Mejore la gestión de sus procesos empresariales con el software BPM

La gestión de los procesos empresariales es un vector de eficacia y calidad dentro de una organización: y las empresas son cada vez más conscientes de ello. Esta cuestión se está convirtiendo gradualmente en una nueva prioridad estratégica para los departamentos operativos y la alta dirección.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)? ¿Cómo implantarla en su empresa? ¿Qué herramientas necesita? appvizer responde a sus preguntas sobre los retos del BPM.

CONTENIDO

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¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es una secuencia de tareas o actividades llevadas a cabo sucesivamente por diferentes partes interesadas con el fin de alcanzar un objetivo y crear valor añadido para una empresa.

Pone de relieve las interacciones en forma de intercambios entre los actores de una empresa para obtener una visión de conjunto. Se trata de varios tipos de intercambios

• intercambios entre agentes internos y externos (comerciales, técnicos, proveedores, etc.),
• intercambios con aplicaciones o departamentos (correo electrónico, gestión de la facturación, gestión de clientes, etc.),
• intercambios de información con otros procesos empresariales.

Un proceso empresarial puede ser transversal a una organización: implica a varias estructuras y equipos, sin limitarse necesariamente a una sola persona, equipo o departamento.

BPM: definición

¿Qué es la gestión de procesos empresariales?

La gestión de procesos empresariales suele denominarse BPM. Es un conjunto de herramientas, métodos y servicios para crear, analizar y supervisar los procesos operativos de una empresa.

Esto implica la modelización de procesos, es decir, una representación gráfica de las actividades de la empresa y de cómo están vinculadas entre sí en un contexto determinado.

Es la combinación de varios elementos

• el sistema de información de la empresa
• los métodos de gobernanza
• colaboración entre los agentes.

La automatización de tareas sin valor añadido ahorra más del 50% del tiempo dedicado a procedimientos críticos.

La norma BPMN en el punto de mira

Este estándar de autoría de procesos de negocio se lanzó en 2011 con el objetivo de fomentar la colaboración y la armonización entre los distintos departamentos de una organización, combinando un estándar de modelado de procesos con nuevos símbolos para diagramas de procesos de negocio.

Este estándar de redacción incluye :

• actores y partes interesadas
• etapas del proceso (actividades)
• acontecimientos puntuales
• la secuencia de actividades o flujos secuenciales representados por una flecha,
• y puertas lógicas, utilizadas para unir o separar flujos de secuencias.

Las ventajas del BPM

Si aún no está convencido de la utilidad y los beneficios del BPM para su empresa, he aquí las tres principales ventajas:

• organización : los procesos racionalizados le ahorran tiempo; sus equipos tienen una mejor visibilidad de su papel; los riesgos se controlan mejor; proporciona una visión global de la organización de la empresa;
• comunicación: los intercambios son más fluidos; facilita la comunicación interfuncional y descompartimenta los intercambios entre departamentos; mejora la colaboración entre actores; formaliza la forma de llevar a cabo los procedimientos;
• gestión: se centraliza la información; se facilita la toma de decisiones; se proponen indicadores de rendimiento; se mejora el seguimiento y se miden los objetivos alcanzados y los retrasos.

¿Cómo puede tener éxito un proyecto BPM?

Los proyectos BPM no son sólo para grandes empresas. Las PYME y las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de la puesta en marcha de un proyecto BPM.

La implantación de un proyecto BPM de alto rendimiento en su empresa puede llevar desde unas pocas semanas hasta un máximo de seis meses.

Para cualquier proyecto de BPM, hay que pensar ante todo en el proyecto y en la estrategia de la empresa.

Frédéric Declee - Director Adjunto de Ingeniería del CEV

He aquí los tres puntos principales que debe tener en cuenta si quiere que su proyecto BPM tenga éxito.

#1 Comunicación

Es la clave del éxito de un proyecto. Sin comunicación, esencialmente entre el departamento informático y los departamentos operativos, el proyecto no puede tener éxito. El software BPM actúa como una herramienta para formalizar y estructurar los intercambios, y para facilitar un lenguaje que debe ser común a todas las partes interesadas.

#2 Un enfoque BPM a su escala

No intente ir demasiado rápido: piense a lo grande, pero empiece poco a poco. Poner el carro delante de los bueyes conlleva el riesgo de perder el tiempo. Por el contrario, es más sensato empezar con un pequeño proyecto de BPM y ver resultados significativos. Estarás sentando bases sólidas para que el proyecto crezca a partir de ahí, gracias a la comunicación interfuncional, una mejor gestión de riesgos y errores, la introducción de indicadores y el análisis de informes, por ejemplo.

#3 Basarse en lo que ya existe

Antes de poner en marcha su proyecto BPM, puede que merezca la pena realizar una auditoría de sus operaciones actuales. ¿Cómo se transmite la información? ¿Qué aspectos deben mejorarse? ¿Qué herramientas existen ya? Todo esto le dará una base sobre la que lanzar su proyecto, empezando por optimizar los procesos existentes.

Repiense los procesos de su empresa en la era digital

Las empresas son cada vez más conscientes de la importancia de contar con procesos precisos y estructurados para optimizar sus operaciones. Quieren poner en marcha iniciativas de mejora continua de los procesos, o ya han comenzado a desplegar un proyecto de BPM.

La transformación digital de las empresas ofrece a los responsables nuevas formas de reinventar el funcionamiento interno de las organizaciones. Más allá de las herramientas, los proyectos se vuelven ágiles y cada vez más colaborativos; la inteligencia colectiva prima sobre la individualidad; el design thinking permite introducir la innovación en la empresa conservando el aspecto colaborativo, etc. Todos estos elementos aceleran la estructuración de las organizaciones.

Todos estos elementos aceleran la estructuración de los procesos internos de las empresas y sus necesidades de modelización. También pueden dar a su empresa una ventaja competitiva y ayudarle a diferenciarse de las demás.

Sólo ⅓ de las empresas y organizaciones francesas utilizan software BPM para la gestión de procesos empresariales, a pesar de que están convencidas de la necesidad de mejorar sus procesos.

Fuente : CXP

Comparación de 4 paquetes de software BPM para agilizar sus procesos de negocio

Tabla comparativa de software de gestión de procesos

Agilium

Agilium es un software BPM 100% francés que le permite automatizar sus procesos de negocio de forma rápida y sencilla, gracias a su enfoque de bajo código. Utilice las decenas de plantillas disponibles en la herramienta y adáptelas a sus necesidades, o cree sus propias aplicaciones empresariales: la elección es suya, ambas opciones son posibles.

Entre otras cosas, la herramienta le permite:

• conectar sus aplicaciones,
• crear automatizaciones y flujos de trabajo,
• supervisar todos sus procesos actuales mediante una herramienta de supervisión de procesos (BAM),
• colaborar eficazmente a distancia accediendo a sus documentos, información e indicadores desde la web.

Agilium ofrece un enfoque basado en la gestión de procesos especialmente eficaz en la industria, que le permite crear procesos personalizados e integrar sus propias reglas de negocio.

Ejemplos de necesidades abordadas: Seguimiento empresarial, gestión de la aceptación, progreso de la producción, planificación de la producción, gestión electrónica de documentos y gestión de no conformidades.

Agilium es un excelente complemento de un ERP para gestionar los procesos de toda la empresa y centralizar los datos en una plataforma colaborativa accesible a través de la web.

Bonificación: formación incluida en el paquete, ¡con o sincompromiso!

Una aplicación empresarial sencilla en la plataforma de bajo código Agilium cuesta unos 2.000 euros. También existe una suscripción SaaS para utilizar la plataforma, que incluye mantenimiento, soporte y alojamiento, a partir de 150 euros al mes para 5 usuarios.

Iterop

Iterop es un software en línea que gestiona los procesos de su empresa a lo largo de su ciclo de vida, adaptándose a los cambios a medida que se producen. Le permite :

• modelar procesos en unos pocos clics
• definir tareas
• asignarlas a sus empleados o a proveedores de servicios externos,
• establecer condiciones especiales, alertas, mensajes de correo electrónico, etc.

Para cada tarea, puede definir la persona o el grupo de personas que pueden llevarla a cabo. Es una solución ideal para formalizar los flujos de trabajo internos de su empresa y conectar entre sí las aplicaciones que utiliza.

La integración directa de la información intercambiada presenta varias ventajas: menos vías de distribución de la información, y por tanto centralización de los datos, y menos pérdidas de información.

Todas las personas implicadas en un proceso reciben una notificación en cuanto un empleado activa el proceso. Iterop también sirve como herramienta de control para seguir la actividad de los empleados.

Se puede acceder a la solución desde cualquier lugar utilizando un ordenador, una tableta o un smartphone. No requiere conocimientos técnicos, gracias a una herramienta de dibujo intuitiva. Los equipos empresariales solo tienen que rellenar formularios dinámicos para garantizar que los procesos satisfacen las necesidades de todos.

Iterop ha obtenido la certificación ISO 9001.

Heflo

Más de 70.000 usuarios confían en Heflo. El software se dirige a las PYME de todos los sectores de actividad. Sus usuarios son diversos

• consultores y gestores de empresas
• analistas de procesos
• departamentos de RRHH, ventas, marketing e informática.

La solución ofrece una herramienta de modelización intuitiva: basta con arrastrar y soltar elementos para construir los procesos. De este modo, el usuario se familiariza enseguida con la herramienta. El siguiente vídeo le ofrece una visión general de la interfaz a través de una breve demostración:

Esta herramienta de colaboración cumple la norma BPMN 2.0.

Heflo ofrece un paquete gratuito para empresas sin presupuesto. Sin embargo, con esta oferta, el soporte sólo está disponible durante 30 días y algunas funciones no son accesibles, como la personalización de la marca o la autorización de cambios por proceso.

Estudio de procesos

Publicado por Avanteam, Process Studio permite a las empresas modelar y automatizar los procesos de negocio, al tiempo que mejora la agilidad y la trazabilidad.

Este portal colaborativo, personalizable y sensible al contexto es compatible con el estándar BPMN. Se presenta como un generador de aplicaciones orientadas a procesos: en un solo clic, genere la aplicación de destino.

Las características de Process Studio incluyen

• la gestión de actores, roles y derechos de acceso
• un taller de diseño gráfico de formularios y flujos de trabajo,
• historial y trazabilidad completa de participantes y cambios.

La herramienta se integra con la suite de aplicaciones Avanteam, que automatiza la gestión de documentos, flujos de trabajo, formularios electrónicos, escaneado, etc. También se integra fácilmente con sus herramientas existentes (ERP, directorios, sistemas de mensajería).

Los cuadros de mando permiten seguir la evolución de los procesos mediante indicadores definidos por el usuario.

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Integre el BPM en su estrategia

Es un hecho: la concienciación de los directivos sobre la importancia de la gestión de procesos empresariales ha aumentado. Sin embargo, dos tercios de las empresas aún no han dado el paso y no están equipadas con software de BPM. Sin embargo, se trata de un paso esencial para quienes desean obtener un ROI más rápido de su proyecto de BPM y, al mismo tiempo, obtener una ventaja competitiva.

Para empezar, ¿por qué no designar un gestor de procesos para cada área de su empresa? Sólo el 16% de las empresas francesas ya lo han hecho (fuente: Solutions numériques).