¿Cómo gestiona los gastos de comidas y qué pruebas debe aceptar?
En el menú de hoy, todo lo que necesita saber sobre los recibos de comidas, ¡con especial atención a los recibos de comidas!
¿Por qué debemos hacer esto? Porque en 2018, de los 2.456 € de media declarados en reclamaciones de gastos por los empleados franceses (fuente: Expensya - 2019), la restauración fue el segundo mayor gasto, con 627 €, solo por detrás del transporte (671 €).
Se trata de gastos importantes que requieren una gestión y una supervisión cuidadosas.
¿Es usted un empleado, un voluntario o un directivo que tiene que adelantar dinero porque está de viaje de negocios o va a invitar a comer a un cliente? Tiene derechos y obligaciones en lo que respecta a los gastos de su empresa.
¿Eres gestor de nóminas o de cuentas? Deje de acumular en su mesa esos informes de gastos que tanto tiempo le hacen perder.
Le recordamos los principios básicos y la normativa: cómo debe ser un vale de comida, qué documentos son aceptables y cómo gestionarlos.
Como en cualquier otro asunto financiero, unas normas claras, una buena comunicación interna y una rápida tramitación de los reembolsos (o denegaciones) son las claves de una buena relación laboral y unos equipos satisfechos.
Gastos de comida: las reglas
¿Su empresa reembolsa los gastos sobre una base real, en lugar del sistema a tanto alzado utilizado para determinadas profesiones con gastos recurrentes?
En este caso, en el que los gastos son más ocasionales, el reembolso sobre una base real implica el uso de una declaración de gastos.
Se utiliza para identificar y obtener el reembolso, dentro de unos límites razonables, de los gastos de restauración realizados en interés de la empresa.
Se establecen normas, tanto si se trata de un directivo de empresa como de un empleado, por cuenta propia o con clientes, en su lugar de trabajo o en un viaje de negocios, para evitar abusos.
Aquí es donde la definición de una política de gastos resulta útil: evita al directivo tener que repetir las condiciones de reembolso y garantiza una comunicación fluida y transparente.
¿Cómo debe ser un vale de comida?
El documento resume la naturaleza de los gastos efectuados, los importes y la fecha, y va acompañado de los justificantes necesarios.
Aquí no hay sorpresas: el vale de comida va acompañado de un vale de comida.
Gastos no reembolsados: ¿en qué circunstancias?
El reembolso de los gastos de empresa es una obligación para el empresario, aunque no figure por escrito en el contrato: es lo que se conoce como cláusula considerada como no escrita.
No obstante, el emisor de la solicitud de reembolso de gastos está obligado a presentar la prueba del gasto en el plazo estipulado, si éste se ha definido claramente y se ha comunicado internamente.
Transcurrido este plazo, y a falta de justificación, la solicitud de reembolso de gastos puede ser rechazada.
¿Qué recibos de comida se aceptan?
Siempre pensamos en la factura del restaurante, pero ¿podemos presentar, por ejemplo, un recibo de caja de supermercado? ¿Es aceptable un recibo de tarjeta de crédito?
Pero antes de ver los recibos aceptados, ¿por qué son tan importantes?
Objetivos de los recibos de comida
Se trata de varias cuestiones:
- Permiten comprobar que el gasto se ha realizado correctamente en interés de la empresa;
- Protegen a la empresa frente a la Urssaf en caso de auditoría;
- Permiten recuperar el IVA deducible de los gastos de comida.
🤓 Conviene saber: presentar siempre el recibo original, preferiblemente un recibo en el que figure la forma de pago.
Salvo que esté desmaterializado en condiciones que garanticen su conformidad ante la ley.
Recibos de gastos de restaurante
Si invitas a clientes, clientes potenciales o empleados a una comida de negocios, el recibo debe mostrar :
- la fecha
- el importe de la cuenta del restaurante
- el número de cubiertos
- el nombre, cargo y empresa de los invitados (en el reverso de la factura, para importes superiores a 150 euros)
- el motivo de la invitación (también en el reverso),
- EL IVA.
Si no se facilita esta información, la empresa se expone a sanciones de la Urssaf, incluida una multa por justificación insuficiente y la recalificación de los gastos como prestaciones en especie.
No obstante, si está de viaje y necesita comer in situ, le bastará con el recibo normal.
☝️ Solicitud de gastos de restaurante y límite máximo: para reducir el riesgo de fraude, controlar mejor los gastos y cumplir las normas de Hacienda, el empresario puede imponer un límite máximo, establecido en el convenio o contrato de empresa.
En cualquier caso, los reembolsos efectivos están exentos de cargas sociales siempre que el gasto se considere razonable.
No ocurre lo mismo con los reembolsos a tanto alzado, como las dietas de comida pagadas durante los desplazamientos, que deben respetar un límite máximo impuesto por la administración fiscal.
¿Cuánto cuesta una comida para llevar en este caso ? Descubra el baremo Urssaf para gastos de comida.
Justificantes de gastos de supermercado
Se acepta un recibo de caja, así como un recibo de panadería, siempre que se refiera únicamente al empleado.
Factura de gastos y recibo de tarjeta de crédito
A veces se olvida o se pierde una factura.
Algunas empresas aceptan excepcionalmente los recibos de tarjeta de crédito, a pesar del riesgo de reevaluación fiscal, porque no son lo suficientemente detallados.
¿Cómo deben gestionarse los gastos de comida?
El tratamiento de los recibos de comidas forma parte integrante de la gestión de los gastos de la empresa, y huelga decir que esta tarea, que incumbe al Director Financiero, es cada vez más difícil de gestionar en la actual crisis económica.
Definir la política de gastos de la empresa
Colocada en las zonas comunes o incluida en el folleto de bienvenida, por ejemplo, evita cualquier zona gris en cuanto a lo que es aceptado, aceptable y prohibido.
Por eso es tan importante tener una política de gastos clara, precisa y accesible para todos.
No sólo el gestor controla la tesorería de la empresa y fomenta los buenos hábitos, sino que los empleados están bien informados y tranquilos.
Para optimizar la gestión de gastos, la política de gastos resume :
- los gastos reembolsables y el límite máximo (sobre todo para el alcohol),
- la persona de contacto responsable de gestionar las solicitudes de reembolso de gastos,
- el proceso: procedimientos de recepción y validación de recibos y plazos de reembolso.
Respetar un plazo de reembolso razonable
¿Existe un plazo legal para el reembolso de las solicitudes de reembolso de gastos?
La ley no es estricta al respecto. Pero parece obvio que los reembolsos deben hacerse en un plazo razonable, una vez recibidos los documentos y recibos, para no poner al empleado en una situación incómoda y causar resentimiento.
En la mayoría de los casos, la persona encargada de la contabilidad o la nómina reembolsará los gastos de comida con cargo al siguiente sueldo.
Reclamar el IVA de los gastos de comida
Las empresas pueden ejercer su derecho a deducir y declarar el IVA siempre que
- sea ella misma deudora del IVA ;
- el recibo muestre el importe.
Sé exigente
¡Cuidado con las facturas falsas de restaurantes!
Puede ocurrir que un empleado sea invitado a comer pero le devuelvan la factura para que se la reembolsen. Mantente alerta.
Utilizar programas informáticos para ahorrar tiempo y facilitar las cosas
Existen herramientas muy prácticas para aliviar la carga de los equipos administrativos y sobre el terreno.
En la nube, tienen la ventaja de estar al día de la normativa y ser utilizables sobre la marcha, para un circuito ágil de tratamiento y validación en tiempo real.
Además, permiten desmaterializar los informes de gastos, incluidos los recibos, gracias a la tecnología OCR, que detecta los caracteres de los tickets a partir de una simple foto y los transfiere a la aplicación, evitando volver a teclear y la pérdida de documentos.
He aquí cuatro ejemplos:
Expensya, procesos de reclamación de gastos fluidos y sencillos
Con Expensya, toda empresa (PYME, gran grupo) o autónomo dispone de una herramienta intuitiva para gestionar con fluidez los procedimientos de reclamación de gastos.
La tecnología OCR+ transforma su recibo en una declaración de gastos digital que cumple con las normas URSSAF, e incluso gestiona las propinas. Después, con sólo unos clics, puede enviarla a su gestor o contable, que recibirá una notificación al instante.
Y lo mejor de todo es que se archivan digitalmente hasta el final del periodo legal de conservación.
Silae Expense, inteligencia artificial para su autonomía
Silae Expense destaca por su inteligencia artificial, que permite mejorar la herramienta aprendiendo de las prácticas de los diferentes usuarios de una empresa.
Su tecnología OCR ha sido desarrollada internamente, y su opción de caja fuerte digital garantiza el valor probatorio de los justificantes aportados en caso de auditoría.
Puede conectarla a su software de gestión global, como su ERP.
Kizeo Forms, la aplicación móvil para crear formularios personalizados
Kizeo Forms ayuda a las empresas a avanzar hacia una gestión de gastos sin papel, manteniendo al mismo tiempo una documentación coherente en todos los sectores.
Los beneficios de Kizeo Forms incluyen
- estandarización y configuración de formularios de reclamación por parte de sus equipos administrativos,
- entrada y transmisión automática de las reclamaciones de gastos desde el terreno al contacto o contactos adecuados, con toda la información y fotos de los recibos.
Rydoo, su política de viajes y gastos en el corazón de la herramienta
Con Rydoo, puede integrar su política de gastos en la herramienta: los gastos que la respetan se validan automáticamente, definiendo límites máximos por ejemplo.
Rydoo Expense gestiona los informes de gastos tradicionales, mientras que Rydoo Travel optimiza la gestión de los viajes de negocios: no hay que hacer anticipos de gastos.
La herramienta también puede interconectarse con sus soluciones de gestión y colaboración.
Spendesk desmaterializa y moderniza las reclamaciones de gastos
Con Spendesk, puede digitalizar el 100% de su proceso de reclamación de gastos. Los empleados pueden enviar sus reclamaciones de gastos rápida y fácilmente a través de la aplicación. Los gastos se centralizan en una única interfaz, que le ofrece visibilidad global en tiempo real. Esto significa que puede validarlos en unos pocos clics, y reembolsarlos y conciliarlos automáticamente.
No pague por una gestión que consume tiempo
Gasto → solicitud de reembolso → control → validación → reembolso...
Este diagrama simplificado ni siquiera tiene en cuenta las denegaciones o los recordatorios por falta de documentos.
¡Adopte el software! Las soluciones informáticas anuncian el fin de los justificantes que se amontonan, acumulan polvo, se pierden o incluso se borran con el tiempo.
Los circuitos, desde la solicitud hasta la validación, se simplifican y sus documentos están seguros.
Y lo que es más, puede supervisar su flujo de caja y las tendencias de gasto, para que pueda ajustar la gestión de sus solicitudes de reembolso de gastos y planificar con mayor eficacia.
¿A qué tarea de valor añadido va a dedicar todo este tiempo de ahorro?
Artículo traducido del francés