BI, BPM: ¿cómo combinar Business Intelligence y Performance Management?
Existe una confusión generalizada sobre la diferencia entre Business Performance Management (BPM) y Business Intelligence (BI). En este artículo, veremos la diferencia entre BPM y BI y cómo estas dos tecnologías trabajan juntas.
Business Intelligence y gestión del rendimiento: diferencias y similitudes
La diferencia puede describirse del siguiente modo: si BPM es el objetivo, BI es el medio para alcanzarlo. Combinadas, miden el rendimiento empresarial, permitiendo a las organizaciones alinear estrategias mediante el seguimiento y el análisis de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI).
Definición de gestión del rendimiento empresarial (BPM)
BPM son las siglas en inglés de Gestión del Rendimiento Empresarial. Se refiere a un cuadro de mando corporativo diseñado para ayudar a los responsables de la toma de decisiones proporcionándoles información precisa, detallada y en tiempo real sobre la situación de la empresa.La Inteligencia Empresarial (BI) se utiliza para medir la gestión del rendimiento empresarial.
Definición de Business Intelligence (BI)
BI se refiere a todas las técnicas, métodos y herramientas utilizadas para transformar los datos en información procesable. El BI se sitúa en una posición anterior al BPM: transforma los datos en información y el BPM utiliza esta información para permitir la toma de decisiones adecuadas. Las tecnologías y los análisis de BI han permitido que la gestión del rendimiento evolucione significativamente en los últimos años. Como resultado, las organizaciones utilizan ahora componentes de gestión del rendimiento como la consolidación financiera y los informes de gestión, la planificación, la elaboración de presupuestos, los cuadros de mando y las tablas para definir sus estrategias.
La gestión financiera en el corazón del BI y el BPM
Los sistemas de gestión financiera son parte integrante de cualquier estrategia de gestión del rendimiento. Según algunos informes de analistas, entre el 60 y el 70% de los indicadores de rendimiento se basan en medidas financieras. Como consecuencia de esta fuerte demanda, se está desarrollando un nuevo campo de aplicación: la gestión del rendimiento financiero. La gestión del rendimiento financiero integra datos de diversas áreas financieras, como recursos humanos, presupuestos y sistemas de previsión, para su análisis y elaboración de informes.
La integración de las herramientas de BI de toda la empresa con la gestión financiera es cada vez más importante para elaborar presupuestos e informes financieros precisos, lo que resulta crucial para los altos directivos, como los directores generales y los directores financieros. El BI se centra en la naturaleza y las tendencias de las empresas y las transacciones empresariales, más que en las transacciones o los procesos empresariales. Por ejemplo, el BI también se centra en las finanzas, más que en las transacciones empresariales, del mismo modo que funciona en sectores de servicios financieros como la banca, los valores y las finanzas internacionales. Así pues, la integración entre el BI y la gestión financiera es importante para mejorar la gestión del rendimiento. Los principales proveedores de software, como Cognos, Hyperion y Systems Union, se han introducido en este nuevo ámbito de la gestión del rendimiento financiero.
Systems Union ofrece una solución todo en uno
Systems Union Inc. es una empresa europea de dimensión internacional, con sede en Hampshire, Inglaterra, que cuenta con una cartera de productos de gestión financiera, gestión del rendimiento y BI. La empresa tiene dos divisiones operativas: Gestión Financiera y BI. La división de Gestión Financiera incluye las filiales Pegasus Software, RED Technology y Sun Systems. En 2003, la empresa lanzó su operación de BI con la adquisición de MIS, con sede en Alemania. En 2004 amplió su división de BI con la adquisición de Lasata, con sede en Australia. En la actualidad, Systems Union tiene oficinas en 19 países y opera con 500 distribuidores en 73 países.
A través de sus recientes adquisiciones, ha desarrollado un enfoque global para adquirir más empresas medianas y vende su gama completa de productos a los clientes, independientemente de si utilizan actualmente soluciones Pegasus o Sun Systems. Está aplicando una estrategia agresiva de forma táctica y práctica, para establecer una plataforma "global" de soluciones de extremo a extremo para todas las facetas de las transacciones financieras de las empresas. En lugar de crear una marca única y monolítica, parece estar absorbiendo totalmente las empresas, adoptando un enfoque integrador para consolidar un conjunto de las mejores soluciones puntuales. Para maximizar las oportunidades de su gama de soluciones integradas, la organización de Union Systems se centra en las regiones geográficas más que en las familias de productos o la estructura jurídica.
La solución de Union Systems se integra con las finanzas y otras aplicaciones existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro (SCM), el BI y otras. Además, sus paquetes consolidados ofrecen una gama completa de herramientas de BI a escala mundial. Dispone de una plataforma de soluciones para muchos tipos de soluciones financieras empresariales integradas. El MIS de Systems Union, por ejemplo, integra soluciones financieras completas y abarca la consolidación jurídica y de gestión, la gestión de riesgos, los cuadros de mando integral, la planificación estratégica y la gestión de filiales.
La importancia de integrar y racionalizar las aplicaciones
A medida que avanza la tecnología, los sistemas deben integrarse para mejorar el rendimiento. Más recientemente, algunos proveedores han optado por consolidar sus sistemas para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios mediante el trabajo colaborativo. La importancia de integrar las aplicaciones empresariales se pone de manifiesto al responder a preguntas como las siguientes
- ¿Su contable introduce en su sistema de gestión la misma información de RRHH que su departamento de ventas?
- ¿Su personal financiero tiene que volver a introducir información de hojas de cálculo impresas?
- ¿Existen discrepancias en los datos financieros de los distintos departamentos?
Por desgracia, si estas situaciones se dan en una organización, es porque sus aplicaciones no están integradas en un sistema coherente. Dado que la base de toda funcionalidad empresarial son las finanzas, la gestión financiera está en el centro de la estrategia de gestión del rendimiento y es importante establecer un balance financiero preciso para tener una visión global y consolidada del rendimiento financiero.
Sin embargo, con el tiempo se han desarrollado diferentes sistemas y tecnologías, y ahora hay muchas herramientas en el mercado (lo que se ha complicado aún más debido a la reciente proliferación de fusiones y adquisiciones, la estrategia de expansión global y el desarrollo del comercio electrónico). Como consecuencia, la falta de estándares de BI dificulta la combinación y centralización de información en tiempo real procedente de diversas fuentes en toda la empresa. Estas disparidades agravan aún más las incoherencias en los datos y los análisis. Dadas las graves consecuencias de una información financiera inexacta, como demuestran los recientes escándalos del sector, el gobierno está interviniendo para imponer la regulación y el cumplimiento de la información financiera. Por ejemplo, la ley estadounidense Sarbanes-Oxley (SOX) presiona más que nunca a las empresas para que garanticen la exactitud de la información financiera.
La parte más importante de SOX para BI y BPM son las secciones 302, 404 y 409, que tratan de los procedimientos de información y control interno. Muchas empresas implementan SOX utilizando hojas de cálculo, una solución temporal que funciona; pero el cumplimiento es un proceso continuo al que las empresas se enfrentan cada año, y las hojas de cálculo no son muy sofisticadas en términos de intercambio de datos y presentación de informes, por ejemplo.
Algunos proveedores de BI (aunque no todos) automatizan sus procesos para cumplir con la SOX, y luego, al automatizar e integrar la mayor parte de la información financiera, las auditorías que realizan les permiten reducir costes y cumplir con los términos de la ley de forma aún más precisa. Sin embargo, no todo el mundo acepta la estandarización y consolidación del BI. Los pequeños proveedores, en particular, se muestran reticentes, porque la estandarización implica que abandonen muchas herramientas en favor de una, o al menos unas pocas, pero todas dependientes de una única plataforma. Con su presencia internacional, Systems Union intenta resolver el problema de la normativa y el cumplimiento dividiendo el mundo en grupos regionales. Sin embargo, los grandes proveedores de BI, como Business Objects, Hyperion y Cognos, compiten por convertirse en un proveedor estándar de BI, lo que planteará verdaderos retos a los proveedores más pequeños y arraigados, como Systems Union.
Una única solución de BI o soluciones de BI consolidadas
De hecho, no se puede gestionar lo que no se puede ver o medir. Como muchas grandes organizaciones utilizan más de una aplicación de BI, la dirección no ve una única imagen panorámica de las actividades de la empresa. Visto así, una única solución de BI es mejor que soluciones de BI fragmentadas o consolidadas. Algunos afirman que una solución de BI consolidada y de propietario único es mejor porque ayuda a evitar la duplicación y el solapamiento (este es el enfoque adoptado por Systems Union). Sin embargo, cada sistema tiene sus ventajas e inconvenientes. El BI fragmentado es más barato a corto plazo pero caro a largo plazo, mientras que el BI consolidado es más barato a largo plazo. Sin embargo, las soluciones de BI fragmentadas específicas para cada departamento proporcionan vistas disociadas de la estructura de la empresa y tienen menores costes de mantenimiento y formación, puesto que ya están implantadas y operativas. Aunque las soluciones de BI consolidadas proporcionan una visión única, son costosas, sobre todo al principio. Sin embargo, a largo plazo, permiten ahorrar, sobre todo en personal y su formación. Una solución consolidada también requiere una licencia colectiva para el software, que es más barata que tener varias licencias para diferentes soluciones.
En cualquier caso, ningún sistema es perfecto, y no existe ningún proveedor que disponga de todas las funcionalidades que los clientes esperan para satisfacer todas sus necesidades. Si se mezclan y combinan diferentes herramientas o módulos de distintos proveedores, puede que el sistema funcione mejor. Pero, en realidad, no se puede obligar a un proveedor a crear un sistema único, sino uno modulable para ofrecer distintas soluciones. Systems Union intenta aprovechar las ventajas de las diferentes herramientas de distintos proveedores, aportando al mismo tiempo la coherencia que proporciona un único proveedor de servicios. Ha consolidado paquetes de soluciones BI bajo una única autoridad, dejando inalterada la entidad de la marca y la funcionalidad. No está sola en esta estrategia, ya que empresas como Hyperion Software, Business Objects y Cognos están intentando ofrecer soluciones consolidadas. Hyperion ha adquirido Brio y otras pequeñas empresas privadas como Appsource, Business Objects ha adquirido Crystal Decisions y Cognos ha absorbido Adaytum, entre otros ejemplos. Una vez más, estos grandes actores también presentarán retos para Systems Union, siempre y cuando ofrezcan un entorno más competitivo, presentando a los usuarios más opciones.
BI & BPM: recomendaciones para los usuarios
Los clientes de una empresa que ha sido absorbida se enfrentan a la incertidumbre. Sin embargo, como Systems Union está creando un grupo consolidado de proveedores de servicios, los clientes no se verán obligados a cambiar a un nuevo sistema. Los clientes verán sus soluciones bajo licencia ampliadas e integradas con un mayor conjunto de funciones. A pesar de enfrentarse a la competencia de grandes proveedores, System Union parece ser una "apuesta segura" para los clientes que buscan soluciones. Basándose en un crecimiento sólido y continuado, es probable que permanezca en el mercado durante mucho tiempo, lo cual es una buena señal si usted organiza sus procesos empresariales en torno a una plataforma de software. El mayor mercado de Systems Union está en Norteamérica, pero su presencia en Europa y Asia es muy fuerte y va en aumento. También parece que los nuevos clientes podrán reunir una serie de soluciones puntuales que pueden integrarse fácilmente, con una arquitectura abierta que cubre tanto los mercados nacionales como los internacionales.
Systems Union es ideal para pequeñas y medianas empresas. También es adecuado para grandes organizaciones, aunque la empresa parece estar perdiendo cuota de mercado frente a competidores en este ámbito, como Hyperion, Cognos y Microstrategy. Los usuarios pueden combinar herramientas de la suite de productos Systems Union en función de sus necesidades empresariales. Para muchas empresas, la elaboración de presupuestos es un proceso que lleva mucho tiempo, y el principal objetivo de la gestión del rendimiento es mejorarla. El sistema de presupuestación de Systems Union está totalmente integrado con la gestión del rendimiento, proporcionando capacidad de planificación y previsión en un tiempo más corto. Aunque es razonablemente flexible y personalizable para la elaboración de informes en diversos sectores, la oferta de Systems Union es especialmente adecuada para los sectores de seguros y hostelería. Por ejemplo, Systems Union ofrece la solución Hospitality Performance Management (HPM) de Sun System. Sun Systems es una filial de Systems Union y proporciona una solución analítica integrada de front y back office para el sector. Al adoptar el enfoque de integración de componentes de Systems Union, las organizaciones pueden aprovechar sus inversiones existentes en infraestructura de TI y obtener las respuestas a las preguntas "cómo" y "por qué" con una solución sólida y escalable, sin el extravagante desembolso financiero ni las consecuencias adversas de una implantación intrusiva o perturbadora.
Artículo traducido del francés