La guía definitiva para elaborar una política de viajes eficaz y sin turbulencias

Sinónimo de oportunidades de negocio, los viajes de empresa son una oportunidad para que los empleados combinen los negocios con el placer. Pero esta buena experiencia puede convertirse rápidamente en un desastre, tanto para el empleado como para la empresa, si los acontecimientos no se desarrollan según lo previsto. El primero puede tener que soportar malas condiciones de vida y, en el peor de los casos, ver comprometida su seguridad, mientras que la segunda puede tener que soportar una explosión de los costes de funcionamiento.

¿La mejor manera de regular todo esto? Elaborar y aplicar una política de viajes que imponga un marco claro en el que todos salgan ganando.

Este documento debe incorporar una serie de elementos, y usted debe conocer una serie de buenas prácticas si quiere asegurarse de que sus nuevas directrices se entienden y se adoptan plenamente.

Ahí es donde nuestro artículo resulta útil, al igual que nuestra plantilla de política de viajes en PDF que encontrará a continuación.

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¿Qué es una política de viajes?

Generalmente establecida por el gestor de viajes, o por la dirección y RR.HH. en organizaciones más pequeñas, la política de viajes define las normas y procesos establecidos para regular los viajes de negocios de los empleados.

Establece varios aspectos:

• los medios de transporte autorizados ;
• la elección del alojamiento (tipos y categorías) ;
• el proceso de reserva y aprobación
• los límites presupuestarios por tipo de gasto
• condiciones de reembolso de los gastos
• normas de seguridad para viajar
• la utilización de las herramientas de reserva;
• el comportamiento que se espera de los viajeros.

💡 La política de viajes también permite establecer contratos marco negociados, con el fin de obtener las mejores condiciones y descuentos de proveedores de servicios como hoteles o compañías aéreas. Este tipo de acuerdos ayuda a optimizar costes a la vez que se estandarizan las reservas.

¿Por qué es importante definir una política de viajes de empresa?

¿El objetivo principal de una política de viajes? Establecer normas claras para todos los aspectos de los viajes, desde las reservas de transporte y la elección del alojamiento hasta la gestión de los gastos asociados. De este modo, todo el mundo tiene el mismo nivel de información, sabe qué procedimiento adoptar y puede disfrutar de una experiencia lo más fluida posible. El resultado: mucho menos tiempo dedicado a la organización, tanto para los gestores de viajes como para los empleados. ✅

Por supuesto, el aspecto presupuestario también entra en la ecuación. Con una buena política de viajes y gastos, podrá mantener un control más estricto de los gastos asociados. No solo reducirá los gastos excesivos, sino que también sabrá más o menos de antemano cuál será su presupuesto anual para viajes de negocios.

Por último, al demostrar transparencia y equidad mediante la imposición de un marco común a todos, estará trabajando en pro de las buenas relaciones con los empleados. En particular, evitará conflictos del tipo "¿Por qué fulanito obtuvo mejor alojamiento que yo? ". Además, las políticas de viajes suelen incluir toda una sección dedicada a la seguridad de los viajeros (seguros, reembolso de gastos médicos, medidas preventivas, etc.).

¿Qué contiene la política de viajes de una empresa?

Cada empresa establecerá su propia política de viajes, en función de sus necesidades. Sin embargo, el contenido sigue siendo más o menos el mismo de una organización a otra.

👉 Estos son los elementos tradicionales:

El presupuesto anual y los límites de gasto

• transporte (billetes de avión, trenes, coches de alquiler, etc.) ;
• alojamiento (hoteles o alquileres);
• las comidas, es decir, los gastos de restauración;
• otros gastos (gastos varios, taxis, aparcamiento, etc.).

A menudo se fijan límites de gasto para cada categoría con el fin de evitar excesos. Entre ellos se incluyen:

• importes máximos para billetes de avión u hoteles ;
• límites en las comidas diarias.

Modos de transporte autorizados (en función de criterios específicos, como la duración y el destino del viaje)

• transporte público ;
• coche de alquiler, para viajes cortos o cuando no se disponga de transporte público ;
• transporte aéreo, en función de la distancia y la duración del viaje (clase turista para viajes cortos, clase preferente para viajes largos, etc.);
• otras opciones, como coche compartido, taxi, VTC, etc.

Normas sobre alojamiento y comidas

• tipos de alojamiento (hoteles, pisos u otros tipos de alojamiento) ;
• límite máximo por noche para cada categoría de hotel
• comidas, con importes máximos, según el destino (comidas en restaurantes, comidas de negocios, etc.).

💡 La política también puede definir si las comidas deben tomarse con un cliente o colega o si son personales.

Seguridad de los viajeros

• seguro de viaje (qué cobertura hay en caso de accidente, enfermedad o cancelación del viaje) ;
• los protocolos de emergencia, es decir, las medidas que deben tomarse en caso de imprevistos (huelgas, accidentes, catástrofes naturales, etc.);
• seguridad sanitaria, consejos sobre vacunas, equipos de protección, etc. ;
• números de emergencia y contactos a tener en caso de necesidad.

Procedimientos de reserva y reembolso

• herramientas de reserva (plataforma, agencia especializada, etc.) ;
• procedimiento de reembolso ;
• documentos justificativos (facturas, recibos, etc.).

Sostenibilidad y responsabilidades ecológicas

• viajes ecorresponsables: preferencia del tren al avión, uso del transporte público, etc. ;
• selección de hoteles ecorresponsables.

Ejemplos de casos concretos

Para su política de viajes, le aconsejamos que prevea supuestos especiales que no encajan necesariamente en las categorías estándar.

Por ejemplo:

• ¿Qué hacer si un empleado prolonga su estancia por motivos personales?
• ¿Qué hacer si se cancela un viaje en el último minuto?
• ¿Cuáles son los criterios para elegir un hotel en función de su ubicación?
• ¿Qué hacer si un empleado quiere alojarse con un familiar en el lugar de trabajo?

¿Cómo establecer su política de viajes?

1 - Defina los objetivos de su política de viajes

Como en cualquier proyecto, la elaboración de una política de viajes empieza por definir unos objetivos claros.

¿Se trata de reducir el presupuesto gastado en viajes de negocios?

¿O reducir el tiempo dedicado a organizar los viajes? ⏱️

Dedique tiempo a identificar claramente sus objetivos para orientar sus decisiones. Por ejemplo, si su prioridad es controlar los costes operativos, entonces se concentrará en negociar tarifas preferentes con los proveedores.

2 - Analizar las necesidades de la empresa

Al mismo tiempo, es importante conocer a fondo las necesidades reales de su empresa en materia de viajes de negocios.

Empiece por identificar los destinos que visita con frecuencia, ya sean locales o internacionales, así como los tipos de viaje más habituales (reuniones, seminarios, visitas de negocios, etc.).

Evalúe también los costes actuales asociados a estos viajes, teniendo en cuenta el transporte, el alojamiento y los gastos accesorios.

Esto le ayudará a identificar las áreas en las que es más probable ahorrar.

3 - Elaborar el presupuesto

El presupuesto de viajes es uno de los elementos clave de cualquier política. Es importante elaborarlo de forma realista, en función de las necesidades de la empresa, pero también de los objetivos fijados previamente.

En primer lugar, calcule cuánto puede destinar cada año a los viajes de negocios, teniendo en cuenta todas las áreas de gasto. Por supuesto, la estimación global puede afinarse en función del tipo de viaje, ya que algunos requieren más recursos que otros (viajes internacionales, conferencias, etc.).

El control de costes también implica fijar límites de gasto para cada categoría. Por ejemplo, ¿cuál es el presupuesto máximo por noche de hotel? ¿Cuánto es aceptable para un billete de avión?

☝️ ¡Todos los límites deben fijarse teniendo en cuenta los estándares del mercado!

💡 Consejo: deja un margen de seguridad para imprevistos. Así podrás hacer frente a subidas de precios o situaciones excepcionales sin sufrir demasiados perjuicios.

4 - Determina qué debe contener la política de viajes

¡Ahora es el momento de redactar la política de viajes propiamente dicha!

Ésta se compone de todos los elementos enumerados en el apartado anterior, sin dejar lugar a interpretaciones.

Sea lo más claro posible en todos los aspectos de la política, desde los medios de transporte autorizados hasta las categorías de alojamiento y los límites de gasto.

5 - Negociar con los proveedores de servicios

Una vez establecidas las normas, es hora de negociar contratos marco con los distintos proveedores de servicios, ya sean aerolíneas, hoteles o agencias de alquiler de coches.

¿Por qué? Porque con estos acuerdos se consiguen tarifas preferentes (a cambio de volúmenes garantizados) y otras condiciones ventajosas para la empresa.

💡 Consejo: favorece a las empresas que ofrezcan condiciones flexibles para cancelaciones o cambios de última hora, ¡porque siempre pueden surgir imprevistos!

6 - Difundir la política de viajes

Una vez elaborada tu política de viajes, es hora de difundirla y comunicar las normas que se han establecido.

Para ello, organice sesiones de presentación, seminarios web o reuniones informativas, en función del tamaño y las necesidades de su empresa. Lo ideal es optar por un documento centralizado en línea que los empleados puedan consultar en cualquier momento.

7 - Actualice el documento periódicamente

Una buena política de viajes evoluciona con el tiempo, en función de las opiniones de los empleados y de los cambios del mercado.

Actualizar el documento implica analizar lo que funciona de antemano, pero también identificar los puntos conflictivos. Por ejemplo, si los empleados no siguen las directrices establecidas (por ejemplo, excederse en el precio del alojamiento), hay que saber :

• si se debe a que el marco impuesto no se ajusta a la realidad de las necesidades y del mercado;
• si se debe a un "gusto por el lujo".

☝️ Una política de viajes dinámica es aquella que sigue respondiendo a las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Cómo puede aplicar con éxito su política de viajes de empresa? 5 buenas prácticas que debe tener en cuenta

1 - Hacer las cosas lo más claras y sencillas posible

A menudo, el primer escollo en el que caen los gestores de viajes y otros responsables de viajes de negocios es hacer que su política de viajes sea demasiado compleja de entender. 😬

Sin embargo, el objetivo sigue siendo que los empleados puedan consultarla sin dificultad. Deben comprender de un vistazo

• toda la información relativa a alojamiento, comidas, viajes, etc. ;
• los procesos de aprobación o solicitud de aprobación en caso de problema
• cómo hacer frente a imprevistos, etc.

Por supuesto, asegúrese de mantener una comunicación óptima en todo momento. Si, por ejemplo, un empleado encuentra dificultades en un punto, tiene que poder contar con alguien disponible para levantar el velo. Y si es necesario, no dude en organizar sesiones de formación (en el uso de plataformas de reserva, por ejemplo).

2 - Personalice su política de viajes implicando a sus empleados

Una política de viajes eficaz es la que se adapta a la situación real de su empresa.

Y las personas mejor situadas para saber cómo es un viaje de negocios en su empresa son, sin duda, los propios empleados. Por eso es importante implicarles en la elaboración del PVE, desde el principio del proceso, especialmente durante la fase de análisis de las necesidades.

Esta forma de hacer las cosas genera otro beneficio: al implicar a los empleados en la operación, facilitas que se compren el cambio, especialmente si tu nueva política de viajes mueve bastante las líneas (¡estás demostrando que su opinión cuenta!).

💡 Consejo: no recojas opiniones de los empleados sólo cuando se esté elaborando la política de viajes. A lo largo de todo el proceso, no dejes de escucharles para poder mejorar constantemente el documento y las directrices.

3 - Sea flexible en su política

Aunque establezca el marco, una política de viajes no debe ser demasiado rígida. Por ejemplo, puedes dar instrucciones a los empleados para que no superen un determinado presupuesto, sin imponer la elección del establecimiento (a menos que existan acuerdos específicos).

Si es posible, también hay que dejar cierta autonomía a los viajeros. ¿Por qué no dejarles que hagan ellos mismos las reservas, a través de plataformas seleccionadas de antemano y de acuerdo con sus condiciones?

Este tipo de iniciativa no sólo mejora la experiencia de viaje, sino que también le ahorra tiempo administrativo.

4 - Alinee su política de viajes con la RSE

Alinear la política de viajes con los objetivos de RSC demuestra el compromiso de la empresa con las prácticas sostenibles y responsables. Al incorporar criterios medioambientales en la gestión de los viajes, reduce su huella de carbono (dando prioridad a los viajes en tren, animando a los viajeros a utilizar el transporte público, etc.).

🎯¿El objetivo, además de la emergencia climática? Promover una imagen positiva de la empresa, tanto internamente con los empleados como externamente con socios y clientes.

5 - Utilice las herramientas adecuadas

¿Y si la forma más sencilla de implantar la política de viajes de su empresa fuera utilizar programas informáticos específicos?

Prometen muchas ventajas a las empresas:

• Centralización de la información: todas las reservas, gastos e información se agrupan en un único lugar, lo que facilita el acceso y la gestión de las actividades.
  
  
• Simplificación del proceso de reserva: los empleados pueden reservar sus distintos servicios de forma rápida y sencilla, respetando la política de viajes establecida.
  
  
• Seguimiento de los gastos: el software permite realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real y garantizar que se respetan los límites predefinidos.
  
  
• Mejorar el cumplimiento: las alertas automáticas le recuerdan las normas de la política de viajes y señalan las excepciones solicitadas.
  
  
• Negociar tarifas preferentes: al centralizar las reservas, puede negociar mejores tarifas con los proveedores (hoteles, aerolíneas, etc.).
  
  
• Mejora de la experiencia del viajero: los empleados se benefician de un proceso de reserva optimizado, con fácil acceso a las opciones aprobadas por la empresa. Así pueden disfrutar de una experiencia de viaje mucho más fluida.

🛠️ Ejemplo de software:

Navan es una solución de gestión de viajes y gastos de empresa. Gracias a un amplio inventario, los usuarios tienen acceso a multitud de ofertas, disponibles a tarifas negociadas, al tiempo que se benefician de ventajosos programas de fidelización. Su política de viajes puede integrarse directamente en la solución, para que los empleados puedan hacer sus propias reservas y usted no tenga que controlar constantemente los gastos. Toda la información está centralizada y accesible, lo que facilita la vida de los empleados que se desplazan. Y en caso de problema o emergencia, pueden contar con asistencia en viaje 24 horas al día, 7 días a la semana.

Su modelo de política de viajes de empresa

Para ayudarte a redactar tu propio documento, aquí tienes un ejemplo de política de viajes de empresa en formato PDF, que puedes descargar gratuitamente.

No dude en utilizarlo como fuente de inspiración.

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¿Qué debo recordar sobre la política de viajes?

Si su empresa organiza muchos viajes de negocios, es importante tener una política de viajes clara y completa. ¿Cuál es su valor añadido? Le ahorra tiempo, asegura su presupuesto y contribuye al bienestar de los empleados.

Pero la eficacia de esta política de viajes depende de lo bien elaborada que esté, en consonancia con los objetivos de la empresa y la realidad sobre el terreno. Aquí es donde los empleados son su mejor baza: compartiendo su experiencia, le ayudarán a poner en marcha unas directrices realmente pertinentes y viables.

Y una vez elaborada esta política, le animamos a poner en marcha buenas prácticas para que pueda seguirse sin dificultad. Aquí, la tecnología vendrá a su rescate y le ayudará a hacer cumplir el marco. Lo único que tienen que hacer sus empleados es hacer las maletas y marcharse tranquilos. ✈️