Gestione sus gastos más fácilmente con una tarjeta bancaria de empresa
La tarjeta bancaria de empresa ofrece una solución sostenible para gestionar los gastos de la empresa, especialmente las reclamaciones de gastos. Es la respuesta a un verdadero quebradero de cabeza contable y a la proliferación de entradas que llevan mucho tiempo a los empleados.
La tarjeta bancaria de empresa ya no está reservada a los directivos. Le permite recuperar el control de sus gastos dando a sus empleados más autonomía sobre los gastos de su empresa. Es un medio de pago sencillo y trazable.
CONTENIDO
Adiós al papeleo: las ventajas de una tarjeta bancaria profesional
Todos los empleados que incurran en gastos profesionales pueden recibir una tarjeta bancaria de su empresa. ¿Cuáles son las ventajas?
- Simplificación de los gastos: cada empleado es responsable de los gastos relacionados con viajes (tren/vuelo, hotel, catering, etc.) o comidas de negocios, por ejemplo. Esto reduce la carga de trabajo de los departamentos de RRHH y contabilidad.
- Centralización de los gastos: la empresa dispone de una cuenta única de la que se deducen los gastos de los empleados, independientemente del número de tarjetas bancarias asociadas.
- Gestión contable y financiera en tiempo real: su contable o director financiero puede ver los gastos de los empleados a través de una interfaz. Se acabaron las esperas para recibir los recibos.
- Ahorro de tiempo: se calcula que los empleados franceses emplean una media de 27 minutos en cada solicitud de reembolso de gastos. Una tarjeta bancaria de empresa permite ahorrar este tiempo en la tramitación de las declaraciones de gastos.
- Gestión más sencilla de las declaraciones de gastos: dos cifras para ilustrar este punto:
El 59% de los empleados no dispone de un programa informático de gestión de gastos.
El 83% de ellos estaría a favor de implantar una solución de este tipo en su empresa.
Fuente: Finyear
La principal ventaja que perciben es la posibilidad de ser reembolsados aunque se pierda el recibo. La tarjeta bancaria de empresa va un paso más allá: los empleados ya no tienen que pagar por adelantado y perder tiempo pidiendo el reembolso después del evento.
Con Mooncard, por ejemplo, una vez realizado el pago con tarjeta, el empleado recibe un mensaje de texto de confirmación en el que se le invita a hacer una foto del recibo a través de la aplicación móvil. Para que no se te olvide, se envía el recibo y ¡se te reembolsa! El seguimiento administrativo y la gestión de los gastos de la empresa se simplifican enormemente.
El caso de la tarjeta bancaria virtual
Una tarjeta bancaria virtual funciona exactamente según el mismo principio que una tarjeta bancaria tradicional. Este servicio desmaterializado le permite realizar pagos en línea o a distancia.
Entonces, ¿por qué optar por una tarjeta bancaria virtual? ¿Cuáles son sus ventajas?
- Flexibilidad : usted fija el límite y el periodo de validez,
- Seguridad : la tarjeta puede bloquearse en cualquier momento y ofrece una gran capacidad de respuesta, con datos encriptados según las normas de seguridad más estrictas.
- Libertad : la tarjeta puede utilizarse una sola vez o de forma recurrente, tú eliges.
La solución Anytime ofrece una tarjeta bancaria virtual que combina todas estas ventajas y es una poderosa herramienta para las empresas que quieren dar a sus empleados la posibilidad de gestionar sus gastos y controlar sus costes con total transparencia. Usted define los parámetros de su tarjeta y los detalles se le envían por SMS. Lo único que tienes que hacer es utilizarla. La tarjeta virtual MasterCard® de Anytime es compatible con todos los bancos.
¿Qué se puede hacer contra el uso indebido por parte de un empleado?
Las tarjetas bancarias de empresa pueden utilizarse de forma indebida, por ejemplo, para gastos personales o por encima del saldo de la cuenta.
Para evitar estos abusos, le recomendamos que
- establecer límites de gasto para cada tarjeta (por día, semana, mes, etc.),
- defina una zona geográfica para la validez de la tarjeta y evite cargos por gastos imprevistos en el extranjero,
- asegurarse de que hay fondos suficientes en la cuenta que se carga para evitar descubiertos y los gastos asociados,
- utilizar una tarjeta de autorización sistemática que compruebe el saldo de la cuenta antes de aceptar un pago o una retirada con tarjeta.
Simplifique su contabilidad
Sin una tarjeta bancaria de empresa, sus empleados realizan pagos y anticipos de sus gastos. A continuación, introducen sus declaraciones de gastos y envían facturas y recibos al departamento de contabilidad o finanzas para su reembolso.
Ahora imagine que sus empleados realizan estos pagos utilizando una tarjeta bancaria de empresa vinculada a la cuenta de su empresa. Los empleados ahorran tiempo: ya no tienen que escribir sus declaraciones de gastos y esperar a que se validen para recibir el reembolso; la carga de trabajo de los equipos financieros y contables se reduce: pueden controlar los gastos de todos en tiempo real a través de una interfaz en línea, elaborar presupuestos y reaccionar rápidamente ante imprevistos.
Spendesk le ofrece esta libertad y agilidad. Sus empleados pagan ellos mismos sus gastos y sólo tienen que hacer una foto del recibo como prueba de la declaración de gastos. Los gastos de la empresa se presentan en una única interfaz y se transmiten a su software de contabilidad gracias a la interoperabilidad de la solución.
Ahorro de 2 a 3 días al mes en la conciliación bancaria. Me lleva la mitad de tiempo replantear los gastos en el momento del cierre.
Julie Dupré - Asistente de Contabilidad y RRHH en Evaneos
¿Cómo elegir su tarjeta bancaria de empresa?
Hay varios criterios a tener en cuenta:
- el número de tarjetas que necesita
- el precio en función de su presupuesto
- los límites de gasto,
- la posibilidad de fijar límites variables para cada tarjeta,
- la posibilidad de fijar un límite diario, semanal o mensual,
- el tipo de tarjeta que le conviene, etc.
El 14% de las PYME francesas utilizan tarjetas bancarias de empresa.
Fuente : Mooncard
¿Y usted? ¿Necesita una tarjeta bancaria física o le basta con una tarjeta virtual para algunos de sus empleados que sólo gastan por Internet?
Gestione fácilmente los gastos de su empresa
Ahora es posible gestionar los gastos de la empresa sin tener que pasar la tarjeta de un empleado a otro. Los gastos de la empresa están ahora descentralizados: cada empleado paga sus propias compras de empresa, hasta el límite establecido. Sus empleados también estarán encantados de saber que ya no tienen que introducir sus declaraciones de gastos.
Flexibilidad, transparencia, trazabilidad, seguridad... ¿A qué espera para adoptar la tarjeta bancaria de empresa para sus empleados?
Artículo traducido del francés