Todo lo que debe saber sobre la conservación de declaraciones de gastos en papel o electrónicas
Conservar las declaraciones de gastos y los justificantes conlleva una serie de obligaciones que conviene conocer para evitar cualquier riesgo de sanción.
Dado que determinados gastos están exentos de cargas, las autoridades pueden realizar comprobaciones para asegurarse de que la empresa está en regla y no encubre beneficios en especie, por ejemplo.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas y recibos de los gastos de la empresa? En la era de la facturación electrónica, ¿existen normas diferentes para las declaraciones de gastos escaneadas?
Declaraciones de gastos y justificantes: un breve recordatorio
Una declaración de gastos es un formulario que se rellena para declarar los gastos en que ha incurrido el empleado en interés de la empresa y al que se adjunta el documento justificativo del gasto.
Puede ser un documento en papel, pero cada vez más departamentos administrativos optan por la declaración de gastos desmaterializada. En este caso, el formulario se escanea o edita mediante una aplicación específica, y los justificantes se fotografían o escanean, se adjuntan y se almacenan en un servidor.
El periodo de conservación de las declaraciones de gastos
Desde el 1 de enero de 2019, la ley sobre la financiación de la Seguridad Social incluye la obligación de conservar los documentos y justificantes necesarios para que la Urssaf calcule la base imponible y fiscalice las cotizaciones a la Seguridad Social durante un mínimo de 6 años.
☝️ Sin embargo, el artículo L 123-22 del Código de Comercio francés estipula que los documentos contables y los justificantes deben conservarse durante 10 años a partir del final del ejercicio. Los justificantes de gastos también se utilizan para llevar la contabilidad, por lo que es mejor conservarlos durante 10 años, para estar seguros.
✅ Si no quiere llenar sus armarios o estanterías de recibos durante una década, la desmaterialización es una buena opción.
Serán mucho más fáciles de encontrar en caso de inspección de la Urssaf, gracias a una búsqueda por fecha o palabra clave.
Además, no tendrá que preocuparse por la desaparición de tinta, fechas o importes.
Pero, ¿tiene el mismo valor que la declaración de gastos original y los justificantes?
Conservación y desmaterialización: la ley se adapta
Desde el decreto de 23 de mayo de 2019 de la Ley de Financiación de la Seguridad Social comentado anteriormente (artículo L.243-16 del Código de la Seguridad Social), la digitalización de los justificantes de gastos tiene valor probatorio, es decir, valor jurídico.
No obstante, deben cumplirse una serie de condiciones para que los recibos digitalizados tengan el mismo valor probatorio que los recibos en papel:
- el recibo debe reproducirse de forma idéntica para garantizar que es una copia fiel del original;
- el formato elegido debe ser único para que pueda ser leído y procesado por todos los sistemas a largo plazo (formato PDF o formato PDF A/3 (ISO 19005-3));
- la digitalización debe ajustarse al sistema general de referencia de seguridad (RGS) de una estrella, incluido un sistema de sellado de tiempo que permita rastrear las distintas operaciones realizadas.
⚠️ Todas las declaraciones de gastos (y documentos justificativos) anteriores al 1 de julio de 2010, fecha de entrada en vigor del decreto, deben conservarse en formato papel para que tengan validez legal.
¿Por qué conservar las declaraciones de gastos?
Conservar las declaraciones de gastos responde a 2 obligaciones y objetivos. Permite demostrar a las autoridades fiscales
- en primer lugar, que los reembolsos corresponden a gastos de empresa y no a gastos personales;
- en segundo lugar, que son susceptibles de recuperación del IVA, lo que no ocurre con todos los gastos.
En caso de inspección de la Urssaf
Ya lo hemos mencionado, pero es la Urssaf la que establece las normas y realiza controles aleatorios o en caso de sospecha de fraude (como la prestación en especie encubierta mencionada en la introducción).
Conserve todos los justificantes, como por ejemplo
- justificante de los gastos de comida (recibo del restaurante, empresa de catering o supermercado),
- factura de taxi
- factura de hotel
- ticket de peaje o aparcamiento,
- kilometraje con las direcciones de salida y llegada, documento de matriculación del vehículo, etc.
Reclamar el IVA
Puede reclamar el IVA de determinados gastos empresariales.
Para solicitar la devolución al presentar la declaración del IVA, es posible que tenga que presentar justificantes que demuestren el importe del IVA.
Posibles sanciones por no conservar las declaraciones de gastos
El artículo 1734 del Código General de Impuestos prevé una multa de 10.000 euros si los documentos solicitados por la administración fiscal no se presentan en el plazo previsto.
A falta de justificantes, la Urssaf también puede recalificar los gastos de la empresa como prestaciones en especie:
- la empresa tendrá entonces que pagar las cotizaciones a la Seguridad Social debidas ;
- el trabajador tendrá que pagar impuestos sobre la prestación en especie.
Según Mooncard, el 36% de las recalificaciones de la Urssaf se deben a una mala gestión de las declaraciones de gastos. Una buena razón para vigilar de cerca sus cuentas de gastos.
¿Cómo puede optimizar la gestión de sus informes de gastos?
Un último consejo: con el archivado digital, no sólo sus documentos están seguros y son trazables, sino que además ahorra espacio de almacenamiento y dinero.
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- tecnología OCR de escaneado y reconocimiento automático de caracteres, en particular de importes, fechas y tipos de gasto en los recibos,
- archivo de sus recibos con valor probatorio,
- clasificación automática de los tipos de gastos por categorías,
- detección del IVA recuperable,
- conexión con su programa de contabilidad y nóminas para los reembolsos.
Ahorrará un tiempo precioso y evitará olvidos o errores de introducción de datos. ¿Está convencido?