¿Cómo puedo reclamar el IVA de las declaraciones de gastos?
Como empresa, incurre en gastos que son necesarios para el buen funcionamiento de su negocio, sobre todo gastos empresariales, que dan lugar a reclamaciones de gastos.
Para algunos de estos gastos, la ley le permite reclamar el IVA sobre las declaraciones de gastos, sujeto a ciertas normas y condiciones.
¿Cuál es el marco jurídico y qué gastos son subvencionables? ¿Cómo puede simplificarse el proceso de recuperación del IVA? Descúbralo en este artículo.
Gastos y recuperación del IVA: ¿qué dice la ley?
Procedimientos de recuperación del IVA
Según el artículo 208 del anexo II del Código General de Impuestos francés, el IVA se deduce en las declaraciones que las empresas presentan para el pago del impuesto.
Por regla general, los gastos profesionales son susceptibles de recuperación del IVA por parte de la empresa, salvo en los casos excepcionales que se exponen a continuación.
Condiciones de recuperación del IVA en las declaraciones de gastos
En el marco de la gestión y el reembolso de los gastos profesionales a sus empleados, una empresa puede recuperar determinadas cantidades de IVA, de acuerdo con disposiciones específicas:
- El IVA puede deducirse cuando se aplica a una actividad empresarial sujeta a impuestos, es decir, la empresa u organización debe estar sujeta al IVA al vender sus bienes o servicios;
- los gastos deben efectuarse en el ejercicio de la actividad empresarial y en interés de la empresa; quedan expresamente excluidos los gastos para uso privado;
- todas las facturas y justificantes deben conservarse y contener los datos obligatorios.
¿Qué justificantes se aceptan?
Los justificantes deben demostrar que el gasto responde a una necesidad inherente a la vida de la empresa y sus actividades.
En la mayoría de los casos, será un recibo de caja, una factura o un recibo y, a menudo, una factura en la que se detalle el importe del IVA.
☝ Atención: no puede basar sus cálculos de deducción del IVA en el precio con IVA incluido, ni tampoco puede utilizar los resguardos de las tarjetas de crédito.
Facturas: conservación e información obligatoria
La empresa debe conservar todas las facturas emitidas por los proveedores.
Estos documentos sirven como prueba en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales y deben incluir la siguiente información (lista no exhaustiva)
- el nombre del servicio o bien vendido
- el tipo de IVA aplicable
- el importe del IVA facturado
- el nombre de la empresa destinataria (y no el de uno de sus empleados).
En el caso de los gastos profesionales, las condiciones no son siempre las mismas: no todos los gastos están sujetos al IVA. Veámoslo más de cerca.
Tipos de gastos subvencionables y condiciones
Gastos de comida
🍽 Los gastos de comida están asociados a los gastos de empresa; y en este contexto específico, el IVA aplicable es recuperable en los siguientes casos
- comida para un empleado que viaja solo,
- comida de un empleado con sus compañeros en el marco de una reunión,
- comidas de negocios, ya sea con un cliente, un posible cliente o un socio.
☝ Atención: por encima de 150 euros sin IVA, se requiere una factura a nombre de la empresa. Por debajo de este importe, bastará con un simple recibo, siempre que indique el tipo y el importe del IVA, el importe sin IVA y el importe con IVA.
Gastos de hotel o alojamiento
Los gastos de alojamiento están sujetos a normas específicas.
En el caso de los gastos de hotel, el IVA no es deducible. Si una empresa paga servicios de hotel a sus empleados o directivos en viajes de trabajo, no podrá deducirse el IVA pagado al Estado.
Sin embargo, hay excepciones. El IVA es recuperable en los siguientes casos
- una pernoctación pagada por cuenta de un tercero,
- desayuno u otra comida en un hotel, por ejemplo.
Gastos de viaje
🚀 Cubren diversos gastos, como el pago de combustible, aparcamiento y peajes. El IVA no siempre es recuperable, aunque figure en la factura.
Aquí tienes los detalles a continuación.
Se puede reclamar el IVA en :
- peajes de autopista
- los gastos de combustible de gasóleo y gasolina (recuperable en un 80% para los vehículos de pasajeros y en un 100% para los vehículos comerciales)
- alquiler y mantenimiento de vehículos comerciales únicamente.
Conviene saber que, por lo que respecta al combustible, el vehículo puede ser privado o propiedad de la empresa. En el primer caso, debe demostrarse que los viajes se realizaron en interés de la empresa.
El IVA no es recuperable en
- los viajes en avión, tren, taxi, autobús o barco,
- la compra o alquiler de una plaza de aparcamiento.
En cambio, las declaraciones de gastos basadas en el kilometraje no están sujetas al IVA.
Regalos de empresa
🎁 Los regalos pueden deducirse el IVA, hasta un límite de 69 euros, IVA incluido, al año y por destinatario.
Los regalos entregados a los clientes pueden estar exentos de impuestos cuando se utilicen para apoyar el buen funcionamiento o el desarrollo de la empresa.
Casos especiales: declaración de gastos sin IVA
Se aplica la siguiente norma: el IVA es deducible si, y sólo si, se indica claramente en una factura; de lo contrario, no puede deducirse.
Esto significa que no se puede reclamar el IVA sobre la base de una orden de pedido, un presupuesto o incluso una factura pro forma (sólo es válido el original).
Si la factura recibida no incluye el IVA, es aconsejable ponerse en contacto con el proveedor para obtener una factura corregida.
En el caso de compras de bienes a proveedores extranjeros, ya estén establecidos en países de fuera de la Unión Europea o dentro de la UE, se aplican disposiciones especiales.
¿Cómo puede simplificarse la recuperación del IVA en las declaraciones de gastos?
La pregunta era "¿Cómo puedo recuperar el IVA en las reclamaciones de gastos? Nuestra respuesta: optando por un software de gestión de reclamaciones de gastos que haga los cálculos por usted. Descubra nuestra selección sin más dilación.
Cleemy
⚙️ Cleemy funciona de forma sencilla: tus empleados declaran sus gastos en dos clics, hacen una foto de su recibo y, a continuación, la herramienta extrae la información pertinente mediante OCR y rellena automáticamente los campos asociados, incluido el IVA.
Determina el IVA recuperable, lo carga en las cuentas correspondientes y, si hay alguna incoherencia en la factura, la herramienta ajusta el importe para cumplir las normas de redondeo fiscal.
Expensya
⚙️ Expensya es una solución inteligente de gestión de reclamaciones de gastos que permite definir el porcentaje de recuperación del IVA para cada categoría de gasto, con el fin de facilitar la tramitación del IVA.
También ha desarrollado una asociación con VAT4U, la plataforma de recuperación del IVA en línea líder en Europa, para simplificar y automatizar este proceso para los gastos de las empresas.
Silae Expense
⚙️ Gracias a su sofisticada inteligencia artificial, Silae Expense detecta las categorías de gasto de una factura, extrae a continuación el importe exacto del IVA y lo registra adjuntando el justificante PDF del gasto.
👍 Cada gasto con derecho a IVA deducible es rastreado y su importe restado automáticamente de su pago de IVA al Estado.
KDS Neo
⚙️ KDS Neo es una plataforma para optimizar la gestión de los viajes de negocios de sus empleados, combinando tanto la reserva de viajes como la gestión de las reclamaciones de gastos (traslados, hotel, etc.), incluido el IVA.
👍 Agiliza los procesos entre todos los agentes implicados, mejora el control de costes y optimiza toda la cadena de gestión de viajes.
Philéas Gestión
⚙️ Philéas Gestion es una solución completa de gestión de gastos de empresa. Los gestores ahorran tiempo gracias a un sistema de validación inteligente combinado con la tecnología OCR.
El análisis automático de las declaraciones de gastos y la detección de posibles incoherencias facilitan su trabajo. La herramienta es compatible con su programa de contabilidad y permite reclamar el IVA.
Rydoo
⚙️ Rydoo es una solución intuitiva que gestiona sus informes de gastos estándar (Rydoo Expense) y los gastos de viajes de negocios (Rydoo Travel).
Sus empleados ahorran tiempo haciendo fotos de sus recibos: la tecnología OCR se encarga de detectar los elementos que deben extraerse, como el IVA, facilitando sus declaraciones de IVA.
SAP Concur
⚙️ La aplicación SAP Concur realiza el seguimiento de los gastos de empresa durante los viajes de negocios en tiempo real: compra del viaje, integración de cada gasto en tiempo real y en ruta (pedir un taxi, gastos de restaurante, etc.) con escaneado de recibos, pago automatizado y aprobación.
👍 También ofrece una solución de auditoría para analizar las reclamaciones y facturas a medida que se reciben , con el fin de detectar el IVA recuperable.
No pague el precio de una mala gestión...
... ¡y pase a la gestión automatizada de sus declaraciones de gastos!
Para evitar sorpresas desagradables en caso de auditoría fiscal, las empresas deben conocer las normas que rigen la recuperación del IVA.
Pero eso no es todo. Adquirir este tipo de software agilizará sus procesos y le ahorrará una cantidad considerable de tiempo en la tramitación de sus gastos.
Todos los importes de IVA asociados a los gastos de la empresa se integran y se tienen en cuenta en sus gastos contables.
De este modo, se asegura de no perder ningún IVA deducible: se mantienen registros de todos sus gastos y se calcula automáticamente el importe del IVA adeudado, de modo que sólo paga lo que debe al Estado. ¿Está convencido?
Artículo traducido del francés