Cómo llevar tu negocio a buen puerto con una gestión de viajes de empresa efectiva
Los viajes de empresa son parte esencial del día a día para muchos profesionales. Sin embargo, gestionar estos desplazamientos de forma eficiente y rentable no es tarea sencilla.
La gestión de viajes de negocios va mucho más allá de simples reservas de vuelos y hoteles. Es un proceso estratégico que abarca desde la optimización de costes hasta la seguridad del empleado.
En este artículo, exploraremos los aspectos clave de la gestión de viajes corporativos: las personas involucradas, los beneficios de una buena estrategia y las soluciones a los problemas más frecuentes. Además, desglosaremos los pasos esenciales para gestionar los desplazamientos de forma efectiva.
¡Ajusten sus cinturones, que el viaje está a punto de despegar! 🛫✨
¿Qué es la gestión de viajes corporativos?
Definición
La gestión de viajes de empresa (Travel Management) es el proceso estratégico para planificar y coordinar los desplazamientos laborales de los empleados. Este proceso abarca:
- La reserva de vuelos y alojamiento.
- La gestión de presupuestos para optimizar cada gasto.
- La garantía de seguridad para cada viajero.
El objetivo es asegurar que cada viaje de negocios se realice de manera eficiente y alineada con los objetivos de la empresa, optimizando costes y recursos.
Para lograrlo, muchas organizaciones confían en agencias especializadas, conocidas como TMCs (Travel Management Companies). Estas agencias proporcionan servicios personalizados y potentes herramientas tecnológicas que simplifican todo el proceso.
¿Cuáles son los 6 beneficios de una buena gestión de viajes en las empresas?
1. Reducción de costes
Una de las mayores ventajas de una buena gestión de viajes es la reducción significativa de los costes. 💶 Mediante la negociación de tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores, las empresas pueden ahorrar entre un 10% y un 20% en gastos de viaje, según un estudio de la Global Business Travel Association (GBTA).
Además, la implementación de políticas de control de gastos ayuda a evitar gastos innecesarios, garantizando que todos los viajes cumplan con los estándares financieros de la empresa.
2. Productividad sin tiempos muertos ni estrés
Una planificación eficiente del viaje permite a los empleados maximizar su tiempo productivo.
💡 Ejemplo: elegir vuelos directos y alojamientos estratégicamente ubicados puede reducir los tiempos de traslado. De acuerdo con un informe de la Harvard Business Review, las empresas que optimizan la gestión de viajes pueden incrementar la productividad de sus empleados en un 15%, al reducir el estrés asociado con los viajes de negocios.
3. Cumplimiento normativo
Cumplir con las normativas y regulaciones es esencial, especialmente cuando se viaja a países con leyes estrictas en temas como la inmigración o el control de divisas.
Una gestión de viajes bien estructurada asegura que todos los viajes se realicen en conformidad con las normativas locales e internacionales, reduciendo el riesgo de sanciones legales. ⚖️
Además, garantiza el cumplimiento de las políticas internas de la empresa, lo que minimiza las posibles infracciones y mejora la auditoría interna.
4. Seguridad del viajero en tiempo real
La seguridad de los empleados es una prioridad para cualquier empresa. Una buena gestión de viajes incluye sistemas de monitoreo en tiempo real que permiten a la empresa saber en todo momento dónde se encuentran sus empleados.
Esto es especialmente crítico en destinos considerados de alto riesgo. Según la organización International SOS, las empresas que implementan protocolos de seguridad y asistencia en tiempo real reducen en un 50% los incidentes relacionados con la seguridad durante los viajes.
5. Control y claridad en gastos y desplazamientos
Una gestión de viajes bien organizada ofrece una visibilidad completa de los gastos y desplazamientos de la empresa.
📊 Esto facilita la elaboración de informes detallados y el análisis de los gastos, permitiendo identificar patrones de ahorro y áreas donde se pueden optimizar los recursos. Un informe de SAP Concur muestra que las empresas con sistemas de gestión de viajes integrados logran reducir las desviaciones en el presupuesto hasta en un 30%.
6. Satisfacción mejorando la experiencia del viajero
La experiencia del empleado durante sus viajes es fundamental para su satisfacción y rendimiento. Ofrecer opciones flexibles y personalizadas, como la elección de aerolíneas o tipos de alojamiento, puede mejorar significativamente su experiencia.
Un estudio de la GBTA revela que el 79% de los empleados se sienten más motivados y valorados cuando sus preferencias de viaje son tomadas en cuenta, lo que a su vez aumenta su lealtad y productividad.
5 problemas frecuentes en la gestión de viajes de negocios y sus soluciones
| Problema | Solución |
| Gastos fuera de control: es fácil que los gastos se disparen si no se cuenta con una política clara. | Implementar políticas de viaje estrictas y utilizar herramientas de gestión de gastos que proporcionen visibilidad en tiempo real |
| Dificultad en la reserva y planificación: la falta de coordinación puede llevar a reservas mal gestionadas. | Usar plataformas de gestión de viajes que centralizan y automatizan el proceso de reservas |
| Cumplimiento de políticas de viaje: los empleados pueden ignorar las directrices establecidas | Comunicar claramente las políticas y utilizar sistemas que bloqueen reservas fuera de las normas |
| Seguridad del viajero: garantizar la seguridad de los empleados en tránsito es un desafío constante | Monitorear los viajes en tiempo real y establecer protocolos de emergencia bien definidos |
| Falta de visibilidad y control: sin una visión global, es difícil controlar los viajes y los gastos asociados | Implementar un sistema de gestión centralizado que ofrezca reportes detallados y análisis de datos |
Los 7 pasos para gestionar tus viajes de negocios eficazmente
1. Define una política de viajes clara
Sin una política de viajes bien definida, cada desplazamiento puede convertirse en un caos… y en una factura gigante. Establece reglas claras sobre reservas, gastos permitidos, proveedores autorizados y procesos de aprobación.
Ejemplo: ¿Un empleado quiere alojarse en un hotel de cinco estrellas con spa incluido? Si la política especifica un presupuesto máximo por noche, no habrá lugar para malentendidos (ni masajes exóticos con cargo a la empresa).
📝 Tip: Comparte la política de viajes con todo el equipo y asegúrate de que sea fácil de entender. ¡Un PDF no leído es como una brújula sin aguja!
2. Utiliza herramientas tecnológicas adecuadas
Las herramientas de gestión de viajes son como copilotos digitales: facilitan las reservas, controlan los gastos y automatizan los informes. Plataformas o sistemas TMC (Travel Management Companies) simplifican cada paso.
Ejemplo: Si un empleado pierde un vuelo, una buena herramienta de gestión le permitirá reprogramar con un par de clics. Adiós al estrés y hola a una experiencia más fluida.
💡 Tip: Asegúrate de que la herramienta elegida sea intuitiva. ¡Si parece un cohete espacial lleno de botones, nadie la usará! 🚀
3. Negocia con proveedores clave
Las empresas que viajan con frecuencia tienen un poder especial: la capacidad de negociar tarifas preferenciales con aerolíneas, hoteles y servicios de transporte.
Ejemplo: Al reservar siempre con la misma cadena hotelera, puedes obtener descuentos especiales, noches gratuitas o desayuno incluido (¡sin límite de croissants!).
🤝 Tip: Mantén relaciones sólidas con tus proveedores. ¡Un buen acuerdo hoy puede ahorrarte muchos euros mañana!
4. Monitorea y asegura la seguridad del viajero
El bienestar del empleado viajero debe ser siempre una prioridad. Asegúrate de contar con un plan de seguridad que incluya asistencia en emergencias, seguimiento de ubicación y acceso a información crítica en tiempo real.
Ejemplo: Si un empleado queda varado en medio de una huelga de transporte en París, un buen sistema de gestión de viajes debería activarse más rápido que un croissant sale del horno.
🛡️ Tip: Ofrece siempre una línea directa de asistencia 24/7. ¡Los problemas no siempre ocurren en horario de oficina!
5. Controla y audita los gastos
El control de gastos no es opcional, es vital. Implementa un sistema que permita revisar los gastos de viaje en tiempo real y evita los clásicos "recibos perdidos" que aparecen meses después.
Ejemplo: Un empleado entrega un recibo arrugado de un café de 50€ en un aeropuerto. ¡Eso merece al menos una explicación creativa!
📊 Tip: Utiliza software de control de gastos para automatizar este proceso. ¡Y dile adiós a las montañas de facturas en papel!
6. Revisa y ajusta la política de viajes regularmente
El mundo cambia y las políticas de viajes deben hacerlo también. Revisa periódicamente si los procesos siguen siendo efectivos y ajusta donde sea necesario.
Ejemplo: Si una aerolínea solía ser la más económica, pero ahora cobra hasta por respirar, es momento de revisar ese acuerdo.
🔄 Tip: Pide feedback a los empleados viajeros después de cada desplazamiento. ¡Sus opiniones valen oro!
7. Ofrece formación continua a los empleados
Sí, los empleados también necesitan una pequeña inducción de viajes corporativos. Explicar cómo funcionan las políticas, qué herramientas usar y cómo actuar en casos de emergencia evitará muchos dolores de cabeza.
Ejemplo: Si un empleado no sabe que debe conservar los recibos de gastos, no servirá de mucho tener el sistema de auditoría más avanzado.
🎓 Tip: Realiza sesiones breves, prácticas y hasta un poco divertidas. ¡Un juego tipo "¿Quién quiere ser un viajero responsable?" podría funcionar!
¿Cómo te puede ayudar un gestor de viajes de negocios?
Las ventajas de los software de reservas para viajes de negocios
Un gestor, una aplicación o una plataforma de viajes de negocios desempeña un papel crucial para el usuario al simplificar y optimizar todos los aspectos relacionados con los desplazamientos corporativos.
Además, una app proporciona soporte continuo a los empleados durante sus desplazamientos, ofreciendo asistencia inmediata ante imprevistos y garantizando su seguridad en todo momento. Al centralizar la gestión de viajes, facilita el seguimiento y control de los gastos, permitiendo a la empresa obtener informes detallados que ayudan en la toma de decisiones y en la identificación de oportunidades de mejora.
¿Qué herramienta se puede usar?
👉 Por ejemplo, Bolt Business es una plataforma eficiente para la gestión de viajes corporativos, diseñada para optimizar la movilidad empresarial de manera sencilla y centralizada:
- Ofrece soluciones para la reserva y gestión de viajes de negocios, así como para los desplazamientos entre el domicilio y el trabajo, o incluso las entregas próximamente, permitiendo a las empresas coordinar traslados de empleados, y sus comidas, a través de una única plataforma;
- Facilita el control de gastos de transporte con facturación centralizada, opciones de pago flexibles y reportes detallados para un seguimiento exhaustivo de los viajes;
- Mejora la experiencia del viajero al ofrecer opciones de transporte rápidas y confiables, disponibles en diversas ciudades;
- Fomenta la sostenibilidad con alternativas de movilidad más ecológicas que otras opciones. ✨
¿Qué agencias de viajes corporativos existen?
Si buscas optimizar la gestión de viajes de tu empresa, estas agencias especializadas pueden ser una excelente opción:
- BCD Travel: con herramientas avanzadas y una red global, ofrece soluciones personalizadas para empresas de todos los tamaños.
- Egencia: parte del grupo Expedia, combina tecnología innovadora con un enfoque centrado en el cliente.
- CWT (Carlson Wagonlit Travel): reconocida por su experiencia en la gestión de viajes y eventos empresariales.
- TravelPerk: ideal para empresas modernas, con una plataforma intuitiva y opciones flexibles de reserva y gestión.
- American Express Global Business Travel: un gigante del sector, con servicios integrales y tecnología de vanguardia.
Estas agencias te ayudarán a centralizar y simplificar la planificación de los desplazamientos corporativos, mejorando tanto la experiencia del viajero como el control de costes.
La gestión de viajes en una empresa en definitiva
La gestión de viajes corporativos no es solo una cuestión de reservar vuelos y hoteles. Es un proceso estratégico que impacta directamente en los costes, la seguridad y la experiencia de los empleados.
Una política clara, el uso de herramientas tecnológicas adecuadas y la colaboración con plataformas TMC permiten a las empresas optimizar cada viaje de negocios. Además, garantizan que cada desplazamiento esté alineado con los objetivos empresariales.
El verdadero éxito en la gestión de viajes reside en encontrar el equilibrio perfecto entre control financiero, comodidad para el viajero y eficiencia operativa. Porque, al final del día, un empleado satisfecho y bien gestionado viaja mejor, rinde más y regresa con resultados positivos para la empresa.
Así que, ya sea un vuelo transatlántico o una reunión a dos ciudades de distancia, cada viaje corporativo debe ser tratado como una inversión, no como un gasto.
¡Recuerda! Una buena gestión de viajes no solo ahorra dinero, sino que también construye una cultura empresarial más eficiente y centrada en las personas.
¡Ahora sí, abróchense los cinturones y prepárense para despegar hacia una gestión de viajes de primer nivel! 🛫🌟
Daniela Lorenzo Correa es una apasionada del marketing digital con un Máster en Marketing Digital y Estrategia Omnicanal de Montpellier Business School. Actualmente trabaja como Editorial and Social Media Manager en Appvizer, donde desarrolla estrategias creativas y optimiza contenidos para lograr el mejor rendimiento. Especialista en SEO, combina su experiencia técnica con un enfoque práctico que garantiza resultados efectivos.
Amante del café colombiano y la lectura, Daniela disfruta tanto de los retos profesionales como de aprender continuamente. Su enfoque combina innovación, curiosidad y estrategia, siempre buscando formas de hacer las cosas mejor. 🌟☕📖