¿Qué es una orden de compromiso y qué tiene que decir? (+ plantilla gratuita para descargar)
Ya sea para una reunión en las cercanías o para un viaje de negocios al extranjero, la orden de misión es esencial tanto para los empresarios como para los empleados. Protege a ambas partes al especificar las condiciones del viaje y el reembolso de los gastos profesionales relacionados con la misión.
Permite una mejor gestión de las reclamaciones de gastos y es una prueba legalmente admisible en caso de circunstancias imprevistas. Puede adaptarse a todo tipo de empresas, pero su obligación legal está siempre en el centro de las discusiones.
¿Qué son las órdenes de viaje? ¿Para qué sirve exactamente? ¿Qué dice jurídicamente? ¿Cómo puede optimizarse para mejorar la gestión de las solicitudes de reembolso de gastos? Encuentre las respuestas en este artículo.
¿Qué es una orden de misión?
Definición
Un "ordre de mission" (orden de misión) es un documento profesional, generalmente en formato Word o PDF, que permite a un empleado desplazarse durante su horario laboral para llevar a cabo una misión profesional. Tiene varias ventajas para los empleados:
- Se benefician de las ventajas y la protección de su estatuto incluso cuando están fuera de la empresa.
- También están cubiertos en caso de accidente laboral.
- Pueden solicitar el reembolso de los gastos profesionales, también conocidos como gastos de misión. Estos gastos incluyen principalmente el desplazamiento (transporte), la manutención y el alojamiento.
En cuanto al empresario, se beneficia de una gestión más eficaz, clara y mejor organizada de las solicitudes de reembolso de gastos. Todos los viajes se detallan y firman, lo que también protege al empresario en caso de imprevistos.
¿Son obligatorias las órdenes de viaje?
La orden de viaje es un documento obligatorio para todos los empleados que quieran o tengan que viajar por motivos profesionales, ya sean internacionales o no. Debe ajustarse a un formato muy específico para tener validez legal. Por tanto, puede adoptar varias formas:
- formulario
- carta,
- documento Word convertido a PDF.
⚠️ Un correo electrónico no puede sustituir a este documento oficial. No será aceptado.
Según el artículo L411-2 del Código de la Seguridad Social francés, un viaje de trabajo puede considerarse un viaje privado. Por tanto, al trabajador le interesa solicitar una orden de viaje antes de salir por motivos profesionales.
¿Por qué necesito una orden de viaje?
Solicitar autorización para viajar
Cuando un empleado necesita realizar un viaje de trabajo en el marco de sus funciones, debe pedir autorización a su superior. Para ello, deberá facilitar una serie de datos más o menos concretos sobre el viaje.
👉 ¡Los datos obligatorios se detallan un poco más abajo en el artículo!
Solicitar una reserva de viaje
Si un empleado tiene que hacer un viaje de trabajo, debe solicitar la aprobación de :
- su jefe mediante una orden de misión,
- los servicios de reserva, indicando los principales detalles del viaje sin entrar en demasiados detalles. Corresponde a los departamentos especializados organizar el viaje en función de las tarifas, la disponibilidad y el presupuesto asignados por la empresa.
Pedir autorización para comprar material
Cuando un empleado necesite adquirir material profesional en el marco de sus funciones, debe solicitar la aprobación de su responsable y/o de la persona interesada.
👉 Para ello, puede solicitar una orden de encargo, adjuntando un presupuesto como justificante, junto con el motivo de la compra del equipo.
Qué información debe incluirse?
Para que una orden de encargo sea válida y admisible ante la ley, debe contener la siguiente información:
- el objeto del encargo ;
- las fechas del viaje y/o los viajes de ida y vuelta
- los horarios de los viajes de ida y vuelta
- la dirección completa del lugar donde se realizará el viaje
- el medio de transporte que utilizará el empleado (también deben indicarse los aeropuertos y las estaciones)
- el domicilio del trabajador;
- la firma del empresario
👉 A continuación, la orden de misión debe convertirse a formato PDF.
¡Descarga gratis nuestro modelo de orden de misión!
Prefiere una forma más rápida y eficaz de redactar su orden de misión? Puede descargar nuestro modelo de orden de misión en formato Word.
Así tendrá acceso a una estructura de orden de trabajo completa. Todo lo que tiene que hacer es añadir su propia información, hacerla firmar por usted y por el empleado en cuestión, y descargarla en formato PDF.
Órdenes de viaje e informes de gastos: ¿cómo optimizar el proceso de reembolso?
El software de gestión de solicitudes de reembolso de gastos ofrece funciones que le permiten configurar sus solicitudes de viaje desmaterializadas según los criterios específicos de la política de su empresa.
Cuando te enfrentas a un gasto de reclamación de gastos, tus empleados rellenan campos con distintos grados de detalle, lo que vincula automáticamente tu orden de viaje a este gasto.
👉 Esto proporciona a su departamento de contabilidad una mejor visibilidad global.
Las ventajas son múltiples:
- Adaptación a su empresa y política de gestión de gastos, facilitando su sistema de reembolso;
- ahorro considerable de tiempo, eliminando las tareas que consumen tiempo y las distintas etapas de aprobación y verificación;
- mayor eficacia, con toda la información que necesita en un único formulario.
Artículo traducido del francés