¿Qué es la automatización robótica de procesos? Definición y ventajas de RPA
Según McKinsey, la automatización de procesos robóticos (RPA) y la integración de robots crecerán con fuerza de aquí a 2025. Con la transformación digital, las empresas tienen ahora la oportunidad de automatizar algunos de sus procesos de negocio utilizando la tecnología. El ahorro de tiempo y la reducción de errores son solo dos de los beneficios evidentes.
¿Cuáles son los objetivos de la RPA, cómo funciona, sus ventajas e inconvenientes? Eso es lo que vamos a explorar en este artículo. 👇
¿Qué es la RPA?
RPA: significado
RPA son las siglas en inglés de Automatización Robótica de Procesos. Entonces, ¿qué es exactamente?
Definición de RPA, automatización robótica de procesos.
RPA es la automatización de los procesos de negocio de una empresa. Se trata nada menos que de utilizar las capacidades de cálculo de una máquina para :
- observar
- analizar
- diseccionar
- clasificar
- categorizar,
- y reproducir las acciones humanas.
Por supuesto, este trabajo y estos análisis podían ser realizados por otra mente humana: la de un programador, por ejemplo. Esta fue la norma durante muchos años.
RPA explicado en vídeo :
Para los CIO, el uso de RPA no es simplemente una cuestión de productividad o rendimiento, sino también de gobernanza de TI en el sentido más amplio.
Tipos de RPA
La RPA tradicional puede dividirse en dos tipos: automatización asistida y automatización desatendida.
Automatización asistida
La automatización asistida es el primer nivel de automatización. Los robots de software funcionan como asistentes virtuales, automatizando parcialmente tareas repetitivas con escaso valor añadido. Activados por un humano, realizan tareas en tiempo real en un ordenador. Este tipo de RPA se utiliza principalmente para procesos de front-office.
RPA desatendida (automatización desatendida)
La automatización desatendida permite automatizar completamente una tarea sin intervención humana. Esto libera personal para actividades de mayor valor añadido. Los robots ejecutan instrucciones según reglas predefinidas sin supervisión. Si un robot encuentra una instrucción desconocida, suspende su actividad hasta que interviene un empleado. Este tipo de RPA se utiliza principalmente para tareas de back office.
RPA de bajo código
Las soluciones RPA de bajo código utilizan muy poca codificación informática. Las plataformas Low Code ofrecen una interfaz gráfica de usuario que facilita la creación de bases de datos fiables y reduce el riesgo de error asociado a la codificación manual.
Low Code permite a los usuarios desarrollar sus propias aplicaciones sin la ayuda de desarrolladores experimentados, democratizando la automatización de procesos. Es especialmente adecuado para el tratamiento de datos no estructurados, y se integra fácilmente con los sistemas existentes, evitando la necesidad de complejas actualizaciones o la creación de nuevas estructuras.
La RPA combinada con Low Code ofrece una solución de automatización más completa con robots de software más autónomos. Sin embargo, requiere una gobernanza adecuada para su implantación efectiva en la organización.
RPA cognitivo
La RPA cognitiva combina la RPA tradicional con la inteligencia artificial (IA) y las tecnologías de aprendizaje automático. Puede procesar datos estructurados, reconocer imágenes (OCR), entender el reconocimiento de voz y procesar el lenguaje natural (NLP).
Gracias a la inteligencia artificial, la RPA cognitiva permite la automatización inteligente de procesos, conocida por las siglas IPA (Intelligent Process Automation). Esta tecnología representa el nivel más avanzado de automatización de procesos.
Aplicaciones de RPA
6 sectores empresariales que pueden beneficiarse de la RPA
- Recursos humanos: para actualizar las bases de datos de los empleados o automatizar las comunicaciones de contratación, por ejemplo,
- Sanidad: para la gestión de expedientes de pacientes o facturación, por ejemplo,
- Comercio minorista y logística: para la cadena de suministro y el procesamiento de pedidos, por ejemplo,
- Contabilidad: para informes financieros automatizados, por ejemplo,
- atención al cliente: para respuestas automáticas a clientes o verificación de documentos, por ejemplo.
- Las finanzas y la contabilidad también son áreas típicas en las que la RPA puede aportar una gran eficiencia, debido a la naturaleza normalizada, repetitiva y estandarizada de ciertas tareas.
El servicio de atención al cliente también se beneficiará, al igual que el marketing en cierta medida, para automatizar respuestas o campañas de correo electrónico (automatización del marketing).
Un ejemplo concreto
Incluso antes de la automatización programada como RPA, que requiere codificación y trabajo de programación en el sentido estricto del término, existían otros métodos más básicos pero eficaces.
Pocos lo recordarán, pero algunos programas potentes y complejos, como las herramientas de tratamiento de imágenes como Photoshop, permitieron casi desde el principio automatizar ciertas combinaciones de tareas, incluso complejas. Bastaba con activar un modo "grabar" para realizar esa combinación una vez, y luego era posible reproducir ese guión tantas veces como se deseara.
La RPA es la culminación de este enfoque. En lugar de recurrir a una mente humana para realizar esta clasificación y grabación, ahora utilizamos la Inteligencia Artificial. Con ventajas considerables.
Las 6 principales ventajas de RPA para las empresas
La automatización robótica de procesos sigue estando fundamentalmente vinculada a la idea de producir más y mejor con menos recursos. Aquí no hay lugar para la complacencia.
En este sentido, es altamente eficaz, y el primer beneficio que una empresa u organización puede obtener de ella es en términos de ROI y productividad.
Sin embargo, también hay beneficios relacionados con el uso de esta tecnología:
- RPA puede mejorar las condiciones de trabajo o la carga de trabajo de los empleados al transferir ciertas tareas tediosas o repetitivas a la tecnología;
- consecuencia directa: contribuye al bienestar de los empleados y de la empresa;
- También puede reducir la tasa de errores, mejorando así la fiabilidad y aumentando la satisfacción del cliente;
- la satisfacción del cliente también mejorará al obtener respuestas más pertinentes con mayor rapidez;
- RPA permite garantizar un mejor cumplimiento de las normas y reglamentos, si consideramos que la inteligencia artificial es más fiable que la inteligencia humana;
- RPA también es concebible sin el uso de IA, lo que la convierte en una tecnología que muchas empresas pueden utilizar en la práctica.
¿Cómo funciona la RPA?
Donde antes la programación humana o una grabación de tipo guión permitían reproducir de forma idéntica una tarea inmutable y bien definida, la RPA añade una dimensión suplementaria.
En primer lugar, la Inteligencia Artificial puede asumir la tarea de analizar las acciones humanas, observando directamente a las personas que realizan estas tareas. Los empleados se limitarán a realizar sus tareas habituales, utilizando herramientas e interfaces tradicionales. Pero los datos relativos a estas acciones se almacenarán y analizarán para poder reproducirlos en caso necesario.
Entonces será posible ir un paso más allá en términos de optimización. Si ponemos en juego la Inteligencia Artificial en esta fase, y si nos apoyamos en esta tecnología a lo largo de toda la utilización del RPA, será posible optimizar las acciones resultantes en función del contexto.
Ya no proponemos una respuesta precisa vinculada de forma nativa a una solicitud o acción específica. En su lugar, ofrecemos una respuesta adaptativa que es coherente con la solicitud o acción.
Software para su automatización informática
Las herramientas y sistemas de automatización de TI actuales permiten aligerar la carga de trabajo de los equipos y ahorrarles tiempo gracias al RPA.
Los líderes actuales en soluciones de RPA son pocos y entre ellos se encuentran UiPath, BluePrism y AutomationAnywhere.
En cuanto a la automatización de procesos, el software BPM también está demostrando ser un valioso apoyo para pymes y grandes empresas.
La realidad de la RPA
Los límites de la RPA son esencialmente los de la Inteligencia Artificial. Sigue siendo ilusorio, y quizás incluso arriesgado, intentar automatizar ciertos procesos al 100%, sin intervención humana.
Por ejemplo, en el caso de un servicio de atención al cliente, respaldado por un chatbot, es posible gestionar hasta el 80% de las solicitudes utilizando tecnología RPA. Pero será necesario mantener un canal de interacción 100% humano para gestionar el 20% restante, los casos más complejos o menos frecuentes.
Si nos ceñimos a un proceso de RPA en el sentido estricto del término, es decir, sin recurrir a la Inteligencia Artificial, esta tecnología debe considerarse como una ayuda, un aumento de las capacidades de un operador. Sin embargo, es importante asegurarse de que la mano del hombre vuelve para finalizar y/o validar las tareas.
Los sistemas automatizados desarrollados por los editores de RPA pueden ahora analizar la actividad real del usuario. Es lo que se conoce como "minería de procesos", que consiste en optimizar el trabajo de un empleado midiendo el tiempo que pasa en determinadas aplicaciones, el número de clics y proporcionando la respuesta adecuada.
Ahora depende de ti... ¡y de tus robots! 😉 .
Artículo traducido del francés