Cumplimiento del RGPD: ¿cómo proteger los datos personales de su empresa?
Datos personales, normas europeas, consentimiento explícito... Suficiente para hacer sudar frío a quienes consideran las normas legales un enigma indescifrable 📚🤔.
Que no cunda el pánico: aquí tienes nuestros consejos para cumplir con el RGPD. Spoiler: ¡el cumplimiento no es una carga, sino una auténtica palanca de crecimiento!
Paso 1: Mantenga un registro de tratamiento de datos conforme con el RGPD.
El registro de tratamiento de datos es un documento diseñado para analizar y registrar los datos personales dentro de la empresa, incluidos los que obran en poder de los responsables y encargados del tratamiento.
De este modo, podrá identificar quién tiene acceso a los datos y con qué fines.
Recopilar detalles de cada actividad de tratamiento conforme al RGPD
Los datos recogidos en este registro se centran en particular en :
- la finalidad de cada actividad de tratamiento;
- las categorías de datos personales tratados
- los destinatarios de los datos
- las transferencias de datos fuera de la UE
- las medidas de seguridad aplicadas.
☝️ Tenga en cuenta que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que este registro se mantenga actualizado y se ponga a disposición de las autoridades. Su formato debe ser comprensible y de fácil acceso en caso de solicitud de consulta.
Información obligatoria que debe incluirse en el registro
El registro conforme al RGPD contiene información detallada sobre cada actividad de tratamiento de datos personales realizada por la empresa. Según la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), debe incluir :
- los datos de contacto del responsable del tratamiento (RT), así como los del responsable de la protección de datos (RPD) si la empresa designa a un RPD;
- una descripción precisa y detallada de los motivos por los que trata los datos
- las categorías de datos personales tratados
- las categorías de interesados afectados por el tratamiento
- los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos;
- las posibles transferencias de datos a terceros paísesy las garantías que rigen dichas transferencias;
- el plazo de conservación de los datos, de conformidad con los requisitos reglamentarios;
- los procesos técnicos y organizativos establecidos para garantizar la seguridad y limitar los riesgos de violación de las libertades fundamentales.
💡 Debe saber que existen modelos de registros de actividad en la CNIL, las Cámaras de Comercio e Industria (CCI) y el portal gubernamental France Num. También puede utilizar herramientas especializadas.
Por ejemplo, con Witik, una plataforma de cumplimiento del RGPD, en unos pocos clics puedes crear registros personalizados que se adapten a tus requisitos específicos, utilizando una base de datos diseñada y desarrollada por un bufete de abogados con experiencia. Además, el software le ayuda en otros aspectos del cumplimiento del RGPD: realización de auditorías, gestión de consentimientos, seguridad de los datos, etc.
Paso 2: Ordenar y categorizar los datos personales para garantizar el cumplimiento del RGPD
El RGPD exige transparencia y cumplimiento en el tratamiento de datos personales. Para lograrlo, debes identificar todas las actividades de tratamiento y, a continuación, ordenarlas y categorizarlas.
Por un lado, garantizas el cumplimiento del RGPD y reduces el riesgo de confusión durante las inspecciones de la CNIL u otras autoridades competentes. Por otro lado, mejora la recogida, el uso, el almacenamiento y la protección de los datos personales de los usuarios.
Los diferentes tipos de datos sensibles
El RGPD distingue entre datos personales ordinarios y datos sensibles. Los datos sensibles incluyen información relativa a
- salud
- origen étnico
- opiniones políticas
- creencias religiosas
- orientación sexual ;
- y otros aspectos de la vida privada de la persona.
El GDPR prohíbe el tratamiento de estos datos a menos que esté justificado por una base jurídica específica, como el consentimiento explícito del interesado o cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales.
👉 Antes de procesar datos sensibles, se debe obtener el consentimiento de los usuarios y establecer medidas de seguridad adicionales para garantizar su protección.
Métodos de clasificación y conservación de datos conformes al RGPD
Para ayudar a las empresas, el portal France Num ofrece un modelo de clasificación basado en el nivel de sensibilidad de los datos:
- Nivel 1: datos que no son especialmente sensibles. Por ejemplo, los datos de contacto de una empresa;
- Nivel 2: datos que presentan un riesgo de seguridad moderado. Por ejemplo, datos de transacciones (número de pedido, importe, fecha, etc.);
- Nivel 3: datos sensibles que presentan un alto riesgo para las personas afectadas. Por ejemplo, datos financieros como números de tarjetas de crédito.
Cuanto más alto es el nivel, mayor es el cuidado y la protección requeridos.
También es imperativo determinar periodos de conservación apropiados para cada tipo de datos, en función del tiempo necesario para lograr el propósito inicial para el que se recogieron. Una vez transcurrido este periodo, deben eliminarse de forma segura.
Paso 3: Garantizar y facilitar el ejercicio de los derechos de los usuarios
El cumplimiento del RGPD por parte de su empresa implica respetar los derechos individuales sobre los datos personales.
Los derechos individuales en el centro del cumplimiento del RGPD
Los usuarios tienen derecho a solicitar el acceso, la rectificación, la supresión y la portabilidad de sus datos personales. También pueden oponerse al tratamiento de sus datos o limitarlo.
¿Cuáles son los principales derechos individuales?
- El derecho de acceso significa que los usuarios pueden pedir a la empresa los datos personales que tiene sobre ellos. Si estos datos son incorrectos o inexactos, el usuario puede solicitar que se rectifiquen o actualicen.
- El derecho a la supresión de datos personales permite al usuario pedir a la empresa que los suprima en determinadas circunstancias, como cuando son inexactos, innecesarios o cuando el usuario retira su consentimiento.
- El derecho a la portabilidad de los datos otorga a los usuarios el derecho a transferir sus datos personales de una empresa a otra.
✅ La lista completa de derechos está disponible en el sitio web de la CNIL.
Tienes un plazo máximo de 30 días para responder a las solicitudes de los usuarios.
Aplicar procedimientos claros.
Para que los usuarios puedan ejercer sus derechos sobre los datos personales, debes :
- garantizar la autenticidad de la solicitud y la confidencialidad de la información facilitada ;
- poner en marcha procesos rápidos para responder a las solicitudes de ejercicio de estos derechos.
Para ayudar a las empresas en este proceso, la CNIL ofrece una guía completa de 4 pasos para comprender mejor las especificidades de los derechos de las personas. Las recomendaciones incluyen
- establecer cuadros de seguimiento de las solicitudes ;
- desarrollar procesos de comprobación y validación de las solicitudes
- formar a los empleados para que comprendan mejor estas solicitudes.
Paso 4: Proteger los datos y prevenir los riesgos
La seguridad de los datos personales es un requisito fundamental para cumplir el RGPD. Al garantizar la protección adecuada de los datos, las empresas minimizan los riesgos de vulneración de los derechos y libertades de las personas afectadas.
Obligaciones de seguridad en virtud del RGPD
El cumplimiento del RGPD implica la aplicación de medidas de seguridad adecuadas para garantizar la protección de los datos personales.
Por tanto, debe:
- Identificar los riesgos para los datos;
- Garantizar la integridad y calidad de los datos personales a lo largo de todo su tratamiento (controles periódicos, auditorías de seguridad, etc.);
- Elaborar planes de respuesta a incidentes (mecanismos de detección de intrusos, etc.);
- Garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos personales, utilizando mecanismos de autenticación fuertes (contraseñas seguras, sistemas biométricos, datos encriptados, etc.);
- Informar inmediatamente de cualquier incidente a la CNIL.
☝️ Recuerde que el incumplimiento de la normativa RGPD es sinónimo de multas (muy) elevadas y que pueden ascender hasta el 4% de la facturación anual de una empresa o 20 millones de euros, la cifra que sea más alta.
Las sanciones varían en función de la gravedad de la infracción, y van desde un apercibimiento hasta indemnizaciones a las personas afectadas, suspensión o retirada de la licencia para operar, mandamientos judiciales para detener el tratamiento de datos en cuestión, etc.
Buenas prácticas en materia de seguridad de los datos
Estas son algunas de las mejores prácticas para cumplir el RGPD:
- Realice una evaluación de riesgos para determinar las vulnerabilidades de su sistema y el impacto potencial en caso de incidente de seguridad;
- Designe un responsable de protección de datos, encargado de la gestión de los datos personales y del cumplimiento del RGPD;
- Aplique políticas de confidencialidad que indiquen cómo se gestionan, procesan y almacenan los datos personales;
- Concienciar a los empleados sobre las mejores prácticas y las normas de confidencialidad;
- Comprobar que las políticas y procedimientos de la empresa cumplen la normativa RGPD (en particular, mediante auditorías de cumplimiento);
- Supervisar las cuentas de los usuarios con riesgo potencial, como los que tienen acceso a los datos personales críticos de la empresa, y establecer medidas de protección adicionales (control de acceso, cifrado de datos, etc.);
- Realizar periódicamente copias de seguridad de todos los datos personales para garantizar que la información no se pierda.
En caso de infracción real o sospecha de infracción, se le puede exigir que notifique a las autoridades pertinentes y a los usuarios potencialmente afectados en un plazo de 72 horas.
Los puntos clave para cumplir con el RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone normas estrictas sobre la protección de la privacidad y los datos personales. En este sentido, ser RGPD Compliant implica transparencia, responsabilidad y continuidad en la protección de datos.
Aunque puedan parecer restrictivas, las medidas de protección de datos mejoran la calidad de la experiencia del usuario y garantizan la protección de su privacidad.
El software de cumplimiento del RGPD puede facilitar esta tarea. Le permite proteger los datos personales de sus clientes mientras trabaja en un entorno seguro.
Artículo traducido del francés