Cómo gestionar viajes profesionales fácilmente: nuestro guía para tu empresa

Los viajes profesionales son esenciales para muchas empresas, pero pueden ser una fuente de estrés si no se gestionan adecuadamente. Delegar la organización de tus viajes de negocio a expertos puede ahorrarte tiempo, reducir costos y evitar contratiempos inesperados.

En este artículo, te proporcionaremos consejos prácticos para optimizar los desplazamientos de los viajeros de tu equipo, y asegurar que cada jornada laboral fuera de la oficina sea productiva y libre de problemas.

¿Deberías confiar en especialistas en viajes corporativos? Sí que puede transformar tus desplazamientos en experiencias exitosas, y vamos a ver como. 

Vamos a sumergirnos juntos en el mundo de los viajes de negocios. ¡Abran paso a la aventura! 🌍

Ver todos los software Nota de gastos

6 consejos y soluciones para prepararte para cualquier viaje profesional

Planificar con antelación es clave para un viaje profesional sin contratiempos. A continuación, te presentamos los problemas comunes que puedes encontrar, junto con soluciones y consejos útiles para enfrentarlos.

1- Reserva con antelación y usa apps de vuelo

👉 Para evitar problemas con retrasos y cancelaciones

Los retrasos y cancelaciones pueden alterar tu agenda. Reserva con antelación y usa aplicaciones para monitorear el estado de tu vuelo. Opta por aerolíneas con acuerdos de códigos compartidos para facilitar la reubicación en otro vuelo si surge un imprevisto.

✅ Nuestro consejo: Considera suscribirte a alertas de retrasos para recibir actualizaciones en tiempo real.

2- Etiqueta tu maleta y usa un localizador GPS

👉  Para evitar problemas con el equipaje

La pérdida de equipaje puede ser un gran contratiempo. Lleva lo esencial en el equipaje de mano y contrata un seguro de viaje. Etiqueta tu maleta y guarda una foto de su contenido para facilitar su recuperación

✅ Nuestro consejo: Usa un localizador de equipaje GPS para mayor seguridad.

3- Aprende frases clave y usa apps de traducción

👉  Para superar la barrera del idioma

La barrera del idioma puede dificultar la comunicación. Aprende frases clave en el idioma local y utiliza aplicaciones de traducción. Lleva tarjetas de visita en el idioma local para mejorar las interacciones.

✅ Nuestro consejo: Lleva una lista de contactos locales que puedan ayudarte en caso de necesidad.

4- Prepárate con vacunas y lleva un botiquín básico

👉  Para mantenerte saludable

Enfermarse durante un viaje puede afectar tus compromisos. Infórmate sobre las condiciones sanitarias del destino y lleva un botiquín básico. Bebe agua embotellada y asegúrate de descansar adecuadamente.

✅ Nuestro consejo: Consulta a tu médico sobre vacunas necesarias antes del viaje.

5- Aprende las normas culturales y etiqueta local

👉  Para tener interacciones exitosas

Las diferencias culturales pueden provocar malentendidos. Investiga las normas culturales del país y ajusta tu comportamiento a las expectativas locales para evitar situaciones incómodas.

✅ Nuestro consejo: Lee sobre las costumbres locales y protocolos de etiqueta antes de tu viaje.

6- Ajusta tu horario de sueño y utiliza calendarios automáticos

👉  Para gestionar el jet lag

Ajusta tu horario de sueño antes de viajar y evita el alcohol durante el vuelo. Mantente bien hidratado para ayudarte a adaptarte mejor a la nueva zona horaria.

✅ Nuestro consejo: Utiliza calendarios digitales que ajusten automáticamente las zonas horarias y elige horarios razonables para poder programar todas tus reuniones sin ningún problema.

Consejo extra: Gestiona los documentos clave para un viaje profesional exitoso

Asegúrate de que tu pasaporte esté vigente y de contar con los visados necesarios, guardando copias digitales para mayor seguridad. Lleva tanto copias físicas como digitales de tus billetes y reservas, organizándolos en una carpeta digital para un acceso fácil.

Es crucial tener un seguro de viaje que cubra asistencia médica y cancelaciones, con una copia del seguro y los números de contacto de emergencia a mano. Además, lleva todas las copias digitales y físicas de los documentos necesarios para tus reuniones de trabajo.

Si planeas alquilar un coche, verifica si necesitas un carnet de conducir internacional y solicítalo con antelación. También, consulta si se requieren certificados de vacunación para ingresar a tu destino y guarda copias digitales en tu móvil.

Últimos consejos para un viaje sin contratiempos

1. Para asegurar que tu viaje transcurra sin problemas, consulta el clima y lleva ropa adecuada en capas para adaptarte a posibles cambios de temperatura, sin olvidar el protocolo de vestimenta local.
2. Cambia dinero antes de partir y verifica que tus tarjetas sean aceptadas en el destino; también es una buena idea avisar a tu banco para evitar que bloqueen tu tarjeta.
3. Considera la opción de comprar una SIM local o un plan de roaming internacional, y verifica si hay Wi-Fi disponible en tu destino para reducir el uso de datos móviles.
4. Por último, revisa los requisitos de entrada del país al que vas y consulta fuentes oficiales para obtener la información más actualizada.

¿Por qué dejar tu viaje en manos de una agencia?

Delegar la organización de tus viajes a expertos puede optimizar tanto el costo como la eficiencia de los desplazamientos de tu empresa. A continuación, se presentan los principales beneficios y razones económicas para confiar en un especialista:

7 beneficios económicos y operativos de usar una agencia de viajes

Primero, ahorra tiempo y reduce costos indirectos al permitir que tu equipo se concentre en sus tareas principales, en lugar de gestionar la planificación de viajes. Además, las agencias proporcionan asistencia continua las 24 horas para resolver cualquier imprevisto, asegurando que el itinerario se mantenga sin contratiempos.

También ofrecen acceso a tarifas y ofertas especiales, que pueden resultar en un ahorro significativo en comparación con las tarifas disponibles para el público general. Con su asesoría experta, una agencia personaliza las recomendaciones para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa, desde la selección de hoteles hasta opciones de transporte.

Además, manejan de manera eficiente cualquier problema que pueda surgir durante el viaje y garantizan transparencia en los costos, facilitando el control del presupuesto destinado a viajes. Finalmente, ayudan a optimizar el presupuesto recomendando las mejores opciones para maximizar cada gasto.

Mejores agencias de viajes en España: 4 elecciones recomendadas

Elegir un proveedor confiable para la organización de tus viajes corporativos es crucial. Aquí te presentamos algunas de las mejores opciones en España:

• ✈TravelPerk: Proporciona una gestión integral de viajes corporativos con facturación centralizada, políticas de viaje integradas y soporte 24/7.
• ✈Viajes El Corte Inglés: Ofrece servicios completos para viajes corporativos, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte, con un enfoque en personalización y atención al cliente.
• ✈World2Meet: Brinda soluciones de gestión de viajes empresariales con un enfoque en la integración de servicios, ofreciendo soporte local y adaptabilidad a las necesidades del cliente.
• ✈Viajes Sidetours: Especializa en la organización de viajes corporativos y eventos, proporcionando asesoramiento personalizado y gestión integral de itinerarios para optimizar la experiencia de viaje.

¿Has pensado en herramientas útiles para tu personal?

También te presentamos algunas de las plataformas y sitios web más destacados para organizar los viajes de tu empresa:

• ✈Booking.com: Ofrece flexibilidad en las reservas con una política de cancelación sin penalización, ideal para cambios de última hora.
• ✈Skyscanner: Permite la comparación de precios entre una amplia gama de aerolíneas y proveedores, asegurando las mejores ofertas para tus viajes.
• ✈Expedia: facilita la reserva de vuelos, hoteles y alquiler de coches en un solo lugar, ofrece paquetes completos y un programa de recompensas que puede generar ahorros adicionales, útil para empresas con múltiples viajes anuales.

✅ Nuestra recomendación: Cuando se trata de gestionar eficientemente los viajes corporativos, Bolt Business es una solución ideal para optimizar tanto el transporte como los costos. Ofrecen precios competitivos, reservas flexibles y soporte continuo, asegurando que los viajes corporativos sean eficientes y sin complicaciones. ¡Optimiza el tiempo de tu equipo y reduce tus costos!

Ver todos los software Nota de gastos

¿Estás listo para optimizar tus viajes corporativos?

Optar por un experto en viajes para tus desplazamientos profesionales es una estrategia que ahorra tiempo y recursos, asegurando una experiencia sin problemas.

Las agencias de viaje gestionan todos los detalles, ofrecen tarifas exclusivas y brindan soporte continuo garantizando el éxito de cada viaje sin contratiempos.

Además, permiten maximizar la eficiencia y minimizar los imprevistos, garantizando que todo salga según lo planeado.