Revolucione la gestión de sus activos digitales con una solución DAM.
Cuando una empresa produce muchos contenidos de marketing o comunicación, y/o colabora frecuentemente con terceros, gestionar sus soportes puede convertirse rápidamente en un verdadero quebradero de cabeza.
¿Cómo almacenarlos, organizarlos y compartirlos de forma sencilla? ¿Cómo mantener una imagen de marca fuerte en un momento en que los soportes que la representan se multiplican y se hacen más complejos?
Con una solución DAM, por supuesto.
Este tipo de herramienta se ha convertido en esencial para las organizaciones que se enfrentan a grandes retos en la gestión de sus activos digitales. Y si estás leyendo este artículo, apostamos a que te gustaría aprender más sobre el tema 😉.
Q ué es un software de Gestión de Activos Digitales y qué características incorpora ? Cuáles son los beneficios de utilizarlo? Cómo elegir tu solución DAM?
Sigue la guía 👉.
¿Qué es DAM?
El acrónimo DAM, que significa Gestión de Activos Digitales , define una categoría de software utilizada para :
- almacenar;
- gestionar;
- compartir;
- distribuir todos los recursos digitales de una empresa.
Las soluciones DAM admiten varios tipos de activos, entre ellos :
- imágenes, incluyendo fotos, ilustraciones, logotipos, etc ;
- vídeos
- archivos de audio
- impresiones/PDF ;
- banners publicitarios ;
- modelos y plantillas ;
- archivos 3D, etc.
💡 Nota: El DAM recibe a veces otros nombres, como software de fototeca o centro multimedia.
Estas herramientas, que empezaron siendo simples espacios de almacenamiento, se han ido desarrollando y mejorando en respuesta a los retos que plantea la proliferación de contenidos digitales en las empresas. Hoy en día, incluyen funciones más avanzadas, como el procesamiento de medios (recorte, por ejemplo) o la integración con otras soluciones empresariales, como el PIM.
¿A quién va dirigida una solución DAM?
La solución DAM se dirige principalmente a los departamentos de marketing y comunicación, que suelen tener que gestionar activos digitales en el marco de sus campañas.
Sin embargo, para que la herramienta sea rentable, es necesario que se produzca una gran cantidad de contenido o que exista una colaboración regular con partes externas o entre las distintas entidades de un mismo grupo.
Conviene saber: el software de gestión de activos digitales es especialmente útil para las organizaciones que operan a escala internacional, ya que facilita el trabajo entre equipos dispersos geográficamente. Es más, a menudo incorpora funciones de apoyo al marketing local, es decir, a la puesta en marcha de acciones adaptadas a las características específicas de cada país.
¿Cuál es la finalidad del software DAM en relación con los retos empresariales?
Los DAM son utilizados por los departamentos de marketing y comunicación que se enfrentan a una serie de retos derivados de las nuevas realidades del mercado:
- el aumento del volumen de información y del número de canales de distribución: el DAM centraliza todos los activos digitales en un único lugar ;
- la necesidad de una mayor personalización de las campañas: el DAM proporciona un acceso organizado a los contenidos adaptados a los diferentes públicos, lo que facilita la creación de mensajes específicos;
- la necesidad de trabajar y mejorar la imagen de marca: el DAM mantiene la coherencia y la calidad de los materiales de marca;
- optimizar el tiempo de trabajo para aumentar la productividad: el DAM evita perder tiempo buscando contenidos o compartiendo información;
- requisitos de seguridad y gestión de derechos: el DAM protege los archivos sensibles y controla el acceso a los datos.
😀 En definitiva, una solución de Gestión de Activos Digitales permite trabajar de forma más eficiente, tanto en términos de productividad como de relevancia de las acciones de marketing que se lleven a cabo.
5 ventajas de una solución DAM bajo el microscopio
#1 Mejor gestión de los activos digitales
Una mejor gestión de sus activos... ¡ésta es sin duda la principal ventaja de una solución DAM!
Acabamos de ver que la cantidad de información que hay que procesar y los canales a través de los cuales se transmite se han multiplicado en los últimos años: redes sociales, medios impresos u online, páginas web, vallas publicitarias, emailing.... En resumen, ahora necesitamos herramientas capaces de procesar y organizar esta información de forma eficaz, evitando al mismo tiempo que los archivos se pierdan o se dañen.
Al mismo tiempo, con el DAM, el tiempo perdido buscando durante horas determinados soportes es cosa del pasado, ya que permite :
- organizarlos según su propia lógica, categorizándolos mediante palabras clave, por ejemplo ;
- encontrar rápidamente los activos que necesita mediante herramientas de búsqueda avanzada que tienen en cuenta una serie de criterios preestablecidos.
El resultado es una producción más rápida de sus campañas de marketing, o incluso de sus fichas de producto, en beneficio de su cuenta de resultados.
#2 Colaboración más fluida
Gracias a una solución DAM, las operaciones de intercambio de archivos (incluso de gran tamaño) se simplifican mucho, ya que todo está centralizado en un único espacio.
👉 Esto también es una gran ventaja si utilizas proveedores de servicios externos, con los que es importante maximizar la fluidez de los intercambios de información, sin comprometer la seguridad de tus datos.
Además, el DAM te permite establecer flujos de trabajo automatizados para que no pierdas tiempo en circuitos de revisión y validación de documentos.
#3 Mayor seguridad y conformidad
Si no utiliza el software adecuado, también corre el riesgo de que el contenido de su empresa se almacene de forma insegura. ¡Y eso es un verdadero problema, dado el creciente riesgo de ciberataques 🏴☠️!
Afortunadamente, puedes contar con software DAM, que no escatima en protocolos de seguridad y aloja tus datos en infraestructuras protegidas. Además, suelen incluir funciones de :
- gestión de derechos y accesos, útil para garantizar que una persona determinada sólo consulte y/o modifique los documentos autorizados, ni más ni menos ;
- trazabilidad, para saber quién ha modificado qué y cuándo, y volver a versiones anteriores si es necesario.
Por último, las plataformas de gestión de activos digitales permiten asociar a un archivo unas condiciones de uso específicas. El objetivo es garantizar el cumplimiento de las obligaciones en materia de propiedad intelectual (derechos de imagen, derechos de autor, etc.).
#4 Una marca fuerte y coherente
Tanto si su empresa es grande como si es pequeña, y si tiene varias marcas o filiales, a menudo tiene que preguntarse cómo puede garantizar que su marketing sea siempre coherente.
Una solución DAM puede utilizarse para crear un único repositorio de datos. De este modo, se proporciona el mismo nivel de información a todas las partes interesadas y se garantiza que los activos se ajustan a las directrices corporativas.
En última instancia, el software de gestión de activos digitales contribuye positivamente a la imagen de su marca, proporcionándole los medios para desarrollar una identidad visual sólida y coherente.
#5 Tener en cuenta las especificidades locales e individuales
Sin embargo, la coherencia de la marca no significa dejar de tener en cuenta las mayores expectativas de los consumidores en términos de personalización.
En efecto, con la aceleración y la mejora de los procesos creativos resultantes de la utilización de una herramienta de Gestión de Activos Digitales, los equipos disponen de más ancho de banda y recursos técnicos para crear contenidos más específicos.
Además, DAM simplifica la gestión de las especificidades locales en su estrategia de marketing:
- Obtendrá una mejor visibilidad de las cuestiones de cumplimiento asociadas a cada país;
- se beneficia de funciones dedicadas a gestionar versiones localizadas de los activos, teniendo en cuenta las especificidades culturales y lingüísticas.
Las principales características de un DAM informático
Las funcionalidades de un DAM varían obviamente de una solución a otra. Pero aquí están las más comunes 👉 :
- centralización de los activos digitales en una única interfaz, incluso si hay un gran número de ellos ;
- gestión de metadatos, que consiste en añadir y organizar información descriptiva a los activos digitales;
- búsqueda avanzada y multicriterio
- control de accesos y permisos de los usuarios
- versionado e historial de modificaciones, para garantizar una mejor trazabilidad de las acciones;
- flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos de aprobación, entre otras cosas;
- conversión de formatos de archivo;
- integración del DAM con sus otras soluciones empresariales, como su software PIM o de comercio electrónico;
- herramientas de procesamiento de medios (recorte, cambio de tamaño, modificación, etc.);
- opciones de colaboración, como la posibilidad de añadir anotaciones o comentarios;
- informes y análisis;
- gestión de los derechos y licencias asociados a cada elemento multimedia;
- compartición segura de archivos, incluso de gran tamaño
- copia de seguridad y restauración de datos;
- disponibilidad de una versión móvil de la solución DAM.
¿Cuánto cuesta una solución DAM?
La respuesta a esta pregunta parece compleja, ya que los precios varían considerablemente en función de las prestaciones ofrecidas y de sus necesidades reales.
A título indicativo, las soluciones DAM para pequeñas empresas pueden costar a partir de unos 50 euros al mes, mientras que un software más robusto para grandes organizaciones puede costar varios miles de euros al año.
Le recomendamos que se ponga en contacto directamente con los proveedores de estas plataformas para obtener presupuestos personalizados. Sólo te queda hacer tus cálculos para identificar el software que promete el mejor retorno de la inversión.
💡 NB: si, en aras de ahorrar dinero, te apetece echar un vistazo al DAM de código abierto (¡cuyas licencias suelen ser gratuitas!), ten cuidado con los otros posibles costes asociados a su despliegue, mantenimiento o soporte técnico.
¿Cómo elegir su software de gestión de activos digitales?
Para elegir su software DAM, empiece por la cuestión de la funcionalidad. Como hemos visto antes, hay bastantes. Concéntrese en las que considere esenciales en función de las necesidades y el tamaño de su organización.
A continuación, debes fijarte en otros criterios, en particular:
- el método de alojamiento 👉 su corazón oscilará entre :
- un DAM SaaS, donde una de las ventajas es que el editor se encarga de las actualizaciones;
- el alojamiento in situ en sus servidores, que garantiza un control total, pero requiere recursos para el mantenimiento;
- la escalabilidad del software, es decir, su capacidad para crecer con su empresa y gestionar un volumen creciente de activos;
- la posibilidad de adaptar el sistema a sus necesidades específicas;
- la sencillez de la solución 👉 fíjate en la intuitividad de la interfaz y comprueba la disponibilidad de recursos de formación para los usuarios ;
- la protección de datos 👉 elige un sistema que aloje tus datos en un servidor ubicado en Europa, con altos estándares de seguridad;
- la calidad del servicio de atención al cliente 👉 debe estar disponible y responder en caso de problema.
Pero, sobre todo, es preferible beneficiarse de un apoyo real a lo largo de todo el proyecto de implantación de DAM (¡a menudo complejo!), ya sea para formalizar sus requisitos, desplegar la solución o asegurarse de que los usuarios adoptan el software.
🛠️ Ejemplo de solución DAM:
Ephoto Dam lleva más de 18 años en el mercado y es una plataforma robusta diseñada para pymes, ETI y grandes cuentas. Es una solución completa que centraliza todas las funciones clave de un buen DAM: alojamiento y búsqueda de contenidos digitales, compartición de activos, flujos de trabajo, gestión de derechos, etc. Todo a través de una interfaz dinámica y personalizable. Todo ello a través de una interfaz dinámica y personalizable que se adapta a sus necesidades. Además, sus numerosos plugins integrados (Microsoft Office, Adobe Creative Cloud, etc.) la convierten en una herramienta ergonómica para aumentar la eficacia en la gestión de tus activos digitales.
👉 Descubre nuestra selección del mejor software de gestión de activos digitales aquí.
Por último, ¿cómo conseguir que tu proyecto DAM sea un éxito?
Convencido por los beneficios de una solución de Gestión de Activos Digitales y listo para dar el paso?
Para terminar este artículo por todo lo alto 🎉 aquí tienes 6 consejos a seguir para llevar a buen puerto tu proyecto DAM, es decir, para asegurarte tanto de elegir el software adecuado como de implementarlo con éxito en tu empresa 👉.
- Antes de empezar, identifica con precisión, con los equipos implicados, qué quieres conseguir con tu solución DAM para guiar tus elecciones.
- Involucra a todas las partes interesadas, especialmente a los usuarios finales, desde el principio. Comprender sus necesidades garantizará el éxito de la adopción.
- Compare cuidadosamente las opciones posibles, sin dudar en solicitar demostraciones del producto o probar versiones de prueba gratuitas.
- Planifique la implantación con cuidado, utilizando un calendario detallado con hitos y recursos asignados.
- Organice sesiones de formación para los usuarios, ya que es un paso necesario antes de que el DAM pueda utilizarse en todo su potencial.
- Evalúe los resultados de su proyecto, concretamente el impacto de la solución en el rendimiento de la empresa.
Con estas recomendaciones, estarás listo para llevar tus medios de comunicación al siguiente nivel y dejar de verlos como meros recursos para convertirlos en sólidos pilares de tus estrategias de marketing y comunicación 💪.
Artículo traducido del francés