Cajas registradoras obligatorias: ¡adecúe la legislación a sus necesidades!
Cajas registradoras: ¿obligatorias o no?
Muchos minoristas se ven afectados por el cambio de legislación el 1 de enero de 2018. Para luchar contra el fraude del IVA (estimado por la Comisión Europea en 21.000 millones de euros al año), el gobierno francés ha decidido tomar medidas para limitar la pérdida de ingresos.
Pero aunque se supone que nadie ignora la ley, la legislación relativa al uso de cajas registradoras sigue siendo bastante vaga.
¿Es obligatorio que los comercios estén equipados con ellas? ¿Son obligatorios los recibos de caja?
Para ayudarle a comprender en qué situación se encuentra con respecto a la ley, responderemos a todas estas preguntas. E iremos un paso más allá presentándole una selección de soluciones de caja registradora adaptadas a su negocio... en total conformidad.
¿Es obligatoria una caja registradora en una empresa en 2022?
Lo que dice la ley
Según el artículo 105 de la Ley de Hacienda de 2018, si realizas entregas de bienes y prestaciones de servicios que no den lugar a facturación (de acuerdo con el artículo 289), pero registras estas operaciones mediante un software o un sistema de caja registradora, deberás utilizar un software o un sistema que cumpla unas condiciones :
-
que no pueda alterarse
-
seguridad
-
conservación,
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archivo de los datos.
¿Significa esto que todos los minoristas deben tener una caja registradora?
¿Cuáles son las obligaciones reales para los minoristas?
En realidad, no. No tiene ninguna obligación de tener una caja registradora, y es perfectamente libre de utilizar un talonario de facturas o un libro de contrafacturación para hacer su trabajo. Esto es perfectamente factible si tiene una clientela muy reducida.
No obstante, si ha optado por instalar un programa de caja registradora y está sujeto al IVA, se le aplicarán las obligaciones anteriormente mencionadas.
Cómo demostrar que su software de caja registradora cumple la normativa?
Como te habrás dado cuenta, la Ley de Finanzas de 2018 te afecta desde el momento en que utilizas un software de caja registradora.
Pero para cumplirla plenamente, tiene que poder demostrar que el software tiene la certificación NF525. De no ser así, ¡podría ser multado con 7.500 euros!
¿Y el recibo de caja obligatorio?
¿No le preocupa y está tentado de prescindir de la caja registradora?
Aunque no estamos hablando de la misma ley, nos gustaría arrojar algo de luz sobre la legislación relativa a los recibos de caja. Según el artículo 1 del Decreto nº 83-50/A de 3 de octubre de 1983 :
-
debe entregar un recibo a su cliente cuando el precio sea igual o superior a 25 euros (IVA incluido);
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cuando el importe es inferior a 25 euros, la factura es facultativa. No obstante, debe entregarse al cliente que lo solicite.
Pero si bien es posible, como hemos visto, escribir las notas a mano, es difícil hacerlo en establecimientos con un gran número de clientes. En consecuencia, muy pocos minoristas pueden prescindir del software de caja registradora.
Por eso, le recomendamos encarecidamente que adquiera una caja registradora de una organización acreditada, tanto si es obligatorio como si no.
¿Cómo elegir su software de caja registradora?
Elija un software de caja registradora certificado
Como ya hemos mencionado, su software de caja registradora debe cumplir los criterios de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de datos. El objetivo de esta medida es evitar que su caja registradora sea considerada "fraudulenta", permitiéndole, por ejemplo:
- abandonar una transacción sin introducir el pago ;
- modificar un recibo de caja ya cobrado
- suprimir determinadas líneas contables, etc.
Por otro lado, la impresión de recibos de caja detallados y tickets Z con IVA se hace obligatoria si se dispone de un software de caja.
¿Qué es un ticket Z?
Un ticket Z, suministrado por tu sistema de caja, es un resumen de tu jornada laboral. Agrupa todos los ingresos, IVA incluido, registrados durante el día. Emitido al final de la jornada, cuando se cierra la caja, ayuda al tratamiento contable.
Para garantizar que se cumplen todos estos criterios, asegúrese de que su software de caja está certificado. La certificación se obtiene
- bien por un organismo acreditado: comprobará el cumplimiento de las normas NF525 y la certificación LNE;
- o por autocertificación del editor del software, según el modelo de la administración fiscal.
En todos los casos, deberá poder presentar su certificado de certificación en caso de auditoría. Puede ser en formato físico o electrónico, y debe ser individual.
Sin duda se preguntará cómo obtener este preciado sésamo. Tranquilo: desde que se introdujeron las nuevas normas legales el 1 de enero de 2018, la mayoría de los programas de caja registradora han obtenido la certificación necesaria. No obstante, no olvide comprobar este punto antes de configurar su solución de caja registradora.
Elija el software de caja registradora adecuado para sus necesidades
Dado que la mayoría del software de caja registradora cumple con la ley, la diferencia radica en última instancia en las opciones adicionales que ofrece, para que pueda beneficiarse de las numerosas ventajas mencionadas anteriormente.
Para ayudarle a tomar la decisión correcta, hemos reunido una selección de software que se adapta a todo tipo de necesidades y negocios.
Nuestra selección de software de caja registradora
Chrono-Caisse: la opción sin límites para sus tiendas y comercios electrónicos
Sencillo y fácil de usar, Chrono-Caisse le ayudará a gestionar y centralizar sus operaciones de caja con facilidad.
Chrono-Caisse en pocas palabras:
- Un precio único de 42 euros al mes, que da acceso a todas las funciones, sin sorpresas;
- Un precio válido para un número ilimitado de tiendas y usuarios;
- La posibilidad de utilizar su propio material o material de alquiler;
- Conexión de Chrono-Caisse a su sitio Prestashop o WooCommerce;
- Rápido y fácil de aprender;
- Valiosa ayuda para la gestión de sus presupuestos y facturas;
- Gestión inteligente y automatizada de las existencias;
- Análisis completo de sus datos en tiempo real.
Fastmag boutique: gestione tanto su caja como su CRM
Fastmag boutique le ofrece todas las funciones que necesita para gestionar su caja... pero eso no es todo. Va más allá, integrando funciones de CRM.
La boutique Fastmag en pocas palabras:
- Gestión sencilla de sus puntos de venta y cobros;
- Una herramienta intuitiva y fácil de usar, con una interfaz ligera;
- Fácil de usar en smartphones, para que pueda acompañar a los clientes durante toda su compra;
- Software adaptable tanto a tiendas individuales como a redes de tiendas;
- Datos seguros alojados en tiempo real en la nube;
- Posibilidad de crear ficheros de clientes, programas de fidelización y explotación de datos;
- Campañas SMS;
- Envío de recibos de caja por correo electrónico.
Genius caisse connectée: el sistema de caja "a la carta" para su tableta
La aplicación de caja conectada Genius de La Poste puede descargarse en su tableta Android. Solo tiene que elegir las funciones que más le convengan.
La caja registradora conectada Genius en pocas palabras:
- Una aplicación desarrollada para tabletas, que permite cobrar en efectivo en la tienda o sobre la marcha;
- Un sistema modular que se adapta a todas las necesidades (gestión de existencias, estadísticas, etc.)...
- ... ¡y para todos los presupuestos! Pague sólo por lo que necesita;
- La posibilidad de suscribirse al pack Genius Essential si no dispone del material necesario;
- Una solución disponible con o sin suscripción.
Hangers, la aplicación de caja para artesanos y comerciantes
Hangers ofrece a los artesanos y comerciantes una herramienta completa para tener una visión de 360° de sus ventas. Rápida y fácil de instalar, Hangers ofrece una solución a medida que se adapta a su sector (panaderías, tintorerías, tiendas de alimentación, etc.) para que pueda concentrarse en actividades de mayor valor añadido.
Perchas en pocas palabras:
- Una aplicación todo en uno que gestiona tus presupuestos, tus facturas y tu negocio,
- Un sistema de creación de tickets simplificado (sólo 4 pasos para registrar un pedido),
- Un paquete modular que se adapta a sus necesidades, con sincronización automática en su tableta,
- Alertas SMS para avisar a sus clientes cuando su pedido esté disponible,
- Pago directo o a plazos, disponible en línea o en ventanilla, y facturación a final de mes para los clientes B2B,
- Soporte para descuentos adaptados a sus clientes,
- Datos seguros gracias a servidores protegidos por TLS/SSL.
L'Addition: software de caja registradora para restauradores
L'Addition, empresa reconocida en el sector de las cajas registradoras para restaurantes, ofrece una solución compatible con el sistema Apple.
L'Addition en pocas palabras:
- La única caja registradora para restaurantes reconocida por Apple;
- Una respuesta eficaz a todas las necesidades de los restauradores (pedidos de mesa, reservas en línea, gestión de happy hours, etc....)
- ... y para todo tipo de establecimientos (bar, restaurante, panadería, food-truck, etc.);
- Una herramienta fácil, intuitiva y rápida de aprender;
- Una gestión más sencilla de la comunicación y la relación con los clientes (correo electrónico, recibo de caja sin papel, cuenta de cliente, etc.);
- Funcionamiento off-line, para evitar problemas en caso de corte de Internet.
Lightspeed: la caja registradora todo en uno para su restaurante
Lightspeed Restaurant es un software de caja registradora táctil especialmente diseñado para propietarios de restaurantes. Completa y segura, esta plataforma escalable cuenta con un sinfín de integraciones y funciones que le facilitarán las tareas cotidianas, así como el seguimiento de su negocio.
Lightspeed en pocas palabras:
- Compatibilidad con diversos pagos seguros (tarjeta de crédito, pago sin contacto, smartphone),
- certificación NF 525, que garantiza que tus datos están seguros en la nube,
- historial de todos sus pedidos,
- sincronización de su menú y caja con los principales servicios de reparto (Deliveroo, UberEats, Just Eat),
- una aplicación móvil para controlar su negocio desde cualquier lugar.
Obtenga el software de caja registradora adecuado
A fin de cuentas, la vieja caja registradora no es obligatoria. Pero en la práctica, hay muy pocas empresas que puedan prescindir de un sistema de caja registradora moderno y de alto rendimiento, aunque sólo sea para aumentar la eficacia del equipo, mejorar las condiciones de trabajo y ayudar a que su negocio crezca.
Pero si decide utilizar un software de caja registradora, debe asegurarse de que está certificado.
Afortunadamente, la mayoría de los editores de software proporcionan las certificaciones necesarias. Así podrá elegir el software de caja registradora que mejor se adapte a sus necesidades y que pueda respaldar el crecimiento de su negocio.
¿Ha optado por un software de caja registradora? Si es así, ¿cuál?
Artículo traducido del francés