¿Trabajar de forma más eficaz e inteligente? La automatización de la IA lo hace posible.

Con la explosión de los ChatGPT y los asistentes de IA, los últimos años han estado marcados por la integración de la inteligencia artificial en nuestras rutinas diarias, sobre todo en el lugar de trabajo.

Gracias a esta tecnología, los humanos son ahora capaces de trabajar de forma más eficiente y rápida, teniendo en cuenta al mismo tiempo las crecientes demandas de los consumidores. En otras palabras, pueden confiar en dispositivos que automatizan ciertas tareas, ayudándoles a centrarse más en misiones de mayor valor añadido. ¡Una combinación ganadora!

¿Qué es la IA en la automatización? ¿Cuáles son las ventajas concretas? ¿En qué herramientas puede confiar?

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¿Qué es la automatización con IA?

Definición de automatización inteligente

Cuando hablamos de automatización de IA, o automatización inteligente (IA), nos referimos al proceso de aprovechar el poder de la inteligencia artificial, combinado con otras tecnologías, para agilizar las operaciones sin intervención humana directa.

La automatización mediante IA se utiliza para diversos tipos de tareas, como :

• procesar facturas ;
• clasificación y selección de candidatos para la contratación ;
• predicción de ventas ;
• soporte de chatbot;
• mantenimiento predictivo de equipos, etc.

Para lograrlo, los dispositivos utilizados, generalmente software, combinan diversas innovaciones como el Machine Learning, el procesamiento del lenguaje natural o incluso la visión por ordenador.

💡 Nota: la automatización inteligente está estrechamente relacionada con RPA (Robotic Process Automation), la tecnología utilizada para automatizar tareas repetitivas a través de software o "robots" que interactúan con los sistemas de TI. En este caso, la IA simplemente enriquece el proceso con capacidades de análisis y aprendizaje y, por tanto, de toma de decisiones inteligentes.

¿Cómo ha evolucionado la automatización de la IA con el tiempo?

En los últimos años, los avances de la IA no han dejado de sorprendernos. En el ámbito empresarial, se han producido grandes transformaciones que han hecho de la automatización inteligente un pilar esencial de la transición digital de las empresas... ¡y por tanto de su rendimiento!

Al principio, las primeras herramientas de automatización, como el RPA mencionado anteriormente, se limitaban a realizar tareas básicas y repetitivas (introducción de datos, por ejemplo). Se centraban principalmente en operaciones manuales.

Sin embargo, con los avances en inteligencia artificial, como el Machine Learning, ahora es posible que nuestras herramientas gestionen operaciones complejas que requieren capacidades cognitivas y que implican datos no estructurados. En resumen, ahora saben adaptarse a los entornos dinámicos del mundo laboral.

Estamos en la era de la hiperautomatización. No sólo se racionalizan los procesos individuales, sino también la propia automatización, ya que los sistemas pueden ajustar estos procesos en tiempo real.

Las 7 ventajas de la automatización inteligente

#1 Aumentar la productividad

Cuando pensamos en el uso profesional de la inteligencia artificial, lo primero que nos viene a la cabeza es el deseo de las empresas de aumentar la productividad de sus empleados, con el objetivo de ser más competitivas.

Y damos en el clavo, ya que la IA, al automatizar tareas que consumen mucho tiempo, libera tiempo de los empleados. Así pueden concentrarse en actividades más impactantes y generadoras de valor.

#2 Reducir el error humano

Otra ventaja de la automatización es que minimiza el riesgo de error humano, sobre todo cuando se trata de tareas tediosas.

Y sí, por muy potente que sea, no olvidemos que nuestro cerebro sigue siendo una máquina falible. El ordenador, en cambio, no se debilita por el cansancio o el fastidio...

#3 Apoyar la toma de decisiones

Gracias a las tecnologías de inteligencia artificial, nuestras máquinas son capaces de recopilar y analizar grandes cantidades de datos rápidamente y en profundidad.

Con estos conocimientos relevantes así obtenidos, los responsables de la toma de decisiones son capaces de tomar decisiones más informadas.

👉 Por ejemplo, los algoritmos de análisis predictivo anticipan las tendencias del mercado o recomiendan acciones a tomar para mejorar el rendimiento empresarial.

#4 Optimice sus costes

Entre :

• aumentar la productividad (y, por tanto, optimizar el uso de los recursos) ;
• reduciendo los errores que suelen ser costosos;
• la reducción de los plazos de ejecución de las tareas
• la aplicación de estrategias pertinentes;

las organizaciones son capaces de gestionar sus actividades de forma más rentable y tienen acceso a datos valiosos que les ayudan a aumentar su volumen de negocio.

#5 Mejorar la satisfacción del cliente

Aunque la IA promete muchos beneficios para las empresas, también contribuye a la satisfacción del cliente.

Entre ellos se encuentran los chatbots y los asistentes virtuales, que proporcionan un servicio instantáneo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estas herramientas pueden responder a solicitudes sencillas, dejando que los equipos humanos se ocupen de casos más complejos, en beneficio de la experiencia del cliente.

#6 Personalizar a gran escala

Cuando se trata de la experiencia del cliente, las marcas saben que ahora es importante personalizar sus acciones y mensajes tanto como sea posible si esperan destacar a los ojos de los consumidores.

Gracias a las capacidades de aprendizaje automático, la IA puede adaptarse fácilmente a las preferencias y comportamientos de los usuarios.

👉 Este fenómeno está muy presente en el ámbito del marketing, donde la inteligencia artificial se utiliza para recomendar los productos o servicios más adecuados para cada cliente, aumentando así las oportunidades de conversión.

#7 Ganar en flexibilidad y escalabilidad

Una empresa nunca es estática. A menudo tiene que hacer frente a volúmenes crecientes de datos y procesos cada vez más complejos.

La buena noticia es que los sistemas de automatización son capaces de hacer frente a estos

• a los cambios en la demanda, las tendencias o su entorno;
• a los cambios en la seguridad y el cumplimiento normativo.

3 casos de uso para la automatización con IA

Hoy en día, la inteligencia artificial está en todas partes. E incluso si nos centramos en la cuestión de la automatización, hay muchas operaciones que se benefician de esta tecnología.

Para ponernos un poco más prácticos, aquí van tres casos de uso 👉.

Caso de uso 1 - Racionalizar todos los procesos de negocio

Este es el primer caso de uso en el que pensamos cuando mencionamos la automatización con IA. Hay muchos ejemplos:

• El departamento financiero agiliza el procesamiento de facturas, desde el reconocimiento automático de datos hasta el pago y la validación.
  
  
• Los recursos humanos son cada vez más eficientes en su proceso de contratación, gracias en particular a plataformas capaces de clasificar los CV de forma inteligente.
  
  
• El departamento de ventas, que se apoya en herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), integra cada vez más la IA en su trabajo diario, para analizar el comportamiento de los clientes potenciales, desencadenar las acciones más pertinentes o realizar tareas administrativas.
  
  
• El departamento de logística utiliza la inteligencia artificial para diversos fines, como la previsión de la demanda, la automatización de la gestión de existencias y la optimización de las rutas de reparto.

Caso práctico 2 - Satisfacer las necesidades de los clientes

Mejorar la experiencia y la satisfacción del cliente es uno de los principales retos de la automatización inteligente.

Por supuesto, el análisis de datos ayuda a comprender quiénes son realmente los consumidores, con vistas a personalizar las interacciones y los contenidos.

Pero sobre todo, gracias a la IA, ¡nunca dejamos b̶é̶b̶é̶ al cliente en un rincón! Entre :

• chatbots y otros asistentes virtuales, disponibles 24/7 ;
• y la mejora de los servicios prestados por sus equipos de asistencia ;

seguro que deleitará a sus clientes. Y un cliente contento es un cliente que vuelve 😀 .

Caso práctico 3 - Innovación continua

Por último, dado que la automatización libera recursos, las empresas dedican más tiempo y presupuesto al desarrollo de nuevos productos, servicios o modelos de negocio.

Por no hablar del hecho de que integrar la IA en el corazón mismo de su oferta (en el sitio web o en el software puesto a disposición de sus clientes) ya es una buena manera de situarse entre las filas de las empresas innovadoras.

En términos más concretos, he aquí algunos ejemplos de cómo puede utilizarse la inteligencia artificial para cultivar la innovación:

• diseño generativo (empresas como Airbus y General Motors utilizan la IA para crear diseños completamente nuevos)
• simulación de escenarios para probar el rendimiento de nuevos productos o servicios
• optimización en tiempo real de los procesos de fabricación
• creación artística, ya sean contenidos visuales, sonoros o incluso textuales.

💡 Vale la pena saberlo: según un estudio de IBM publicado en 2024, estas son las prioridades de las empresas a la hora de utilizar la inteligencia artificial:

• automatización de procesos informáticos (33%) ;
• seguridad y detección de amenazas (26%);
• supervisión o gobernanza de la IA (25%)
• análisis empresarial y gestión de documentos (24%)
• automatización de respuestas a clientes o empleados (23%)
• automatización de procesos empresariales y de red, marketing y ventas (22%).

¿Cómo funciona la automatización de la IA?

Las distintas etapas...

La IA combina el poder de la inteligencia artificial con la fuerza de la automatización para revolucionar los procesos empresariales, adaptándose continuamente.

Para lograrlo, el proceso abarca todo el ciclo de automatización:

• recopilación y análisis de datos, procedentes de diversas fuentes ;
• toma de decisiones, mediante algoritmos predictivos y reglas de decisión preprogramadas
• activación de las acciones posteriores, sin intervención humana;
• puesta en marcha del bucle de aprendizaje (gracias al Machine Learning) y, por tanto, optimización de los procesos a lo largo del tiempo;
• en su caso, interacción con sistemas (otros programas informáticos) y humanos (chatbots, asistentes virtuales, etc.).

... y tecnologías

Para garantizar una automatización completa, la IA se apoya en RPA, que realiza las acciones necesarias en las distintas etapas de los procedimientos.

Sin embargo, también entran en juego otras tecnologías, en particular :

• Aprendizaje automático: permite a la IA aprender de los datos históricos, mejorando así sus decisiones a lo largo del tiempo.
  
  
• Procesamiento del lenguaje natural : con el PLN, la inteligencia artificial puede comprender, interpretar y generar el lenguaje humano. Pensamos en los famosos chatbots, pero también en el análisis de sentimientos y la clasificación automática de correos electrónicos.
  
  
• Visión por ordenador: se utiliza para analizar e interpretar imágenes o vídeos. Las empresas lo utilizan para controlar las líneas de producción e inspeccionar la calidad.
  
  
• Reconocimiento óptico de caracteres: el OCR ayuda a automatizar la lectura y conversión de texto impreso o manuscrito en datos digitales. Esta tecnología puede encontrarse en software de gestión electrónica de documentos, gestión de gastos, facturación, etc.

¿Cómo elegir su solución de automatización de la IA?

Criterios a tener en cuenta

De hecho, la automatización de la IA se puede encontrar en todas partes, en todos los campos, en todas las actividades. Por lo tanto, debe elegir una solución que se adapte a sus propias necesidades.

Para identificarlas con precisión, le recomendamos que detecte los cuellos de botella que obstaculizan el buen funcionamiento de sus operaciones. De este modo, podrás identificar tus prioridades en materia de inteligencia artificial.

☝️ También hay otros puntos a tener en cuenta:

• La buena integración de tu solución en tu ecosistema tecnológico, para garantizar intercambios de datos fluidos.
  
  
• Su escalabilidad, para garantizar que se adapta a su crecimiento. Por ello, muchas organizaciones optan por un modelo SaaS, para simplificar la escalabilidad y reducir los costes de infraestructura informática.
  
  
• Una interfaz intuitiva, incluso para los usuarios no técnicos. En este sentido, el low-code y el no-code son opciones atractivas para los equipos de negocio, que pueden así configurar y desplegar automatizaciones sin depender exclusivamente del departamento informático.
  
  
• La cuestión de la seguridad es fundamental para evitar que los datos se vean comprometidos y cumplir con diversas normativas, como el RGPD. Más aún si se trata de información sensible, como datos financieros o de clientes.

Ejemplo de herramienta de automatización de IA

Dado que la inteligencia artificial está en todas partes, existen muchas herramientas de automatización de IA relevantes. Sin embargo, la gestión de documentos es un proceso clave para agilizar, debido al enorme volumen de documentos que los profesionales manejan a diario. En otras palabras, tiene un impacto significativo en su productividad.

🛠️ Por ejemplo, el paquete de software DocuWare EDM/ECM ayuda a todos los departamentos de la empresa a digitalizar sus operaciones cotidianas. Con la reciente adquisición de la startup natif.ai, DocuWare refuerza su solución añadiendo la capa de inteligencia artificial necesaria para automatizar aún más las operaciones: extracción de datos, clasificación precisa de documentos, creación de flujos de trabajo, etc.

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La automatización de la IA de un vistazo

Productividad, relaciones con los clientes, cumplimiento normativo, innovación... sin excepción, todos los departamentos empresariales pueden beneficiarse de explotar el potencial de la automatización de la IA. En el orden del día: inteligencia artificial, combinada con otras tecnologías (como RPA, OCR o visualización asistida por ordenador) e integrada en diversas herramientas empresariales. Estas herramientas van más allá de proporcionar simplemente apoyo operativo, ¡se convierten en potentes impulsores de valor!

Sin embargo, hay mucho software que utiliza la automatización de la IA. Depende de ti priorizar tus necesidades y elegir los que llevarán tu negocio al siguiente nivel 🚀.