Digitalización de datos: definición, etapas y ventajas para las empresas
¿Qué es la digitalización de datos? Es el primer proceso de la transformación digital de su empresa. Su empresa utiliza un software de digitalización para extraer y capturar datos, y luego los envía automáticamente a sus aplicaciones empresariales para su uso directo. Estos datos también se clasifican y archivan según sus propias reglas en una solución EDM (gestión electrónica de documentos) para el archivo estructurado de sus expedientes.
La principal ventaja: mejor tratamiento de la información y accesibilidad en tiempo real. El principal reto: mantenerse en la carrera en un mercado cada vez más digital, donde todo se acelera. Para mejorar la calidad de los servicios públicos en Francia, el propio gobierno los está digitalizando.
appvizer le explica los fundamentos de la captura electrónica de datos:
Comprender la digitalización de datos
¿Qué es la digitalización de documentos? Aunque los particulares pueden escanear un documento o una imagen y reutilizarla tal cual, a los profesionales les interesa considerar la digitalización de documentos desde el punto de vista de los datos. He aquí algunas explicaciones.
Digitalización de documentos: definición
Digitalizar un documento mediante un programa informático especializado es :
- la acción de copiar y convertir un documento completo de formato papel a formato de archivo digitalizado, conocido como digital, que puede utilizarse en un ordenador o en Internet;
- la acción de capturar datos de un documento, ya sea en papel o en formato digital, extraerlos según sus propias reglas y enviarlos a aplicaciones de terceros en Internet o en el ordenador del usuario para que puedan ser utilizados;
- la acción de reconocer y clasificar los documentos digitalizados según sus propios criterios de almacenamiento en una base de datos de documentos en línea para su conservación y archivo legal.
Nota: la mayoría de las veces, la información digitalizada son textos e imágenes. En algunos sectores, los datos digitalizados pueden ser sonido, audio o vídeo, imágenes en movimiento con una pista de audio.
El siguiente diagrama explica cómo funciona la digitalización de documentos y cómo se utilizan los datos:
Desmaterialización: definición
La desmaterialización se refiere a la digitalización de los procesos y métodos de trabajo en una empresa. En otras palabras, los empleados ya no manejan (o manejan cada vez menos) papel y en su lugar utilizan programas informáticos e internet para procesar los datos de forma más eficiente.
He aquí algunos ejemplos concretos de éxito de la desmaterialización en las empresas:
- los empleados utilizan documentos digitales de los que pueden extraer parte de los datos para realizar una tarea específica ;
- un sistema de gestión de contenidos centraliza todos los documentos digitales de la empresa de forma ordenada, para que cada área de negocio pueda encontrar fácilmente los documentos que necesita;
- cada experto empresarial utiliza los documentos o parte de los datos importando la información a un programa informático para realizar sus tareas;
- se agiliza el tratamiento y la utilización de la información y los documentos;
- los empleados mejoran sus flujos de trabajo, ahorran tiempo y son más eficientes;
- la empresa en su conjunto ve aumentar su productividad;
- la empresa también ahorra espacio físico de almacenamiento, antes dedicado a archivar documentos en papel.
Captura y extracción de datos en el centro de la digitalización
La digitalización de los documentos permite desmaterializar los procesos y acelerar el tratamiento de la información. La relación con los datos está cambiando por completo el orden establecido: los datos se capturan, se extraen, se envían al software de su elección y se utilizan en tiempo real.
La digitalización de documentos y la captura de datos permiten la desmaterialización, pero no son los únicos componentes.
La digitalización automatizada permite ahora :
- restablecer la calidad de los datos de forma idéntica, eliminando los errores causados por la introducción manual,
- explotar los datos como nunca antes y mejorar los intercambios internos y externos.
Las 5 etapas del escaneado de documentos
Para explicar las 5 etapas del escaneado de documentos, tomemos el ejemplo del software de escaneado y captura de datos IRISPowerscanTM 10 en el siguiente vídeo:
Veamos en detalle las 5 etapas de la digitalización de documentos:
Etapa 1: digitalización de documentos e importación de datos
El software escanea e importa documentos desde todo tipo de fuentes: formato papel, importación desde documentos almacenados en la Nube, desde el correo electrónico, desde diferentes escáneres o incluso dispositivos multifunción.
La solución reconoce y procesa todos los tipos de archivos (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP, etc.) y todos los tipos de documentos (facturas, DNI, permisos de conducir, pedidos, albaranes, contratos, etc.).
Etapa 2: pretratamiento y clasificación
La solución mejora la legibilidad del documento mediante más de 20 técnicas de mejora de la imagen (desparasitación, eliminación de bordes negros, autorrotación, etc.).
A continuación, clasifica automáticamente el documento según sus propias reglas y criterios, utilizando tecnologías integradas como el reconocimiento de caracteres, el reconocimiento de códigos de barras, el reconocimiento de zonas OCR, etc. ....
El programa también utiliza el reconocimiento automático de documentos normalizados (ARD) para clasificar CV, pasaportes, facturas, albaranes, etc.
Etapa 3: Indexación inteligente de datos
La herramienta reconoce los campos y zonas de búsqueda, el tipo de datos y las expresiones regulares, como el nombre de la empresa, el número de factura, el número IBAN, el número SIRET o el logotipo.
Detecta los datos que deben indexarse y extraerse.
Etapa 4: comprobación y gestión de las ambigüedades
El programa comprueba automáticamente las coincidencias y detecta las anomalías solicitando su verificación.
Si se detecta un error, se puede avisar inmediatamente al gestor por correo electrónico para que lo rectifique más tarde o inmediatamente.
Paso 5: Exportación a aplicaciones empresariales
El software de escaneado y extracción de datos permite exportar el documento en el formato que elija (PDF, PDF hipercomprimido, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ....) y enviarlo a su solución de archivado o de gestión de documentos (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint, etc.).
Los datos relevantes de una factura de proveedor, por ejemplo, también pueden enviarse automáticamente al software de contabilidad o ERP para automatizar o preasignar entradas, o a otro software empresarial para su posterior procesamiento.
Ventaja de los datos digitales: la imagen completa
El uso de software de escaneado como IRISPowerscanTM 10, Kofax Capture o CaptureOnTouch Pro para capturar datos de diversos documentos ofrece muchas ventajas a las empresas de todos los sectores.
La primera ventaja de los datos digitales para las empresas es la desmaterialización de las facturas:
- Ya no es necesario codificar manualmente cada factura: el proceso está automatizado. El software de escaneado reconoce y extrae por sí mismo la información pertinente.
- Así puede registrar cada factura en la contabilidad tan pronto como se hayan capturado los datos. La información se procesa y se añade a los asientos contables según las reglas que usted haya establecido.
- A continuación, exporta la factura en formato PDF, por ejemplo, para archivarla, un formato enriquecido con metadatos que le permitirán encontrar el documento si lo necesita.
- Esto le ahorra un 50% en costes de procesamiento y le deja más tiempo para gestionar su negocio.
He aquí un ejemplo de digitalización de facturas en Kofax Capture (versión móvil) en la imagen inferior: los datos se reconocen y extraen automáticamente.
En el siguiente cuadro se detallan las distintas ventajas de los datos digitales en función de su sector de actividad:
| Beneficios | Tipo de empresa y sector |
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Conclusión: 5 razones para utilizar software de escaneado
Hay 5 razones principales por las que las empresas utilizan software de escaneado:
- Automatizan sus tareas administrativas y ahorran tiempo.
- Evitan los errores causados por la introducción manual de datos.
- Pueden seguir trabajando mientras la solución se ejecuta en segundo plano (dependiendo del software).
- Pueden utilizar los datos en sus aplicaciones empresariales.
- Pueden archivar y recuperar fácilmente sus documentos.
Artículo traducido del francés