Dietas para viajes de larga distancia: cubra sus gastos de viaje de negocios

Según Les Echos, el gasto en viajes de negocios en Francia ascenderá a 30.000 millones de dólares en 2020.

En el marco de su actividad profesional, algunos trabajadores deben alejarse muchos kilómetros de su domicilio. La empresa reembolsa los gastos de estos largos desplazamientos (transporte, manutención, alojamiento), y usted puede presentar solicitudes de reembolso de gastos a su empleador.

Descubra todos nuestros consejos para compensar a sus empleados o recibir su indemnización en debida forma.

¿Qué es una indemnización por desplazamiento?

Dietas de viaje: definición

La indemnización por desplazamiento cubre los gastos adicionales de manutención, transporte y alojamiento en que incurren los empleados que viajan por motivos profesionales.

En este caso, los trabajadores podrán percibir estas dietas cuando no puedan regresar a su domicilio debido a sus condiciones de trabajo.

No obstante, deben cumplirse dos condiciones

• la distancia entre su lugar de residencia y su lugar de trabajo es superior o igual a 50 km (trayecto de ida),
• el transporte público no puede cubrir esta distancia en menos de una hora y media (trayecto de ida).

Si no cumple esta condición, su empresa puede declarar que no puede llegar a su domicilio por circunstancias ajenas a su voluntad (horario laboral, por ejemplo).

☝️ Atención: los reembolsos no están exentos si regresa a casa, aunque cumpla todas las condiciones.

Régimen de la Seguridad Social para las dietas por desplazamiento de larga distancia

Como empresario, si desea beneficiarse de la exención, debe aportar la prueba de los gastos efectuados por sus empleados si, y sólo si, el reembolso de los gastos de viaje de larga distancia supera estos límites de exención.

Las dietas por desplazamiento de larga distancia están exentas de cotizaciones a la Seguridad Social hasta el importe de las dietas a tanto alzado.

Léa Boluze , ©capital

En resumen, las dietas constituyen un reembolso de gastos empresariales cuando se abonan hasta el límite fijado por la URSSAF. Por el contrario, la parte que supere el límite máximo estará sujeta a cargas sociales y al impuesto sobre la renta.

Su remuneración está exenta si cumple determinadas condiciones acumulativas:

• la exención sólo se aplica a los asalariados que practican la deducción a tanto alzado del 10% (no se permite la combinación con la deducción por gastos reales),
• las retribuciones deben corresponder a gastos profesionales (no destinados a gastos personales)
• deben corresponder a gastos profesionales especiales (estas desgravaciones no deben formar parte de los gastos ya cubiertos por la deducción a tanto alzado del 10%),
• deben justificarse con suficiente detalle para establecer su veracidad e importe
• deben utilizarse de acuerdo con su finalidad.

Viajes de negocios: ¿qué dietas se conceden a los trabajadores por cuenta ajena?

Reembolso basado en los gastos reales incurridos

Para que su empresa le reembolse los gastos, debe proporcionarle pruebas válidas y exactas de los gastos en que ha incurrido.

Los gastos reales o gastos de empresa ( por ejemplo, gastos de misión) son todos los gastos realizados en el ejercicio de la actividad profesional.

Reembolso sobre la base de una indemnización a tanto alzado

La asignación fija la establece el Estado. Se utiliza principalmente para cubrir las comidas de los trabajadores por cuenta ajena.

• Dieta para comidas en el lugar de trabajo: la dieta a tanto alzado abonada para compensar estos gastos adicionales está exenta de cotizaciones hasta un límite de 6,70 euros a partir del 1 de enero de 2021 .
• dietas para comidas fuera de restaurantes: las dietas están exentas de cotizaciones hasta un límite de 9,40 euros el 1 de enero de 2021.
• dietas de comida en restaurantes: las dietas están exentas de cotización hasta un máximo de 19,10 euros a 1 de enero de 2021 por comida,
• indemnización por teletrabajo: 10 euros al mes por un día de teletrabajo a la semana, 20 euros al mes por dos días de teletrabajo a la semana, 30 euros al mes por tres días de teletrabajo a la semana.

Los baremos de 2021

Estos son los baremos en los que puede basar sus cálculos de gastos profesionales y sus solicitudes de reembolso de kilometraje para 2021.

Baremo kilométrico aplicable a los automovilistas en 2021

Importes diferentes en función de su ubicación

En función de su ubicación, los reembolsos de los gastos de comida y alojamiento de los asalariados están excluidos de la base de cotización, sin límite de cuantía, al igual que en el extranjero y en los departamentos franceses de ultramar.

Baremo para los desplazamientos de larga distancia en Francia metropolitana para 2021

Tarifas de los viajes de larga distancia en los departamentos y territorios franceses de ultramar para 2021

Estos importes se reducen :

• un 15% a partir del primer día del 4º mes para un viaje de más de 3 meses y menos de 2 años,
• un 30% a partir del primer día del 25º mes para un viaje de más de 24 meses y menos de 4 años.

¿Cuál es tu consejo? Háznoslo saber en los comentarios.