10 pasos para organizar un evento empresarial memorable

¿Cómo puede organizar un acto público o privado en nombre de su empresa?

Utilizando las mejores prácticas.

Existen multitud de actos profesionales (ferias, congresos, jornadas de puertas abiertas, seminarios, team-building, veladas de empresa, conferencias, sesiones de formación, cócteles, etc.), pero es posible identificar las distintas etapas de su creación.

Respetar estas etapas le dará una visión clara de la organización de su evento empresarial y le aportará tranquilidad. Como todo buen organizador sabe, un acto mal organizado puede convertirse en un camino sembrado de escollos.

Para ayudarle a evitar ciertos escollos, consulte nuestra lista de comprobación de buenas prácticas en la organización de eventos.

Ver todos los software Gestión de Proyectos

Paso 1: fije los objetivos y el formato de su acto

Preguntas que debe hacerse

La primera pregunta que debe hacerse al organizar un acto empresarial es: ¿por qué lo hace?

• ¿Dar a conocer su marca?
• ¿Compartir su experiencia con sus colegas?
• ¿Comunicar el lanzamiento de un producto?
• ¿Convencer a posibles inversores?
• ¿Para mejorar su marca de empleador y la tasa de retención de talentos?

La fijación de sus objetivos determina en gran medida el formato del acto, así como la estrategia general que debe adoptar. Una conferencia es una buena oportunidad para hablar con profesionales de su sector, mientras que el contacto con sus clientes se establece mejor durante una gala o una velada festiva.

Eventos en línea

Cada vez se organizan más eventos en línea. Y con razón: esta opción ofrece una serie de ventajas:

• se pueden seguir celebrando reuniones si es imposible reunirse, como durante el encierro de Covid-19,
• reducción de los costes de organización
• mayor visibilidad del acto, etc.

Además, la proliferación de actos en línea ha sido posible gracias al desarrollo de una serie de herramientas específicas destinadas a crear las mismas condiciones que para un acto en directo. Entre estas herramientas se encuentran:

• Hivebrite 👉 esta plataforma de gestión de comunidades ofrece funciones para simplificar la organización de eventos (venta de entradas en línea, calendario, etc.), pero también para celebrar y llevar a cabo el evento en línea. Gracias a la videoconferencia y al acceso directo a través de la página del evento, podrás mantenerte en contacto con tu comunidad en todo momento.
• idloom.events 👉Esta solución de gestión de eventoses muy fácil de usar, desde la creación de la página web hasta el registro de los participantes. Aprovecha una interfaz moderna e intuitiva y funciones innovadoras para crear, gestionar y ejecutar tus eventos en línea, híbridos o presenciales.
• Sofa collaboration 👉 Este software de colaboración te permite virtualizar tus reuniones recreando el espacio del evento en línea, así como las posibilidades de interacción entre los participantes. Por último, Sofa collaboration ofrece una serie de herramientas para dirigir tus eventos (pizarra, gestión de documentos, etc.).

Paso 2: Identifique a su público

¿Quién es su público?

Definir su público objetivo es muy importante a la hora de organizar un acto. Si su acto se dirige principalmente a un público B2B, será diferente de uno dirigido a un público B2C. Comprender a qué público se dirige es esencial para alcanzar sus objetivos.

Es fundamental responder a las siguientes preguntas

• ¿Cuál es el público objetivo que mejor se ajusta a sus objetivos? Es importante ser realista y asegurarse de que su acto atraerá al público al que quiere llegar.
• ¿Qué aportará su acto al público? Tiene que identificar los beneficios concretos que animarán a los participantes a implicarse y tomar parte en su acto.
• ¿A cuántas personas puede o quiere invitar? El número de participantes dependerá de su presupuesto y de sus capacidades logísticas. Es importante evaluar el tamaño del acto a la luz de estas limitaciones.
• ¿Qué público estaría dispuesto a pagar por un acto que no es gratuito, si es lo que está planeando? Si su acto requiere una participación de pago, es fundamental saber qué parte de su público destinatario estaría dispuesta a pagar por asistir a él.

Si define claramente su público objetivo, podrá adaptar la naturaleza de su evento, elegir los temas y ponentes adecuados y crear una experiencia relevante para su audiencia.

Los actos BtoB requieren un enfoque específico. Pueden adoptar distintas formas (conferencias, ferias comerciales, seminarios web, talleres, etc.). Para adaptar su evento de forma eficaz y óptima, le recomendamos encarecidamente que se dote de un software adaptado a la gestión de eventos BtoB.

Eventdrive, por ejemplo, es un software de referencia para la organización de eventos BtoB.Se trata de una plataforma 100% Made in France, innovadora y todo en uno, especialmente dedicada a la gestión profesional de eventos, que le ofrece las herramientas necesarias para crear, promocionar y gestionar su evento de forma eficaz. Certificada por el RGPD, la solución le permite gestionar todo el ciclo de vida de su evento gracias a sus funciones avanzadas: Gestión de invitaciones, inscripciones y participantes, creación de sitios web y aplicaciones móviles dedicadas a su evento, retransmisión en directo o asíncrona, análisis detallados posteriores al evento y ¡mucho más!

Etapa 3: Calcule su presupuesto

¿Ha identificado el objetivo y el público objetivo de su evento corporativo? Fijar el presupuesto se convierte en lo más importante... y quizá lo más difícil si no tiene experiencia o si no cuenta con el apoyo de una agencia de eventos.

Y con razón, hay muchas partidas de gastos a tener en cuenta:

• alquiler del local
• anfitriones y azafatas
• catering, si planea una comida
• equipo de sonido
• mobiliario
• seguros, etc.

De ti depende cuantificar lo que puedes poner sobre la mesa haciéndote las preguntas adecuadas:

• ¿Tienes un presupuesto ilimitado o fijo?
• ¿Cuáles son tus opciones de financiación externa (subvenciones, patrocinadores, etc.)?
• ¿Cuál es el coste medio de las distintas partidas de gastos?
• ¿Piensa cobrar por el acceso al acto o hacerlo gratuito?
• ¿Prevé cubrir gastos o obtener beneficios?
• ¿El presupuesto es fijo o puede variar?

Lleva un documento actualizado, una hoja de cálculo Excel, por ejemplo, en la que registres los costes estimados, los ingresos, los gastos, etc.

💡 Te aconsejamos que reserves un margen, imprescindible para gastos imprevistos. Tradicionalmente, a la hora de organizar un evento, reserva un 15% del presupuesto global. ¡Más vale prevenir que curar!

Paso 4: elegir la fecha adecuada

Es una pena dedicar tanta energía a preparar un evento profesional... sólo para descubrir el gran día que las visitas son escasas debido a la falta de una fecha adecuada.

Por eso hay que tener especial cuidado a la hora de elegir la fecha adecuada.

☑️ Evite determinados periodos, como vacaciones escolares, días festivos, lunes, periodos identificados como de gran afluencia por su sector de actividad, etc.

☑️ Eche un vistazo al calendario de eventos de sus competidores para evitar programar su evento al mismo tiempo que el de ellos.

☑️ Si organizas un acto fuera del horario laboral, por la tarde por ejemplo, asegúrate de que sea agradable. ¿Quién quiere concentrarse en una sesión de brainstorming después de un día de trabajo?

☑️ Ten en cuenta las diferentes limitaciones de los participantes en el acto, ya sean tus proveedores o los equipos que quieras movilizar.

☑️ Elige una fecha que no sea ni demasiado próxima (para que tanto los ponentes como los invitados tengan tiempo de organizarse) ni demasiado lejana (para evitar olvidos y, por tanto, ausencias).

Por último, piensa en la duración del acto. Todo depende de lo que tenga que decir. Si hay muchos temas que tratar, no dudes en planificar el acto en varios días para que los ponentes puedan exponer y debatir en buenas condiciones.

Paso 5: Elegir el lugar

El lugar de celebración desempeña un papel fundamental en el éxito de su evento. Por eso es importante reservarlo con antelación.

Tipo de lugar

Salón de recepciones, centro de exposiciones, ayuntamiento... Elija un lugar que se adapte al número de personas que se espera que asistan, sobre todo en cuanto a tamaño.

También hay que tener en cuenta las distintas instalaciones y servicios disponibles en las salas, en función del tipo de acto que se organice: ¿necesita un podio para dar conferencias? ¿Una cocina para servir comida a los invitados? ¿Una zona de refrigerios? ¿Un aparcamiento?

Ubicación del lugar

Debe ser de fácil acceso. No hay nada como situar tu evento lejos de cualquier infraestructura de transporte para molestar o desanimar a tus visitantes. Startups como Kactus, Bird Office o Snapevent te ayudan a ser eficiente en la búsqueda del lugar de celebración.

💡 Te recomendamos que te tomes tu tiempo para visitar el lugar de celebración antes del gran día, para evitar sorpresas desagradables y hacerte una mejor idea de lo que ofrece.

Paso 6: elabora tu plan de respaldo

En esta fase, es buena idea empezar a elaborar un calendario de planificación retrospectiva, es decir, un calendario basado en una fecha límite. En este caso, es la fecha de su evento.

Utiliza este documento para planificar y supervisar el progreso de todas las etapas que conducen al gran día, y para anticipar cualquier retraso.

Ejemplo de planificación retroactiva de un evento :

© Mayboutik

💡 Si bien una hoja de cálculo Excel, como en el ejemplo anterior, puede ser adecuada para planificar las distintas operaciones que deben llevarse a cabo en la fase previa a un evento, una herramienta de gestión de proyectos aporta ventajas adicionales: gestión de recursos, plazos, interdependencias entre las distintas tareas, presupuesto, etc. Además, este tipo de software, disponible para todos en modo SaaS, facilita el trabajo colaborativo y la coordinación.

Etapa 7: Cree sus equipos y seleccione a sus proveedores de servicios

Pida refuerzos dentro de la empresa...

Dependiendo de la envergadura del evento profesional que esté planificando, puede que necesite pedir refuerzos dentro de su empresa.

Por eso te proponemos formar un equipo, en el que cada uno sepa exactamente cuál es su papel, así como los plazos de sus misiones.

💡 ¡Utiliza tu retroplanificación, o tu software de gestión de proyectos, para organizar la logística y tener visibilidad sobre todos los recursos necesarios para desarrollar tu proyecto!

... y el exterior

Voluntarios, animadores, catering, anfitriones y azafatas... dependiendo de la naturaleza de tu evento, necesitarás recurrir a proveedores de servicios externos.

Defina todas sus necesidades con antelación, con la ayuda de su equipo. Incluso puede redactar un pliego de condiciones.

Después, una vez determinadas sus necesidades, proceda al proceso de selección. Hay una serie de cualidades que debe tener en cuenta:

• Que se ajuste al 100% a su pliego de condiciones;
• capacidad de reacción. Si sus contactos no reaccionan cuando usted se pone en contacto con ellos, no es un buen augurio para los momentos más intensos que se avecinan;
• ser adaptable, porque el sector de los eventos es famoso por sus numerosos imprevistos;
• ofrecer el mejor precio. Por eso hay que entrar con tiempo suficiente para conseguir el mayor número de presupuestos y compararlos.

💡 Hay plataformas que facilitan la búsqueda de proveedores de servicios, como EventAdvisor o Commeti.

A la hora de reclutar voluntarios, también puedes ayudarte de herramientas específicas. Un ejemplo es Recrewteer, una solución diseñada para gestionar voluntarios de forma eficiente: creación de puestos, reclutamiento, comunicación, coordinación durante el evento, gestión de comidas y alojamiento... todos tus procesos se simplifican y automatizan. Además, puede utilizar el software de marca blanca para personalizar aún más su evento.

Paso 8: Comunicar el evento

Para atraer gente a su evento, planifique una estrategia de comunicación bien engrasada.

Aquí también todo depende de su presupuesto y de su público objetivo. No obstante, hay varios medios de comunicación a tener en cuenta.

☑️ su propio sitio web: difunda fácilmente toda la información sobre su evento y benefíciese de una gran visibilidad, sobre todo gracias a la referenciación natural.

☑️ emailing: es el canal adecuado para enviar invitaciones al segmento de su base de datos seleccionado previamente.

☑️ sus redes sociales: son una forma sencilla de comunicarse con su público, pero también pueden utilizarse para difundir información a personas con intereses relacionados con su evento, a través de publicidad de pago. No necesitas un presupuesto enorme: unas decenas de euros pueden bastar para llegar a varios miles de internautas. Tú eliges la red en función de tu posicionamiento y de tu público objetivo: Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.

☑️ Otras redes, como meetup.com, reúnen a sus miembros en torno a temas específicos, a menudo profesionales. Cualquier forma de dar a conocer lo que haces.

☑️ la prensa y las relaciones públicas: después debes redactar un comunicado de prensa con toda la información esencial.

💡 Algunos paquetes de software para eventos pueden ayudarte a darlo a conocer. Es el caso, por ejemplo, de AgoraEvent. Entre otras cosas, esta solución se encarga de crear una página web responsive para tu evento que se puede personalizar a tu imagen. A continuación, AgoraEvent se encarga del seguimiento de los participantes, desde la inscripción hasta el envío de correos electrónicos, pasando por la gestión de los acompañantes.

Etapa 9: Informe a sus equipos

Antes del gran día, tómese el tiempo necesario para informar a todos sus equipos, así como a sus proveedores de servicios. Todos deben saber exactamente cuál es su papel.

Planifique también la creación de un sistema de comunicación para que todos puedan hablar entre sí fácilmente durante el evento. Por ejemplo, puede utilizar

• walkie-talkies, muy prácticos en caso de imprevistos,
• mensajería colaborativa disponible en una aplicación móvil, como Slack.

Paso 10: Da la bienvenida a tus invitados y organiza el evento

Dé a sus invitados una bienvenida adecuada

Tu evento debe dejar una buena impresión en tus visitantes... ¡desde el principio! Parecer desorganizado e incompetente está fuera de lugar.

💡 Comprobar las listas de invitados con un listado en papel lleva mucho tiempo y corres el riesgo de que la cola a la entrada del local se haga cada vez más larga. Por eso, utilizar un software para eventos puede ahorrarte un tiempo precioso. Con Prezevent, podrá crear, personalizar y enviar fácilmente tarjetas de acceso a sus invitados. Además, la interfaz intuitiva de la aplicación facilita el registro: ¿llega un visitante? Escanee su tarjeta o introduzca su nombre, y ya está.

Anime el acto

Planifique alguna actividad de entretenimiento para que su acto resulte atractivo e interactivo.

He aquí algunas ideas

• Juegos (concursos, sorteos, etc.) para dar a los visitantes la oportunidad de ganar premios. Por ejemplo, durante una exposición de creación de empresas, ¿por qué no ofrecer una sesión de coaching con uno de los profesionales presentes?
• encuestas para dar la palabra al público, pero también para recabar opiniones sobre su evento. ¿Qué taller le ha gustado más? ¿Qué ponente le ha convencido? etc.
• soportes fotográficos o de vídeo para retransmitir en directo, o más tarde en sus distintos medios de comunicación.

Vivimos en la era de la web y las redes sociales. Por eso debe asegurarse de estar presente en ellas, incluso durante el evento. Sus visitantes, y los que no pueden asistir, esperan interactividad e información. ¿Qué puede haber mejor que un Tweetwall (muro de tweets) que muestre los mensajes publicados en directo en la red en un televisor o una pantalla gigante? Al comunicar sobre el hashtag del evento y difundirlo, fomentas su uso... ¡y por tanto la viralidad!

Organizar un evento empresarial: 8 consejos generales

Ya tiene las claves para organizar eventos empresariales memorables.

Antes de empezar, he aquí algunos consejos generales:

☑️ Tenga siempre presente su objetivo y las expectativas de su público objetivo, como un hilo conductor, a lo largo de toda la organización de su evento empresarial.

☑️ Haga todo lo posible por despertar el interés y el compromiso de sus invitados. El fondo (por ejemplo, seleccionando cuidadosamente a los ponentes) debe primar sobre la forma.

☑️ Anticípate y organízate con suficiente antelación para no verte desbordado.

☑️ Respeta al máximo el presupuesto y los plazos.

☑️ Piense en las soluciones tecnológicas y de software desarrolladas para apoyarle en la organización de su evento y hacerlo inolvidable.

☑️ No dude nunca en pedir ayuda a sus equipos y en recurrir a proveedores de servicios externos.

☑️ Asegúrese de proyectar una imagen positiva y profesional a su público durante todo el evento, desde el envío de las invitaciones hasta la sesión informativa y el entretenimiento.

☑️ Sé original y creativo.

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Después del acto: no te duermas en los laureles

El acto ha terminado, ha ido bien... pero el trabajo no acaba aquí.

En primer lugar, tienes que seguir comunicando sobre el evento, incluso después. Mantén tu presencia en las redes sociales, compartiendo vídeos y fotos (pide a la gente que se identifique si se reconoce), agradeciendo a los participantes y ponentes su asistencia. Y, por supuesto, no olvide responder a los comentarios.

Además, haga balance de su evento. Por ejemplo, envíe un cuestionario a sus invitados. O utilice los informes posteriores al acto y las estadísticas generadas por sus herramientas de trabajo.

Este trabajo es importante, porque es la única forma de identificar áreas de mejora para que puedas preparar tu próximo evento aún mejor.