Definir normas empresariales para agilizar los procesos
Es difícil definir una regla de negocio de forma sencilla. Vamos a intentar hacerlo en este artículo. En pocas palabras, una regla de negocio sirve para acortar los ciclos de toma de decisiones. Es el requisito previo para establecer procesos que agilicen la organización y la gestión de su empresa.
Definición, ejemplos y buenas prácticas para gestionarlas sin tirarse de los pelos:
Definición de reglas de negocio: ¿qué son?
Las reglas de negocio, o reglas para gestionar una empresa, son todos los principios que, una vez aplicados, no requieren que se tome una decisión. La decisión ya se ha tomado: no es necesario volver a validarla cada vez que se plantee un caso similar.
Comprobable y medible, el conjunto de reglas de negocio sirve, por tanto, para enmarcar y limitar las acciones emprendidas por los equipos de negocio para que sigan la estrategia de la empresa.
👉 Como resultado, los procesos funcionan mejor porque están automatizados, y los equipos de negocio ahorran tiempo.
Si este concepto aún te parece poco claro, te presentamos algunos ejemplos más adelante en este artículo.
Reglas de negocio.
Por qué describir y utilizar reglas de negocio? 5 ventajas
Ahorro de tiempo y rendimiento
Con las reglas de negocio definidas antes de los proyectos, no hay que tomar decisiones en el transcurso de un proyecto: se eliminan así los intercambios y validaciones que llevan mucho tiempo, con el consiguiente ahorro de tiempo para todo el equipo. En pocas palabras, ya no se pierde tiempo "haciendo preguntas", porque las respuestas ya están definidas.
Para los equipos empresariales, también significa
- mayor claridad sobre el progreso y el curso a seguir,
- un mayor rendimiento en la aplicación de las reglas de negocio, gracias a la automatización.
En el contexto de un proyecto informático, por ejemplo, ¡estas ganancias no son desdeñables cuando se trata de desarrollo!
Reducir los riesgos del proyecto
Un principio empresarial traducido en acciones, en programación informática, se sigue inevitablemente mejor ya que la inteligencia humana deja paso a la inteligencia artificial para llevar a cabo la acción. La automatización garantiza el respeto de la norma.
Reducción de los costes de gestión del proyecto
Menos tiempo + menos riesgos = ¡menores costes! Los jefes de proyecto se benefician de una mayor eficacia en la consecución de sus objetivos gracias a la aplicación de reglas de gestión.
Además, la definición de reglas de seguimiento ayuda a identificar umbrales de alerta (por ejemplo, plazos superados para determinadas tareas, facturas impagadas con retraso). Esto le da más margen de maniobra para limitar los daños... y reducir los costes finales.
Decorrelación de negocio y tecnología
La lógica empresarial y la informática no son necesariamente impermeables, pero separarlas tiene la ventaja de garantizar que las decisiones empresariales evolucionan y se mantienen separadas del código de la aplicación.
Además, permite a los expertos funcionales, o de negocio, mantener la gestión de los principios a aplicar dentro de su propio ámbito: nos beneficiamos de un mejor reparto de responsabilidades dentro de un proyecto.
Así se limita el riesgo de que un miembro del equipo técnico tome una decisión equivocada por no haber recibido especificaciones suficientemente precisas cuando se produce, por ejemplo, un cambio en la política empresarial. Los expertos funcionales son los garantes de ello.
Mejor control de los procesos
Si las reglas de negocio están bien definidas, los procesos pueden supervisarse con mayor eficacia. Pero además, identificar un engranaje mal engrasado en la regla de negocio ayuda a actualizar los procesos con mayor rapidez.
El problema más común cuando se intenta desarrollar procesos automatizados es saber cómo integrar las reglas de negocio para que se correspondan con las tareas que hay que realizar.
Diseñar las reglas en sentido ascendente permite integrarlas de forma inteligente en los procesos, liberándolos de procesos desordenados con pasos superfluos o irrelevantes, o simplemente de procesos que no responden a las necesidades de los equipos empresariales.
Reglas de negocio: 2 ejemplos para entenderlas
Ejemplo 1: cálculo de precios y facturación
Pongamos un ejemplo sencillo. Supongamos que tiene una tienda de comestibles en la que vende productos alimenticios y no alimenticios. Decides aplicar un descuento automático del 10% a todos tus clientes estudiantes, simplemente presentando un carné de estudiante.
✅ Su regla de negocio es: si mi cliente es estudiante, entonces debe aplicarse un -10% al total de la factura.
Entonces, desde un punto de vista técnico, todo lo que tienes que hacer es configurar tu software de caja para automatizar el proceso de cálculo del precio. Así, cuando facture a un cliente, al especificar su perfil, se iniciará el proceso, se aplicará la regla de negocio y se registrará el descuento.
Ejemplo 2: ventaja ofrecida
Usted vende equipos informáticos a profesionales. Para ser competitivo en su mercado, decide ofrecer a sus clientes un descuento a partir de un determinado importe total de factura.
✅ S u regla de negocio es la siguiente: si el importe total supera los 1.500 euros, la instalación del hardware es gratuita.
Del mismo modo que en el ejemplo anterior, una vez configurada su herramienta de facturación, el proceso de facturación incluye esta regla de negocio y aplica automáticamente el beneficio a la factura.
Para saber cómo configurar un workflow de gestión de facturas, echa un vistazo al tutorial de este artículo dedicado.
5 buenas prácticas para simplificar la gestión de las reglas de negocio
- Las reglas de negocio deben responder a las necesidades de las partes interesadas y de los equipos de negocio afectados: aunque esta buena práctica pueda parecer obvia, siempre es una buena idea tenerla en cuenta a la hora de definir sus propias reglas de negocio.
- Sus reglas de negocio deben cumplir la normativa vigente: manténgase al día de los nuevos requisitos legales o contables, por ejemplo, a medida que los supervisa, para que sus procesos no le perjudiquen más adelante.
- Integre sus reglas de negocio en sus procesos utilizando el estándar BPMN 2.0 para crear un repositorio común que pueda automatizarse y comunicarse fácilmente entre los equipos de negocio.
- Diseñe las reglas de negocio ya en la fase de definición estratégica de un proyecto o programa, al inicio del proceso y antes de las especificaciones de negocio: eliminará cualquier necesidad futura de volver atrás y corregir un proceso.
- Utilice una herramienta BPM como Iterop para modelar sus procesos integrando sus reglas de gestión: el diseño de los procesos, pero también su ejecución, se simplificarán gracias a un motor de flujos de trabajo.
¿Cuáles son sus mejores prácticas para gestionar y utilizar de forma óptima las reglas de gestión de su empresa?
Artículo traducido del francés