¿Cómo puede gestionar mejor los gastos de viaje de sus empleados?
A menudo, sus empleados tienen que viajar como parte de su trabajo. Incurren en gastos de kilometraje, abonos, peajes, seguros, comidas, etcétera.
Gastos que se acumulan y se convierten rápidamente en inmanejables, energéticos e irritantes.
Analicemos de nuevo esta cuestión, que a menudo es sinónimo de carga mental, para desmenuzar todos los aspectos y darle las claves de una mejor gestión de los gastos de misión.
Contexto: ¿qué son los gastos de misión?
No hay gastos de misión sin orden de misión.
La orden de misión es un documento que debe entregar a su empleado para que pueda viajar con la seguridad de que estará cubierto en caso de incidente. Junto con los recibos de los gastos incurridos durante el viaje de negocios, el empleado puede recibir el reembolso de los gastos de misión a su regreso.
Para que la orden de viaje sea válida, recuerde indicar :
- La identidad del empleado,
- El nombre de su empresa,
- El lugar de la misión/viaje,
- la duración,
- El medio de transporte utilizado para llegar.
Para elaborar una orden de misión, puede utilizar este modelo como guía:
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Nombre de la empresa Fecha Asunto: Encargo de misión Por la presente, la empresa encarga a (Apellidos, nombre, dirección y cargo del empleado en la empresa) la misión de (objeto de la misión). El objeto de este encargo es (precise los motivos del encargo). Tendrá lugar desde (fecha de salida) hasta (fecha de regreso) y, por tanto, durará (X días/mes). El empleado viajará entre su (lugar de trabajo/residencia familiar) y el lugar de su misión, en (dirección de la misión). Para el viaje de vuelta, el empleado utilizará los siguientes medios de transporte (enumere aquí los medios de transporte utilizados: avión, taxi, tren, coche de alquiler, etc.). Si es posible, especifique las horas de los viajes, como las horas de salida y llegada de un vuelo, por ejemplo). Durante la misión, el trabajador se alojará en un lugar determinado. Utilizará (medio de transporte utilizado) para desplazarse entre su lugar de residencia y el lugar de su misión. Firma del empresario o de la persona autorizada para firmar. |
Fuente : https://droit-finances.commentcamarche.com/
¿Qué gastos se consideran gastos de misión?
Todos los gastos relacionados con los viajes de negocios de sus equipos se consideran gastos de misión. Es decir, desde los gastos de kilometraje hasta el presupuesto para comidas, noches de hotel y medios de transporte utilizados durante el viaje.
Puede fijar el presupuesto de esta misión con el empleado antes de que parta y especificarlo detalladamente en la orden de misión. Sin embargo, esto no garantiza que se respete el presupuesto: durante un viaje de negocios pueden surgir muchos imprevistos, ya sean sufridos o elegidos, por ejemplo: un vuelo cancelado que obligue a comprar un nuevo billete o una factura superior al presupuesto fijado en el restaurante, etc.
Le corresponde a usted identificar a los empleados en los que puede confiar para que utilicen el presupuesto con prudencia.
¿Qué herramientas pueden utilizarse para gestionar los gastos de misión?
Somos muy conscientes de que los gastos de misión representan un reto financiero importante, y existen varias soluciones para ayudarle a gestionar estos gastos empresariales de la forma más eficaz posible.
La mayoría de los bancos tradicionales ofrecen ahora tarjetas de pago corporativas, directamente vinculadas a la cuenta bancaria de la empresa.
De este modo, los empleados no tienen que adelantar ningún gasto personal en nombre de la empresa cuando viajan.
Por otro lado, usted no tiene ningún control directo sobre los gastos realizados con esta tarjeta. Los empleados pueden utilizarla donde quieran.
Existen otras alternativas, como las tarjetas para fines especiales : la tarjeta carburante o la tarjeta restaurante. Aunque están muy extendidas, estas tarjetas están restringidas a determinadas áreas de gasto y, por lo general, sólo pueden utilizarse en determinados establecimientos. Algunas tarjetas de gasolina, por ejemplo, sólo pueden utilizarse en una única red de distribución.
Las tarjetas para restaurantes suelen tener asignado un presupuesto estricto.
Más orientadas a los viajes de negocios: la tarjeta American Express o la Logée son soluciones para cubrir los gastos de misión. Estas tarjetas de débito diferido permiten recibir una única factura a final de mes, específica para el viaje realizado.
Otra opción aún muy extendida es el uso de las tarjetas bancarias personales de los empleados. Para ser reembolsados por los gastos de misión, los empleados envían sus declaraciones de gastos al departamento de contabilidad de la empresa, que a continuación clasifica los recibos.
Muy a menudo, esta clasificación de recibos es una tarea tediosa y lenta. Peor aún, a veces los recibos se pierden, lo que alarga o anula el proceso de reembolso para el empleado.
Mooncard ha estudiado detenidamente la carga mental que puede suponer para los empleados tener que preocuparse por las reclamaciones de gastos. La fintech ha desarrollado un gestor online vinculado a una tarjeta Mastercard que ayuda a controlar y agilizar los gastos de la empresa. La tarjeta bancaria puede configurarse por completo y los gastos se transmiten en tiempo reala través del gestor, lo que supone una ventaja a la hora de gestionar los gastos de la empresa.
Reclamación del IVA: el verdadero reto de los gastos de viaje de empresa
Para reducir al máximo los gastos de viaje de un empleado, las empresas pueden obtener el reembolso del IVA de estos gastos (¡siempre que tengan pruebas!).
Conviene saberlo: para los gastos de empresa que pertenecen a la familia de los "transportes": viajes en tren, billetes de avión, tarifas de taxi, no hay IVA, por lo que es imposible reclamarlo.
En cambio, los gastos de aparcamiento y peaje están gravados con un 20% de IVA, que puede reclamarse mediante recibos. Lo mismo ocurre con los gastos de hotel: el IVA oscila generalmente entre el 10% y el 20%.
El IVA de las comidas sólo es reembolsable si se trata de una comida de negocios o si su empleado está de viaje de negocios. Para los gastos cotidianos relacionados con las comidas, utilice una tarjeta restaurante.
Tres preguntas a Pierre-Yves Roizot, Director Financiero de Mooncard
¿Cuáles son hoy en día los principales problemas relacionados con los gastos de misión para los equipos directivos?
Pierre-Yves Roizot:
Gastos de misión, informes de gastos, gastos de viaje. Se llame como se llame, hay un denominador común: todos los implicados están hartos. Desde el director que tiene miedo a las discrepancias, hasta el gestor que siente que pierde el tiempo "vigilando" sin ningún valor añadido.Desde el director que teme las discrepancias, pasando por el gestor que siente que se pierde el tiempo en "hacer de policía" sin ningún valor añadido, hasta el usuario que ya no entiende por qué tiene que adelantar efectivo personal para gastos de la empresa, las molestias se encuentran en todos los niveles de la empresa.
Si a esto añadimos la extraordinaria cantidad de tiempo dedicado a los asientos contables de estos gastos, aunque no sean los más significativos en términos de importe, la copa está llena.
¿Y la guinda del pastel? El riesgo de URSSAF y de auditorías fiscales, que pueden encarecer aún más la factura. Todo el mundo pierde el tiempo, la carga mental pasa factura a todos los integrantes de la cadena y el estrés se extiende por todo el equipo.
Gestión de gastos: muchas empresas están acostumbradas a resolver sus reclamaciones de gastos a mano. Si hubiera tres argumentos para convencerles de que se digitalicen, ¿cuáles serían?
Pierre-Yves Roizot:
Más del 80% de las empresas francesas siguen utilizando una solución manual para gestionar sus informes de gastos, basada en hojas Excel más o menos bien impresas, tickets cuya tinta a veces se ha borrado rápidamente (cuando no han desaparecido por el camino, en el caso de una empresa con un gran número de empleados).si no han desaparecido por el camino, en el largo proceso administrativo que impone este proceso arcaico) y grapadoras recalcitrantes (el famoso tamaño 26/6 que no cabe en 24/4... quién no ha vivido ya esta pesadilla).
Con la digitalización, se acabaron las pérdidas de tiempo persiguiendo los billetes, que se guardan durante varios años (y, por tanto, no se pueden borrar) gracias a una simple foto de smartphone.Se acabaron los sudores y el estrés cuando la URSSAF confirma que no se puede comprobar el billete borrado, y se acabaron los papeles acumulando polvo en un almacén (y, por tanto, incurriendo en gastos de almacenamiento).
En 2020, ¿no sería mejor mirar hacia adelante y prever una interconexión con los comerciantes, salvando los bosques que ya se han talado en gran parte al dejar de imprimir billetes? Salvemos nuestro planeta: los esfuerzos de todos, incluso en la gestión de las cuentas de gastos, son símbolos de modernidad y civismo que debemos a las generaciones futuras.
¿Los gastos de comida de los empleados se consideran gastos de misión?
Pierre-Yves Roizot:
¿Qué director comercial, director financiero o gerente de una PYME no se ha enfrentado a este dilema?
"Jean-Jacques, te gastaste 53 euros en tu cena del martes, durante tu viaje a Marsella, ¡aunque sabías que el importe máximo autorizado para una cena era de 39 euros!
- Sí, ¡pero había almorzado un bocadillo!
Aunque parezca obvio que las comidas constituyen gastos de misión, es igual de difícil darles un marco sencillo, claro y eficaz. Las excepciones son legión: ¿hasta qué punto está permitido el alcohol? ¿Se puede invitar al cliente y hasta qué límite?
En cuanto a la pregunta anterior, en 2020, ¿no sería mejor centrarse en razonamientos constructivos y positivos? Por ejemplo, ¿cómo puedes animar a tu equipo a ser razonable en sus gastos? Al transformar la restricción en un movimiento positivo, desaparecen un buen número de preguntas.
Algunas informaciones complementarias útiles:
- ¿Cómo puedo reducir el IVA de mis compras?
- Todo lo que debe saber sobre el IVA de Bercy Info
- Información sobre el IVA en Service-Public.fr
Artículo traducido del francés