Gastos de kilometraje: definición y normas básicas
Ya seamos empresarios o asalariados, a todos nos afectan los gastos de kilometraje, ya sean calculados o reembolsados.
Tanto si busca una definición de la indemnización por kilometraje (IK) como un tipo impositivo para la indemnización por kilometraje, el gobierno francés estará encantado de facilitarle información sobre esta desgravación fiscal para las actividades empresariales.
¡Siga la guía!
¿Qué son los gastos kilométricos?
Gastos kilométricos: definición y baremo
Los gastos kilométricos forman parte de los gastos profesionales.
Cubren el coste real de utilizar un vehículo personal para desplazamientos profesionales, por ejemplo para ir y volver de un seminario, un lugar de trabajo o una reunión fuera de la empresa.
La cuantía de la dieta por kilometraje, establecida en el baremo de kilometraje de Hacienda (que se actualiza cada año), cubre los costes de :
- el desgaste del vehículo
- combustible
- el seguro,
y se calcula en función de la distancia recorrida y del tipo de vehículo (potencia).
Estos gastos están exentos de cotización.
🔎 En una declaración de gastos profesionales, pueden incluirse al mismo tiempo las dietas por kilometraje y los gastos accesorios, en particular :
- gastos de aparcamiento,
- gastos de peaje.
Gastos por kilometraje: condiciones
Todos los vehículos, incluidos los eléctricos, están cubiertos por los gastos por kilometraje:
- coches
- motos
- patinetes
- bicicletas, etc.
El vehículo puede ser propio, alquilado o prestado por el trabajador. Pero es el empresario quien debe aportar la prueba del uso profesional del vehículo personal, con los justificantes correspondientes.
En cuanto a los trabajadores por cuenta ajena, todos sin excepción, incluso los becarios y voluntarios, pueden incurrir en gastos de kilometraje y solicitar su reembolso.
Calcular los gastos reales entre el domicilio y el trabajo
Los gastos de kilometraje también se aplican a los desplazamientos entre el domicilio y el trabajo, hasta un límite de 80 km diarios AR (la ley prevé excepciones específicas para determinadas actividades).
A la hora de presentar la declaración de la renta, algunos trabajadores prefieren utilizar el baremo de kilometraje de la Urssaf para deducir sus gastos reales en lugar de la deducción a tanto alzado (desgravación) del 10%, cuando ésta resulta menos ventajosa.
De este modo, estos gastos de kilometraje se deducen de la base imponible cuando optan por tributar por los gastos reales, o "au réel", como se suele decir.
Sin embargo, cualquier reducción fiscal obtenida debe ser justificable. El Código General de Impuestos prevé la posibilidad de solicitar justificantes.
Una vez más, también se puede pedir al empresario que aporte pruebas de :
- el medio de transporte utilizado por el trabajador
- la distancia entre el domicilio y el trabajo,
- la clasificación fiscal del vehículo
- el número de desplazamientos mensuales.
Calcular los gastos profesionales y las dietas por kilometraje
Un vehículo cuesta algo más que el consumo de gasolina en un determinado número de kilómetros.
Los costes que hay que tener en cuenta incluyen
- la amortización anual
- la cuota de alquiler si el vehículo ha sido alquilado, por ejemplo,
- los intereses del préstamo si el vehículo se ha comprado a crédito,
- la prima del seguro,
- los gastos de combustible,
- los gastos de aparcamiento y garaje,
- los gastos de mantenimiento y reparación, incluidos los neumáticos....
Además, algunos empresarios tienen un vehículo para uso mixto personal y profesional. Pueden preferir utilizar la escala fiscal de gastos de combustible en lugar de la escala de gastos de kilometraje, tras determinar un reparto entre el uso profesional y el personal. En este caso, todos los gastos se declaran sobre una base real, incluido el combustible, los peajes, el seguro, etc.
Pero sea cual sea el método de cálculo y la escala más ventajosa, equiparse con una herramienta profesional puede ahorrarle un tiempo precioso al :
- conectando tu calendario de Google o Outlook a una aplicación que importe citas,
- calcular automáticamente las distancias y el kilometraje,
- generar informes de gastos en unos pocos clics.
Puedes probar una aplicación de gestión de informes de gastos como Izika, o leer el siguiente artículo para saber más 😉.