10 plataformas para viajes de negocios sin estrés
La gestión de los viajes de negocios, ya sea en Francia o en el extranjero, suele ser un verdadero quebradero de cabeza para las empresas.
Aunque una agencia de viajes especializada puede ayudarle a reservar hoteles y vuelos, generalmente no cubre todos los aspectos de un viaje de negocios.
Afortunadamente, ahora es posible controlar todos los procesos asociados desde Internet. El uso de una plataforma de viajes de negocios simplifica enormemente las operaciones, haciendo que los equipos de RR.HH. y finanzas sean más eficientes y productivos.
¡Descubre las 10 mejores plataformas de viajes de negocios en nuestro artículo comparativo! 🚄
Qué es una plataforma de viajes de negocios?
Una plataforma de viajes de negocios es una herramienta digital utilizada para gestionar los viajes de negocios de los empleados de la A a la Z (reuniones con clientes, conferencias, ferias, formación, etc.).
Esta solución informática ofrece diversas funciones para ayudar a los equipos de RR.HH., administrativos y financieros a planificar y gestionar los viajes de negocios de los empleados.
En concreto, estos equipos lo utilizan para :
- realizar reservas de transporte y hotel ;
- controlar los presupuestos y centralizar todos los informes de gastos
- garantizar un control riguroso de los gastos de cada viajero.
😀 Gracias a estas herramientas, las empresas pueden gestionar sus operaciones relacionadas con los recursos de forma más fina, al tiempo que ofrecen un servicio óptimo a sus empleados que viajan.
4 ventajas clave del uso de una plataforma de viajes de negocios
#1 Planificación y reserva simplificadas
Algunas plataformas de viajes de negocios optimizan la organización de la información de planificación (correos electrónicos de validación, billetes, etc.).
A la hora de hacer las reservas, basta con consultar las distintas opciones de alojamiento, transporte (tren, avión, coche, etc.) y otros aspectos del viaje de negocios, y elegirlas sin ninguna dificultad.
✅ En unos pocos clics, nuestros equipos especializados :
- comparan ofertas y precios ;
- y seleccionan las opciones que mejor se adaptan a las necesidades del viajero ;
- todo ello dentro del presupuesto fijado por la empresa.
#2 Cumplimiento y control
En su plataforma de viajes de negocios, usted define las normas que deben cumplirse, con el objetivo de implantar un mejor sistema de control de los viajes de negocios.
Esta función garantiza que las reservas se ajustan a la política de viajes de la empresa, respetando los límites presupuestarios predefinidos. Además, los gestores pueden asegurarse de que cada viajero cumple las condiciones definidas por la dirección.
#3 Mayor visibilidad
Con una herramienta de viajes de negocios, se obtiene una visión general de los viajes y los gastos.
El análisis de datos facilita
- identificar tendencias
- ajustar la política de viajes
- optimizar la organización de futuros viajes de negocios.
De este modo, podrá controlar mejor sus costes y adaptar las soluciones propuestas a las necesidades reales de los empleados y de la empresa. 👍
#4 Asistencia continua
Al utilizar una plataforma de viajes de negocios, los empleados tienen acceso a una asistencia inestimable durante todo su viaje, ya sea comparando las ofertas disponibles, obteniendo respuestas y recomendaciones, etc.
De hecho, este software incorpora tecnologías de vanguardia, como chatbots y sistemas de IA, ayudando a proporcionar un servicio de atención al cliente de alta calidad antes, durante y después del viaje.
En definitiva, estas características prometen una mejor experiencia para cada viajero. 🤩
Cómo elegir la plataforma de viajes de negocios?
Elegir la plataforma de viajes de negocios adecuada es como encontrar a tu copiloto definitivo para tus viajes. Por eso debes analizar concienzudamente varios criterios.
En primer lugar, asegúrese de que la solución ofrezca una gestión centralizada de sus reservas: vuelos, hoteles, transportes, etc... todas sus necesidades deben estar cubiertas en unos pocos clics.
A continuación, piense en la política de viajes de su empresa. Su software debe cumplirla sin complicar la organización de los viajes de los empleados.
🔎 Fíjate también en los siguientes elementos:
- Integración con tus otras herramientas. La compatibilidad con su software de gestión de gastos o sus agendas profesionales le ahorrará un tiempo precioso.
- Soporte por parte del editor. Si surge un imprevisto, poder contar con un soporte 24/7 marca claramente la diferencia.
- El coste. Cuidado con los gastos ocultos para evitar sorpresas desagradables.
- La experiencia del usuario. Apueste por una experiencia de usuario fluida. Una interfaz intuitiva y ergonómica hará que tus tareas sean más rápidas y agradables.
Teniendo en cuenta estos factores, seguro que encuentras una plataforma que simplifique tus viajes a la vez que cumple con tus requisitos.
Cuadro resumen de las 10 mejores plataformas de viajes de negocios en 2025
Las mejores plataformas para reservar y gestionar tus viajes de negocios
Airbnb para el trabajo
🤝 Presentación
Airbnb for Work es una variante de la conocida Airbnb, diseñada para viajes de negocios. Ofrece alojamientos adaptados a diferentes necesidades, con instalaciones específicas como espacios de trabajo.
Los viajeros, por su parte, se benefician de un entorno más cálido y personalizado que en un hotel tradicional.
La flexibilidad es una de las principales bazas de Airbnb For Work: la plataforma ofrece opciones de cancelación flexibles y alojamientos situados cerca de los principales centros de negocios.
🛠️ Principales características
Además de la reserva de alojamiento en línea, Airbnb For Work ofrece funciones como :
- guardar e imprimir recibos en formato PDF ;
- generación y exportación de informes de gastos
- facturación centralizada
- seguimiento de los gastos desde un panel de control;
- añadir diversos métodos de pago.
Booking.com
🤝 Presentación
Conocida por los particulares, Booking.com también puede utilizarse como plataforma de viajes de negocios para empresas. Ofrece una amplia gama de alojamientos, desde hoteles hasta alquileres a corto plazo.
Gracias a su intuitiva interfaz y a su avanzado sistema de filtros, puedes reservar fácilmente vuelos, coches de alquiler y taxis de aeropuerto desde un único lugar.
Por último, la oferta de Booking.com incluye tarifas flexibles y descuentos exclusivos gracias al programa Genius, que premia a los viajeros habituales.
🛠️ Principales funcionalidades
Las principales funcionalidades de Booking.com se centran en :
- gestión de reservas ;
- la generación de tarjetas de crédito virtuales
- un comparador en línea;
- opiniones verificadas de otros viajeros;
- limitación de los presupuestos de alojamiento.
Bolt Business
🤝 Presentación
Bolt Business es una plataforma integral dedicada a la gestión de viajes de negocios. El servicio permite a las empresas organizar los viajes de negocios de sus empleados con facilidad, respetando los presupuestos y la política de viajes.
La solución ofrece diversas opciones de transporte, desde coches con chófer hasta scooters eléctricos, ideales para trayectos cortos.
La facturación centralizada simplifica la contabilidad al agrupar todos los viajes en una sola factura.
Mención especial merecen las opciones de Bolt Business para ofrecer a sus empleados una experiencia de viaje sostenible, con viajes certificados CarbonNeutral®.
🛠️ Características principales
Bolt Business ofrece las siguientes funciones
- reserva instantánea de vehículos
- facturación simplificada y centralizada
- control de costes con informes detallados
- cobertura mundial para viajes de negocios;
- opciones de transporte flexibles.
Navan
Navan se distingue del mercado por gestionar tanto los viajes de negocios como los informes de gastos. Cubre todas las etapas del proceso, desde la reserva de vuelos y hoteles hasta el procesamiento de los gastos.
Con Navan, las empresas tienen acceso a una amplia gama de servicios. Los gestores de oficinas y viajes se benefician de una visibilidad total y un seguimiento en tiempo real de los viajes, al tiempo que mejoran la seguridad de los mismos. Para los equipos financieros, la plataforma automatiza la conciliación de gastos y simplifica la generación de informes. También se integra con su software de contabilidad.
También cabe destacar que el editor pone gran énfasis en la experiencia del usuario, como lo demuestra la interfaz intuitiva de Navan y su asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana.
🛠️ Principales características
Navan ofrece una serie de características interesantes:
- una completa plataforma de reservas
- procesamiento automático de informes de gastos
- cuadros de mando avanzados
- conciliación automática de gastos
- una tarjeta de pago integrada e inteligente.
Rocketrip
🤝 Presentación
En el sector de las soluciones de gestión de viajes de empresa, Rocketrip destaca por su propuesta de valor diferenciadora. Está diseñada para optimizar el gasto animando a los empleados a ahorrar dinero.
¿Cómo lo consigue Rocketrip? Mediante una tecnología de previsión dinámica, que establece un "Precio a batir" basado en la política de viajes de la empresa y las tarifas del mercado.
Al elegir opciones más económicas, los viajeros reciben recompensas en forma de vales o donaciones benéficas.
Además, un panel de control analítico le ayuda a realizar un seguimiento del ahorro en tiempo real.
🛠️ Características principales
Rocketrip incluye funciones inteligentes como :
- previsión de gastos de viaje ;
- integración de políticas corporativas
- un sistema de recompensas para empleados;
- conexión con herramientas de gestión de viajes de empresa.
- Informes de gastos en tiempo real.
TravelPerk
🤝 Presentación
El servicio de gestión de viajes corporativos de TravelPerk se encarga de todo el proceso de reserva de viajes de negocios, ofreciendo una completa gama de opciones: vuelos, hoteles, alquiler de coches, etc.
De este modo, las empresas controlan sus presupuestos aplicando políticas de viaje personalizadas, al tiempo que ahorran tiempo en la organización de los viajes de sus empleados.
TravelPerk se centra en la facilidad de uso, con una interfaz intuitiva que atrae a los usuarios, y un soporte 24/7 en caso de problemas.
Por último, la integración de TravelPerk con sus herramientas de gestión empresarial facilita enormemente la gestión de sus viajes de negocios.
🛠️ Principales características
TravelPerk ofrece una amplia gama de funciones, entre las que se incluyen :
- reservas de alojamiento, avión y vehículo ;
- centralización y seguimiento de todos los datos del viaje
- validación automática de gastos
- recuperación del IVA;
- un rastreador de viajes.
El mejor software para gestionar informes de gastos y gastos de empresa
💡 Digno de mención: cuando surge el tema de las plataformas de viajes de empresa, lo primero que viene a la mente son las soluciones de reserva y gestión de viajes.
Sin embargo, es imposible pasar por alto el software de gestión de reclamaciones de gastos, ya que completa el proceso mediante el seguimiento de los gastos. Sin este software, procesar los informes de gastos se convierte rápidamente en un verdadero quebradero de cabeza. 🤯
He aquí por qué estas dos soluciones se complementan:
- automatizar los procesos para evitar errores humanos ;
- seguimiento en tiempo real de los gastos para controlar los costes;
- conciliación con las políticas de viajes corporativas.
En resumen, las plataformas de viajes se encargan de la reserva y la organización, pero sin un buen software de gestión de gastos, el control sobre los gastos de la empresa sigue sin estar claro. Es una combinación ganadora, pues, para una gestión sin complicaciones de los viajes de negocios.
Expensya
🤝 Presentación
Expensya es una solución integral de gestión de gastos diseñada para simplificar el seguimiento de los gastos empresariales. Mediante su aplicación móvil, los empleados capturan un recibo con foto y luego generan automáticamente un informe de gastos.
La plataforma también ofrece tarjetas de pago, lo que garantiza un mejor control de los presupuestos y los gastos en tiempo real. Además, incorpora políticas de gasto personalizadas. Esto le ayuda a cumplir mejor las normas internas de su organización. Esta flexibilidad se extiende también a la gestión multidivisa y multipaís (muy útil para las empresas internacionales).
Por último, pero no por ello menos importante, los usuarios de Expensya aprecian los cuadros de mando analíticos que proporcionan una visión clara y detallada de los gastos, para una mejor toma de decisiones.
🛠️ Principales características
Expensya incluye funciones inteligentes como :
- escaneado de recibos mediante tecnología OCR ;
- validación automática o manual de los gastos
- asignación de tarjetas de pago virtuales y físicas
- conversión de divisas;
- integración con su ERP, software de contabilidad o de nóminas.
Rydoo
🤝 Presentación
Rydoo es una solución de gestión de gastos empresariales que simplifica y automatiza el seguimiento de los gastos de su empresa. Con funciones como el escaneado inteligente de recibos, los empleados envían sus informes de gastos en tan solo unos segundos.
Además, el sistema integra tarjetas de pago empresariales para controlar los gastos en tiempo real. La plataforma también incluye circuitos de validación automática, que usted configura según sus normas internas.
Y para garantizar un seguimiento óptimo de los gastos e identificar las oportunidades de optimización del presupuesto, puede contar con informes analíticos detallados.
🛠️ Funciones clave
Rydoo reúne funciones inteligentes como :
- captura automática de gastos a través de la aplicación móvil ;
- aprobación automática de los gastos de acuerdo con la política de la empresa;
- extracción de datos en diversos formatos
- integración con más de 35 aplicaciones de software y ERP;
- sincronización con los sistemas de pago.
Spendesk
🤝 Presentación
El software de gestión de gastos empresariales Spendesk simplifica la ejecución de sus procesos de informes de gastos y compras. Entre otras cosas, le permite controlar los presupuestos en tiempo real mediante tarjetas de pago virtuales y físicas.
Al mismo tiempo, la plataforma automatiza la tramitación de facturas y reclamaciones. También puede definir límites de gasto y flujos de trabajo de aprobación inteligentes en línea con sus políticas internas.
La integración con otras herramientas de contabilidad hace que sus operaciones financieras sean más fluidas, mientras que los informes detallados proporcionan un análisis preciso de los gastos.
🛠️ Características principales
Spendesk incluye funciones como
- creación de tarjetas de pago virtuales y físicas ;
- cobro automático de recibos
- seguimiento en tiempo real de los presupuestos desde un panel de control;
- gestión de facturas de proveedores
- automatización de las tareas previas a la contabilidad.
Swile
🤝 Presentación
Swile (antes Lunchr) se presenta como una solución moderna de gestión de vales de comida, que permite a las organizaciones distribuir tarjetas Mastercard a sus empleados para pagar sus comidas. Estas tarjetas se aceptan en más de 180.000 restaurantes en Francia.
Con Swile, los empleados controlan sus saldos y gestionan sus transacciones a través de la aplicación móvil, de forma muy sencilla y segura. Además, con la función de pedidos en grupo, los empleados pueden ahorrar de verdad.
En resumen, Swile facilita la gestión de los vales de comida, sin las limitaciones del papel.
🛠️ Características principales
Swile integra toda una serie de funciones, entre las que se incluyen :
- reservas de transporte y alojamiento ;
- creación de tarjetas de empresa y vales de comida
- validación automática de los gastos
- facturación;
- integración con herramientas de contabilidad.
¿Qué debemos recordar sobre la plataforma de viajes de negocios?
El uso de una plataforma de viajes de negocios es una forma estratégica de minimizar los costes asociados a los viajes de negocios, al tiempo que aumenta la eficiencia de los departamentos de RRHH y del director financiero.
Sin embargo, le recomendamos que elija el software con cuidado si quiere beneficiarse de las ventajas prometidas. Por ello, es importante estudiar a fondo las distintas ofertas disponibles en el mercado para encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y de sus viajeros de negocios.
Artículo traducido del francés