Entre las obligaciones legales y las necesidades empresariales, ¿qué software para comerciantes de vino debe elegir?
Software para comerciantes de vino: ¿útil o no?
En los últimos años, la profesión de comerciante de vinos se ha enfrentado a profundos cambios. En 30 años, el volumen de vino consumido por los franceses se ha reducido a la mitad (fuente: cavistesprofessionnels.fr). Al mismo tiempo, los comerciantes de vino se enfrentan a la dura competencia de los supermercados, que ahora venden la mayor parte del vino que producen.
Sin embargo, a pesar de estas dificultades, el número de comerciantes de vino en Francia va en aumento. ¿Por qué?
Porque el comercio del vino responde a una nueva tendencia de consumo: beber menos, pero beber mejor.
Frente a esta búsqueda de una experiencia mejorada, el comerciante de vinos tiene que demostrar pasión y conocimientos especializados para transmitir el amor por su producto y la tradición vinícola francesa.
Pero eso no basta.
Crear y hacer crecer una bodega significa trabajar con inteligencia, dotarse de herramientas capaces de responder a los retos actuales, teniendo en cuenta al mismo tiempo las numerosas obligaciones legales que rodean la profesión.
¿Cuáles son esas herramientas? ¿Qué ventajas le aportará la utilización de un programa informático de venta de vinos? ¿Es obligatorio el uso de un programa informático de caja en la tienda?
Nuestros consejos le ayudarán a identificar sus necesidades en términos de software y aplicaciones para comerciantes de vino, y a descubrir algunos ejemplos de soluciones.
Software de venta de vinos: ¿cuáles son los requisitos normativos?
Software de caja que cumple las normas
El problema
La Ley de Finanzas de 2018 se creó para luchar contra el fraude.
Con esto en mente, exige que cualquier profesional que realice ventas de bienes o servicios, y que las registre utilizando un software o sistema de caja, utilice una solución que cumpla las condiciones de:
- inalterabilidad
- seguridad
- conservación,
- archivo de los datos.
Para entrar en el ámbito de aplicación de la ley, es necesario utilizar un software de caja registradora certificado o un sistema de caja registradora certificado. Según el artículo 286 del Código General de Impuestos (CGI), este certificado puede obtenerse :
- por un organismo acreditado en las condiciones establecidas en el artículo L. 433-4 del Código de Consumo francés,
- por un certificado individual del editor, conforme a un modelo establecido por las autoridades.
☝️ Tenga en cuenta que es imprescindible obtener este certificado: en caso de inspección, cualquier comerciante de vinos que no pueda presentarlo en un plazo de 60 días se expone a una multa de 7.500 euros.
La solución
Si ya dispone de una caja registradora o tiene previsto adquirir una próximamente, le recomendamos que averigüe lo fácil que es obtener el famoso certificado.
Afortunadamente, existen varios programas informáticos de caja que cumplen la legislación, como Tiller, XL Soft y Orchestra (una solución especializada para bares y comercios). Pero si quiere ahorrarse el coste del software de caja registradora, debe saber que algunas herramientas, como Hiboutik, son gratuitas si utiliza las funciones básicas.
- Fácil de usar, Hiboutik le ayuda a gestionar sus recibos, ventas, clientes y existencias en cualquier dispositivo (PC, Mac, tableta o smartphone) con conexión a Internet.
- Sobre todo, te proporciona un certificado individual de cumplimiento de la Ley de Hacienda de 2018, que puedes descargar directamente desde tu cuenta de Hiboutik.
Un programa informático que responde a las exigencias específicas de gestión de los comerciantes de vino
El problema
Como cualquier otra empresa, una bodega necesita tener en cuenta una serie de tareas (gestión de existencias, facturación, declaraciones contables, etc.) que son inseparables de sus actividades de venta.
Sin embargo, su negocio es único en el sentido de que tiene que hacer frente a normativas específicas asociadas a la venta de alcohol.
La gestión de las existencias, en particular, requiere una atención especial:
- En primer lugar, como almacenista de vino, tiene que emitir su MRD (Declaración Recapitulativa Mensual) para que las aduanas puedan saber cuánto vino ha entrado y salido de su bodega. Sin embargo, esta contabilidad de existencias (que implica un seguimiento regular de los flujos de entrada y salida y de las cantidades de los artículos en stock) se complica rápidamente debido a variables específicas del negocio, como la venta de vino por copas o las catas de vino.
- Por otra parte, una gestión precisa de las existencias es también una cuestión económica, ya que las existencias representan siempre un activo financiero.
La solución
El software ERP (Enterprise Resource Planning), también conocido como PGI (Progiciel de Gestion Intégré), forma parte de la gran familia de software profesional. Estas herramientas, de gran utilidad en las empresas, ofrecen una serie de funciones, entre las que se incluyen :
- gestión contable
- gestión comercial
- gestión de recursos humanos
- gestión de existencias, etc.
Por lo tanto, debería plantearse una solución ERP para gestionar su bodega. Y aunque existen paquetes de software más generalistas como EBP, algunos se adaptan mejor a las necesidades específicas del negocio descritas anteriormente. Vitisoft es un muy buen ejemplo de lo que puede ofrecer un ERP para comerciantes de vino y profesionales del vino en general.
Características de Vitisoft :
Entre las numerosas funciones que ofrece la solución se encuentran :
- una gestión avanzada de las existencias, con actualizaciones instantáneas en función de los movimientos,
- un inventario preciso a una fecha determinada, para automatizar al máximo la elaboración de sus declaraciones (DRM, DSA, etc.),
- un sistema de caja que respete la legislación antifraude, etc.
De este modo, un software como Vitisoft mejora su productividad diaria permitiéndole concentrarse más en las tareas de mayor valor, al tiempo que le ayuda a garantizar la conformidad de sus acciones.
Software para comerciantes de vino: ¿cuáles son sus necesidades de desarrollo comercial?
Software que refuerza las relaciones con los clientes
El problema
Mantener las relaciones con los clientes es uno de los requisitos previos para el éxito de su negocio.
Como comerciante de vinos, necesita destacar entre la multitud, especialmente en el sector de la gran distribución.
Su propuesta de valor depende obviamente de la naturaleza de su oferta (vinos a precios competitivos, añadas originales, promoción de un terruño específico, vinos ecológicos, viticultores independientes, etc.).
Pero la forma en que desarrolle las relaciones con sus clientes y su fidelidad también desempeña un papel clave. Conocer los gustos y las expectativas de sus clientes, ofrecerles una selección personalizada o una tarjeta de fidelidad son bazas muy valiosas.
La solución
Se han desarrollado muchos programas informáticos para gestionar las relaciones con los clientes. Se llaman CRM, por Customer Relationship Management (gestión de las relaciones con los clientes). Otros se denominan ERP (mencionado anteriormente), cuando ofrecen módulos para gestionar su cartera de clientes. Por último, algunas herramientas están diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de los comerciantes de vino.
Tomemos como ejemplo Cavilog, una solución global diseñada para gestionar bodegas de vino.
- Una de las funciones de fidelización de Cavilog es una aplicación móvil para bodegas que permite a los clientes hacer un seguimiento de sus compras y de sus puntos de fidelidad.
- Por su parte, puede comunicarse más fácilmente con sus clientes sobre nuevos productos, promociones, eventos, etc.
Cree operaciones promocionales con Cavilog :
Software para vender sus botellas en línea
El problema
Para resistir a la presión competitiva de los supermercados y seguir las nuevas tendencias de consumo que dejan cada vez más espacio al comercio electrónico, hay que plantearse los retos de la venta de vino por Internet.
Al multiplicar los canales, se multiplican las oportunidades. De hecho, en 2017, el 32% de estas ventas las realizaron minoristas que también tenían una tienda física (fuente: cavistesprofessionnels.fr).
Pero si te aventuras a vender por internet, ten en cuenta los siguientes datos:
- Una parte de su clientela está formada por no expertos, para los que un buen consejo es aún más valioso... aunque se venda por Internet. Por ello, debe ofrecer un sitio claro, con fichas de productos detalladas para orientar a los recién llegados y proporcionarles toda la información necesaria para que hagan la elección correcta.
- Aunque es posible vender vino en plataformas tipo marketplace, le sugerimos que tenga su propio sitio web. Recuerde la importancia de la relación con el cliente. Gracias a su sitio web, podrá comunicarse más fácilmente con sus clientes y crear un entorno que le refleje a usted, su propuesta de valor y su mundo.
- Por último, no pierdas de vista las obligaciones propias de toda venta en línea, como el cumplimiento del contrato electrónico, que incluye una presentación clara de tu oferta comercial, y el derecho de desistimiento.
Por eso debe elegir cuidadosamente el software que le permitirá vender en Internet.
La solución
Hoy en día, es perfectamente posible abrir un sitio en línea sin necesidad de conocimientos de desarrollo.
Prestashop Ready es una de las plataformas que ofrecen este tipo de servicio.
- Con la ayuda de este software fácil de usar y disponible en modo SaaS, puede crear una tienda en línea que refleje su imagen en unos pocos clics, sin necesidad de conocimientos técnicos de ningún tipo.
- Prestashop también aloja su sitio y le proporciona un nombre de dominio.
- Por último, la solución contiene más de 600 funciones (gestión de existencias, diferentes métodos de pago, relaciones con los clientes, etc.) para que pueda garantizar sus ventas sin dejar de centrarse en su actividad principal.
Software móvil
Por último, los consumidores están deseosos de descubrir cosas nuevas, nuevas añadas y nuevos terruños. Ser comerciante de vinos implica, por tanto, una gran curiosidad por el mundo del vino, así como capacidad para renovarse, todo ello en consonancia con los valores de calidad y tradición.
¿Qué significa esto?
Un buen comerciante de vinos es aquel que sale a descubrir futuros tesoros (y a crear oportunidades de venta para sí mismo) en las ferias o directamente en los viñedos.
Pero para ello necesita herramientas de trabajo eficaces.
La solución
Por eso debe asegurarse de que el software que pueda necesitar sea funcional cuando esté de viaje.
Entre las soluciones mencionadas anteriormente, el software de gestión de empresas vitivinícolas Vitisoft ofrece un módulo MultiSalons. Esto le permite facturar y registrar nuevos clientes, utilizando una tableta por ejemplo, en un punto de venta remoto como una feria.
Cavilog está disponible en smartphones y tabletas de forma responsive. Para que pueda seguir gestionando su negocio incluso cuando no esté en la tienda.
La tradición se une a la modernización
Después de esta visión general de las necesidades inherentes al comercio del vino, una cosa está clara: la profesión está en constante cambio. Como consecuencia, los métodos de trabajo están cambiando, y ahora parece complicado gestionar su negocio a la antigua usanza, utilizando herramientas ofimáticas como Excel, por ejemplo.
Los comerciantes de vino de hoy necesitan equiparse con soluciones informáticas de alto rendimiento capaces de cumplir dos objetivos principales.
En primer lugar, necesita simplificar sus procesos empresariales para poder liberar tiempo y dedicarlo a actividades mucho más relevantes para su negocio, como el marketing o la organización de eventos.
Además, necesita satisfacer a una clientela cada vez más exigente y conectada.
Así que haga que su negocio sea sostenible y rentable iniciando o consolidando su transformación digital.
Artículo traducido del francés