¿Somos todos responsables de la tesorería de la empresa? Descifrar la cultura de caja
La cultura de caja es un concepto que está ganando terreno en muchas empresas.
Contrariamente a lo que podría pensarse a primera vista, no se trata sólo de optimizar el flujo de caja. Se trata de ir un paso más allá, dando a cada empleado el deseo de actuar cada día para garantizar un equilibrio financiero saludable.
Hay que decir que es mucho lo que está en juego, dado que los problemas de tesorería tienen un impacto tan importante en la supervivencia a largo plazo de una empresa.
En este artículo, coescrito con Eric Desquatrevaux, Socio Director y fundador de Avizo, podrá descubrir qué es la cash culture y, sobre todo, cómo convertirla en una prioridad para sus empleados.
¿Qué es la cultura de caja?
La cultura de caja es a la vez un proceso y un estado de ánimo, lo que significa que la buena gestión financiera y de tesorería no debe ser responsabilidad exclusiva del Director Financiero 😮💨. Más bien, en un enfoque interfuncional, se basa en la idea de que todos deben ser responsables a este respecto.
En otras palabras, optimizar la tesorería y dar prioridad a la liquidez debe ser asunto de todos.
En consecuencia, se invita a los Directores, Jefes de Compras, Departamentos Comerciales, etc. a que incorporen a su operativa diaria acciones encaminadas a asegurar al máximo las finanzas de la empresa. Es decir, favorecer las entradas de tesorería y evitar al máximo las pérdidas y otros retrasos en los pagos.
💡 Un ejemplo bien conocido es la cultura de caja aplicada al departamento de ventas, al que se le pide que trabaje en varias palancas, en particular :
- un análisis riguroso de los clientes y prospectos, para evitar a los malos pagadores y centrarse en las cuentas más rentables ;
- un procedimiento perfeccionado de reclamación de facturas.
¿Por qué es importante la cultura de caja?
Para garantizar el futuro de la empresa a largo plazo
La cultura de caja afecta potencialmente a todas las empresas, no sólo a las que atraviesan dificultades financieras. Cuando se trata de tesorería, más vale prevenir que curar.
Ante un entorno económico en constante cambio, cada vez es más difícil predecirlo todo. Los últimos acontecimientos (Covid, inflación, etc.) han sido la fuente de muchos problemas financieros para los profesionales.
En un contexto así, si no dispones de suficiente liquidez, corres el riesgo de caer en una espiral descendente, en la que te resultará difícil cumplir con tus proveedores, mantener adecuadamente tus actividades, etc.
Por ejemplo, el aumento de la morosidad debido a la crisis económica ha desequilibrado la tesorería de muchas organizaciones, aunque gocen de buena salud financiera.
Además, aunque es importante prestar atención a los resultados y a los márgenes, es la tesorería la que te permite invertir y, por tanto, hacer crecer tu empresa. En resumen, tu tesorería contribuye a tu sostenibilidad.
Unas palabras del experto
Existe una relación directa entre una buena gestión de la tesorería y la valoración de la empresa.
La gestión de tesorería influye en el WACC (coste medio ponderado del capital), que depende del coste de los fondos propios y de la deuda.
Una buena gestión de la tesorería tranquiliza a los prestamistas, que ofrecen mejores tipos, y reduce el riesgo percibido por los inversores, con lo que disminuye el coste de los fondos propios.
Por el contrario, una mala gestión de la tesorería aumenta el WACC, empeorando las previsiones de flujos de caja futuros y reduciendo la valoración de la empresa.
Implicar a todos los empleados en la gestión del efectivo
En la cultura de caja, la gestión del efectivo debe implicar a todos, desde la dirección hasta el personal operativo. De lo contrario, será difícil lograr la rentabilidad y el equilibrio general.
Sin embargo, mantener unas finanzas saneadas también beneficia (sin juego de palabras) a los empleados. Aunque desempeñan un papel a la hora de asegurar el flujo de efectivo, también pueden ver un beneficio directo en los resultados.
Por no mencionar que preservar el efectivo también significa salvaguardar sus puestos de trabajo a largo plazo.
El reto de una cultura de tesorería
Aunque el Director Financiero siga siendo el orquestador de la cultura de tesorería, el principal reto al que se enfrenta es conseguir arraigar esta mentalidad en los empleados, para asegurarse de que adoptan los comportamientos adecuados en el día a día para equilibrar o incluso aumentar la tesorería.
Se trata de descompartimentar los retos asociados a la tesorería, más allá de la mera función financiera:
- El personal de ventas gestiona el riesgo de los clientes y previene los impagos ;
- El departamento de compras negocia plazos de pago más largos con los proveedores para reducir las necesidades de capital circulante;
- los análisis contables identifican las partidas y acciones que crean más valor;
- producción implanta procesos para mejorar la productividad, reduciendo así los plazos de cobro, etc.
☝️Au Más allá de la concienciación, la cultura de caja también define una metodología, que implica la puesta en marcha de acciones concretas para gestionar la tesorería con eficacia. Veamos las principales.
¿Cómo establecer una cultura de caja en su empresa?
Comuníquese suficientemente con los empleados
Para que todos los empleados se sientan implicados, el Director Financiero tiene que comunicar suficientemente los resultados, o simplemente la importancia misma de una cultura de caja.
Su primera tarea es, por tanto, sensibilizar a los Directores de Negocio sobre estas cuestiones e indicarles la dirección correcta. Si es necesario, deberá formar a determinados empleados en el concepto de gestión de tesorería y las buenas prácticas asociadas, con el objetivo de encontrar conjuntamente las palancas de mejora que pueden activarse en función de las limitaciones de cada empresa.
☝️ Esta comunicación necesaria también implica establecer rituales para compartir informes, alimentados por los indicadores adecuados, para que los empleados puedan supervisar fácilmente el estado de las finanzas: niveles de tesorería, cuentas pendientes de cobro, etc.
Analizar y asegurar los flujos de tesorería
Comprender los flujos de tesorería de la empresa y actuar en consecuencia es una de las prioridades de la cultura de tesorería.
Mantener las necesidades de capital circulante en niveles negativos no tiene ningún misterio. Hay que actuar sobre :
- los plazos de cobro. Es importante reducir el DSO de la organización introduciendo una sólida gestión del riesgo cliente y un proceso de cobro de deudas;
- los plazos de desembolso, intentando alargarlos.
Una de las mejores prácticas es analizar los flujos de tesorería actuales, pero también elaborar previsiones periódicas de tesorería, esenciales para anticipar las entradas y salidas de efectivo en el próximo periodo.
Priorice sus acciones de gestión de tesorería de forma inteligente
Hay muchas cosas que puede hacer para gestionar mejor su tesorería. Pero no puede hacerlas todas al mismo tiempo.
Por eso le recomendamos que las priorice, favoreciendo :
- quick wins, operaciones que son sinónimo de ganancias rápidas y que pueden desplegarse rápidamente en la empresa. Si tomamos el ejemplo de la reducción de los plazos de cobro, podría tratarse de introducir un nuevo método de pago (pago en línea en lugar de por cheque, etc.) o de automatizar los recordatorios a los clientes mediante un programa informático;
- Tareas que competen al Departamento Financiero, para dar ejemplo. ¿De qué otra forma va a convencer a los empleados que se sienten menos concernidos?
En todos los casos, tus distintas reflexiones deberán culminar en un plan de acción, que irá acompañado de KPI diseñados para hacer un seguimiento de tus progresos, de modo que puedas revisar tu estrategia si es necesario.
💡 Algunas empresas deciden recurrir a un gestor de tesorería. Si no te es posible contratar este tipo de perfil, aún te queda la opción de recurrir a un proveedor de servicios externo.
Reducir gastos innecesarios
Cuando analizamos cómo optimizar la tesorería, solemos centrarnos en primer lugar en la gestión del efectivo.
Sin embargo, le sugerimos que adopte al mismo tiempo una mentalidad más frugal, es decir, que se asegure de que sale menos dinero por la puerta.
Por supuesto, no querrá poner en peligro el buen funcionamiento de su empresa ni el bienestar de sus empleados. Pero le sorprendería la cantidad de gastos innecesarios que hay en algunas empresas:
- suscripciones a servicios que ya no se utilizan ;
- viajes de negocios que podrían evitarse en favor de la videoconferencia;
- derroche de energía, etc.
💡Reducir costes también significa echar otro vistazo a los proveedores. En otras palabras, intentar reducir los costes de compra renegociando los contratos o enfrentándose a la competencia.
¿Qué soluciones existen para ayudarle a implantar una cultura de caja?
Para que su enfoque de la cultura de caja sea más eficaz, le recomendamos que se dote de los programas informáticos adecuados. Estos tienen la ventaja de
- automatizar muchos procesos (y eso facilita la integración de la cultura de caja en las rutinas de sus equipos) ;
- darte una visión general de tus flujos de caja.
👉 Algunos ejemplos de herramientas:
- Software de cobros, diseñado para agilizar los procedimientos de gestión de impagados. Esto es lo que ofrece en particular Cash & Credit, una solución de gestión de cobros y créditos. Con ella, puedes automatizar los recordatorios de facturas mediante escenarios personalizados y adoptar medidas preventivas y correctivas para reducir la morosidad. Cash & Credit también le permite gestionar eficazmente el riesgo de los clientes, para que pueda anticiparse a los problemas de impago antes de que surjan.
- El software de desmaterialización de facturas es famoso por ahorrar a las empresas tiempo y dinero en la transmisión de documentos. Como resultado, cobran más rápido, especialmente si la herramienta incluye una función de pago en línea.
- Software de gestión de tesorería. Permiten optimizar el seguimiento y la previsión de la tesorería, lo que ofrece una mayor visibilidad de la tesorería disponible y de las necesidades futuras de la empresa.
Cultura de caja: ¡en pocas palabras!
Ante los retos cada vez mayores que plantea la gestión de la tesorería, la cultura de caja es la respuesta adecuada para TODAS las empresas. Al empoderar a todos los empleados, puede influir en una serie de palancas, con el objetivo de poner las finanzas sobre una base más sólida.
Pero una cultura de tesorería es también, y sobre todo, el despliegue de acciones concretas para aumentar la liquidez disponible, reaccionar rápidamente en caso de problemas... ¡y también invertir en el futuro de la organización!
Si usted también desea adoptar una cultura de tesorería, puede confiar en un software que le ayudará a anticiparse, tomar rápidamente las decisiones correctas y mantener así su rentabilidad a largo plazo.