Gastos de comidas de empresa: deducción y reembolso
Los gastos de comida son uno de los gastos profesionales que pueden ser cubiertos por el empresario en determinados casos, o declarados como gastos reales a las autoridades fiscales.
También conocidos como gastos de comida o catering, son el segundo gasto empresarial más común, sólo por detrás de los gastos de transporte.
Pero, ¿en qué condiciones están cubiertos y por cuánto?
Gastos de comida: definición
¿Es usted asalariado o autónomo? Los gastos de comida se consideran gastos profesionales si se ve obligado a comer fuera de casa en el ejercicio de sus funciones y en interés de su empresa.
Por ejemplo, pueden incluirse las comidas adquiridas
- durante el trabajo fuera de casa
- durante un servicio de guardia
- durante un desplazamiento profesional, un evento o un viaje de negocios, etc.
Pueden ser :
- reembolsadas por el empresario hasta un determinado límite ;
- o deducirse de la declaración de la renta como gastos reales si constituyen gastos adicionales incurridos en el ejercicio de las funciones profesionales.
Gastos de comida 2021: límites máximos
Los límites máximos definidos por la Urssaf, que no deben superarse para la exención de las cotizaciones a la Seguridad Social, no son los mismos para todas las obligaciones. Dependen, por ejemplo, de la necesidad de comprar una comida en un restaurante o en un comedor de empresa:
- 19,10 EUR para una comida en un restaurante durante un viaje de trabajo cuando no puede comer en casa;
- 9,40 para una comida fuera de los locales de la empresa, durante un viaje de negocios o en un lugar de trabajo, cuando las condiciones de trabajo impidan ir a casa a comer, sin tener que acudir al restaurante;
- 6,70 para una comida en el comedor, cuando el trabajador está obligado a comer en los locales de la empresa.
¿Cómo calcular los gastos reales de comida que son deducibles de sus ingresos?
En principio, el coste de la comida es un gasto personal, no empresarial.
Por lo tanto, el importe deducible fiscalmente corresponde a los gastos adicionales con respecto a una comida en casa, que no corren a cargo del empresario.
La diferencia entre :
- el importe a tanto alzado determinado por las autoridades cada año (el valor de una comida consumida en casa)
- y el coste de la comida,
- excluidos los cheques restaurante,
- dentro del límite máximo de exención de las dietas de comida (véase más arriba).
Condiciones que deben cumplirse
Según Service-public.fr, los gastos de comida deben cumplir 3 condiciones para ser fiscalmente deducibles
- ser necesarios para el ejercicio de la profesión (por ejemplo, un viaje de trabajo o una comida de negocios) ;
- estar justificados por la distancia entre el lugar de trabajo y el domicilio;
- estar justificados por documentos justificativos, como una factura.
¿Cómo se determina la distancia aceptable? En caso de inspección, las autoridades tendrán en cuenta :
- la densidad de la aglomeración urbana
- la naturaleza de la profesión
- la ubicación de los clientes,
- los horarios de trabajo.
Ejemplo 1
- Un empleado está obligado a ir a un restaurante durante un viaje de trabajo;
- la cantidad a tanto alzado que representa el valor de una comida tomada en casa se fija en 4,95 euros (en 2021);
- la indemnización a tanto alzado por gastos de comida en restaurante se fija en 19,10 euros;
- el importe máximo deducible por gastos de comida al día es, por tanto, de 14,15 euros (19,10-4,95);
- si el empleado gasta 12 euros, el cálculo es 12 - 4,95 = 7,07 euros en gastos de comida, que pueden deducirse de los gastos reales deducibles.
Ejemplo 2
- Un empleado está obligado a comer en el comedor de la empresa debido a sus turnos;
- dispone de cheques restaurante por valor de 8 euros, de los cuales 4 euros son financiados por el empresario, pero no bastan para cubrir los gastos ;
- se le ofrece una bandeja de comida a 11 euros
- la indemnización a tanto alzado por comida está fijada en 6,70 euros para las comidas tomadas en la cafetería;
- 11-4 = 7; siendo 7 superior a una comida a domicilio, se pueden reclamar 7-4,95 euros, es decir, 2,05 euros de gastos reales por comida.
Condiciones para el reembolso de los gastos de comida por el empresario
Todos los trabajadores por cuenta ajena pueden tener derecho al reembolso de los gastos de comida si cumplen las siguientes condiciones
- están obligados a comer en el trabajo ;
- no tienen acceso a un comedor o a un tiempo de pausa suficiente para llevarse la comida a casa.
En este caso, el contrato prevé un plus de comida para llevar. Se trata de una compensación en forma de indemnización a tanto alzado.
En casos excepcionales (invitación de un cliente a un restaurante, catering durante un seminario o curso de formación), el trabajador también puede solicitar a la empresa el reembolso de los gastos de comida , previa presentación de una declaración de gastos y los justificantes correspondientes.
Esta indemnización está exenta de cotizaciones a la Seguridad Social hasta el límite máximo fijado por la Urssaf.
Por eso algunas empresas fijan sus propios importes máximos de reembolso, establecidos en el convenio o contrato de empresa.
Los avariciosos son libres de gastar más, ¡pero a su costa!
Artículo traducido del francés