El método Kaizen o de mejora continua, en 6 etapas
¿Conoce el método Kaizen? El Kaizen es una herramienta de gestión de la calidad, colaboración y mejora continua. Aboga por una gestión progresiva del cambio en la empresa, sin riesgos ni limitaciones.
Más eficientes, más eficaces, más competitivos... Se nos empuja constantemente a ser mejores, volviendo a lo esencial, en una dinámica ética. Todo un reto.
Hay dos maneras de hacerlo: el cambio radical o la mejora gradual. La vía rápida o la vía lenta. La presión o la experimentación. El método Kaizen, de la segunda categoría, es especialmente apreciado en la gestión de procesos por su enfoque tranquilizador, supervisado y no brutal, y la perspectiva de un cambio suave pero constante.
Productividad, bienestar en el trabajo, le explicamos por qué esta técnica de gestión sigue dando que hablar. ¿Quizá le apetezca probarla?
¿Qué es el método Kaizen?
Un poco de historia
Auténtica filosofía de desarrollo japonesa, kaizen se compone de dos palabras, kai 改 y zen 善, que significan "cambio" y "mejor".
También conocido como el método de los pequeños pasos, o el método de la mejora continua, el método Kaizen procede del programa estadounidense TWI (Training with industry), puesto en marcha por consultores (entre ellos W. Edwards Deming) bajo la supervisión del general MacArthur, para ayudar a la industria japonesa a recuperarse tras la guerra del 39-45.
El método Kaizen es más conocido desde 1986, tras la publicación del libro de Mazaaki IMAI "Kaizen: la clave de la competitividad japonesa".
Aplicado inicialmente en el sector industrial, el lean manufacturing era un método de gestión concebido para eliminar el despilfarro y aumentar los beneficios.
Hoy en día, el método se utiliza en todos los sectores: se habla de lean management, gestión ágil que pretende mejorar el rendimiento de la empresa implicando a todos los empleados.
El método requiere, por tanto, una cultura empresarial adaptada a esta filosofía y, a veces, incluso el apoyo al cambio.
Hay que tener cuidado de no confundir el método Kaizen con el taller Kaizen, o kaizen blitz, o kaikaku (reforma), cuyo objetivo es un cambio radical de un sistema de producción, una reingeniería. Los occidentales se han inspirado en el primero para la toma de decisiones interfuncional y colaborativa.
¿Para el desarrollo profesional y personal?
El enfoque Kaizen se utiliza cada vez más para el desarrollo personal. Aprender una lengua extranjera sin presionarse, dejar de fumar poco a poco, superar la timidez con suavidad, el Kaizen interesa especialmente a las personas que temen el fracaso, los cambios bruscos y el desánimo.
El método Kaizen en 10 principios
En una dinámica progresiva, permanente y colaborativa, el método Kaizen fomenta :
- el cuestionamiento de las prácticas actuales
- la búsqueda de la mejora de los procesos, no de la perfección,
- la responsabilización de los empleados y los operarios, animándoles a tomar la iniciativa:
Iniciados por ellos, los cambios son inevitablemente mejor aceptados, - la puesta en marcha de pequeñas acciones concretas, menos costosas,
- la investigación proactiva de las causas de los problemas, que a menudo son múltiples,
- capacidad de reacción y priorización de las medidas correctoras:
Es preferible corregir los errores de forma inmediata y parcial, aunque haya que volver sobre ellos más tarde para resolverlos por completo, que dejar que la situación se deteriore, - Seguimiento de las medidas adoptadas,
- establecimiento de procedimientos claros,
- fijación de objetivos realistas,
- trabajo en equipo, utilización de las competencias internas en lugar de recurrir a especialistas externos, más caros y menos implicados.
Objetivos estratégicos
Adoptado desde el principio por Toyota, su mejor embajador, el sistema Kaizen nació de la búsqueda de ideas para mejorar los procesos, las herramientas y las competencias con el fin de :
- optimizar :
- la productividad
- la seguridad (reducción de riesgos)
- la calidad
- los plazos
- costes
- condiciones de trabajo,
- aprovechar la inteligencia colectiva y descompartimentar las competencias,
- eliminar el trabajo inútil y despilfarrador (mejor gestión de las existencias).
¿Por qué adoptar el método Kaizen?
Las ventajas del método Kaizen
¿No quiere salir de su zona de confort demasiado bruscamente? Entonces, ¡el método Kaizen es para usted! Le permite :
- Introducir gradualmente nuevos hábitos con el mínimo esfuerzo,
- simplificar los flujos de trabajo y la gestión de tareas dividiendo un objetivo en subobjetivos más fáciles de alcanzar,
- reducir el estrés:
- los fracasos se aceptan mejor, porque son menos significativos y requieren menos tiempo,
- el progreso se percibe más fácilmente, con tantos éxitos en el camino como subobjetivos,
- estimación más fácil de costes y plazos,
- la eliminación de los factores de riesgo provocados por proyecciones demasiado ambiciosas y lejanas,
- mejora y motivación de los empleados en sus puestos de trabajo.
En resumen, el método Kaizen mejora la viabilidad y la moral de los proyectos.
Las desventajas
Somos más creativos sin estrés. Pero adoptar un proceso de mejora demasiado gradual puede ser un freno para la innovación rompedora. Esta última nos exige dar "saltos adelante" de vez en cuando, y una reactividad incompatible con las limitaciones temporales de la mejora continua.
Toyota, por ejemplo, ha dejado de lado el método Kaizen para la construcción de coches autónomos. Gill Pratt, Director General del Instituto de Investigación de Toyota, explicó:
"El método Kaizen convirtió a Toyota en un éxito porque nos permitía mejorar cada día el diseño de nuestros coches. Pero este método deja de ser eficaz cuando el entorno se vuelve incierto y surge un nuevo diseño óptimo (...) tenemos que avanzar hacia la innovación disruptiva, en lugar de mejorar lo que ya existe en pequeños pasos".
No obstante, una empresa innovadora puede utilizar el método Kaizen para revisar los procedimientos administrativos internos y los proyectos más rutinarios, o integrarlo en la gestión de un proyecto innovador combinando varios métodos, en función de las tareas y de la flexibilidad y capacidad de respuesta que requieran.
¿Cómo se aplica el método Kaizen?
vídeo en inglés
El método Kaizen en 6 pasos
- Identifique una oportunidad, un objetivo de mejora.
- Explore nuevas ideas consultando a su personal.
- Desglosar el objetivo en subobjetivos o entregables.
- Planifique las tareas de cada subobjetivo, sin solapar los recursos humanos o materiales ni los plazos de ejecución.
- Pruebe, controle los progresos y ajuste el calendario.
- Pase al siguiente objetivo.
Las metodologías aplicables a un enfoque Kaizen
Se utilizan muchas metodologías para desglosar los proyectos, planificar las tareas, encontrar las causas de los problemas, gestionar los recursos y supervisar los avances.
Entre ellas se incluyen (pero no se limitan a)
- La rueda de Deming (o ciclo PDCA, Planificar - Hacer - Comprobar - Actuar/Ajustar, para probar nuevos procesos en 4 etapas),
- herramientas TQM (gestión de la calidad total),
- QQOQCP (¿Quién? ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Por qué?),
- las 5M (diagrama de Ishikawa) y las 5P (para buscar las causas de los problemas),
- las 5 S (para mejorar el espacio de trabajo; en japonés: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke o Limpiar el espacio de lo superfluo, Ordenar, Limpiar, Normalizar, Progresar),
- Six Sigma (método de gestión destinado a mejorar la calidad y la eficacia de los procesos, registrado por Motorola),
- EDT (Sistema de Desglose del Trabajo),
- la Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM),
- el Marco Adaptativo de Proyectos (APF),
- Tablero Kanban (método visual basado en el método justo a tiempo, para proporcionar información clave poco a poco, en el momento adecuado).
Elegir la herramienta adecuada
La nueva generación de software SaaS (Software as a Service) es muy interesante para la calidad y la mejora continua. Al recopilar datos de producción en tiempo real o tener en cuenta los comentarios de los jefes de proyecto, estas soluciones informáticas mejoran constantemente y se adaptan a las necesidades de sus usuarios.
Por ejemplo, muchas soluciones están adaptadas a la gestión de tareas y ofrecen funciones que encajan con la filosofía Kaizen (gestión de prioridades e incidencias, seguimiento de la rentabilidad, etc.).
También puede ser útil el software dedicado a la comunicación interna (redes sociales corporativas) y a la gestión de ideas (buzones de sugerencias digitales).
Y por último, ¿ha pensado en utilizar una solución de inteligencia empresarial? Desarrollado en colaboración con Airbus, K-value analiza el uso que hacen los usuarios de un software o aplicación empresarial. ¿Su objetivo? Ayudarle a identificar los cuellos de botella y optimizar la adopción en cada etapa de la navegación, para aumentar la satisfacción y la productividad. Sus indicadores y cuadros de mando permiten calcular automáticamente :
- NPS
- la tasa de esfuerzo
- la tasa de adopción
- el tiempo por sesión.
Progrese por etapas para alcanzar sus objetivos
¿Qué opina, tiene mentalidad Kaizen?
El bienestar de una empresa depende del bienestar de sus empleados y de facilitar su trabajo.
Existen muchos métodos; elija los que se adapten a su cultura de empresa y que estén demostrando su eficacia con sus equipos. ¿Y por qué no combinarlos para responder a necesidades específicas, permanentes o puntuales?
Desde hace varios años, appvizer trabaja para facilitar el trabajo diario de los equipos y de los directivos adoptando las herramientas adecuadas.
Eche un vistazo a nuestra base de datos y a nuestros consejos, y díganos lo que piensa. ¡Ese es el camino hacia la mejora continua!
Artículo actualizado, publicado originalmente en junio de 2019.
Artículo traducido del francés