Informes de gastos: ganar a toda costa
Sara Jaillet, analista de datos de Philéas Gestion, repasa las etapas y los costes de la tramitación de las solicitudes de reembolso de gastos, y le muestra cómo ahorrar tiempo y dinero optimizando la gestión de sus solicitudes de reembolso de gastos.
Sara Jaillet:
Nuestra relación con el dinero es emocional.
Cuando empecé en el mundo laboral, uno de mis compañeros, queriendo enseñarme los trucos del oficio, me dijo orgulloso: "Yo nunca voy al comedor. Como vivo al lado, como en casa. Así no gasto nada". Su lógica me pareció implacable.
Pero al verle ir al supermercado (coste de transporte), me di cuenta de que iba a cocinar su comida (coste de producción) y a limpiar sus platos (coste de mantenimiento). Su lógica se resquebrajó ante mis ojos.
Lo que toca nuestro dinero toca nuestras emociones y nos remite a nuestras propias concepciones de la vida. ¿Por qué disfrutamos pagando restaurantes con amigos, pero al mismo tiempo nos atragantamos con un aumento de unos céntimos en el precio de la gasolina? Quitémosle el peso emocional y veamos el tema desde un ángulo puramente financiero. Salir una vez al mes a unos 30 euros la noche cuesta 360 euros al año. Cinco céntimos más por litro de combustible para recorrer 12.000 km a 5 l/100 representan 30 euros más.
Si volvemos a añadir la emoción a la ecuación, enseguida encontraremos una serie de razones perfectamente comprensibles por las que no podemos permitirnos pagar más.nuestra capacidad para gastar 360 euros en una actividad de ocio y nuestra incapacidad para añadir 30 euros al año por el coche. Sin embargo, eliminar una sola salida al año equilibraría el presupuesto.
La neurociencia demuestra que compramos emocionalmente y justificamos nuestros gastos por la razón1. Pero un negocio bien gestionado se basa en hechos concretos y medidos, no en sentimientos2.
No gasto nada en gastos.
Por sorprendente que pueda parecer, el campo de las cuentas de gastos no es inmune a un juicio inicial basado en la intuición más que en los hechos. La mayoría de la gente considera espontáneamente que el coste de tramitar las declaraciones de gastos es insignificante. Algunos responsables de RRHH me dijeron que el coste de gestionar las reclamaciones de gastos era de alrededor de 1 euro por reclamación. Otros me aseguraron que les costaba cero euros, porque utilizaban Excel o habían desarrollado una herramienta interna. Los más preocupados, conscientes del tiempo que dedican los departamentos de contabilidad o RRHH, imaginan en el mejor de los casos una cifra de unos pocos euros.
Sin embargo, los especialistas afirman que cada reclamación de gastos cuesta a la empresa entre 32 y 56 euros, es decir, unos 80.000 euros al año para 150 reclamaciones al mes.
¿Es la gestión de gastos tan opaca como los Papeles de Panamá?
En todo el proceso de gestión de las reclamaciones de gastos intervienen varios actores que interactúan entre sí y llevan a cabo numerosas tareas. Aunque intuitivamente es complejo adivinar el coste total, es posible desglosar y medir cada intervención al nivel más fino, utilizando una estructura de desglose del trabajo del proyecto (EDT). En este estudio, veremos un desglose en 4 áreas principales.
1. Introducción o búsqueda de información
El principio mismo de la gestión de las solicitudes de reembolso de gastos consiste en que una empresa reembolse a sus empleados los gastos en que hayan incurrido en el ejercicio de su actividad profesional. Para ello, un operador se encargará de introducir los datos. Cada formulario requiere que se rellene información obligatoria, como la fecha, la naturaleza de los gastos y los importes, IVA incluido.
A la declaración deben adjuntarse los justificantes. A veces se imprimen, se grapan a un documento recapitulativo, se envían por correo interno o incluso se dejan directamente en el mostrador de RRHH. Todo esto representa un compromiso de tiempo que debe medirse con precisión. ¿Qué empleado no ha pasado diez minutos buscando desesperadamente ese maldito ticket que estaba apilado con los papeles importantes? ¿Y quién no ha hecho un viaje especial para pedir explicaciones a su jefe por una dieta por kilometraje denegada? ¿Quién no ha buscado sin cesar en su agenda, correos electrónicos y teléfono la lista de invitados para escribirla en el reverso de la factura del restaurante?
¿Quién no ha renunciado finalmente a reembolsar un gasto para evitar un proceso demasiado complejo o inapropiado? Si se da esta situación, es porque la recopilación de datos es un proceso que consume mucho tiempo y que supone entre el 50% y el 60% del tiempo invertido en el proceso global.
2. La validación o la aguja en el pajar
El tema de las solicitudes de reembolso de gastos está regulado por la ley, por lo que los empresarios no pueden permitirse aceptar con los ojos cerrados todas las solicitudes de reembolso. Estos importes no están sujetos a cotización. En consecuencia, una empresa que no pueda justificar el reembolso de un gasto corre el riesgo de ser multada por intento de ocultación de salario o prestaciones en especie. El último informe de la ACOSS señala que casi el 40% de los ajustes realizados se refieren a retribuciones no sujetas a cotización.
¿Qué empleado no ha intentado llegar a fin de mes aumentando su dieta por kilometraje? ¿O quién no ha aprovechado la indulgencia de un restaurante para servirse una botella de vino en la comida? Pero un empresario que reembolsa una declaración de gastos falsa es legalmente responsable, en un momento en que algunos estudios estiman que uno de cada tres empleados hace trampas en su declaración de la renta por valor de 730 euros al año3.
Es más, como están muy ocupados, 8 de cada 10 directivos arbitran reclamaciones sin prestar realmente atención. Esta engañosa sensación de ahorro de tiempo oculta en realidad un coste importante, ya que las anomalías no detectadas harán que la empresa sufra una doble penalización en forma de ajuste sobre estos importes.
La función de auditoría es, por tanto, crucial, y sus tareas no pueden precipitarse. Conscientes de este problema, algunos validadores caen en la trampa contraria y examinan minuciosamente cada gasto. Sin embargo, no todos los gastos son iguales: el reembolso de un billete de metro sin IVA recuperable no conlleva el mismo riesgo que una invitación a un restaurante para 10 personas. Así que el tiempo dedicado a la comprobación perderá todo el beneficio de descubrir el fraude.
Las tareas de validación suponen entre el 10 y el 20% del coste de la tramitación completa.
3. La administración o los doce trabajos de Astérix
El tratamiento administrativo debe certificar la correcta aplicación de la política de la empresa en materia de reclamaciones de gastos y cumplir las obligaciones legales.
Las operaciones a realizar incluyen la comprobación de asientos, recibos, IVA, dietas por kilometraje y otros cálculos específicos, la gestión de cheques restaurante, vehículos, matriculación de vehículos, misiones y asignaciones, anticipos de gastos y tarjetas de visita. También hay que tener en cuenta las explicaciones que deben darse a los validadores y empleados, la elaboración de documentos de declaración, la exportación a contabilidad y DSN, y la extracción de datos para finanzas. La lista de tareas a realizar es larga y debe medirse con precisión.
En cuanto a los justificantes, constituyen una parte nada desdeñable, ya que hay que recibirlos, clasificarlos, controlarlos, registrarlos y, por último, conservarlos durante 6 años. Durante este periodo, a un ritmo de 150 notas al mes, su empresa necesitará archivar el equivalente a 216 resmas de papel.
El coste administrativo representa entre el 25 y el 40% del tratamiento completo.
4. La informática o 2001: Odisea del espacio
Todo tratamiento informático de cualquier tipo representa una carga financiera para la empresa. Incluso una solución interna, basada en un servidor antiguo que ya se ha dado por perdido, está expuesta a los riesgos de obsolescencia del hardware, tiempo de inactividad por mantenimiento y escalabilidad.Estos costes rara vez se miden, pero son potencialmente elevados.
En cuanto a los módulos de informes de gastos integrados en un SIRH, por definición seguirán siendo generalistas y no especialistas en la materia. Sin embargo, sólo haciéndose cargo de toda la cadena de procesamiento podrán los empleadores realizar ahorros reales, porque cualquier acción que tenga un impacto en el tiempo tendrá un impacto significativo en el coste global de la gestión de las declaraciones de gastos.
En cuanto a los editores de soluciones expertas, sus honorarios deben incluirse en el resultado final.
Pueden suponer hasta un 15% del coste total.
¿Necesitas una calculadora cuántica?
Para simplificar, supondremos que su empresa reembolsa 150 solicitudes de reembolso de gastos al mes, y que cada solicitud contiene unos diez gastos con justificantes. Además, tendremos en cuenta un salario medio neto de 1.800 euros, o un salario por hora cargada de 23,27 euros. Por tanto, cada minuto empleado por una persona implicada en el proceso le costará 1/60 hora x 23,27 euros = 0,387 euros 9.
Empleados
Si el tiempo medio que tardan en introducir un gasto y tramitar el recibo se mide en 3 minutos y 30 segundos, su coste será de 0,387 9 x 3,5 x 10 x 150 x 12 = 24.437,70 euros/año.
A esto hay que añadir el tiempo empleado en el seguimiento, los recordatorios, las reentradas (alrededor del 20% de las notas se rechazan y hay que volver a introducirlas), las peticiones de explicaciones, los cálculos específicos y otros casos especiales, que pueden duplicar el coste de la introducción de datos por sí sola.
¿Puede ahorrar?
Una herramienta experta puede ayudarle a ahorrar hasta un 50% de su tiempo gracias a ayudas para la introducción de datos, como la posibilidad de fotografiar recibos desde la aplicación móvil, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para rellenar formularios previamente, calcular límites máximos y dietas por kilometraje, etc.
Validadores
Si sus gestores comprueban cada gasto durante una media de 1 minuto, el coste para su empresa será de 0,387 9 x 1 x 10 x 150 x 12 = 6.982,20 euros/año.
Como hemos visto antes, la particularidad del proceso de validación es que se mide no sólo en términos de tiempo empleado, sino en términos de calidad de la toma de decisiones.
¿Hay margen de mejora?
Los cuadros de mandos y los sistemas de seguimiento pueden ayudar parcialmente al arbitraje, pero algunas soluciones expertas utilizan tecnologías punteras para ayudar a los gestores lanzando alertas. Éstas comprueban todos los gastos y destacan los que justifican una verificación humana más profunda. Mejoran considerablemente la calidad de la validación y ahorran tiempo a la empresa.
Para los gestores
Calcular el tiempo que dedican la contabilidad y RRHH sólo puede medirse con precisión enumerando exhaustivamente y cronometrando cada una de las numerosas tareas. Dicho esto, según nuestros cálculos, 150 notas mensuales cuestan unos 25.000 euros al año.
¿Es posible optimizar?
Una empresa buscará una herramienta experta que pueda automatizar lo que se puede automatizar, cumplir con la política de la empresa, producir informes e interactuar con su HRIS (importación de empleados, exportación de contabilidad, etc.). Los justificantes digitalizados se archivarán en una Bóveda de Valor Probatorio, que cumple los requisitos del artículo A 102 B2 del Código Fiscal francés.
Conclusión
Una solución experta de gestión de gastos puede ahorrar a su empresa unos diez euros por factura, o alrededor de cien días laborables al año. En otras palabras, no implantar una solución experta significa malgastar 1.410,75 euros al mes. ¿A qué esperas?
Fuentes: 1: https://creg.ac-versailles.fr/l-emotion-et-le-comportement-du-consommateur 2: http://www.norme-iso-9001.com/lapproche-factuelle-pour-la-prise-de-decision/ 3: https://www.lci.fr/emploi/notes-de-frais-pourquoi-autant-de-fraudes-2123350.html
Artículo patrocinado. Los expertos colaboradores son autores independientes del equipo editorial de appvizer. Sus comentarios y posiciones son propios.
Artículo traducido del francés