Hazte de oro con el reembolso de tus gastos de Uber
5.200 millones de euros. Ese es el número de viajes realizados por Uber en 2018 en 63 países. La empresa, que se ha convertido en una verdadera organización global, forma ya parte de la vida cotidiana de muchas personas.
Se trata de un nuevo hábito que las empresas que deseen optimizar su gestión de los reembolsos de gastos empresariales deben tener en cuenta. Las solicitudes de reembolso de gastos son bastante sencillas de gestionar cuando se trata de viajes en avión o en tren, ya que la factura y/o el billete se recuperan automáticamente.
No ocurre lo mismo con los viajes en taxi o Uber. Las facturas no son automáticas para los viajes en Uber, pero son esenciales para el reembolso de los gastos.
Siga nuestros pasos y consejos para procesar su factura Uber como una solicitud de reembolso de gastos .
¿Qué es una solicitud de reembolso de gastos de Uber?
Solicitud de reembolso de gastos de viaje: definición
Una declaración de gastos es un formulario, electrónico o no, que los empleados pueden utilizar para solicitar el reembolso de sus gastos profesionales. Cuando los empleados incurren en gastos en el curso de su trabajo, éstos son reembolsados por la empresa.
Las solicitudes de reembolso de gastos de viaje cubren los gastos relacionados con desplazamientos, viajes y similares. Pueden incluir
- viajes en bicicleta
- viajes en avión
- viajes en tren
- viajes en coche, etc.
Una solicitud de reembolso de gastos de Uber es, por lo tanto, una solicitud de reembolso de los gastos relacionados con los viajes de negocios Uber de los empleados.
La diferencia entre una factura de taxi y una factura de uber
La gestión de las facturas de taxi es más compleja que la de otros medios de transporte. A diferencia de los billetes de avión o tren, el coste de un trayecto en taxi no está claramente definido ni es verificable.
Uber es más fácil en este sentido. La duración y la ruta del viaje se calculan de antemano y se definen en la aplicación. Lo único que tiene que hacer el conductor es seguir el GPS. Además, la mayoría de los trayectos se pagan con tarjeta de crédito, lo que deja constancia del importe facturado.
💡 Sin embargo, desde el decreto del 10 de septiembre de 2010, es obligatorio que los taxistas emitan factura por cualquier trayecto que cueste al menos 25 euros. Para los trayectos que cuesten menos, el propio conductor debe pedir la factura.
Así que no olvide decir a sus empleados, en su política de gastos, que pidan factura al conductor al final de los trayectos de menos de 25 euros. Porque no nos cansaremos de repetirlo: ¡no se puede reembolsar un gasto sin un recibo válido!
¿Cómo obtengo una factura Uber?
Reciba su factura Uber por correo electrónico
Al final de un viaje Uber, el servicio Uber VTC envía automáticamente una factura en formato PDF a la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta Uber del pasajero. En este correo electrónico, encontrará una serie de datos esenciales:
- nombre y apellidos de su conductor
- trayecto realizado
- importe del trayecto
- mapa geográfico con el recorrido, la duración, la hora de salida y la hora de llegada
Obtener la factura de uber a través de la aplicación o el sitio web
Si la factura no ha sido enviada a la dirección de correo electrónico del cliente, existe una forma muy sencilla de acceder a ella. Estos son los pasos a seguir para descargar una factura de uber:
- Selecciona "Tus viajes" en el menú de la aplicación
- Elija el trayecto en cuestión
- Haga clic en "Ver detalles
- Haga clic en "Descargar factura" para recibirla en formato PDF
☝️Pour Para más información, visite riders.uber.com
¿Cómo tramito una solicitud de reembolso de gastos de uber?
En el caso de un viaje sencillo
Antes de tramitar una solicitud de reembolso de gastos de Uber, debemos definir qué entendemos por "viaje sencillo". Un viaje sencillo es un viaje directo, por ejemplo, ir del punto A al punto B sin utilizar varios tipos de transporte.
En el caso de un viaje sencillo, utilice la cuenta 6251 "Viajes y desplazamientos".
En el caso de un viaje largo
Un viaje largo incluye la utilización de otros medios de transporte, como el tren o el avión, pero también otros tipos de gastos profesionales:
- gastos de comida
- gastos de alojamiento
- gastos de misión, etc.
Si se trata de un viaje largo, utilice la cuenta 6256 "Misiones".
Ofertas y abonos Uber para profesionales
Oferta "Business" para viajes de negocios
Con el fin de facilitar la gestión de las cuentas de gastos, Uber ofrece un paquete "Business" dedicado a las empresas cuyos empleados utilizan sus servicios de forma regular.
La oferta ofrece numerosas ventajas tanto para los directivos como para los empleados, entre las que destacan 3 principales
- acceso a la plataforma desde cualquier lugar del mundo, para que los empleados puedan viajar por trabajo con tranquilidad;
- reducción de costes gracias a programas personalizados adaptados a su presupuesto;
- interconexión de datos para las empresas equipadas con una solución de gestión de gastos.
Oferta "Uber eats Pro" para servicios de comida
Uber ofrece dos servicios a sus clientes: viajes y entrega de comidas. Los gastos de comidas de negocios también pueden procesarse como parte de los reembolsos de reclamaciones de gastos.
Por ello, Uber ofrece un paquete "Pro" para los clientes y empresas que utilizan sus servicios de comidas.
Software de gestión de gastos empresariales y reclamaciones de gastos de Uber
Equiparse con un software de gestión de gastos es un verdadero estímulo para el rendimiento de las empresas. Una solución de gestión puede aportarle numerosas ventajas:
- Todos sus informes de gastos están digitalizados,
- todos los datos relativos a los gastos profesionales de sus empleados están centralizados,
- mejora de la gestión contable,
- puede conectar su software de informes de gastos a la aplicación Uber para gestionar todos sus viajes Uber de forma automática y rápida.
Artículo traducido del francés