuadros de mando en el proceso de toma de decisiones
- formalice su proceso de actualización (fuentes de datos, método de tratamiento).
Etapa 6: Compruebe y modifique su cuadro de mando si es necesario
Para mantener informados a sus equipos, es importante modificar regularmente su cuadro de mando logístico si quiere que siga siendo pertinente:
- modifique sus datos en función de la evolución del contexto y de sus objetivos,
- retire sus datos si hay desajustes entre los indicadores y los objetivos fijados.
💡 Consejo: para evitar sorpresas desagradables, establece un periodo de prueba de tu cuadro de mando para que tus agentes sepan utilizar correctamente la herramienta y puedas corregir posibles errores. Estimule diferentes escenarios antes de la validación final de su cuadro de mando logístico.
¿Qué herramientas elegir para crear un cuadro de mando logístico?
El cuadro de mando logístico en Excel
Puede utilizar Excel para crear su cuadro de mando logístico. La mayoría de sus agentes ya estarán familiarizados con esta herramienta y probablemente ya la habrán utilizado, por lo que la familiarización será una ventaja.
Pero a largo plazo, Excel no es muy eficaz para crear un cuadro de mando logístico relevante. El trabajo llevará mucho tiempo y será complejo. También es posible que se produzcan una serie de fallos como consecuencia de errores humanos, lo que inutilizará el cuadro de mandos y aumentará los costes.
Por lo tanto, es probable que el sistema de cuadros de mando Excel acapare importantes recursos en términos de tiempo, al tiempo que resulta menos eficaz para este tipo de uso tan específico.
Software especializado
Para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia, existen soluciones en línea que le ayudarán a gestionar sus actividades logísticas.
En concreto, le ofrecen las siguientes ventajas
- datos actualizados en tiempo real
- un aspecto colaborativo
- un sistema seguro que cumple la normativa vigente,
- una interfaz fácil de usar, rápida y fácil de aprender.
💡 Ejemplos de software
🛠️ b2wise es un paquete de software de gestión de la cadena de suministro que le permite planificar sus existencias con la mayor precisión posible. Una de las características clave de esta solución es el desarrollo de una metodología innovadora: Demand Driven MRP. Gracias a su aplicación, los responsables de la cadena de suministro pueden alinear con precisión sus existencias con la demanda real del mercado y evitar así los problemas de exceso o falta de existencias.
b2wise permite :
- Crear informes y cuadros de mando personalizados y visuales para analizar su rendimiento y hacer proyecciones,
- planificar su aprovisionamiento, distribución y producción: crear diferentes escenarios, tener en cuenta sus limitaciones logísticas y la demanda, etc,
- seguir un curso de formación sobre la metodología DDMRP para mejorar sus competencias.
Gracias a sus numerosas funciones y a su tecnología (IA, aprendizaje automático y análisis predictivo), b2wise promete importantes ganancias de productividad en sus actividades logísticas, así como mejoras en la calidad de sus servicios. ¡Y es fácil de usar!
🛠️ Metronome es una solución de automatización y productividad que impulsa todas sus actividades logísticas. Al combinar sus datos y agrupar todos sus procesos operativos en una misma plataforma, gana en visibilidad y proactividad: cada actividad se asigna a la persona adecuada, en el lugar adecuado y en el momento oportuno.
Lo que Metronome le ofrece :
- Fácil acceso a los datos de su empresa, conectados desde diferentes sistemas (ERP, SGA, APS, CRM, etc.) y seguimiento en tiempo real de todas las etapas,
- configuración de reglas de negocio para lanzar automáticamente acciones y flujos de trabajo mediante disparadores inteligentes, siempre que se requiera una acción urgente,
- seguimiento preciso de sus KPI y creación de informes de rendimiento claros y visuales.
Despídase de Excel Libérese de la asignación manual de tareas gracias a una potente solución que pone su cadena de suministro en piloto automático y facilita la interacción de todas las partes interesadas.
🛠️ El inventario de Odoo es un paquete de software todo en uno que puede personalizarse e integrarse totalmente para adaptarse a sus diferentes necesidades. Los cuadros de mando de Odoo le permiten supervisar sus objetivos y su rendimiento de forma eficaz, lo que facilita la toma de decisiones. Puede reducir el número de aplicaciones que necesita y utilizar un solo paquete de software para centralizar todas sus operaciones logísticas.
Las principales características de la solución son
- Previsiones precisas, con informes y organigramas disponibles en tiempo real para evitar la falta de existencias,
- automatización de muchos procesos (sin necesidad de introducción manual) y una plataforma unificada que facilita la comunicación entre todos los departamentos para un seguimiento óptimo,
- comparaciones con los objetivos mensuales anteriores, para que pueda planificar sus próximas acciones y superarlos.
Con toda la información mostrada en su interfaz, podrá controlar a distancia su almacén y saber lo que ocurre de un vistazo.
🛠️ TRADE.EASY, ERP para empresas de los sectores del comercio, la distribución y la industria, también ofrece un módulo específico para gestionar las operaciones de importación y exportación. Este módulo le permite gestionar eficazmente todos sus flujos logísticos, que a menudo se ven afectados por los cambios en la ETD/ETA y por restricciones reglamentarias, legales y contractuales que le exponen a una serie de riesgos.
Con TRADE.EASY, puede configurar flujos de trabajo de conformidad para identificar y anticipar cada trámite o acción que deba aplicarse en todas sus operaciones. Estos trámites, configurados según sus necesidades, pueden ser genéricos o estar vinculados específicamente a mercancías, países o socios. Además, el paquete documental (generado o importado) está centralizado para cada operación.
Gracias a su lista automática de tareas pendientes, la lista de envíos y el cuadro de mandos de cada envío, encontrará toda la información necesaria para supervisar y gestionar sus flujos logísticos en tiempo real, con sólo unos clics. Los bloqueos aduaneros, las sanciones, las interrupciones de suministro y las pérdidas de ventas pasan a ser cosa del pasado.
Errores que hay que evitar en un cuadro de mando
Error nº 1: no dedicar tiempo a realizar un análisis completo
Si su análisis inicial está mal hecho o es incompleto, su cuadro de mando logístico será defectuoso y sus indicadores de rendimiento serán irrelevantes.
Defina previamente sus objetivos y discútalos con sus colegas para elaborar una lista de sus recursos y actividades.
Error nº 2: elegir demasiados indicadores de resultados
Adoptar indicadores de rendimiento para sus directivos es una verdadera ventaja a la hora de elegir una estrategia concreta, pero tenga cuidado de no excederse. Cuanto más claros y concisos sean los datos, mejor podrá orientar una estrategia eficaz y adaptada a su problema.
Error nº 3: elegir métricas complejas
Tus herramientas de medición deben ser fáciles de leer para todo tu personal. Debe ser fácil para todos tus equipos conocer las métricas.
Error nº 4: abandonar las modificaciones y el seguimiento de su cuadro
Actualice regularmente sus herramientas y recopile los datos constitutivos para que la información mostrada pueda ayudarle a tomar las decisiones correctas.
Con datos actualizados, sus equipos podrán realizar su trabajo con mayor eficacia.
No dude en suprimir indicadores si considera que están obsoletos o ya no son pertinentes para la situación.
Error nº 5: subestimar la automatización de tareas
Optimizar la cadena de suministro de su empresa también significa saber adaptarse a las nuevas tecnologías. Hay que ser eficaz, por supuesto, pero sobre todo reactivo. Si sientes la necesidad, y si tienes un presupuesto que te lo permita, no dudes en automatizar tareas que te parezcan tediosas o que gasten demasiados recursos.
👉 Ejemplo: almacenamiento automatizado con lanzaderas, procesos de trazabilidad para tus flujos de producto, transporte automatizado, gestión de pedidos, etc.
Estas herramientas también se pueden vincular a un cuadro de mando en tiempo real.
Cuáles son tus consejos para optimizar tu cuadro de mando logístico? Cuéntenoslo en los comentarios.
Artículo traducido del francés