Organizador de eventos: ¿quién es realmente la navaja suiza de la industria de eventos?
Aunque la profesión de organizador de eventos puede encontrarse bajo diversos nombres (gestor de eventos, organizador de veladas, planificador de bodas, régisseur d'événementiel, planificador de eventos, gestor de eventos, etc.), las tareas, y sobre todo las cualidades estratégicas y operativas requeridas, siguen siendo las mismas.), las tareas, y sobre todo las cualidades estratégicas y operativas requeridas, siguen siendo las mismas.
Verdadero "director de orquesta", el organizador de eventos concibe, gestiona y promueve un proyecto de evento ante un público determinado por cuenta de un cliente.
Es este amplio abanico de tareas lo que hace que la profesión resulte cada vez más atractiva para muchos estudiantes y profesionales que buscan un cambio o un desarrollo profesional.
¿Te interesa ser gestor de eventos? Descubre qué formación necesitas para acceder a esta profesión y qué habilidades necesitarás leyendo la descripción completa del puesto.
Descripción del puesto de organizador de eventos
¿Qué hace un organizador de eventos?
Las tareas de un organizador de eventos son muy variadas y específicas según el área de especialización.
Por ejemplo, un organizador de bodas no tendrá que enfrentarse a las mismas limitaciones que un organizador de eventos deportivos o un organizador de eventos profesionales.
No obstante, las principales tareas de un planificador de eventos son las siguientes:
☑️ Responder a licitaciones en el sector de los eventos y redactar propuestas comerciales.
☑️ Idear el concepto del evento (gala, feria comercial, concierto, team building, etc.), teniendo en cuenta los objetivos, el presupuesto y las limitaciones del cliente.
☑️ Mantener una comunicación constante con el cliente, para responder siempre a sus expectativas e inquietudes.
☑️ Gestionar toda la organización logística del evento:
- encontrar el lugar de celebración,
- establecimiento de un servicio de catering,
- preparar los distintos actos y presentaciones, etc.
☑️ Seleccionar a los prestadores de servicios, proveedores y participantes en el acto.
☑️ Velar por que los distintos contratos y acuerdos se ajusten a la normativa.
☑️ Supervisar el presupuesto y la gestión administrativa del evento.
☑️ Coordinar a todos los implicados en el evento, es decir :
- Su equipo,
- los proveedores de servicios externos (catering, fotógrafos, músicos, ingenieros de sonido, anfitriones y azafatas, etc.),
- los distintos ponentes.
☑️ Ponga en marcha una estrategia de comunicación y promoción antes, durante y después del acto, para darlo a conocer al público.
☑️ Utilizar las herramientas tecnológicas y las redes sociales para promover la estrategia de comunicación mencionada.
☑️ Mida el éxito de sus objetivos y la satisfacción de los clientes, y ajuste su estrategia y métodos de trabajo si es necesario.
☑️ Mantén una vigilancia constante sobre el sector de los eventos, para estar al día de las últimas innovaciones y tendencias.
Pixabay/rcokting
¿Cómo convertirse en organizador de eventos?
Las formaciones más recomendadas para convertirse en organizador de eventos son las siguientes
- un BTS o DUT (diploma de enseñanza superior de 2 años) en comunicación o comercio,
- un título profesional o una licenciatura (bac + 3) en comunicación de eventos,
- un máster (bac + 5) en comunicación. Este último ofrece la ventaja de facilitar el acceso al puesto de gestor de proyectos de eventos, sin tener que trabajar como asistente.
He aquí algunos ejemplos de escuelas que ofrecen formación para convertirse en organizador de eventos:
- Tunon International School y su Licenciatura en Relaciones Públicas y Gestión de Eventos,
- LéCOLE y su curso de director de eventos,
- ISEFAC y su Licenciatura en Gestión de Proyectos de Eventos.
Por último, algunas organizaciones, como el CNFDI, ofrecen cursos de organización de eventos a distancia.
☝️ Como en muchas profesiones, la experiencia sobre el terreno es esencial. Algunas personas han ascendido a puestos de organizador de eventos sin tener necesariamente las cualificaciones antes mencionadas.
¿Dónde trabajan los organizadores de eventos?
☑️ En una agencia de eventos, una agencia de comunicación o una agencia de publicidad. Este tipo de entorno de trabajo es especialmente popular entre quienes desean variar sus tareas y descubrir nuevos sectores. Este tipo de estructura permite, por ejemplo, trabajar un día para un ayuntamiento y al día siguiente para una gran marca de prêt-à-porter.
☑️ En las empresas. Algunas grandes empresas, o aquellas que centran parte de su estrategia en los eventos, pueden tener su propio organizador de eventos como parte de su departamento de comunicación. En esta configuración, el organizador de eventos tiene la oportunidad de adquirir una sólida experiencia en su sector.
☑️ Como freelance. Una auténtica "navaja suiza", ya tendrá experiencia en una amplia gama de actividades y puestos en el mundo de los eventos. Desde el punto de vista del cliente, recurrir a un freelance significa mayor flexibilidad y, por lo general, tarifas más bajas.
¿Qué competencias tiene un organizador de eventos?
- gestión de proyectos
- gestión de presupuestos
- técnicas de gestión
- técnicas de venta
- técnicas de negociación
- dominio de las nuevas tecnologías,
- comunicación y marketing,
- dominio de una lengua extranjera, en particular el inglés.
¿Cuáles son las cualidades de un organizador de eventos?
- Disponibilidad (los organizadores de eventos trabajan muchas horas y no las cuentan),
- resistencia al estrés (hacer frente a los imprevistos forma parte de la rutina diaria del organizador de eventos),
- versatilidad,
- organización,
- creatividad,
- adaptabilidad,
- capacidad para trabajar en equipo,
- diplomacia,
- habilidades interpersonales,
- capacidad de escucha.
¿Cómo se desarrolla el trabajo de organizador de eventos?
No existe una trayectoria profesional definida para los organizadores de eventos, ya que su abanico de tareas y competencias es muy amplio.
Sin embargo, hay varias formas de desarrollar sus aptitudes en esta profesión:
- Trabajando para eventos cada vez más prestigiosos, o por cuenta de artistas o espectáculos/festivales de renombre.
- Especializándose en determinados tipos de eventos (moda y artículos de lujo, bodas, ferias, etc.).
- Abriendo su propia agencia de eventos.
¿Cuánto gana un organizador de eventos?
Los salarios en el sector de los eventos son muy variados y dependen, por supuesto, en gran medida de la experiencia y el tipo de organización para la que trabaje el organizador de eventos.
Sin embargo, aquí tienes una idea de cuánto ganan:
- para un perfil junior 👉 unos 2.000 euros brutos al mes,
- para un perfil senior 👉 unos 3.000 euros brutos al mes.
La caja de herramientas del organizador de eventos
He aquí una lista no exhaustiva de las herramientas que utilizan a diario los organizadores de eventos.
Software de gestión de proyectos
🛠️ Trello o Asana, por ejemplo.
Software para eventos
🛠️ Prezevent o LabEvent, por ejemplo.
Software de marketing por correo electrónico
🛠️ Mailjet o MailChimp, por ejemplo.
Software de gestión de redes sociales
🛠️ Buffer o HootSuite, por ejemplo.
Organizador de eventos: un trabajo en constante evolución
A estas alturas ya conoce los entresijos del oficio de organizador de eventos... ¡pero sería un error pensar que se trata de una profesión inamovible!
No olvidemos que uno de los principales objetivos de la profesión es conquistar a toda costa a un público cada vez más exigente. Y esto sólo es posible si el organizador de eventos se mantiene al corriente de las tendencias y las novedades tecnológicas que puedan calar en el público objetivo. Por eso, estar al tanto de las últimas novedades forma parte de su trabajo diario.
Personalización, inmersión (en particular mediante la realidad aumentada), ecorresponsabilidad, colaboración... son sólo algunas de las vías que hay que explorar y que anuncian nuevas promesas y retos para los organizadores de eventos.
Artículo traducido del francés