Seminario de empresa: definición, papel y 8 pasos clave para organizarlo con éxito

Organizar un seminario de empresa es mucho más que buscar una actividad de teambuilding o una velada de incentivos de eficacia probada. Para que tenga sentido, su seminario debe cumplir objetivos específicos y dirigirse a los empleados interesados.

Empecemos por definir qué es un seminario de empresa y qué papel puede desempeñar. A continuación, podrá determinar sus objetivos y elegir las actividades. Además, le daremos algunas herramientas útiles que le ayudarán a organizar fácilmente su seminario.

¿Quiere organizar su evento de forma que entienda lo que está en juego? Justo a tiempo, también le guiaremos a través de todas las etapas clave:

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Seminario: definición

Un seminario es una herramienta de gestión con las siguientes características

• consiste en organizar un acto y reunir a los empleados de una empresa fuera de los locales donde trabajan habitualmente ;
• la duración puede variar de un seminario de dos días a una semana o más, o un solo día, en función de los objetivos fijados por la dirección;
• los objetivos de un seminario varían: en general, se trata de fomentar la comunicación entre los empleados para mejorar la cohesión y el espíritu de equipo;
• la naturaleza de un seminario suele consistir en una actividad lúdica para acercar a los empleados, y puede enriquecerse con sesiones de trabajo;
• Un seminario también puede incluir un viaje a un destino en Francia o en el extranjero.

Organizar un seminario de empresa en 8 etapas clave

¿Cómo organizar un seminario? Siga las etapas descritas a continuación para organizar con éxito un seminario de empresa:

Paso 1: Defina los objetivos de su seminario

Un seminario de empresa puede adoptar distintas funciones en función de los objetivos y las necesidades de la organización. En la siguiente tabla se enumeran las distintas posibilidades. Es posible mezclar los distintos tipos de seminario para organizar uno que combine sesiones de trabajo con actividades de relajación o de unión de grupo, por ejemplo.

Paso 2: Elegir las actividades adecuadas

En función de sus objetivos y del público al que vaya dirigido, debe idear un tema para su seminario. Puede convertirlo en un evento que deje una impresión positiva.

• Actividades de incentivo: recompensan a su equipo por los esfuerzos realizados y los objetivos alcanzados. La motivación es la recompensa, una recompensa que puede adoptar muchas formas diferentes.

• Actividades de creación de equipos: desarrollan la cohesión entre los empleados. La motivación es la promesa de diversión y entretenimiento.

• Seminarios en un lugar o un entorno poco habitual: el marco puede suponer un cambio de aires y romper el hielo.
• Veladas de empresa: ideales para hacer un gran anuncio, seguido de un espectáculo original, animación y baile.
• Actividades deportivas originales: fútbol burbuja, accrobranche, rafting, salto en paracaídas, etc.

• Actividades culturales: clases de improvisación, clases de arte (iniciación a la pintura, a la escultura), etc.
• Actividades al aire libre: lugares pintorescos o históricos, proyecciones de luz y sonido en canteras o monumentos, búsquedas del tesoro, carreras de orientación, etc.
• Actividades culinarias: cata de vinos en el castillo, clases de cocina exótica, talleres de coctelería, etc.
• Juegos de rol: fiestas de asesinatos, juegos de escape, bares clandestinos, paintball, juegos de láser y realidad virtual, etc.

Paso 3: Establezca un presupuesto

Todo tiene un coste: debe definir el presupuesto necesario para hacer realidad su seminario. Puede poner a competir entre sí a proveedores como servicios de catering, hoteles, operadores turísticos, animadores, locales, espectáculos, etc., para evaluar la relación calidad-precio de los servicios ofrecidos.

Hay una cosa que debe tener en cuenta: los ojos de sus empleados deben brillar. Las burbujas rara vez salen baratas...

Pregunte a sus contactos profesionales qué recuerdan de los seminarios a los que asistieron.

Paso 4: encontrar el lugar ideal

El lugar debe ser lo suficientemente atractivo como para motivar a sus empleados: debe motivarles a participar, tanto como las actividades que se ofrecen.

Puede ser un destino insólito, un paisaje paradisíaco, una isla para la búsqueda del tesoro... o simplemente una sala de conferencias, si el objetivo es trabajar estudiando mientras se disfruta de un restaurante muy bien valorado.

El lugar debe ofrecer capacidad suficiente para el número de empleados invitados. La proximidad a restaurantes, servicios y excursiones gratuitas también contribuirá al éxito de su seminario si, por ejemplo, dura una semana.

Paso 5: Gestionar los horarios del personal y las invitaciones

Prevea las ausencias del personal invitado a su seminario: deberá planificar su ausencia del lugar de trabajo y organizar su tiempo en función de los proyectos en curso, así como avisar a los clientes.

Por su parte, deberá comunicar

• invitaciones y recordatorios
• hojas de ruta,
• el programa detallado del seminario, con fechas, lugares y actividades,
• información práctica.

Etapa 6: gestión de la logística

A veces tendrá que hacer frente a imprevistos que escapan a su control: un problema con una sala, un avión que se ha retrasado, un miembro del personal que está enfermo, un ponente que se ha retirado, etc.

Pase lo que pase, mantenga la calma y no pierda de vista el objetivo de su seminario: nada debe estropear este momento, que debe ser inolvidable.

Asegúrese de tener un plan de emergencia en caso de que lo necesite, e incluso algunas actividades divertidas que sean fáciles de preparar y que pueda dirigir usted mismo. Recurra a la buena voluntad de su personal interno.

Si su seminario requiere la asistencia técnica de proveedores de servicios, revise sus obligaciones y no dude en enviarles un correo electrónico recordatorio: también es su papel asegurarle que todo está controlado por su parte.

Paso 7: Aproveche al máximo

Relájate y entra en modo relax. Apaga los smartphones, ¡desconecta!

¡ Carpe diem! Piense en el momento y disfrute juntos de esta experiencia única y poco frecuente.

Haga nuevos contactos, charle con sus colegas, disfrute de conversaciones informales tomando una copa o realizando alguna actividad.

Y asegúrate de que todo está en orden para la siguiente actividad.

Y no olvide incluir alguna sorpresa, como un invitado sorpresa, un regalo inesperado u otros pequeños detalles que harán de su seminario de empresa una experiencia inolvidable.

Paso 8: Evalúe los beneficios a largo plazo

Es hora de hacer balance. Compare los objetivos iniciales, revise las actividades realizadas durante su seminario y sus efectos a largo plazo.

Evalúe las mejoras :

• ¿está el equipo más cohesionado que antes?
• ¿Se han adaptado más rápidamente los nuevos miembros?
• ¿Qué fue lo más destacado del seminario?
• ¿Qué ha gustado realmente a la gente?
• ¿Qué no funcionó? ¿Por qué o por qué no?
• ¿Por qué no?

Para ayudarle a recoger impresiones, es esencial encuestar a los empleados invitados a su seminario: cree una encuesta anónima, con una casilla para ideas y campos libres para mejorar la fórmula.

Herramientas para facilitar la organización de su seminario de empresa

Aunque el marco es muy importante, existen varias herramientas informáticas que pueden ayudarle a ganar tiempo en la organización de sus seminarios. Le invitamos a descubrir sus ventajas.

Prezevent

Prezevent, por ejemplo, es una solución completa que le ayudará a organizar todos sus eventos de empresa.

Sus ventajas :

• Formularios de inscripción personalizables para enviar a los invitados,
• tarjetas de identificación personalizadas para sus participantes,
• escanear un código QR en la invitación para facilitar el registro de entrada y salida,
• notificaciones por SMS,
• organizar un tweet participativo en directo, etc.

Billetweb

Billetweb es una solución eficaz de venta de entradas en línea para organizar y gestionar sus eventos de pago o gratuitos, como conferencias, actividades deportivas o espectáculos.

Sus ventajas :

• Gestión de inscripciones de hasta 100.000 participantes,
• gestión de diferentes tarifas, fechas y formularios,
• configuración de un plan de aforo,
• edición de códigos promocionales,
• CRM integrado para gestionar sus contactos, etc.

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Un seminario de empresa sin estrés

No le faltan ideas para salir con todo su equipo por la ciudad. ¿Qué tipo de evento prefiere?

• ¿Una encantadora visita cultural al extranjero?
• ¿Una excursión deportiva o un rally?
• ¿Días de estudio salpicados de reuniones?
• ¿Un viaje al aire libre?

Sean cuales sean sus deseos y su presupuesto, piense en dotarse de una herramienta que le ahorrará tiempo y tranquilidad: ¡organizar un seminario suele ser sinónimo de estrés! Una herramienta le quitará muchas preocupaciones...

¿Cuál ha sido su mejor experiencia en un seminario?

Comparta su opinión en la sección de comentarios.