4 pasos para elegir la tarjeta bancaria de su empresa y gestionar los gastos de forma óptima.
Las tarjetas bancarias de empresa son utilizadas por muchas empresas para gestionar mejor sus gastos y los de sus empleados. Además de su función como medio de pago, las tarjetas de empresa se han convertido en una herramienta esencial para gestionar las cuentas de gastos.
Facilitan considerablemente el seguimiento y control de los gastos de la empresa y aportan mayor seguridad al proceso de pago. Sus empleados son más autónomos y su gestión financiera es más óptima.
Sin embargo, existen varios tipos de tarjetas con características diferentes. ¿Cuál es la más adecuada para su empresa? ¿Y qué criterios debe seguir para hacer la elección correcta?
En este artículo, le daremos toda la información que necesita para hacer la elección correcta, de modo que pueda optar por el medio de pago que mejor se adapte a sus necesidades y a las de sus empleados.
¿Qué es una tarjeta bancaria profesional?
Una tarjeta bancaria profesional, también conocida como tarjeta de empresa, es un medio de pago que una empresa pone a disposición de sus empleados para pagar los gastos profesionales. Está directamente vinculada a la cuenta bancaria de la empresa.
👉 Legalmente, la gran mayoría de las empresas están obligadas a abrir una cuenta bancaria de empresa. En ella registran su capital cuando se dan de alta. Sin embargo, hay excepciones:
- empresarios individuales
- profesionales autónomos
Qué tipos de tarjetas bancarias para empresas existen?
La tarjeta de empresa o corporativa
Esta tarjeta, también conocida como tarjeta de débito "empleado" o tarjeta business, está especialmente diseñada para grandes empresas internacionales en las que los empleados incurren regularmente en gastos relacionados con viajes de negocios.
👉 Los gastos son, por tanto, en moneda extranjera, por lo que los empleados necesitan disponer de una tarjeta apta para un uso internacional. Limita la presión financiera sobre los empleados y centraliza sus gastos para facilitar su seguimiento.
La tarjeta virtual
También llamada tarjeta electrónica, la tarjeta virtual es un medio de pago desmaterializado que le permite pagar los gastos de su empresa en línea, limitando así el riesgo de fraude. Tiene las mismas características que una tarjeta bancaria física, a saber
- número de tarjeta bancaria
- fecha de caducidad
- código CVV
La tarjeta Business
También llamada tarjeta de débito "empresa", está destinada a las pequeñas y medianas empresas. Se carga directamente en la cuenta de la empresa y este tipo de tarjeta suele reservarse a los directivos de la empresa. No obstante, puede asignarse a departamentos específicos como :
- el departamento de compras
- el departamento financiero
- el departamento de pagos (para reservas de viajes, por ejemplo).
La tarjeta "alquilada
Este tipo de tarjeta se utiliza para pagar los gastos de viaje de negocios de los empleados a través de una cuenta de pago registrada directamente en el sistema de información del proveedor de servicios correspondiente.
Es uno de los principales medios de pago centralizados del mercado. Permite liquidar y gestionar en tiempo real todas las transacciones relacionadas con los viajes de negocios de los empleados desde un único lugar.
La tarjeta de compras
La tarjeta de compras permite a los empleados autorizados por la empresa pagar bienes, servicios y otros gastos de funcionamiento a proveedores previamente identificados.
¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta bancaria de empresa?
Ahorro considerable de tiempo
Gestionar las solicitudes de reembolso de gastos suele ser una tarea larga y repetitiva que ocupa el tiempo de los departamentos especializados. Con una tarjeta bancaria profesional, todos los gastos profesionales de sus empleados se centralizan en una única cuenta profesional.
Cada titular de una tarjeta de empresa tiene acceso a una aplicación móvil de gestión de gastos. Esto facilita las cosas a :
- Los empleados, que ya no tienen que pasar horas creando informes de gastos en Excel. Todos sus recibos de gastos y facturas se almacenan en la plataforma.
- Los gestores, ya que la plataforma gestiona automáticamente informes de gastos detallados y archiva los recibos en formato digital.
Gastos empresariales seguros
La tarjeta bancaria para empresas le ofrece una mayor seguridad al permitirle mantener el control de sus gastos, lo que reduce considerablemente cualquier intento de fraude.
Toda su información sensible está protegida por una plataforma digital segura. Sus datos pueden encriptarse para una seguridad aún mayor.
Además, si pierdes o te roban la tarjeta, se puede bloquear con solo pulsar un botón .
👉 Por ello, te aconsejamos que distribuyas tarjetas prepago entre tu personal para que todos los empleados no se vean afectados en caso de pérdida o robo.
Evite los gastos personales
Gracias a su tarjeta bancaria de empresa, tus empleados ya no tendrán que utilizar su cuenta bancaria personal para financiar los gastos vinculados a sus misiones profesionales. El modelo tradicional de gestión de los gastos de la empresa podría describirse del siguiente modo:
- los empleados adelantan los gastos de sus viajes y misiones de negocios,
- a continuación, crean solicitudes de reembolso de gastos acompañadas de justificantes de pago,
- esperan que se les reembolse en varios días o incluso semanas.
Aunque este método era eficaz en el pasado, hoy ya no lo es. Con la digitalización de las empresas, se evitan o incluso se eliminan las tareas repetitivas y que llevan mucho tiempo, y se optimiza la gestión de los gastos.
Con una tarjeta bancaria para empresas, puedes pagar a tus empleados cantidades específicas en función de tus previsiones presupuestarias.
👉 Esto evita los inconvenientes de los empleados que no disponen de fondos personales suficientes para cubrir sus necesidades empresariales.
Por último, las tarjetas bancarias para empresas pueden ser muy beneficiosas cuando se viaja al extranjero por negocios , lo que a menudo implica un gasto elevado en divisas.
Mejor control de los gastos de la empresa
Todas las transacciones realizadas con una tarjeta bancaria de empresa se registran y se envían directamente a los departamentos correspondientes a través de una plataforma digital.
👉 Esto optimiza considerablemente el seguimiento y control de los gastos.
Esta optimización puede mejorarse aún más si tu tarjeta bancaria está conectada a una solución de gestión de gastos para automatizar todos tus informes y seguimiento.
Cómo elegir su tarjeta bancaria empresarial?
1 - Evalúe las necesidades concretas de su empresa
Optar por una tarjeta bancaria profesional es una decisión que se toma después de que haya surgido una necesidad. Estas necesidades pueden variar de una empresa a otra. Sus prioridades y expectativas son diferentes, lo que puede llevarle a optar por distintos tipos de tarjeta. Para satisfacer mejor su(s) necesidad(es), debe plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Qué problema intento resolver introduciendo un nuevo método de pago?
- ¿Cuántos empleados utilizarán estas tarjetas?
- ¿Qué tipo de gastos se pagarán con estas tarjetas?
- ¿Mis empleados viajan al extranjero por negocios? (En este caso, es preferible una tarjeta internacional o en moneda extranjera).
- ¿Cuál es el presupuesto fijado para cada tarjeta? (En función de sus previsiones presupuestarias)
2 - Compare las ofertas del mercado
En función de sus necesidades, existen varias ofertas disponibles. Puede tratarse de bancos, de soluciones de pago en línea o incluso de neobancos que le dan acceso a una multitud de ofertas acompañadas de numerosas ventajas:
- seguros de viaje
- programas de fidelidad
- seguimiento personalizado,
- datos encriptados,
- asistencia 24 horas, etc.
Usted decide, en función de sus prioridades y su presupuesto, qué servicios le resultan más beneficiosos. ¡No te precipites! Es importante que estudies detenidamente todas las ofertas para que puedas ofrecer a tus empleados la mejor tarjeta de pago posible.
👉 Presta atención a las comisiones que cobran estos proveedores de servicios, como :
- comisiones por transacciones en el extranjero,
- comisiones por creación de tarjeta
- comisiones cobradas por determinados servicios, etc.
3 - Diferenciar entre tarjetas de débito inmediato y diferido
Existen dos modalidades de pago para las tarjetas bancarias:
- Tarjetas de débito inmediato: se cargan automáticamente en la cuenta bancaria de la empresa el mismo día del pago, con un margen de dos días. Se le notifica en tiempo real.
- Tarjetas de débito diferido : cargan todos los gastos a final de mes.
La elección entre estos dos tipos de tarjeta de pago es esencial. Se hará en función de la planificación de tu presupuesto, así como de los diferentes tipos de gastos en los que incurras.
💡 En general, las tarjetas de débito inmediato son más baratas que las de débito diferido.
4 - Muévete hacia las herramientas digitales
Las empresas se digitalizan y entran cada vez más en la era digital. Una oferta digital satisfará todas tus necesidades a la vez que facilitará tu día a día. Las soluciones intuitivas de gestión de gastos presentan numerosas ventajas:
- desmaterializar los informes de gastos
- automatizar los procesos de gestión de gastos
- reducir el número de pasos que deben dar los empleados
- controlar los gastos de sus empleados
- exportar automáticamente los informes de gastos.
El software en línea para tarjetas de empresa también es muy relevante, ya que le ofrece una visión de 360° de todos sus gastos para que pueda optimizar la planificación de su presupuesto.
Estas nuevas soluciones intuitivas y ultrapersonalizables son un verdadero motor de rendimiento para las empresas, que pueden ver automatizadas las tareas que les llevan mucho tiempo, lo que les deja más tiempo para concentrarse en su actividad principal.
Artículo traducido del francés