Su departamento de RRHH tiene un talento increíble: ¡aprovéchelo al máximo con procesos!

La función de recursos humanos se ha vuelto cada vez más decisiva en los últimos años, y las tareas que tiene que desempeñar se han vuelto más complejas y estratégicas.

Por eso es importante no ahogarse en esta avalancha de responsabilidades, y proceder ME-THO-DI-QUE-MENT. ¿Su objetivo final? Dirigir su empresa lo mejor posible, mimando al mismo tiempo a su personal. Todo ello alineándose con los objetivos de la empresa, por supuesto.

Para conseguirlo, sólo hay una solución: formalizar y estructurar todos sus procesos de RRHH.

Entonces, ¿cómo convertir estos procesos en impulsores de valor para su organización? Concéntrese en la definición, el método a seguir y un ejemplo de mapa de procesos de RR.HH.

Ver todos los software SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos)

Pero, ¿qué son exactamente los procesos de RR.HH.?

Procesos de RR.HH.: definición

Los procesos de RR.HH. se definen como :

• La estrategia de RR.HH,
• así como todas las acciones e interacciones
  necesarias para que los recursos humanos alcancen sus objetivos.

El objetivo es

• apoyar la ambición y el desarrollo de la empresa,
• desarrollar su capital humano escuchando a sus empleados.

☝️ En este sentido, los procesos de RRHH se hacen eco de las diferentes etapas del recorrido del empleado, cada una de las cuales requiere su propio modus operandi:

• contratación
• incorporación
• desarrollo
• retención,
• desvinculación.

¿Cuáles son los distintos procesos de RRHH?

Existen diferentes tipos de procesos de RRHH, todos ellos vinculados a tareas específicas. Por supuesto, están los grandes temas relacionados con el recorrido del empleado mencionados anteriormente (contratación, incorporación, desvinculación, etc.).

Pero dada la complejidad de las tareas asociadas a los recursos humanos, es necesario entrar en cierto nivel de detalle para responder perfectamente a cada reto.

Por ejemplo, en la fase de desarrollo, los procesos podrían incluir :

• solicitud de vacaciones
• gestión de solicitudes de reembolso de gastos
• solicitudes de teletrabajo
• gestión de expedientes de empleados
• solicitudes de viajes de negocios
• declaraciones de horas de trabajo, etc.

☝️ Evidentemente, cada empresa tiene sus características específicas. Mientras que algunos procesos son comunes a todas (la contratación, por ejemplo), otros dependen de la organización existente. Por lo general, una empresa que opere con un sistema de oficina flexible deberá introducir normas para garantizar que el personal rote por los locales, que cada empleado disponga de un escritorio, etc.

Centrarse en los procesos críticos

Algunos procesos de RR.HH. se consideran más críticos que otros por los retos que plantean. Por lo tanto, recursos humanos debe prestar especial atención a garantizar que funcionen sin problemas:

💡 He aquí algunos ejemplos:

• Desarrollo de competencias: a medida que somos más conscientes de la fuerza del capital humano para una empresa, la gestión de las competencias se ha convertido en una cuestión de primer orden. Apoyar y escuchar a sus empleados fomenta su compromiso y, al mismo tiempo, compensa la falta de ciertas habilidades en la empresa. Muy útil cuando la contratación es difícil.
  
  
• Contratación : llegamos a la contratación. Como sabe, el mundo empresarial se enfrenta actualmente a una escasez de talentos en varios sectores. Si trabaja en su proceso de contratación, pondrá todas las posibilidades de su parte para asegurarse de no acabar último en la carrera.
  
  
• Gestión de las nóminas: la gestión de las nóminas implica hacer frente a una serie de limitaciones: cumplimiento de la legislación, seguridad de los datos, etc. Al mismo tiempo, a veces resulta todo un reto. Al mismo tiempo, puede ser fundamental para mejorar su marca de empleador: una mala administración, retrasos en los pagos... y la reputación de la empresa puede verse empañada.

¿Por qué son importantes los procesos de RRHH?

Los procesos de RR.HH. bien definidos ofrecen muchas oportunidades.

Con el tiempo, las organizaciones han comprendido el papel decisivo que desempeñan los recursos humanos. En un momento en el que nos damos cuenta de hasta qué punto la escasez de talento o la disminución de la motivación de los empleados están minando el rendimiento y la productividad general, RRHH trabaja para :

• atraer a los mejores, en particular creando un entorno de trabajo óptimo y competitivo,
• desarrollarlos
• retenerlos a largo plazo.

Al mismo tiempo, el departamento de Recursos Humanos debe reflejar las ambiciones de la empresa y seguir el mismo rumbo. En otras palabras, se encuentra en una encrucijada decisiva:

• que debe tener en cuenta los deseos de los empleados
• y, al mismo tiempo, respetar la cultura de empresa y los objetivos comerciales fijados por la dirección.

De ahí la importancia de formalizar los procesos para hacer frente a todos estos retos 💪.

Cómo establecer procesos de RRHH eficaces

Paso 1: enumere todas sus actividades de RRHH

Para organizar tus operaciones de la forma más eficaz posible, empieza por identificar todas las acciones que dependen de ti, por grandes temas, sin preocuparte de sus interrelaciones y responsabilidades.

Por ejemplo, para el proceso de contratación, hay que :

• identificar las necesidades de contratación
• redactar los anuncios de empleo
• difundirlos a través de los distintos canales a tu disposición (bolsas de trabajo, página web, LinkedIn, etc.)
• recibir y procesar las candidaturas
• realización de entrevistas
• comunicación con los candidatos,
• seleccionar al nuevo contratado.

Paso 2: consulte a sus empleados

Los empleados están en la mejor posición para señalar los problemas con los que se encuentran a diario.

Por eso le recomendamos que cree procesos de RR.HH. en colaboración con ellos. De este modo, no sólo se asegurará de que su estrategia sea pertinente, sino también de que todos sus equipos adopten y asuman mejor las normas.

Por ejemplo, ¿por qué no creas grupos de discusión o envías cuestionarios diseñados para recabar opiniones de los empleados?

💡 ¿Conoces el método Design Thinking? Es un proceso innovador que te permite poner en marcha proyectos basados en las necesidades reales de una persona, en este caso los diferentes perfiles que se encuentran en tu empresa: directivo, empleado junior, empleado senior, etc.

Etapa 3: Formalizar cada proceso

Ya tiene una idea más clara de todas las actividades que forman parte de su función.

Ahora tiene que organizarlas de manera que :

• Garantizar el buen funcionamiento de las operaciones (su tiempo es oro y no querrá que sus procesos se conviertan en una fábrica de gas).
• responder a la visión de la empresa (enfoque descendente);
• tener en cuenta las opiniones de los empleados (enfoque ascendente).

Paso 4: Asignar responsabilidades a cada empleado

En los procesos de RRHH intervienen varios actores, empezando por los propios empleados. Con la ayuda de una buena organización, cada uno está en condiciones de conocer su grado de responsabilidad en una acción concreta.

👉 Por ejemplo, como parte de un proceso de solicitud de teletrabajo, puede decidir que cada empleado proceda de forma independiente, utilizando un software específico. La aprobación pasa entonces por su N+1. En este caso, no hay necesidad de involucrar a la dirección, que claramente tiene otras cosas de las que preocuparse. Por otra parte, estos últimos habrán establecido previamente con los directivos las normas que deben respetarse (cuántos días a la semana están autorizados, etc.).

💡 Evidentemente, este reparto de papeles está estrechamente ligado a la cultura empresarial y de gestión existente. De hecho, una empresa que funcione con un modelo horizontal dejará más responsabilidad a los empleados que aquellas basadas en una estructura más piramidal.

Paso 5: Vigile de cerca sus procesos

Una vez que los procesos de RR.HH. estén bien establecidos, el trabajo no termina ahí.

Tiene que evaluarlos constantemente para identificar las áreas de mejora.

En resumen, nada está grabado en piedra y es necesario actualizar constantemente los procesos para adaptarlos a la realidad sobre el terreno y a los altibajos de la empresa.

¿Qué ocurre con la cartografía de los procesos de RR.HH.?

En cuanto hablamos de procesos, sea cual sea su naturaleza, surge rápidamente la cuestión del mapeo.

Mapear los procesos significa formalizarlos mediante diagramas claros y visuales con el fin de :

• centralizar toda la información en un único documento ;
• mejorar la comunicación en torno a estos procesos
• Destacar claramente las etapas que los componen y las interacciones entre ellas;
• facilitar su comprensión, sobre todo para los nuevos empleados que se incorporan a la empresa;
• identificar de un vistazo los puntos de bloqueo.

💡 Para ayudarte en esta tarea, te sugerimos que utilices herramientas de mapas mentales.

Ejemplo de un proceso de RRHH

Para ilustrar mejor lo que estamos diciendo, aquí tienes un ejemplo de un proceso de RRHH mapeado, más concretamente un proceso diseñado para cubrir una vacante:

👉 Este ejemplo te mostrará por qué es una buena idea trazar un mapa de tus procesos, para que sean más claros y fáciles de entender.

Al fin y al cabo, siempre te enfrentas a diferentes opciones en tu trabajo diario. En este caso, un responsable de contratación te presenta una oferta de empleo para cubrir una vacante en su departamento. Tienes la opción de aprobarla o rechazarla. Y si la aprueba, puede realizar la contratación usted mismo o decidir recurrir a los servicios de un externo.

Automatización de procesos: ¿la solución?

La automatización de procesos, y la digitalización que conlleva, se está convirtiendo cada vez más en la norma.

Y con razón, ya que a medida que la función de recursos humanos se vuelve más compleja, muchos profesionales de RRHH se ven abrumados por las tareas administrativas, en detrimento de su función esencial: apoyar a los empleados.

Al utilizar un software, en particular un SIRH, que ejecuta automáticamente reglas predefinidas por usted, ahorrará un tiempo precioso que le permitirá concentrarse más en su actividad principal y en tareas de mayor valor añadido.

🛠️ He aquí algunos ejemplos:

• Foederis es un paquete de software completo que es a la vez un HRIS y un TMS (Sistema de Gestión del Talento). Gracias a su flexibilidad y rica funcionalidad, es adecuado para todo tipo de empresas y sectores. En concreto, puede elegir entre 12 módulos para estandarizar sus diferentes procesos: contratación, incorporación, desvinculación, formación y gestión de competencias, etc. Al mismo tiempo, gracias a su enfoque de "gestión del talento", dispondrá de las herramientas necesarias para situar al empleado en el centro de su estrategia y ofrecerle la mejor experiencia posible a lo largo de toda su carrera.
  
  
• HRMAPS es un SIRH rico en funciones y 100% escalable que le ayuda en su gestión administrativa y del talento. Cubre todo el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta la salida de la empresa. Con este software, puede automatizar todas sus tareas administrativas y centrarse en lo esencial: ayudar a los empleados a crecer dentro de la empresa.
  
  
• Dirigidas a empresas de todos los tamaños, las soluciones de UKG están diseñadas para digitalizar los procesos de RRHH, desde la gestión del tiempo y la mano de obra hasta la administración. Para facilitar los intercambios entre los equipos de RR.HH., los responsables operativos y los empleados, UKG integra las herramientas de prestación de servicios de RR.HH. y de gestión de la mano de obra en el sistema de información de RR.HH.. Esto automatiza los flujos de trabajo al tiempo que permite a los empleados obtener respuestas a sus preguntas en régimen de autoservicio. El resultado: ahorro de tiempo, especialmente para RR.HH. y operaciones, y una mejora general de la experiencia de los empleados.

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¿En qué me beneficia?

Los procesos de RRHH garantizan la eficacia del departamento de recursos humanos y contribuyen a aumentar su valor. Co-construidos con los empleados, pero también con la dirección, reflejan la cultura y los objetivos de la empresa.

Pero para aprovechar al máximo el potencial de estos procesos y facilitar su comprensión por parte de los equipos, es una buena idea trazarlos. Al mismo tiempo, apóyese en software que automatice las tareas no estratégicas. De esta forma, te mantienes centrado en el mayor activo de la empresa: su capital humano.