Mejore su productividad mediante las mejores prácticas de mejora continua
¿Qué es la mejora continua ? Si le interesa la gestión de la calidad, ya conoce al menos una definición básica.
¿Cómo puede aumentar la productividad y mejorar los procesos sin precipitar a su equipo y crear un cataclismo? Los principios de este enfoque abordan este problema.
En este artículo veremos qué es la mejora continua, por qué es importante y cómo implantarla en su empresa.
¿Qué es la mejora continua?
Definición
La mejora continua es un proceso de gestión de la calidad destinado a optimizar el rendimiento de los productos, servicios y procesos que los componen.
Se rige por la norma ISO 9001.
El concepto de mejora continua fue democratizado por William Edwards Deming en los años 50, gracias en particular a la rueda de Deming (detallada más adelante):
¿Por qué implantar la mejora continua?
Aunque es fácil comprender cómo la mejora del rendimiento tiene un efecto positivo en la empresa, a continuación se exponen con más detalle las ventajas de la mejora continua:
- Reducir errores y fallos de funcionamiento,
- Reducir los costes, sobre todo los asociados a actividades que añaden poco valor o no aumentan la calidad,
- reducir el despilfarro de recursos,
- crear valor,
- mejorar los procesos para ser más eficientes en la producción de productos o servicios,
- aumentar la satisfacción del cliente,
- aumentar la competitividad de la empresa, etc.
Los 4 principios de la mejora continua: PDCA
Son los 4 pasos de la rueda de Deming antes mencionada. La repetición de este ciclo PDCA es la base de la mejora continua.
P: Planificar
Se trata de establecer objetivos precisos y mensurables. ¿Conoces los objetivos SMART? Utilice sus 5 componentes para definir sus objetivos:
- Específicos o sencillos,
- Mensurables
- Alcanzables
- Alcanzables,
- Definidos en el tiempo.
Después solo queda planificar los recursos necesarios para definir una hoja de ruta clara (plan de acción) que todo el mundo pueda entender y que sirva como herramienta de comunicación para toda la empresa.
✅ Ejemplo de un principio para aplicar en su empresa:
Cuestiona regularmente las prácticas actuales para evitar el statu quo.
D: Hacer
La etapa 2 consiste en llevar a cabo las tareas previstas: se ejecuta el plan de acción. La asignación de tareas en la etapa anterior es esencial para una distribución óptima de la carga.
También tienes la opción de externalizar toda o parte de la producción: en este caso, hay que dejar tiempo para el seguimiento.
✅ Ejemplo de un principio para aplicar en su empresa:
Prefiera un 80% de mejora ahora, visible rápidamente, a un 100% mañana, que ralentiza el proceso y aplaza los efectos deseados.
C: Comprobar
Los resultados obtenidos, ¿se corresponden con los esperados? ¿Se han alcanzado los objetivos y en qué medida?
El seguimiento de los indicadores definidos de antemano y registrados en un cuadro de mando permite :
- una visión predictiva para anticiparse a las desviaciones,
- ser alertado rápidamente y tomar las decisiones adecuadas si no se cumplen los objetivos.
✅ Ejemplo de principio a aplicar en su empresa:
Salga al terreno para comprender las dificultades y las razones por las que no se cumplen los objetivos. Esto será más eficaz que buscar culpables.
A: Actuar o mejorar
Si se detecta un desfase, es hora de reaccionar y ajustar el plan de acción en consecuencia.
Es en esta fase 4 cuando hay que actualizar la documentación (procedimientos, directrices, listas de comprobación, etc.) y comunicar los cambios a las personas afectadas.
También es posible que haya detectado carencias en su organización: herramientas, competencias, métodos, etc. Tienes que planificar cómo remediar estas carencias... ¡antes de volver al paso 1 del proceso de planificación!
✅ Ejemplo de un principio para aplicar en su empresa:
Piensa en cómo hacerlo en lugar de explicar por qué no puedes hacerlo.
Nuestro consejo 👉 Tenemos una tendencia natural a centrarnos en la etapa "Hacer", porque es satisfactorio ver cómo avanzan las tareas. Sin embargo, descuidar las otras etapas socava el éxito general del enfoque de mejora continua. Así que ¡preste atención!
¿Cómo establecer un método de mejora continua?
Elegir un método de mejora continua
Aunque la mejora continua es ante todo un enfoque, un conjunto de principios e incluso un estado de ánimo, es necesario utilizar un método para garantizar su eficacia. ¿Cuál elegir? He aquí 5 alternativas a la rueda de Deming:
- El método Kaizen promueve la mejora continua basada en el trabajo colaborativo y la inteligencia colectiva, con el objetivo de mejorar progresivamente cuestionando los métodos actuales.
- El diagrama de Ishikawa, o método de las 5 M, es útil para identificar las disfunciones de un sistema y su localización, y definir las mejores soluciones para resolverlas.
- El método 5S, desarrollado en las plantas de producción de Toyota, ayuda a mejorar las condiciones de trabajo y se basa en 5 grandes acciones:
- ordenar para eliminar lo superfluo
- ordenar y poner las cosas en orden
- limpiar para garantizar un puesto de trabajo limpio
- organizar según normas y reglas precisas
- mantener este nivel de calidad a lo largo del tiempo.
- El método Seis Sigma ayuda a la gestión de la calidad partiendo del feedback del cliente, y funciona especialmente bien en modo proyecto. Se alimentan mutuamente con el método DMAIC, perteneciente a la familia del lean management, que se basa en el análisis estructurado y la resolución de problemas en 5 etapas:
- Definir,
- Medir
- Analizar
- Mejorar,
- Gestionar.
- El último método es el " Just in Time" o " Justo a tiempo", que procede del sector logístico y pretende evitar el despilfarro y los stocks innecesarios: producimos en función de la demanda, no de la oferta. ¿Cómo se consigue esto? Gracias al principio de los 5 ceros:
- 0 defectos
- 0 retrasos
- 0 averías
- 0 existencias,
- 0 papel.
Nota 👉 Existen otros métodos, como Kanban en la familia de los métodos ágiles, basados en iteraciones. ¡De ti depende encontrar el método que se adapte a tus necesidades!
| Método | Principio | Empresas afectadas |
| Método Kaizen | Colaboración e inteligencia colectiva | Todos |
| Diagrama 5M o de Ishikawa | Identificación de las fuentes de problemas | Todos |
| 5S | Mejorar las condiciones de trabajo | Producción industrial, logística |
| Seis Sigma, DMAIC | Comentarios de los clientes, resolución estructurada de problemas | Todos los |
| Justo a tiempo | Cero residuos y cero existencias | Producción industrial, logística |
Adoptar los procesos adecuados utilizando las mejores herramientas
Hasta aquí la teoría, pero lo que nos interesa ahora es cómo puede implantar la mejora continua en su empresa.
- Haga balance de sus procesos actuales:
- ¿Cuáles son?
- ¿Son muchos?
- ¿Cumplen una norma de modelización?
- ¿Siguen siendo pertinentes?
- Comparta sus procesos empresariales con todos sus equipos:
- Asegúrese de que las personas que los han diseñado entienden los problemas de la empresa. Por ejemplo, ¿tienen acceso a la misma información los jefes de producción y los técnicos?
- Nuestro consejo: mapee sus procesos empresariales para que todos puedan utilizarlos.
- Equípese con las herramientas adecuadas para asegurarse de que sus procesos están actualizados, reflejan la realidad sobre el terreno y reflejan las mejoras que se han introducido:
- una herramienta de gestión de proyectos para planificar y supervisar las tareas,
- una herramienta BPM, como la solución francesa Iterop, para modelizar y digitalizar sus procesos empresariales en el marco de un proceso de mejora continua.
Nuestros consejos para el éxito de un enfoque de mejora continua
- Implique a la dirección: la gobernanza a favor de este enfoque es esencial para que funcione sin problemas, aunque sólo sea para encontrar el tiempo que dedicarle, por ejemplo.
- Implique también a los empleados: puede evitar la resistencia al cambio trabajando en colaboración con sus equipos. Así estarán en mejores condiciones de proponer soluciones adecuadas para mejorar la calidad de la producción.
- Sea concreto: este enfoque pretende mejorar los procesos y la producción. Debe basarse en datos cuantificables y mensurables. No se puede aumentar la productividad en un 10% basándose en generalidades ajenas al terreno... o si no, ¡comparta su secreto con nosotros! 😉 .
¿Existen límites para el enfoque de mejora continua?
Los únicos límites son los que usted mismo se ponga.
Recursos humanos, financieros o de tiempo... Sus objetivos de mejora deben ser realistas y acordes con los recursos de su organización. Apunta demasiado alto y nunca recogerás los frutos de tu trabajo; apunta demasiado bajo y la mejora no será visible.
Nuestro consejo 👉 Define previamente con precisión las líneas maestras del proceso a mejorar y fija objetivos pequeños pero alcanzables para llegar a él. Todo ello, ¡sin olvidar nunca la gestión del cambio para que tus equipos se sumen al proyecto!
¡Todo depende de ti!
Artículo traducido del francés