Tarjetas de pago profesionales: una nueva gestión de los gastos

El comercio electrónico no ha dejado de crecer y en estos momentos ya representa casi el 20 % de las compras mundiales. Se trata de una importante tendencia para los particulares, pero también para las empresas debido a la transformación digital de sus productos y servicios. Los pagos B2B se están convirtiendo en la norma general y se utilizan para comprar suscripciones a programas SaaS, billetes de avión y de tren, habitaciones de hotel y para alquilar vehículos, ente otras cosas.

La generalización de esta nueva forma de pago, además de los modelos físicos tradicionales, ha supuesto una revisión de los procesos financieros de las organizaciones con el fin de que puedan proporcionar a sus empleados medios de pago autónomos, controlados y seguros. En este artículo te explicamos en detalle cómo ha cambiado el panorama de las tarjetas de pago.

¿Qué es una tarjeta de pago empresarial?

Para muchas personas las tarjetas de pago no son algo nuevo, ya que existen muchas empresas que tienen una o más de ellas vinculadas a su cuenta bancaria. Pero, al igual que sucede con otras herramientas financieras, este método también ha evolucionado.

Las tarjetas de pago empresariales tradicionales…

Las tarjetas empresariales que proponen los bancos tradicionales están directamente asociadas a la cuenta bancaria de la organización. Por lo general, y con el objetivo de mantener el mejor control posible de los gastos, solamente se entregan a personas en puestos directivos.

Cuando un empleado debe hacer un pago, suele tener dos opciones: o bien adelanta los gastos utilizando sus propios medios, o bien le pide a un superior que le preste la tarjeta de la empresa para realizar la transacción en cuestión. El primer caso puede resultar incómodo para el empleado, y el segundo es poco seguro y eficaz.

Además, con el desarrollo del teletrabajo, ya no es posible pasar la tarjeta de mano en mano sino que el empleado deberá llamar al superior o mandarle un mensaje para que le proporcione el número de la tarjeta y asegurarse de que esté disponible en el momento de la compra a fin de que le pueda enviar el código de seguridad por SMS.

… han evolucionado

Para resolver estas limitaciones en los pagos empresariales, algunas empresas emergentes del ámbito financiero, como Expensya, han desarrollado nuevas tarjetas que fomentan la autonomía de los empleados y permiten controlar el presupuesto de la empresa.

💡  Otra novedad: tienen la ventaja de que pueden ser tanto físicas como virtuales.

¿Cómo utilizar una tarjeta virtual?

La tarjeta virtual se utiliza exactamente igual que la física.

Además de la numeración, dispone de fecha de vencimiento y de un código CVV de 3 cifras. La única diferencia con las tarjetas tradicionales es su virtualidad, es decir, que no tiene un formato físico, sino que se integra directamente en una aplicación de pagos.

¿Por qué resulta esto ventajoso?

Por un lado, resulta más sencillo para los empleados ya que las tarjetas virtuales se crean en unos pocos clics y se pueden utilizar inmediatamente después de su creación, algo ideal para las personas que trabajan a distancia.

Por otra parte, se trata de un nuevo medio que favorece el desarrollo del comercio electrónico. En muchos casos, los empleados realizan transacciones por Internet y no físicamente en los comercios, por lo que las tarjetas virtuales son ideales también para este caso de uso.

¿Qué tipos de tarjetas empresariales existen?

La tarjeta Corporate

La tarjeta corporate, o tarjeta empresarial, está conectada a la cuenta de la empresa. Suele concederse a altos directivos o a colaboradores con puestos particulares como el servicio de ventas o el servicio de reservas de viajes.

Las tarjetas empresariales pueden ser físicas (las que todos conocemos) o virtuales (es decir, desmaterializadas), en función de los usos que se les quiera dar:

• En el caso de los colaboradores que deben viajar por trabajo, será necesario que tengan una tarjeta física.
• En cambio, si solamente deben usarla para pagar gastos profesionales en línea, la virtual es más que suficiente y tiene la ventaja de reducir el riesgo de fraude. Además, esta última tiene las mismas características que la física: número de tarjeta, fecha de expiración y código CVV.

La tarjeta de viajes

La tarjeta de viajes centraliza todos los gastos relacionados con los desplazamientos profesionales, desde los billetes de tren o avión hasta las habitaciones de hotel.

Es bastante distinta a las tarjetas clásicas ya que tiene la particularidad de estar «alojada» en la agencia de viajes que utiliza la empresa o en cualquiera de los proveedores de servicios. Esto significa que la organización dispone de una sola tarjeta virtual que utilizan todos los colaboradores habilitados para ello y que está vinculada a una cuenta de pago registrada en el sistema informático del proveedor asociado.

La tarjeta de compra (P-card)

La tarjeta de compra sirve para que los empleados de la empresa puedan pagar los pedidos de bienes y servicios operativos de aquellos proveedores previamente certificados.

Como vimos hasta ahora existen varios tipos de tarjetas que se adaptan a los distintos usos que las empresas hacen de ellas, cada una con sus características y sus límites. Para tomar la decisión correcta, es preciso informarse sobre cada tipo de tarjeta y comprender cuáles son sus diferencias.

¿Qué ventajas ofrecen las tarjetas de pago empresariales?

Pagos seguros

Las tarjetas de pago, ya sean físicas o virtuales, conectadas a una aplicación de gestión de gastos profesionales pueden bloquearse en un solo clic en caso de pérdida o robo. Por lo tanto, ofrecen un alto nivel de seguridad en comparación con las tarjetas bancarias tradicionales.

Además, gracias a los precisos ajustes que se pueden realizar en las tarjetas y a la atribución de los presupuestos, no es posible eludir la política de gastos de la empresa. Todos los pagos efectuados han tenido que ser aprobados previamente. De esta manera, todas las transacciones realizadas por tus colaboradores estarán aseguradas.

Los empleados ya no tendrán que adelantar los gastos

Gracias a las tarjetas de pago, ya sean virtuales o físicas, los trabajadores que salgan de viaje o hagan compras en línea no tendrán que adelantar los gastos utilizando sus propios medios. Y tampoco hará falta la creación y gestión de notas de gastos.

Un sistema beneficioso para todos: por un lado, se alivia el estrés financiero de los empleados por el hecho de tener que adelantar los gastos, y por otro, se ahorra tiempo en la gestión de gastos de tu empresa.

Ahorro de tiempo y aumento de productividad

Gracias a las tarjetas, es posible recuperar el tiempo que antes se perdía en la creación y gestión de notas de gastos en Excel.

Los desembolsos generados por los colaboradores se reflejarán inmediatamente en la plataforma en la línea de gestión de gastos profesionales. Los empleados solo deberán hacer una foto o descargar el justificante de pago. Gracias a las integraciones contables se podrán recuperar de manera automática las transacciones y los justificantes en el programa de gestión financiera.

Todo esto lleva a reducir el tiempo de gestión, así como el riesgo de cometer errores. Además, es posible recuperar los 2 días al mes que se suelen necesitar para realizar la contabilidad de proveedores, un tiempo que los empleados y managers podrán dedicar a llevar a cabo tareas más importantes. 

¿Por qué optar por las tarjetas de pago profesionales?

Gracias a la tecnología de punta en materia de gestión de gastos profesionales que proponen SaaS como Expensya, tus colaboradores podrán beneficiarse de una solución de pago integral que comprende desde la validación de los presupuestos hasta la integración contable. Por qué optar por las tarjetas de pago Expensya :

• Seguridad y control de los presupuestos: los mánagers aprueban las tarjetas de pago para los miembros de su equipo y definen sus normas de uso. Estas tarjetas están conectadas a un presupuesto previamente aprobado por los mismos managers, por lo que no se puede efectuar ningún gasto que no haya sido validado previamente.
• Una visión en tiempo real de tus presupuestos y transacciones: todos los gastos realizados aparecen inmediatamente en tu plataforma en línea, vinculados al presupuesto al que hayan sido asignados. Olvídate de sorpresas desagradables.
• Mayor productividad: ya no se pueden cometer errores, todos los gastos realizados por tus colaboradores estarán en conformidad con la política de la empresa. La automatización de tus procesos te ayudará a ahorrar dinero y a ganar tiempo.

• Medios de pago innovadores: tus colaboradores podrán efectuar sus gastos en total autonomía gracias a su tarjeta de pago física o virtual y tú podrás controlar el presupuesto en tiempo real. Protege los gastos de tu empresa gracias a una solución ágil e innovadora.

Las tarjetas de pago han cambiado el panorama de la gestión de los desembolsos profesionales de las empresas ya que fomentan la autonomía de los empleados, garantizan el control y la seguridad al equipo contable y suponen un ahorro de tiempo para todas las personas involucradas en el proceso.