Comprenda y gestione sus necesidades de tesorería para que dejen de ser un problema
Como toda empresa sabe muy bien, la tesorería es de vital importancia: garantiza la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, pero también para invertir en su propio desarrollo. Así que es mejor cuidarla.
Pero a pesar de un buen volumen de negocio, a veces la tesorería se agota, a veces peligrosamente 😰. Es importante, por tanto, comprender qué factores dan lugar a este fenómeno para poder anticiparse mejor, pero también para saber cómo financiar una necesidad urgente de tesorería en caso de que surja.
Existen muchas posibilidades y soluciones a su alcance. Este artículo, coescrito con Eric Desquatrevaux, Socio Director y fundador de Avizo, le ofrece una puesta al día.
Necesidades de tesorería: definición
Las necesidades de tesorería definen la situación en la que una empresa ya no dispone de efectivo suficiente para cubrir sus diferentes gastos, en particular :
- pago de salarios ;
- pago a proveedores
- gastos corrientes como el alquiler de locales o los costes de mantenimiento.
💡 Este concepto es similar al de necesidades de capital circulante (WCR), que se refiere a los déficits de tesorería corrientes debidos al ciclo de explotación.
La mayoría de las organizaciones, incluso aquellas cuya actividad se desarrolla sin problemas, se enfrentan a esta necesidad de tesorería. Esto es especialmente cierto cuando es el resultado de factores estructurales.
Los factores que explican la necesidad de tesorería de una empresa
Factores estructurales
Aquí hablamos de factores relacionados con las características intrínsecas del negocio de una empresa, que afectan regularmente a su flujo de caja.
Plazos de pago a clientes demasiado largos
La mayoría de las organizaciones, sobre todo las que operan en BtoB, conceden a sus clientes plazos de pago bastante largos, que a veces llegan hasta los 60 días.
😬 El problema es que ya han incurrido en costes para :
- suministrar el producto o servicio al cliente ;
- gestionar adecuadamente su negocio en general.
Y eso crea un evidente desajuste de tesorería.
Plazos de pago a proveedores demasiado cortos
Siguiendo con el tema de los plazos de pago, si los plazos de pago de tus proveedores son demasiado cortos, te encuentras con que tienes que desembolsar fondos más rápido de lo que generas ingresos.
Demasiadas existencias
Un nivel excesivo de existencias también es un factor que influye en las necesidades de tesorería, ya que hay que pagarlas antes de poder venderlas para compensar la diferencia. En otras palabras, inmoviliza fondos sin generar ingresos inmediatos, limitando así la disponibilidad del efectivo que necesitas para gestionar tu negocio.
☝️ De ahí la importancia de seguir un proceso de gestión de existencias bien perfeccionado, para evitar el exceso de existencias y garantizar al mismo tiempo la disponibilidad de los productos para los clientes.
Inversión
La inversión (compra de activos fijos, financiación de proyectos de desarrollo, etc.) puede dar lugar a una necesidad estructural de tesorería.
Esto se debe a que la operación requiere importantes salidas de efectivo a corto plazo... con el objetivo de estimular el crecimiento y la rentabilidad a largo plazo. Pero hay un desfase temporal antes de que genere realmente beneficios ⏳.
Estacionalidad
Por último, la estacionalidad suele provocar importantes fluctuaciones en el flujo de caja.
👉 Por ejemplo, una estación de esquí experimenta picos de actividad e ingresos durante los meses de invierno, pero se enfrenta a periodos más lentos durante el verano.
Esta variación provoca desequilibrios temporales entre las entradas y salidas de efectivo, lo que requiere una gestión cuidadosa para garantizar la estabilidad financiera durante todo el año.
Factores económicos
👉 A veces la necesidad de efectivo aumenta significativamente en comparación con lo que generalmente se acepta. Intervienen diversos factores, a veces difíciles de prever, y más perjudiciales.
En todos los casos, gestionar correctamente la tesorería limitará en gran medida las consecuencias de los factores estructurales y cíclicos.
Crecimiento repentino
El crecimiento repentino y, por tanto, la necesidad de satisfacer una demanda creciente, aumenta considerablemente las necesidades de tesorería:
- inversiones diversas (en equipos, programas informáticos, locales, etc.) ;
- contratación de personal adicional
- aumento de las existencias.
Todo ello provoca una importante salida de tesorería a corto plazo, antes de que la empresa genere ingresos suficientes para obtener beneficios.
Morosidad de los clientes
Aquí ya no hablamos de las condiciones de pago acordadas mencionadas anteriormente.
Hablamos de verdaderos retrasos en los pagos, de clientes que se saltan las normas... ¡lo que te pone en números rojos, ya que el fenómeno del desfase temporal descrito anteriormente se agrava!
☝️ Por no mencionar el hecho de que si la situación se descontrola, probablemente tendrás que embarcarte en costosos procedimientos legales, lo que desestabilizará aún más tus finanzas.
Acontecimientos externos
Por último, cuando hablamos de factores difíciles de prever, pensamos inevitablemente en acontecimientos externos como catástrofes naturales o conflictos.
Interrupciones en la cadena de suministro, reducción de la demanda, clientes afectados que ya no pueden pagar o que cancelan sus pedidos... son muchas las consecuencias potenciales que podrían afectar a tu tesorería.
Palabras del experto
Para evitar que los factores cíclicos afecten demasiado a la tesorería, se pueden prever soluciones para prepararse mejor ante estos imprevistos.
La gestión de la tesorería también implica la constitución de una reserva de tesoreríao la contratación de un seguro para cubrir determinados riesgos .
El objetivo de esta estrategia es, sobre todo, absorber los choques financieros sin comprometer las operaciones en curso y protegerse contra acontecimientos específicos que podrían tener un impacto significativo en el flujo de tesorería, mediante la contratación de seguros adecuados.
¿Cómo calcular sus necesidades de tesorería?
Para poder actuar lo antes posible en caso de problemas, lo mejor es anticiparse a las necesidades de tesorería.
Y no hay mejor manera de hacerlo que con las previsiones de tesorería. Presentadas en forma de tabla, te permiten prever los flujos de caja a lo largo de un periodo definido, normalmente mensual o trimestral.
👉 Estos son los pasos a seguir para elaborarlas:
- Haz una lista de todos los posibles ingresos de efectivo durante el periodo analizado (ventas, préstamos, inversiones, etc.). Sé lo más exhaustivo posible.
- Haz lo mismo con los desembolsos (pagos a proveedores, salarios, impuestos, etc.).
- Calcula la diferencia entre ambos.
Por supuesto, se trata de una estimación, y conviene hacer este cálculo con la mayor regularidad posible. ¡El mercado y el mundo laboral fluctúan constantemente!
💡 Para que tu previsión sea lo más precisa posible, pero también para evitar pasar horas cada mes trabajando en ella, te recomendamos que utilices un software específico, como Fygr, que sea lo más fácil de usar posible. Fygr está diseñado para empresas muy pequeñas y PYME, y se conecta directamente a sus cuentas bancarias. Recupera tus datos en tiempo real para ofrecerte un informe instantáneo del flujo de caja. También te permite crear previsiones en unos pocos clics, con la opción de integrar varios escenarios para cubrir cualquier eventualidad.
Palabras del experto
Otro método rápido para analizar las necesidades de tesorería es analizar los ratios financieros.
Algunos ejemplos son el quick ratio o incluso el ratio de cobertura de intereses en el caso de las grandes empresas. Como su nombre indica, el quick ratio es un cálculo rápido que da una primera idea de las necesidades de tesorería. Proporciona una medida clara de la liquidez inmediata disponible para saldar deudas y desembolsos inminentes.
¿Cómo puede reducir sus necesidades de efectivo? Nuestros 3 consejos
Como es lógico, una buena gestión de la tesorería desempeña un papel fundamental en la reducción de los desfases de tesorería perjudiciales para su empresa.
Esto es especialmente cierto en el caso de los factores estructurales, sobre los que usted puede tener un impacto real.
#1 Adoptar la estrategia adecuada con los pagos de los clientes
Los retrasos en los pagos de los clientes son una de las principales causas de las elevadas necesidades de capital circulante y, por tanto, de la necesidad de tesorería.
Para reducirla, empiece por reducir estos plazos de pago autorizados, o incluso por exigir el pago al contado. Por razones comerciales obvias, esto puede hacerse "cliente por cliente" (dé tiempo extra a sus mejores clientes, por ejemplo).
Entonces, ¿cómo evitar una auténtica morosidad? Para ello es necesario
- Establecer un procedimiento de reclamación de facturas que funcione correctamente;
- aplicar una política de gestión del riesgo del cliente. Por ejemplo, si sospecha que alguien es un mal pagador, pídale que le pague en efectivo o incluso evite hacer negocios con él.
#2 Negocie más con sus proveedores
Si merece la pena reducir las condiciones de pago a tus clientes, ¡también merece la pena ampliar las tuyas con tus proveedores! En otras palabras, es hora de ponerse el sombrero de negociador 🧢.
Pero como los proveedores a veces están en la misma situación que tú en cuanto a liquidez, lo mejor es ofrecerles algunas ventajas a cambio, como contratos a largo plazo.
💡 Otra solución: diversifica tus socios para ganar mayor flexibilidad.
#3 Gestiona tus existencias de forma más eficaz
¿El objetivo? Evitar el exceso de existencias, que es sinónimo de inmovilizar efectivo.
Depende de ti encontrar el método que mejor se adapte a la realidad de tu negocio, ¡ya que lo más importante es cumplir con tus pedidos!
👉 Por ejemplo, un método JIT (justo a tiempo) significa que recibes entregas de materias primas o productos acabados poco antes de que sean necesarios para la producción o la venta.
El método del punto de reorden, en cambio, implica definir cuándo activar un nuevo pedido de suministro, en función de la demanda real.
🤓 Descubre otras técnicas, así como nuestros inestimables consejos, en nuestro artículo dedicado a la gestión de suministros.
Cómo financiar las necesidades de tesorería? Los 4 métodos que debes conocer
😱 ¿Tienes una necesidad urgente de tesorería que no puedes cubrir rápidamente aplicando los consejos anteriores?
Que no cunda el pánico, es posible financiarla antes de que la situación se te vaya de las manos.
Método 1: El préstamo bancario
Uno de los primeros reflejos de las empresas es recurrir a los bancos para obtener un préstamo. Sin embargo, hay que pensar de antemano en :
- los intereses a pagar ;
- el tiempo necesario para las negociaciones con la entidad.
💡 Hay sistemas que se adaptan perfectamente a las necesidades de tesorería, como las líneas de descubierto. Se trata de una especie de descubierto autorizado, que te permite retirar fondos de tu cuenta con poca antelación por encima del saldo disponible, hasta una cantidad acordada.
Método 2: Descuento comercial
Esta técnica consiste en conceder un descuento a un cliente a condición de que pague su factura más rápidamente o al contado.
Es cierto que la suma final obtenida será inferior, pero evitarás los perjudiciales déficits de tesorería.
Además, este método es mucho más sencillo de aplicar que los que implican a los bancos, por ejemplo. Muy práctico cuando se necesita liquidez urgentemente.
Método 3: Factoring
El factoring, también conocido como cesión de créditos, es un método de financiación por el que vendes tus créditos comerciales a una empresa ( el factor) a cambio de dinero en efectivo. empresa (el factor) a cambio de un pago inmediato, normalmente un anticipo en efectivo de entre el 70% y el 90% del valor de la factura.
El factor se encarga entonces de cobrar estos créditos y te paga el saldo restante, menos los gastos de servicio, una vez recibidos los pagos.
Este método tiene dos ventajas
- convierte los créditos comerciales en efectivo inmediato;
- También transfieres el riesgo de impago a la empresa de factoring.
Método 4: El Dailly Act
El Dailly Act te permite ceder tus créditos comerciales a una entidad financiera, como un banco, a cambio de financiación inmediata.
Gracias a esta cesión, puede beneficiarse rápidamente de un anticipo de tesorería, sin tener que esperar el pago de sus clientes. El banco se convierte entonces en propietario de los créditos en cuestión y los cobra directamente de los deudores.
¿Qué hay que saber sobre las necesidades de tesorería?
Todas las empresas se enfrentan a necesidades de tesorería en algún momento de su vida.
Puede ser estructural. La aplicación de buenas prácticas puede ayudar a reducirla.
También puede ser cíclica... y, por tanto, difícil de prever. En este caso, y en función de la magnitud del problema, lo mejor es financiar rápidamente la necesidad de tesorería, recurriendo a prácticas como las líneas de descubierto o el factoring.
En cualquier caso, tus mantras deben ser "anticipación" y "buena gestión". ¿Y por qué no reforzar sus procesos con el apoyo de un programa informático, que le garantizará una mayor precisión?