Informe de gastos de empresa: ¿qué es y cómo hacerlo de manera efectiva?

La gestión de gastos profesionales es un tema que reviste una importancia esencial para las empresas. La forma en la que tu compañía lleva a cabo su gestión de gastos es fundamental para su buen funcionamiento financiero y para tu equipo.

En este sentido, el informe de gastos es un instrumento con doble funcionalidad:

• Para la empresa, resulta la forma de verificar una relación de gastos que es presentada y la cual se deberá reembolsar;
• para el trabajador, constituye un mecanismo por medio del cual puede incurrir, con toda la tranquilidad, en gastos relacionados con sus labores y que los mismos le sean después reconocidos.

Si quieres saber cómo implementar en tu empresa el informe de gastos de una manera eficaz, quédate leyendo este artículo.

Te contamos cuál es la importancia de este documento y te ofrecemos elementos prácticos para generar tu propio informe de gastos y ahorrar tiempo y energía. 💯

¡Vamos allá!

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Informe de gastos: ¿qué es y cuál es su importancia?

Qué es un informe de gastos e ingresos empresariales

El informe de gastos es un documento que las empresas implementan para poder llevar a cabo un seguimiento asiduo de las salidas que se generan por reembolso de diferentes conceptos:

• gastos de representación,
• gastos de manutención,
• y gastos debidos a dietas y kilometrajes, etc.

Dicho documento detalla de forma precisa cada coste que, junto con los soportes correspondientes, será la manera como el empleado pueda obtener el reembolso por los gastos en los cuales incurrió dentro del marco de su contrato laboral.

¿Por qué llevar un informe económico de gastos?

La importancia del informe económico de gastos radica en que para la empresa es fundamental llevar a cabo una gestión organizada de las entradas y salidas de dinero.

Dentro de la política de gastos de cada empresa, se detalla el procedimiento a seguir con el objetivo de que:

• los empleados registren las salidas de dinero en los que incurren, haciendo una relación de gastos;
• cuenten con un medio para proporcionar los soportes que permitirán el reembolso;
• el Departamento Financiero y Contable pueda incluir en sus informes dichos montos y pueda proceder a hacer la devolución del dinero.

¿Cómo se hace un informe de gastos?

Existen diferentes maneras de generar un informe de gasto, las cuales vamos a detallar a continuación. Sin embargo e independientemente del método utilizado y de la herramienta a aplicar, lo cierto es que un informe de gastos debe contener una información mínima. Veamos.

Información que debe contener el informe de gastos

La inclusión de una información mínima y datos relevantes es necesaria no solo para que los reembolsos puedan hacerse efectivos, sino también para que la empresa lleve en orden su proceso contable y asegure una gestión eficaz de los gastos.

Para esto, asegúrate de incluir en tu informe de gastos toda la información referente a:

• la información general de la empresa. Esta sección constituye el encabezado de tu modelo y es donde vas a poder presentar datos respectivos a:
  • servicio o fondo al que debe cargarse el gasto (Departamento Técnico, Departamento Administrativo, Departamento de Marketing, etc.).
  • la información personal del empleado (nombre, departamento para el cual trabaja, cargo, etc.)
  • datos de identificación de la empresa (nombre, dirección, logo, etc.).
  • número consecutivo del informe para efectos de seguimiento y trazabilidad.
• la fecha en la que se generó el gasto. Muchas empresas, dentro de su procedimiento de reembolso de gastos, determinan plazos para que los empleados presenten su informe. Según la periodicidad en los reembolsos, los gastos no podrán presentar una fecha mayor a uno, dos o tres meses después de haberse generado, por ejemplo.
• a la descripción del gasto. Este campo se usa para informar en qué consistió el gasto:
  • almuerzo con cliente,
  • transporte para visita comercial,
  • servicio especial para cliente dentro de campaña de fidelización,
  • hospedaje durante la feria de negocios, etc.
• la clasificación del gasto. Según el detalle de tu informe y la organización interna de la empresa, contarás con una clasificación de los gastos que simplifique su contabilidad. En este sentido, podrás registrar gastos como dietas, kilometraje, representación, hospedaje, publicidad, etc.
• y al monto del importe. Hace referencia a la cantidad de dinero que se gastó para cubrir con dicho gasto. El detalle de este dato puede contemplar información como retenciones o impuestos que apliquen.

Otra información como la cuenta bancaria al cual serán cargados los gastos podrá igualmente ser incluida.

Elige tu plantilla: hoja de gastos Excel

De manera general, los gastos profesionales pueden registrarse en un modelo de hoja de gastos en Excel. Según el tamaño de tu empresa (microempresa, pyme, etc.) y el tipo de gastos en los que ésta incurra, te interesará incluir más o menos información en tu plantilla.

🤔 ¿Cómo llevar un control de gastos de una empresa en Excel?

Si todavía no cuentas con un formato propio para llevar el control de tus gastos en Excel, Appvizer te ofrece el siguiente modelo base, a partir del cual podrás personalizar los campos y celdas que requieras incluir:

Descarga el modelo

Excel resulta una herramienta útil para empresas cuya cantidad de gastos al mes no sea muy importante y el control pueda hacerse a partir de una hoja de cálculo.

En este mismo sentido y de manera más específica, si los gastos más comunes que se generan en tu empresa son debidos principalmente a desplazamientos o viajes de negocio que deben hacer los empleados, seguramente lo que más te interese sea emplear un informe de gastos específico para dietas y kilometraje. En ese caso, te aconsejamos mejor emplear la siguiente plantilla:

Descarga el modelo

Otras herramientas para hacer tu informe de gastos

Ahora bien, a pesar de la practicidad de Excel para hacer un seguimiento de salidas y entradas de dinero, para algunas empresas esta solución no es ideal debido a que:

• Pueden presentarse errores debido a la entrada manual de los datos,
• no es posible adjuntar soportes,
• la información no puede ser actualizada en tiempo real,
• el tiempo y los recursos empleados son mayores que con otro tipo de soluciones.

Debido a lo anterior es que trabajar empleando otro tipo de soluciones se hace necesario para las empresas. Algunas de estas soluciones consisten en:

• La implementación de instrumentos prácticos como las tarjetas empresariales que permiten a los empleados realizar gastos sin tener que anticipar de su propio bolsillo el dinero. Otra ventaja de este tipo de soluciones es que la empresa puede controlar de forma más fácil los gastos y evitar la tramitación de un mayor número de reembolsos.
• La automatización de la gestión de gastos a partir de herramientas informáticas para gastos e ingresos, las cuales optimizan y simplifican el proceso, asegurando además la correcta fiscalización de los gastos.

Modelos del informe de gastos ejemplos de aplicación

Gastos reales

En el marco del reembolso de los gastos reales, el empleador debe reembolsar los fondos adelantados por el empleado al céntimo, tan pronto como el informe de gastos sea validado y cumpla con las normas fiscales y de gastos internos de la empresa.

Se trata de un modelo para el que hacen falta pasos intermedios de validación y verificación.

Tarifa plana

En este caso, no hay cuenta de gastos, porque con el modelo de tarifa fija, el empresario da una asignación global a sus empleados.

👉 Por ejemplo, 20 euros por dietas de comida. El hecho de que el empleado utilice o no los 20 euros no supone ninguna diferencia. Seguirá recibiendo esa cantidad por adelantado para cubrir sus gastos.

Este enfoque es muy popular entre los viajeros frecuentes, como es el caso de los comerciales que viajan, por ejemplo. De este modo, los empleados disponen de una suma global que cubre todos los gastos del viaje, como:

• comidas,
• alojamiento,
• peajes,
• gasolina, etc.

Es un modelo que evita la gestión diaria de informes de gastos y permite a la empresa anticipar mejor sus presupuestos de viajes.

Sin embargo, el precio fijo no cubre todos los gastos y algunos empleados pueden utilizar también el método de gastos reales en función del tipo de compra.

Anticipo de gastos: un método para limitar las cuentas de gastos

Si se suman el transporte, el alojamiento, el catering y todos los gastos in situ, el impacto en la tesorería personal del empleado puede ser importante. Y en las organizaciones en las que no se optimizan los informes de gastos, pueden pasar semanas antes de que el empresario reembolse al empleado.

El anticipo de gastos es un método para adelantar una suma de dinero a un empleado antes de que salga de viaje. A diferencia del reembolso tradicional, este anticipo se estima en función de los gastos previstos.

Cuando el empleado regresa, presenta su informe de gastos para su reembolso y el importe total se ajustará al anticipo de gastos concedido. Si el anticipo es insuficiente, el empleado recibirá el reembolso de la diferencia. Por el contrario, si el anticipo es excesivo, tendrá que reembolsar el exceso.

El cálculo del coste del viaje se basa entonces únicamente en las facturas y recibos de acuerdo con la normativa vigente.

¿Cómo evitar el fraude para los informes de gastos

Los informes de gastos deben estar relacionados con actividades laborales, pero algunos empleados intentan defraudar reclamando reembolsos de gastos y costos inexistentes, para ganar más.

Las técnicas más comunes incluyen:

• reclamar el reembolso de una comida no pagada: obtienen una copia del recibo de una comida pagada por un cliente o proveedor externo y la presentan como propia,
  • una solución sería comparar los datos y las cifras medias por departamento o empleado, y realizar las verificaciones aleatorias.
• adaptar los recibos de taxi en el extranjero: modifican recibos escritos a mano o en alfabetos no latinos,
  • te recomendamos utilizar tarjetas bancarias corporativas o servicios globales de VTC como Uber para tener una mayor trazabilidad,
• y ajustar los gastos de kilometraje: inflan los kilómetros recorridos en viajes de negocios,
  • para evitar esto, puedes usar aplicaciones de gestión de gastos con seguimiento GPS, así, vas a saber si la cifra indicada es realmente la correcta.

¿Qué es el IVA en los informes de gastos?

Las empresas pueden reclamar el IVA en los informes de gastos, pero esto requiere conocer las normas fiscales precisas:

• gastos de kilometraje: no es posible recuperar el IVA, ya que el reembolso no incluye impuestos,
• alquiler de coches: el IVA no es recuperable en turismos, pero sí en vehículos comerciales,
• combustible: depende del tipo de coche y combustible, se puede reclamar el 100% del IVA por gasóleo en vehículos comerciales,
• peajes y tasas de aparcamiento: el IVA es recuperable,
• transporte de pasajeros: se puede deducir el IVA si está vinculado a la actividad económica y justificado documentalmente,

¿Qué hacer cuando se presenta un informe de gastos sin factura?

En teoría, se requiere una factura, recibo o justificante de pago para proceder al reembolso del informe de gastos y recuperar todo o parte del IVA pagado.

Reembolsar una declaración de gastos sin un recibo es un riesgo para el empresario, ya que puede enfrentar sanciones en caso de auditoría.

Por ello, la mayoría de las empresas tienen una política de tolerancia cero, claramente explicada y detallada en su normativa interna.

Sin embargo, algunas empresas, especialmente las más pequeñas, familiares o menos procedimentales, aceptan excepciones ocasionales, con factores como:

• el perfil del empleado,
• su historial,
• su comportamiento,
• y el importe del informe de gastos,

pueden influir en la decisión de encontrar una solución aceptable, como:

• solicitar un duplicado al proveedor,
• enviar una copia del extracto bancario en caso de pago con tarjeta de crédito,
• realizar una declaración jurada.

Aunque el proceso de declaración de gastos pueda parecer sencillo, en realidad es complejo.

Elegir la herramienta adecuada permite asegurar los flujos de caja, los procesos internos y la transformación digital de tu organización.

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El informe de gastos simplemente

Ahora que el procedimiento para generar un informe de gastos está claro y conoces las diferentes opciones que tienes para tramitar y facturar los mismos de forma eficaz, tienes todas las herramientas y claves para hacer los mejores informes de gastos.

Transformar los informes de gastos en una palanca de rendimiento es lo que (re)motivará al director financiero. 🔥

¿Qué esperas para simplificar la gestión de gastos de tu empresa? Déjanos saber cómo podemos ayudarte más.